李洋

摘 要：高校信息化校園建設(shè)，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的協(xié)同發(fā)展?；ヂ?lián)網(wǎng)、物流產(chǎn)業(yè)與高校物資采購、財(cái)務(wù)核算的融合發(fā)展，必將推動(dòng)高校財(cái)務(wù)管理和物資采購的全面創(chuàng)新，成為不可阻擋的時(shí)代潮流。文章重點(diǎn)介紹了蘇州大學(xué)財(cái)務(wù)處在“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采購模式下的財(cái)務(wù)管理工作探索，并提出優(yōu)化改進(jìn)建議，以期為高校信息化校園建設(shè)有所裨益。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+ 物資集中采購 財(cái)務(wù)信息化

中圖分類號(hào)：F230 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2015）08-201-02

伴隨我國電子商務(wù)的迅猛發(fā)展，高校不斷拓展物資采購的新渠道，規(guī)范物資集中采購的內(nèi)部控制。利用電子商務(wù)與物流快遞協(xié)同效應(yīng)，開發(fā)高?；ヂ?lián)網(wǎng)物資集中物資采購平臺(tái)，平臺(tái)提供日常辦公物資采購、科研實(shí)驗(yàn)材料采購、儀器設(shè)備采購等，滿足師生員工個(gè)性化需求，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化物資采購管理新模式。

一、高校物資采購模式變遷過程

（一）傳統(tǒng)的物資統(tǒng)一采購模式

在計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代下，高校教育經(jīng)費(fèi)大部分來源于政府撥款，高校物資采購小到筆墨紙張、大到儀器設(shè)備都是由其行政部門統(tǒng)一掌管。當(dāng)時(shí)的情況下，第三產(chǎn)業(yè)發(fā)展緩慢，物流業(yè)不發(fā)達(dá)，采購人員需要逐一商品自行上門采購，且采購什么物資，師生員工只能使用什么物資，這種模式的特點(diǎn)是缺乏對采購物資的選擇性，且在物資采購過程中耗用大量的時(shí)間、人力和財(cái)力。

（二）現(xiàn)代的分散自主采購模式

隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和完善，高校已經(jīng)形成了政府投入為主，全方位、多渠道的籌集經(jīng)費(fèi)，高校師生的物資需求也呈現(xiàn)出分散、品種繁多的特點(diǎn)。本世紀(jì)初，我國陸續(xù)完成高校社會(huì)化改革，高校后勤保障部門從行政序列中分離出來，定位為服務(wù)性經(jīng)濟(jì)實(shí)體，按照市場經(jīng)濟(jì)原則實(shí)行企業(yè)化管理，不再負(fù)責(zé)高校物資采購工作。高校物資采購除了大型的儀器設(shè)備、工程建設(shè)、大額的服務(wù)類項(xiàng)目等實(shí)行集中采購?fù)猓蠖鄶?shù)物資采購由師生員工根據(jù)自身需求分散自主采購。這種采購模式的特點(diǎn)是采購相對靈活，節(jié)約人力成本，但是采購過程中缺乏監(jiān)督。

（三）新型的“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中模式

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代下，高校借助互聯(lián)網(wǎng)在生產(chǎn)要素配置中的信息集成優(yōu)勢，不斷規(guī)范和優(yōu)化物資采購行為，建立集中物資采購平臺(tái)，促進(jìn)以云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)為代表的新一代信息技術(shù)與高校物資采購高度整合。充分滿足教學(xué)、科研、后勤保障等不同的需求，為師生員工提供成本低廉、服務(wù)高效的“陽光采購”。這種模式的特點(diǎn)是高效、公平、節(jié)約采購成本。

二、高校物資分散采購的缺陷

（一）分散自主采購容易滋生“腐敗”現(xiàn)象

分散自主采購?fù)驗(yàn)閱未尾少彅?shù)量較少，金額較小，有效規(guī)避政府采購制度和公開招投標(biāo)制度，采購人和供應(yīng)商可直接確定采購商品品類和單價(jià)，容易出現(xiàn)收受回扣、手續(xù)費(fèi)等違規(guī)行為，為“腐敗”提供了“溫床”。例如，高?？蒲薪?jīng)費(fèi)和專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)審計(jì)中發(fā)現(xiàn)，部分項(xiàng)目負(fù)責(zé)人以采購實(shí)驗(yàn)材料費(fèi)和儀器設(shè)備的名義，虛構(gòu)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)套取經(jīng)費(fèi)或是購置與項(xiàng)目無關(guān)的設(shè)備、材料，類似的案例在項(xiàng)目審計(jì)中屢見不鮮。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，2003年至2010年教育系統(tǒng)圖書教材和設(shè)備采購領(lǐng)域違紀(jì)違法案件占27.3%，發(fā)案率居首位。

