文/河北省榮軍醫(yī)院　商玉杰

信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位

文/河北省榮軍醫(yī)院商玉杰

【摘要】信息化建設(shè)是現(xiàn)代化醫(yī)院管理改革與發(fā)展的必然趨勢與基本要求。本文從醫(yī)院檔案管理的重要性、醫(yī)院實行檔案管理信息化的意義與措施、醫(yī)院檔案管理的建議進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】信息化；管理工作；檔案；醫(yī)院

一、檔案管理的重要意義和重要性

檔案是存儲信息的一類文檔，也是一種信息資源。檔案是一種有形的直觀體現(xiàn)的信息資源，它的原始性與不可再生性體現(xiàn)出了它的重要，對于單位都有著不容小覷的重要性，檔案對于企業(yè)來說，是進(jìn)行改革或者在必要階段做調(diào)整的依據(jù)與基礎(chǔ)。當(dāng)進(jìn)退兩難時可以借鑒之前的方法策略，是優(yōu)化資源配置的有力支持。無論何時對于調(diào)動人員或者調(diào)配資源都是需要一個完善的檔案體系，隨著經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，社會也在不斷進(jìn)步。人們的生活節(jié)奏也在不斷的加快，原始的管理檔案的方式與記錄方法不適應(yīng)市場的需求所以需要改善規(guī)劃處一套較為先進(jìn)的信息管理模式也就是完成檔案管理信息化。

（一）檔案信息化含義。檔案信息化就是把過去的檔案進(jìn)行保存，更加系統(tǒng)的、總結(jié)性的將檔案進(jìn)行整理儲存。其核心工作就應(yīng)當(dāng)逐步的向著以保管為核心而改進(jìn)實現(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化，達(dá)到接收、發(fā)送、存儲的一體化的目的。真正的做到信息資源的共享，實現(xiàn)檔案管理模式的新變革、新突破。

（二）檔案信息化的內(nèi)容。隨著網(wǎng)絡(luò)的飛速發(fā)展，比較原始的檔案保存方式逐步被信息化與網(wǎng)絡(luò)化所取代。因此網(wǎng)絡(luò)的硬件設(shè)施與軟件設(shè)施都應(yīng)是建設(shè)好檔案信息化的基礎(chǔ)條件。檔案作為企業(yè)在以后發(fā)展的戰(zhàn)略資源，對于它的開發(fā)利用是必不可少的。同時是建立檔案信息化的關(guān)鍵。電子檔案應(yīng)當(dāng)比之前更加的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。在醫(yī)院也是必不可少的，嚴(yán)謹(jǐn)是不可忽視的一種工作態(tài)度。由此，逐步形成了檔案信息管理化的標(biāo)準(zhǔn)體系。

（三）檔案管理信息化的注意事項。檔案管理學(xué)可以說是要求專業(yè)知識非常嚴(yán)格。其嚴(yán)密性非常的高，信息化的管理是現(xiàn)代全新的管理手段。但是檔案一般都是非常隱私非常重要的文件，關(guān)系到公司企業(yè)的機密，所以保密性一定要做到位，安全意識一定要加強。對檔案的管理手段一定要規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。使存儲的信息要統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化。這樣方便檔案的管理，也容易進(jìn)行各種檔案的歸類同時方便提高工作的效率和資源共享效率。

二、醫(yī)院實行檔案管理信息化的意義與措施

（一）醫(yī)院實施檔案信息化管理的必要性。在醫(yī)院那種人員比較混雜、流動量比較大的地方，每天醫(yī)療接觸的患者都是各行各業(yè)，不同年齡段的。如果采用比較原始的檔案管理方式，那必將導(dǎo)致醫(yī)院的運作遭到影響，傳統(tǒng)的檔案工作主要是紙筆書寫的形式進(jìn)行統(tǒng)計，采用手工的操作方式，工作效率低，進(jìn)程緩慢，顯然不適應(yīng)現(xiàn)代的高速運轉(zhuǎn)的社會，在今天電子計算機飛速發(fā)展中高效性、便捷性方便快捷的信息化管理將是未來行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

（二）醫(yī)院檔案管理信息化的措施。首先是人員的培訓(xùn)，只有檔案管理者的態(tài)度端正才會更好的進(jìn)行管理檔案，現(xiàn)代化管理的實現(xiàn)是在人才的支配下完善的。而目前醫(yī)院的從事管理檔案工作的工作人員沒有達(dá)到應(yīng)有的水平，缺乏對于檔案管理的專業(yè)性知識，因此就會阻礙信息化的發(fā)展，為此，現(xiàn)問題的解決方法就是加強專業(yè)管理檔案知識的培訓(xùn)，挑選專業(yè)學(xué)歷比較高的人員，在經(jīng)過集中的培訓(xùn)，并且培訓(xùn)通過后才可以上崗工作，除此之外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)招收一些檔案管理方面的人才，最好是懂檔案管理而且還通曉計算機的多發(fā)展面的人才。其次就是信息的保密管理，檔案分為好多不同的類型，但是在醫(yī)院里，檔案中記錄的是患者的隱私或者機密文檔，是無論何時都不應(yīng)該輕易泄露的。因此醫(yī)院檔案的管理應(yīng)當(dāng)找一部分專業(yè)的人員進(jìn)行管理，不能讓這些信息隨意的讓其他非管理者看，并且還應(yīng)設(shè)立獎懲制度，來加強工作人員的責(zé)任心。加強基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)與檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化也是不容忽略的，每所醫(yī)院不同，應(yīng)當(dāng)根據(jù)自己醫(yī)院的經(jīng)濟(jì)實力，進(jìn)行相對應(yīng)的配備存儲設(shè)備硬件設(shè)施及軟件，這樣就將信息化管理這一現(xiàn)代技術(shù)合理的采用，提高了工作的效率。檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化也是非常重要的，從開始的收集資料到后來的整理登記資料都是不可馬虎的，統(tǒng)計必須條理清晰、目的明確，確保記錄的完整，堅決杜絕遺漏或者因為工作態(tài)度不端正而出現(xiàn)的錯誤。

三、醫(yī)院檔案管理的建議

加強管理者思想以及管理人員的創(chuàng)新精神為改進(jìn)與加強企業(yè)自身的特色起到了很大的作用。但是這個過程需要各個階層的配合。如果沒有大家的配合，就不會實現(xiàn)管理的信息化。這也是現(xiàn)代化醫(yī)院的檔案管理所應(yīng)當(dāng)完善改進(jìn)的。慢慢地形成一個比較完善比較符合自身的信息平臺，如果想很容易的進(jìn)行下去，就必須得到管理者的認(rèn)可，這也是體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)者具有先進(jìn)思想意識不可或缺的部分。檔案信息化不單單只是局限于表面的、形式的。其更重要的是為了服務(wù)大家，實現(xiàn)服務(wù)功能的全面拓展。自身價值的完美體現(xiàn)。而規(guī)范的完整的檔案體系，才會增加檔案資料的可信度與真實度，醫(yī)院的每一個部門都有不同的專業(yè)理念，不同的工作職位都應(yīng)當(dāng)努力發(fā)揮出在每一職位的能力取長補短，為建設(shè)出更完善更符合自身發(fā)展的體系。這一點是非常重要的，這樣就做出了自己的特色，可以讓人們很清楚地發(fā)現(xiàn)其中的特色所在。這些特色是在以后發(fā)展中不可缺少的因素，自主創(chuàng)新才會有更大的自我突破，這些特色可能全部源于管理的風(fēng)格，也可能是源自檔案的完整與全面。

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