文/西安航天動(dòng)力測(cè)控技術(shù)研究所　周鴻

電子文檔管理的現(xiàn)狀、特點(diǎn)以及建議

文/西安航天動(dòng)力測(cè)控技術(shù)研究所周鴻

目前，電子文檔管理的現(xiàn)狀不容樂(lè)觀，其中存在的問(wèn)題亟待解決，同時(shí)電子文檔管理有著自身的特點(diǎn)，要根據(jù)其特點(diǎn)開(kāi)展工作，才能實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文檔的有效管理。

電子文檔；管理；現(xiàn)狀；特點(diǎn)；建議

隨著電子文檔的日益增多，文檔管理工作面對(duì)著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。文中將對(duì)電子文檔管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，同時(shí)介紹電子文檔管理的特點(diǎn)。為了解決電子文檔管理中存在的不足，文中將提出具體的建議，旨在促進(jìn)電子文檔管理的工作效率，提高電子文檔管理的工作質(zhì)量。

一、電子文檔管理的現(xiàn)狀

電子文檔通過(guò)計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)材料的記錄。電子文檔的形式較多，如：電子文字、電子圖紙、電子表格等，同時(shí)電子文檔有著自身的優(yōu)勢(shì)，如：大容量、小體積、易復(fù)制等。隨著信息技術(shù)的逐步發(fā)展，電子文檔成為了人們工作與學(xué)習(xí)生活中重要的一部分，電子文檔管理逐漸被人們所重視，電子文檔管理要實(shí)現(xiàn)其安全性、科學(xué)性、規(guī)范性管理，才能滿足人們的需求。但現(xiàn)階段，電子文檔管理還存在諸多的問(wèn)題，電子文檔管理發(fā)展比較緩慢，不能滿足電子文檔日益增長(zhǎng)的需求，同時(shí)，電子文檔自身存在諸多的不足，具有一定的局限性，致使電子文檔管理日益嚴(yán)峻，電子文檔管理缺乏秩序，嚴(yán)重影響著對(duì)電子文檔的查詢與保存。電子文檔管理的問(wèn)題要進(jìn)行深入的研究與分析，才能對(duì)其進(jìn)行有效地解決。

二、電子文檔管理的特點(diǎn)

電子文檔管理有著自身的特點(diǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，自動(dòng)化管理。電子文檔管理主要是通過(guò)對(duì)計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)的應(yīng)用而開(kāi)展工作的，在計(jì)算機(jī)上通過(guò)必要的軟件對(duì)其文檔進(jìn)行審核、簽發(fā)、歸檔等，從而對(duì)電子文檔實(shí)現(xiàn)電子化、自動(dòng)化管理；其二，數(shù)碼化保存。電子文檔通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，將材料轉(zhuǎn)換為數(shù)碼，通過(guò)必要的軟件對(duì)其進(jìn)行識(shí)別、錄入與保存。數(shù)碼化保存實(shí)現(xiàn)了對(duì)材料的長(zhǎng)久性保存，它具有較大的存儲(chǔ)空間，將實(shí)現(xiàn)對(duì)資源的合理利用；其三，網(wǎng)絡(luò)化傳輸。電子文檔實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)化傳輸，通過(guò)計(jì)算機(jī)，其傳輸更加便捷、更加迅速，利于對(duì)電子文檔管理的科學(xué)化、系統(tǒng)化、及時(shí)化；其四，公開(kāi)化形式。電子文檔管理逐漸公開(kāi)化，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控，利于對(duì)電子文檔的鑒別、歸類(lèi)、整理與歸檔等，提高了文檔管理的工作效率。同時(shí)保證了文檔管理的工作質(zhì)量；其五，在線化利用。電子文檔管理具有共享性、復(fù)制性、交互性等，電子文檔的利用將不受時(shí)間與空間的限制，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，便可以對(duì)其進(jìn)行利用，促進(jìn)了電子文檔的使用率。

三、電子文檔管理的建議

電子文檔管理工作有著重要的作用，其管理問(wèn)題日益嚴(yán)峻，要迅速開(kāi)展電子文檔管理工作，積極促進(jìn)電子文檔管理的規(guī)范化、秩序化、科學(xué)化、系統(tǒng)化與同步化等。下文將闡述幾點(diǎn)建議，旨在提高電子文檔管理的工作水平。

（一）健全電子文檔管理制度。電子文檔管理的規(guī)范化與秩序化，需要建立健全電子文檔管理制度，電子文檔管理制度的建立要根據(jù)其實(shí)際情況，結(jié)合電子文檔管理的特點(diǎn)，從而制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾碇贫取Ｔ陔娮游臋n管理過(guò)程中，依據(jù)其制度，進(jìn)行規(guī)范的電子文檔登記、鑒定、歸檔、保存等。同時(shí)電子文檔管理的過(guò)程中，要采用必要的技術(shù)手段，進(jìn)而提高電子文檔的質(zhì)量，保證其信息的可靠性、完整性與真實(shí)性等。

（二）完善電子文檔歸檔方式。電子文檔管理要完善其歸檔方式，可以采用邏輯歸檔與物理歸檔，其中邏輯歸檔是運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)，電子文檔由檔案部門(mén)直接通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行綜合利用與管理，這種方式對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境要求較高，要對(duì)其進(jìn)行全方位的安全管理，才能保證其安全性；物理歸檔由檔案部門(mén)進(jìn)行拷貝或刻錄，再進(jìn)行移交管理，這種方式相對(duì)安全，利于電子文檔的長(zhǎng)久管理與保存。

（三）確定電子文檔歸檔內(nèi)容。電子文檔在管理過(guò)程中要明確其歸檔的內(nèi)容，才能保證電子文檔管理的有效性。電子文檔歸檔的內(nèi)容主要涉及歸檔的范圍、時(shí)間、數(shù)量、要求以及方法等，其中歸檔的范圍要全面，才能提高電子文檔管理的質(zhì)量，其范圍主要有文字、圖像、聲音、數(shù)據(jù)等眾多文件；歸檔的時(shí)間是由電子文檔運(yùn)用的技術(shù)與環(huán)境等諸多因素共同決定的，其時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng)，可以進(jìn)行年度歸檔或季度歸檔；歸檔的數(shù)量決定著電子文檔管理的安全性，最為基礎(chǔ)的數(shù)量為兩套拷貝，一套保存和一套借閱；歸檔的要求要根據(jù)電子文檔管理的實(shí)際需求進(jìn)行調(diào)整與規(guī)定；歸檔的方法眾多，可以采用備份歸檔，也可以采用壓縮歸檔。

（四）提高文檔管理人員的綜合素質(zhì)。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子文檔管理對(duì)技術(shù)的要求也在不斷提升，要求其管理人員的綜合素質(zhì)要有所保證。提高電子文檔管理人員的綜合素質(zhì)，才能實(shí)現(xiàn)電子文檔管理的科學(xué)性，才能保證電子文檔管理的質(zhì)量，才能提高保證電子文檔管理的效率。提高管理人員的綜合素質(zhì)，要求管理人員要通過(guò)學(xué)習(xí)或培訓(xùn)，提高自身的管理專業(yè)技能，同時(shí)還要提高自身的職業(yè)道德素質(zhì)，才能運(yùn)用現(xiàn)代化的手段進(jìn)行電子文檔管理，才能促進(jìn)電子文檔管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

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