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論檔案管理網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)對(duì)策

文/鄖陽(yáng)師范高等?？茖W(xué)校齊鑫

【摘要】隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理緊跟時(shí)代步伐，充分運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)努力實(shí)現(xiàn)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化。網(wǎng)絡(luò)化在改革和創(chuàng)新檔案管理方式的同時(shí)不可避免的帶來(lái)了一些問(wèn)題。本文在簡(jiǎn)要闡釋檔案管理網(wǎng)絡(luò)化概念基礎(chǔ)上，指出了當(dāng)前檔案管理網(wǎng)絡(luò)化中存在的突出問(wèn)題，重點(diǎn)探討了檔案管理網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)措施。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化；保護(hù)

網(wǎng)絡(luò)信息化進(jìn)程下，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域。這對(duì)于檔案管理工作同樣也不例外。通過(guò)綜合運(yùn)用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和現(xiàn)代管理方法，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改革與創(chuàng)新。當(dāng)前，如何發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)信息管理新技術(shù)在檔案存儲(chǔ)，檔案查詢以及檔案管理和保護(hù)等方面的重要作用，已成為各個(gè)行業(yè)所共同關(guān)注的課題。為此，文章將主要圍繞檔案管理網(wǎng)絡(luò)化及其保護(hù)對(duì)策展開(kāi)討論。

一、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化概述

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，可以理解為依據(jù)檔案管理的原則，為實(shí)現(xiàn)檔案管理的目標(biāo)，最大程度地使用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、先進(jìn)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)之間的有機(jī)動(dòng)態(tài)設(shè)計(jì)，保證檔案資料可以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期保存，以滿足社會(huì)發(fā)展的需要。

實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化是實(shí)現(xiàn)檔案系統(tǒng)由傳統(tǒng)的館藏建設(shè)向未來(lái)的數(shù)字檔案建設(shè)發(fā)展的必然要求，也是檔案資源開(kāi)發(fā)和利用的需要。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化主要可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的長(zhǎng)期保存，便利查詢，合理利用和保護(hù)等。但是，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化在提升檔案管理工作效率的同時(shí)，也帶來(lái)了一定的安全隱患。例如，一些檔案管理人員欠缺扎實(shí)的硬件維護(hù)和操作能力，造成數(shù)據(jù)丟失或損壞以及設(shè)備損壞等；操作系統(tǒng)長(zhǎng)久不升級(jí)，存在安全漏洞，防火墻技術(shù)落后等問(wèn)題，容易被黑客等入侵并利用，從而造成檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，甚至檔案數(shù)據(jù)的損壞或丟失；缺乏檔案網(wǎng)絡(luò)安全管理意識(shí)等。

二、檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的保護(hù)對(duì)策

（一）實(shí)現(xiàn)檔案館藏?cái)?shù)字化。在對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理基礎(chǔ)上，通過(guò)資料分類數(shù)字化建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)以實(shí)現(xiàn)檔案化自動(dòng)化管理，便于檢索和備份為目的，實(shí)現(xiàn)信息庫(kù)、全文庫(kù)與實(shí)物存放位置的相關(guān)聯(lián)的加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提升網(wǎng)絡(luò)分發(fā)服務(wù)能力。通過(guò)實(shí)現(xiàn)檔案館藏?cái)?shù)字化，可以更加快捷的檢索檔案信息，查閱檔案詳細(xì)資料，確定檔案的存放位置，同時(shí)運(yùn)用現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的更好開(kāi)發(fā)和利用，發(fā)揮檔案應(yīng)用的社會(huì)效益。這不僅有助于保護(hù)檔案原件，為社會(huì)提供便捷的數(shù)字化成果和服務(wù)，更能夠有效地避免因突發(fā)事件而導(dǎo)致的檔案損壞。