（二）分散自主采購不利于降低采購成本

成本控制方面，分散自主采購存在兩方面的局限性，一是難以獲得批量采購的優(yōu)惠價(jià)格。分散自主采購的分散性特殊，往往單次采購數(shù)量和金額較小，難以獲得“大客戶”采購的優(yōu)惠價(jià)格;二是增加采購?fù)度氤杀?。高校教師平時(shí)忙于教學(xué)和科研事務(wù)，分散自主采購過程中因?yàn)閷ふ邑浽础⒃u估供貨商、樣品試用等產(chǎn)生費(fèi)用支出，從而加大采購成本。若高校缺乏整體考慮時(shí)，分散自主采購因隨意性強(qiáng)，師生盲目購買儀器設(shè)備和實(shí)驗(yàn)材料等物資，必然會(huì)造成物資使用效率低下的風(fēng)險(xiǎn)。

（三）分散自主采購增加了財(cái)務(wù)核算壓力

隨著國家科教興國的戰(zhàn)略部署，國家和地方政府逐年提高對高校教育經(jīng)費(fèi)的投入，重點(diǎn)高校自主籌措科研經(jīng)費(fèi)能力呈現(xiàn)大幅增長趨勢。以江蘇省為例，教育經(jīng)費(fèi)生均定額撥款由2011年的5600元/年提高到2015年的10800元/年，五年間增長93%，各級(jí)財(cái)政專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)撥款也逐年遞增。另外，高校物資采購數(shù)量成倍增長，大到科研設(shè)備、辦公設(shè)備、家具，小到實(shí)驗(yàn)材料、普通辦公用品，加上學(xué)院類型、學(xué)科門類、專業(yè)特性等存在較大差異，部分設(shè)備無法實(shí)現(xiàn)批量采購，高校采購呈現(xiàn)面廣、品種多、復(fù)雜多樣的特點(diǎn)。

在高校經(jīng)費(fèi)逐年遞增和采購物資大幅增長的背景下，財(cái)務(wù)人員需要花費(fèi)大量精力核算和管理，成倍地增加了財(cái)務(wù)核算壓力。分散自主采購行為無法及時(shí)跟蹤教師的用款時(shí)間、用款金額，不利于財(cái)務(wù)資金的管理和控制，不能滿足財(cái)務(wù)管理的科學(xué)化和精細(xì)化。同時(shí)與集中采購相比，分散自主采購的零散性、不規(guī)范性，增加了后期財(cái)務(wù)核算的壓力，增大了財(cái)務(wù)人員核算負(fù)擔(dān)。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采購模式下的財(cái)務(wù)管理工作探索

以蘇州大學(xué)財(cái)務(wù)管理信息化發(fā)展為例，在財(cái)務(wù)信息化建設(shè)中不斷探索、有益嘗試，通過系統(tǒng)地不斷交叉疊加式開發(fā)，使財(cái)務(wù)信息化建設(shè)不斷向縱深發(fā)展、向橫向拓展。2012年我校完成了實(shí)驗(yàn)動(dòng)物管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無縫對接，2013年研發(fā)了實(shí)驗(yàn)材料管理系統(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)無縫對接，進(jìn)一步提高實(shí)驗(yàn)動(dòng)物與材料采供、結(jié)算等服務(wù)能力和工作效率。2014年實(shí)現(xiàn)了儀器設(shè)備采購系統(tǒng)、辦公物資采購系統(tǒng)、實(shí)驗(yàn)材料采購系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理中預(yù)算控制和財(cái)務(wù)核算的無縫對接。

目前，在“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，我校將充分利用互聯(lián)網(wǎng)和物流業(yè)的優(yōu)勢，積極推進(jìn)財(cái)務(wù)管理與現(xiàn)代信息技術(shù)的有效結(jié)合，以技術(shù)創(chuàng)新帶動(dòng)財(cái)務(wù)管理創(chuàng)新，建立以財(cái)務(wù)系統(tǒng)為控制中心，整合物資采購系統(tǒng)功能，具體如圖1所示（見第201頁）。

高校物資采購主要涉及國有資產(chǎn)與實(shí)驗(yàn)設(shè)備管理部門、財(cái)務(wù)部門、紀(jì)委監(jiān)察審計(jì)部門、驗(yàn)收專家組和使用單位等部門或角色。我校建立的財(cái)務(wù)——資產(chǎn)一體化信息共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了高校物資采購多方面的優(yōu)化和升級(jí)。

（一）有利于節(jié)約時(shí)間成本

高校采購各參與主體操作由過去線下操作變?yōu)榫€上操作，需求部門可以通過物資采購平臺(tái)7×24小時(shí)發(fā)起物資采購申請，資產(chǎn)使用部門可以定期通過“無等候”物流網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)約報(bào)賬，財(cái)務(wù)人員可以通過審核后采購信息和發(fā)票生成智能憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表。財(cái)務(wù)管理信息化系統(tǒng)與物資采購管理平臺(tái)的信息集成和資源共享，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理與學(xué)校教學(xué)和科研業(yè)務(wù)一體化目標(biāo)，大大改變了財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與物資采購系統(tǒng)的信息孤島局面，不斷提高實(shí)用性、穩(wěn)定性、操作性，有效提高工作效率。

（二）有利于縮短空間距離

我?，F(xiàn)有3個(gè)校區(qū)，校區(qū)間平均距離20公里以上，物資采購各參與主體分布在不同校區(qū)，物理空間上天然分割。師生通過在線申報(bào)、在線招投標(biāo)管理、在線自主選擇供應(yīng)商、在線按需確定采購物資的數(shù)量，有效地解決師生多次往返奔波才能完成物資采購全流程的困難。

