文/中國電子科技集團(tuán)公司第五十一研究所　沈玉瑾

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電子文件與電子檔案管理

文/中國電子科技集團(tuán)公司第五十一研究所沈玉瑾

【摘要】為適應(yīng)信息化建設(shè)的需要，規(guī)范電子文件歸檔與管理工作，在電子文件全生命周期過程中更好地保證電子文件的有效性、真實(shí)性和完整性，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線邏輯歸檔、管理和利用。

【關(guān)鍵詞】電子文件；電子檔案；收集整理；信息安全；利用管理

一、前言

電子文件與電子檔案是伴隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用快速發(fā)展而產(chǎn)生的一個(gè)新事物，它將是未來檔案工作中最重要的事物。由于各個(gè)單位的具體情況不同，所以電子檔案歸檔也存在著差異。本文就電子文件與電子檔案的管理做一個(gè)探討。

二、認(rèn)識(shí)電子文件

電子文件的產(chǎn)生背景:E-mail、OA、ERP、CAD、CAM、EC、EG、A/D等技術(shù)系統(tǒng)的產(chǎn)生和普及。

（一）電子文件(Electronic records)。指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴于計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

電子檔案：指具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件。

（二）按信息、格式存在的形式電子文件的種類。文本文件、圖形文件、數(shù)據(jù)文件、圖像文件、影像文件、聲音（或音頻）文件、程序（或命令）文件、多媒體文件、超文本文件、超媒體文件等。各種文件格式都有各自特性以及應(yīng)用軟件。按文件的功能電子文件有主文件、支持性文件、工具性文件等。按生成方式可分為原始文件和轉(zhuǎn)換文件。

（三）電子文件的特性。要管理好電子文件，就必須了解其特性。電子文件與紙質(zhì)文件有很大的區(qū)別，它具有超大量的信息存儲(chǔ)功能、多媒體功能、載體之間的可移動(dòng)性功能等等。當(dāng)然還有信息共享性。

1.電子文件的依賴性。電子文件是數(shù)字化文件，它具有非人工真接識(shí)讀性及對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性。電子文件是在計(jì)算機(jī)等設(shè)備的支持下形成和處理各種信息的，離開計(jì)算機(jī)及相應(yīng)軟件，電子文件就無法生成、識(shí)別、傳遞。計(jì)算機(jī)設(shè)備的快速更新給需要長期保存的電子文件帶來很大困難。有可能若干年之后，保管完好的電子文件載體找不到讀取設(shè)備。

2.電子文件還有信息與載體的可分離性。電子文件由傳統(tǒng)的物理存在方式轉(zhuǎn)變?yōu)檫壿嫶嬖诜绞?，電子文件的存放位置是可以變化的，可以從一個(gè)載體傳遞到另一個(gè)載體，其內(nèi)容信息卻不發(fā)生變化。同樣，還可以通過網(wǎng)絡(luò)傳給遠(yuǎn)方的一個(gè)或多個(gè)接收者。

3.電子文件的易改性。電子文件存儲(chǔ)在載體上，它可以被增加、復(fù)制、刪除、更改后而不被察覺。而載體本身的損壞、計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)安全原因以及操作不當(dāng)，都將影響電子文件的真實(shí)性和安全性。

此外，電子文件還具有高密度性、多種信息集成性和可操作性等。一張容量達(dá)700MB的光盤，可存35萬張打印紙上的文字信息，或10萬頁圖形信息。

三、電子文件的收集、歸檔和整理

（一）收集積累要求?！禛B/T 18894一2002電子文件歸檔與管理規(guī)范》指出，對(duì)于用文字處理的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，文件型以XML、TXT保存，掃描型以JPEG為通用格式。對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等同時(shí)收集。專用軟件產(chǎn)生的電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如果不能轉(zhuǎn)換，則連同專用軟件一并收集。

（二）歸檔要求。文件形成部門定期把經(jīng)過鑒定并符合歸檔條件的電子文件向檔案部門移交。

1.歸檔時(shí)應(yīng)有一套與其內(nèi)容完全一致的紙質(zhì)文件（軟件除外）同時(shí)歸檔。

2.產(chǎn)品、項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件的電子文件必須歸檔（包括四書、全套圖紙、印制板加工文件等）。

3.產(chǎn)品中的計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件文檔（含固件中的程序和數(shù)據(jù)）應(yīng)按技術(shù)管理規(guī)定歸檔。

4.應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等實(shí)行全生命周期的管控，保證其真實(shí)有效。

（三）歸檔方式。網(wǎng)絡(luò)歸檔:隨著OA系統(tǒng)的廣泛使用，電子公文的流轉(zhuǎn)越來越便捷，而公文一旦形成便不會(huì)輕易更改。因此，建議公文歸檔采用網(wǎng)絡(luò)歸檔方式。

載體歸檔:記錄人們科研和生產(chǎn)活動(dòng)的科技性電子文件。一個(gè)項(xiàng)目需要多人的合作才能完成，那么就會(huì)產(chǎn)生各種類型的電子文件，如文本文件、數(shù)據(jù)文件、CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）、CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）生成的圖形文件等。而且形成周期較長，所以建議科技性電子文件、多媒體電子文件采用載體歸檔方式。