（二）加快檔案管理軟件開(kāi)發(fā)。運(yùn)用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)，根據(jù)檔案服務(wù)需求，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)掃描文件、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與館藏檔案全文的對(duì)接與關(guān)聯(lián)。以檔案紙質(zhì)資料為目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的依據(jù)，通過(guò)掃描技術(shù)存儲(chǔ)為單個(gè)或多個(gè)圖像文件，并按照一定的規(guī)則對(duì)圖像文件進(jìn)行命名，保持文件名與目錄文件名之間的對(duì)應(yīng)，同時(shí)保證檔號(hào)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù)文件檔號(hào)的一致性和唯一性。通過(guò)具備完善功能的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的高效管理和利用，為進(jìn)行相關(guān)檔案數(shù)據(jù)的批量檢索創(chuàng)造條件。

（三）加強(qiáng)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)。網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題是關(guān)系檔案信息安全的重要問(wèn)題。為實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的充分保護(hù)，除從計(jì)算機(jī)硬件維護(hù)，檔案室電源及環(huán)境維護(hù)等外，還應(yīng)當(dāng)從檔案管理人員安全意識(shí)、網(wǎng)絡(luò)信息預(yù)警機(jī)制、安全設(shè)施建設(shè)以及檔案資料備份與恢復(fù)等方面入手：

其一，提升檔案管理人員的安全意識(shí)。針對(duì)檔案管理人員開(kāi)展檔案管理網(wǎng)絡(luò)化專題培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容除檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的基本內(nèi)容外，應(yīng)涉及檔案管理網(wǎng)絡(luò)化的安全防護(hù)問(wèn)題，使工作人員通過(guò)參與培訓(xùn)了解安全隱患的巨大危害，增強(qiáng)信息安全意識(shí)。在定期組織召開(kāi)的會(huì)議上強(qiáng)調(diào)信息安全意識(shí)的重要性，有條件的可以印制和發(fā)布網(wǎng)絡(luò)安全宣傳手冊(cè)使員工人手一本，最大限度的增強(qiáng)廣大員工的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并鼓勵(lì)檔案管理部門的管理人員定時(shí)參加各類計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全培訓(xùn)課程等。

其二，加強(qiáng)安全設(shè)施建設(shè)和維護(hù)。加大在檔案管理網(wǎng)絡(luò)化安全設(shè)施方面的資金投入，從操作系統(tǒng)、防火墻、計(jì)算機(jī)硬設(shè)備選取、安裝等各個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把控，同時(shí)設(shè)置訪問(wèn)受控，確保重要的檔案信息的可靠性、完整性和保密性，避免一些不法份子通過(guò)非法訪問(wèn)竊取或毀壞檔案資料。同時(shí)，要強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)化管理中心機(jī)房計(jì)算機(jī)管理工作。此外，做到單位內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)物理隔離，配備防火墻等安全設(shè)備，部署趨勢(shì)防病毒軟件，周期性地開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)硬件和軟件的維護(hù)工作。

其三，建立網(wǎng)絡(luò)信息預(yù)警機(jī)制。做好針對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息的定期檢查工作，充分保證檔案管理工作符合規(guī)范，應(yīng)急管理措施符合實(shí)際，保證檔案機(jī)房的安全性和可靠性。同時(shí)，要對(duì)網(wǎng)絡(luò)等級(jí)保護(hù)制度和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)保密制度等進(jìn)行周期性的測(cè)試和檢查，確保各個(gè)環(huán)節(jié)不存在安全隱患，對(duì)發(fā)現(xiàn)安全隱患的應(yīng)及時(shí)及時(shí)應(yīng)急措施，最大可能的確保網(wǎng)絡(luò)與信息的安全。

三、結(jié)語(yǔ)

我國(guó)各行各業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化尚處于起步階段，必然會(huì)遇到一些問(wèn)題。因此，要明確造成檔案管理網(wǎng)絡(luò)化存在安全問(wèn)題的深層原因，從而采取對(duì)應(yīng)的解決策略，才能實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化水平的提升。為此，必須從計(jì)算機(jī)技術(shù)，硬件設(shè)備、檔案管理人員素質(zhì)以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)等方面入手，才能將檔案管理網(wǎng)絡(luò)化工作和保護(hù)工作做好。

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