李雯

【摘 要】現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展為了與信息時(shí)代相適應(yīng)，必須要做好綜合檔案數(shù)字化管理，檔案是醫(yī)院建設(shè)順利開展的關(guān)鍵內(nèi)容，本文在介紹醫(yī)院綜合檔案的特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，對促進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的有效措施進(jìn)行了介紹，希望對相關(guān)工作人員能夠有所幫助。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院綜合檔案;應(yīng)用與體會;數(shù)字化假設(shè)

醫(yī)院中的檔案記錄著醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)，通過文字、影響、聲音等對具有價(jià)值的信息進(jìn)行保留。通過對醫(yī)院檔案中信息的應(yīng)用，可以為醫(yī)院的管理工作提供參考，對醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的正常進(jìn)行有著重要作用。

一、醫(yī)院綜合檔案的主要特點(diǎn)

（一）載體性

醫(yī)院綜合信息包含了醫(yī)院管理內(nèi)容中的多個(gè)方面內(nèi)容，其中主要包括醫(yī)療、行政、財(cái)務(wù)、設(shè)備等多個(gè)方面的信息。傳統(tǒng)的檔案管理，在信息保存上通過紙張完成，“使用者”通過直接閱讀的方式便可以實(shí)現(xiàn)對信息的獲取。在信息環(huán)境中，醫(yī)院中的各項(xiàng)信息都被數(shù)字化，利用磁盤或光盤對承載信息，要想閱讀信息中內(nèi)容，必須要完成解碼，這提高了信息保存的安全性。數(shù)字化檔案與紙張檔案相比，在管理上存在一定區(qū)別，紙張檔案因?yàn)閮?nèi)容與載體兩者之間是不可分離的一，因此管理起來相對容易，但數(shù)字化檔案則不同，因此對數(shù)字化檔案管理過程中，需要對硬件和軟件進(jìn)行不斷更新，確保管理的合理性。

（二）共享性

在信息技術(shù)高速發(fā)展的今天，電子文檔具有很高的共享性。傳統(tǒng)文件應(yīng)為受空間和實(shí)時(shí)間等條件的約束，要對文件進(jìn)行查看，必須到借閱室，并且在查看過程中可能對文件造成破壞。信息文化文檔，則可以在應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上，利用計(jì)算機(jī)終端，在任意地點(diǎn)實(shí)現(xiàn)對檔案的閱讀，滿足閱讀檔案人員對文檔的閱讀需求。

（三）時(shí)效性

信息化競中，文檔管理需要需要對通信技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，從而實(shí)現(xiàn)對信息的快速檢索，遠(yuǎn)程查看等操作。同時(shí)，在信息環(huán)境基礎(chǔ)下，電子文檔從形成到歸檔可以在短時(shí)間內(nèi)完成，提高了信息的時(shí)效性。

二、 加強(qiáng)綜合檔案數(shù)字化建設(shè)措施

（一）準(zhǔn)備工作

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員需要加強(qiáng)對醫(yī)院綜合檔案數(shù)字化建設(shè)的重視程度，將其納入到醫(yī)院整體建設(shè)與規(guī)劃內(nèi)容中，并且需要加大宣傳力度，引起醫(yī)院中各個(gè)層面工作人員的重視，為檔案數(shù)字化建設(shè)營造一個(gè)良好的環(huán)境。

完善檔案數(shù)字化建設(shè)需要使用的設(shè)備，為工作的開展提供硬件支持。數(shù)字化建設(shè)中，檔案管理部門需要配備好相應(yīng)的硬件設(shè)備。例如，掃描儀、計(jì)算機(jī)等相關(guān)設(shè)備，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)聘用相應(yīng)的技術(shù)人才對工作進(jìn)行指導(dǎo)。

檔案數(shù)字化建設(shè)中要對人員進(jìn)行合理安排，特別是在籌備工作中，存在大量的工作需要由人工操作完成，并且對相關(guān)工作人員能力的要求較高，因此為了確保建設(shè)的順利，人才的安排必須合理。

（二）數(shù)字化管理過程中的應(yīng)用的相關(guān)措施

與傳統(tǒng)的檔案管理模式相比，數(shù)字化管理應(yīng)用的是一種相對比較快捷管理模式，但是因?yàn)閭鹘y(tǒng)的管理方式應(yīng)用的時(shí)間較長，因此許多從事多年檔案管理的人在檔案管理過程中在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)上存在一些問題有待解決。因此，數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程中，應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一控制標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行合理的分類。

檔案分類工作量龐大，因此在工作中必須要加強(qiáng)對質(zhì)量的管理，并且檔案分類在多數(shù)時(shí)候都需要依靠人工完成，差錯(cuò)的存在是無可避免的。因此，在數(shù)字化建設(shè)過程中要對質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保綜合檔案數(shù)字化管理工作的順利開展。例如，針對在紙張上的文檔，掃描過程必須要仔細(xì)，避免出現(xiàn)漏掃、錯(cuò)掃等情況。

檔案是醫(yī)院的機(jī)密文件，需要加強(qiáng)對其的安全防護(hù)。針對醫(yī)院綜合檔案管理工作必須要進(jìn)行嚴(yán)格的保密，避免文檔資料發(fā)生泄漏，給醫(yī)院帶來經(jīng)濟(jì)損失，給患者的生活帶來不必要麻煩。數(shù)字化建設(shè)需要在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)上進(jìn)行，網(wǎng)絡(luò)安全雖然隨著信息技術(shù)的發(fā)展，得到了提高，但是仍然存在許多問題有待解決。由于，數(shù)字化管理的一個(gè)主要特點(diǎn)就是不受時(shí)間和空間的限制，這導(dǎo)致資源容易發(fā)生丟失。因此，在綜合檔案數(shù)字化管理中，需要加強(qiáng)在網(wǎng)絡(luò)上安全防護(hù)，對醫(yī)院檔案中的資料進(jìn)行備份，提高信息的安全性和可靠性。

三、結(jié)束語

推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)使檔案資源和檔案管理中涉及到的各項(xiàng)內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化。利用信息系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)完成對資料的傳輸，從而實(shí)現(xiàn)資源的合理配置，完善醫(yī)院的檔案，實(shí)現(xiàn)信息共享，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

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