（四）更改要求。為確保歸檔設(shè)計(jì)文件正確性及有效性，保證產(chǎn)品實(shí)物與文件的一致性，對(duì)電子文件的更改應(yīng)進(jìn)行控制。

1.按規(guī)定在更改紙質(zhì)文件時(shí)應(yīng)同時(shí)更改電子文件，并對(duì)電子文件加識(shí)別標(biāo)志。

2.對(duì)同一型號(hào)不同批次的電子文件應(yīng)加以區(qū)分，并同時(shí)保留。

（五）鑒定。電子文件的鑒定是一項(xiàng)十分重要且難度較高的工作。它包括對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的鑒定及確定密級(jí)、歸檔范圍和劃定保管期限。鑒定由文件形成部門按規(guī)定對(duì)電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性進(jìn)行檢驗(yàn)，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見。

（六）歸檔份數(shù)。歸檔的電子文件需二套，一套保存，一套使用。即使在網(wǎng)上邏輯歸檔，也要保存一套。必要時(shí)應(yīng)保存兩套，其

中一套異地保存。從“911”事件之后,人們更是認(rèn)識(shí)到異地保存的重要性。

（七）電子文件的整理。制定整理標(biāo)準(zhǔn)，由文件形成部門進(jìn)行整理后歸檔。

四、電子檔案的管理

信息安全涉及各個(gè)方面:一是法律政策、規(guī)章制度、安全教育等；二是管理措施，包括技術(shù)和社會(huì)措施；三是技術(shù)方面，信息的加密存儲(chǔ)和傳輸、身份認(rèn)證、防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)防毒等。應(yīng)在信息化進(jìn)程中建立檔案信息的安全保障體系，形成檔案信息的安全鏈，伴隨電子文件的全生命周期進(jìn)程。

（一）保證電子文件信息安全的技術(shù)措施有。1.簽署技術(shù):在電子文件上進(jìn)行數(shù)字簽名，再運(yùn)用特定的解碼方法檢驗(yàn)數(shù)字簽名。2.密碼技術(shù):是信息安全的核心技術(shù)，有私匙加密和公匙加密，在傳輸過程中通常采用“雙密鑰碼”進(jìn)行加密。它是實(shí)現(xiàn)信息保密性、完整性、可用性的有力手段，在潛在的不安全系統(tǒng)環(huán)境中保證數(shù)據(jù)安全。3.身份驗(yàn)證:當(dāng)用戶要求進(jìn)入系統(tǒng)訪問時(shí)，計(jì)算機(jī)依據(jù)通行字將自動(dòng)驗(yàn)證是否為合法用戶，防止非法用戶的防問，亦可防止合法用戶訪問他們無權(quán)查看的信息。4.防火墻技術(shù):它就是通過阻擋外部網(wǎng)絡(luò)用戶的未授權(quán)訪問，來保證內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的安全。

（二）電子檔案的利用管理。電子檔案的利用比紙質(zhì)檔快捷、方便。提供利用的方法有:拷貝、通信傳輸、直接利用。直接利用即在線利用，利用率將越來越高。在利用過程中，電子檔案的保密和安全是十分重要的，我們應(yīng)注意使用權(quán)限的審核，根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開放程度,根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，不能無原則地向所有利用者提供全部；系統(tǒng)對(duì)利用的全過程進(jìn)行自動(dòng)跟蹤監(jiān)控。

五、檔案業(yè)務(wù)人員的培養(yǎng)

電子檔案的管理都要靠檔案人員。由于電子檔案具有信息內(nèi)容數(shù)字化、文檔處理一體化、檔案保存技術(shù)化、開發(fā)利用形式多樣化等特點(diǎn)，因此，電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的區(qū)別。電子文件歸檔及其電子檔案保存及開發(fā)利用，是一件新生事物。所以，檔案人員要盡快適應(yīng)信息技術(shù)和檔案事業(yè)的發(fā)展。多途徑、多層次培養(yǎng)和造就一批電子檔案管理人員已經(jīng)成為當(dāng)務(wù)之急?！度珖鴻n案事業(yè)發(fā)展“十五“計(jì)劃》中曾指出:大力培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)人才，為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保證和智力支持，是加快檔案管理現(xiàn)代化和信息化進(jìn)程的重要保證，以新知識(shí)、新理論和新技術(shù)為主，不斷補(bǔ)充、拓展與更新科學(xué)技術(shù)知識(shí)，進(jìn)一步完善知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高檔案人員的創(chuàng)新能力及專業(yè)技術(shù)水平。

六、結(jié)束語

電子文件與電子檔案的管理是現(xiàn)代檔案信息化建設(shè)的核心，要與社會(huì)的發(fā)展同步進(jìn)行。它既帶來挑戰(zhàn)，也帶來了機(jī)遇。檔案業(yè)務(wù)人員應(yīng)當(dāng)以此為契機(jī)，大膽創(chuàng)新、拓寬視野，開創(chuàng)檔案事業(yè)的新輝煌。