（三）有利于降低存儲(chǔ)成本

在物流業(yè)高速發(fā)展的時(shí)代，除實(shí)驗(yàn)動(dòng)物等少數(shù)特殊物資外，師生隨時(shí)發(fā)起物資送貨需求，供應(yīng)商按照指令將采購物資送達(dá)指定地點(diǎn)，從而實(shí)現(xiàn)全校物資“零庫存”管理。采購平臺(tái)操作的便捷性，實(shí)驗(yàn)材料的采購也可以在可控范圍內(nèi)采購，這樣“零庫存”的管理模式，有效地節(jié)約采購物資的存儲(chǔ)成本。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”物資集中采購的對策和建議

（一）內(nèi)控制度嵌入采購系統(tǒng)平臺(tái)，規(guī)范采購的內(nèi)部控制

目前高校根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》、《中華人民共和國招投標(biāo)法》以及各省出臺(tái)的政府集中采購目錄及限額標(biāo)準(zhǔn)，制定和出臺(tái)了適用本校的《招標(biāo)投標(biāo)管理暫行辦法》、辦公物資、實(shí)驗(yàn)材料、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物、大型儀器設(shè)備的采購管理實(shí)施細(xì)則。高校應(yīng)將內(nèi)部控制規(guī)章制度定量化嵌入互聯(lián)網(wǎng)采購平臺(tái)，使采購流程在“公平、公正、公開”運(yùn)行環(huán)境下執(zhí)行，避免或者減少人為因素的控制和干預(yù)，有效防止腐敗現(xiàn)象。

（二）強(qiáng)化預(yù)算控制，提高物資采購效率

高校應(yīng)通過預(yù)算控制這種手段充分發(fā)揮財(cái)務(wù)監(jiān)督管理的職能，嚴(yán)格按照經(jīng)費(fèi)預(yù)算執(zhí)行采購的申請制度，堅(jiān)持“無預(yù)算不采購”的原則，杜絕“超預(yù)算”和“預(yù)算外”采購。采購部門應(yīng)會(huì)同財(cái)務(wù)部門，采取事前預(yù)防、事中監(jiān)督、事后反饋的措施，優(yōu)化在線審批流程，實(shí)現(xiàn)依托“互聯(lián)網(wǎng)”、校園網(wǎng)的申購審批和財(cái)務(wù)結(jié)算審批，縮短物資采購的時(shí)間，師生切實(shí)感受到物資集中采購的實(shí)用性和便捷性。

（三）建立采購“大數(shù)據(jù)”，提高財(cái)務(wù)管理水平

高校物資集中采購應(yīng)充分利用采購管理系統(tǒng)，利用大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等分析手段，建立高校物資采購檔案數(shù)據(jù)庫，為高校的資產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、審計(jì)監(jiān)督提供真實(shí)完整的數(shù)據(jù)信息。在物資集中采購模式下，定期與協(xié)議供應(yīng)商進(jìn)行集中財(cái)務(wù)結(jié)算，有效地整合了報(bào)銷單據(jù)的數(shù)量，大大降低財(cái)務(wù)核算的壓力。從資金管理的角度，財(cái)務(wù)人員可以通過財(cái)務(wù)——資產(chǎn)一體化平臺(tái)分析和處理采購的進(jìn)度，實(shí)時(shí)掌握學(xué)校未來現(xiàn)金流量，合理選擇流動(dòng)資金結(jié)構(gòu)，降低資金成本。此外，高校還可以通過對歷史采購數(shù)據(jù)的分析，為今后高校物資采購決策提供有效依據(jù)。

（四）建立平臺(tái)“防火墻”，加強(qiáng)信息安全管理

互聯(lián)網(wǎng)+的本質(zhì)是連接一切，而安全是互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展的基石，安全將成為互聯(lián)網(wǎng)連接點(diǎn)的重要一環(huán)。如今的信息技術(shù)使得系統(tǒng)之間的連接更為簡便，但PC、平板電腦、智能手機(jī)等設(shè)備的安全結(jié)構(gòu)卻過于簡單，操作系統(tǒng)更是存在天生的安全缺陷。此外財(cái)務(wù)系統(tǒng)、招投標(biāo)管理系統(tǒng)、物資采購平臺(tái)涉及到高校不同密級(jí)的核心數(shù)據(jù)，而移動(dòng)辦公和移動(dòng)信息化面臨著病毒、木馬入侵，移動(dòng)終端被竊、設(shè)備丟失，惡意軟件、后門軟件，惡意網(wǎng)頁等各種安全威脅，很容易導(dǎo)致核心數(shù)據(jù)泄露，高校必須利用“防火墻”完善的安全措施進(jìn)行保障。

參考文獻(xiàn)：

[1] 喬春華.高校內(nèi)部控制研究.蘇州大學(xué)出版社，2014

（作者單位：蘇州大學(xué)財(cái)務(wù)處 江蘇蘇州 215021）（責(zé)編：賈偉）