文/山東省汶上縣人民醫(yī)院　劉文民

加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理提高檔案職業(yè)修為

文/山東省汶上縣人民醫(yī)院劉文民

【摘要】醫(yī)院檔案是醫(yī)院過(guò)去活動(dòng)的原始記錄，可作為生產(chǎn)活動(dòng)的依據(jù)和參考，同時(shí)也是醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中發(fā)揮作用的必要條件。實(shí)現(xiàn)檔案工作的科學(xué)化管理，提高檔案管理意識(shí)，使檔案工作肩負(fù)起時(shí)代賦予的任務(wù)；培養(yǎng)專業(yè)人才，是事業(yè)成功的關(guān)鍵；轉(zhuǎn)變工作模式，才能更加有效地進(jìn)行檔案開發(fā)和利用；建章立制和定期考核，可形成激勵(lì)機(jī)制，有利于檔案工作快出人才、快出成果。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；開發(fā)利用；提高修為

一、制度未能健全與收集效率較為偏低的問(wèn)題

現(xiàn)在的醫(yī)院檔案管理中，相當(dāng)一部分醫(yī)院根據(jù)自己的理解進(jìn)行著檔案管理活動(dòng)，缺乏科學(xué)的和系統(tǒng)的管理。且醫(yī)院在收入檔案管理時(shí)內(nèi)容沒(méi)有明確的具體要求，缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和管理模式，也就更沒(méi)有制定統(tǒng)一的收檔制度；伴隨而來(lái)的醫(yī)院在日常管理考核中，也就沒(méi)有將檔案管理納入目標(biāo)考核，從而導(dǎo)致檔案收集效率不高，檔案不齊全現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)。

二、檔案管理人員素養(yǎng)參差不齊

多數(shù)醫(yī)院在其管理活動(dòng)中，只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高，并強(qiáng)化其繼續(xù)教育，而未對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的提升提出培訓(xùn)計(jì)劃及工作標(biāo)準(zhǔn)的要求。致使專業(yè)從事檔案管理的人員較少，專業(yè)檔案知識(shí)面狹窄、學(xué)歷較低或者學(xué)非所用，檔案管理知識(shí)與技能貧乏；甚至有些檔案管理人員從其他崗位轉(zhuǎn)調(diào)而來(lái)。為此導(dǎo)致了檔案管理工作者專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等等方面參差不齊。況且在平時(shí)的工作當(dāng)中，檔案管理崗位從業(yè)人員進(jìn)修學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)較少，缺乏系統(tǒng)的檔案知識(shí)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，致使不少檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低管理水平受到限定，跟不上時(shí)代的發(fā)展，缺少創(chuàng)新意識(shí)和工作活力。

三、檔案資料缺失較嚴(yán)重，安全性比較差

因長(zhǎng)期的歷史原因檔案管理設(shè)施不全，又缺乏現(xiàn)代化檔案管理知識(shí)，即使醫(yī)院設(shè)立了行政文書檔案、醫(yī)療科技檔案、醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案和部分醫(yī)院實(shí)物檔案、音像檔案等，但由于缺乏系統(tǒng)的統(tǒng)一的管理模式，各科室各自為政管理致使如醫(yī)療文書檔案、膠片檔案、病人病理切片檔案、影像學(xué)檢查檔案等形成了多部門共管的格局。尤其是縣級(jí)以下醫(yī)院檔案管理不規(guī)范，設(shè)施不齊全，設(shè)備老化陳舊、管理技術(shù)落后等問(wèn)題，大大限制了這些單位檔案工作的發(fā)展。

四、轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)

要逐步提高醫(yī)院全體員工對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)，特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好檔案管理工作的重要保證，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要把檔案管理放到工作的議事日程上來(lái)，與醫(yī)院其他業(yè)務(wù)工作同部署、同規(guī)劃、同落實(shí)；加大對(duì)醫(yī)院檔案管理工作重要性的宣傳，使院領(lǐng)導(dǎo)、科室管理者和廣大員工對(duì)醫(yī)院檔案管理工作的目標(biāo)任務(wù)行成共識(shí)，人人參與人人關(guān)心檔案工作，把檔案資料的產(chǎn)生、收集整理、開發(fā)利用形成三位一體的親密關(guān)系，才能搞好檔案管理工作。醫(yī)院以提供醫(yī)療服務(wù)為根本任務(wù)，多年來(lái)對(duì)檔案工作缺乏有效的考核與監(jiān)督，從而形成了檔案管理可有可無(wú)的模糊甚至錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)。再加上檔案工作受到人員、設(shè)施、經(jīng)費(fèi)等方面的制約，檔案工作和從業(yè)人員容易受到輕視和冷落。長(zhǎng)此以往漸漸形成了檔案工作的被動(dòng)局面。要扭轉(zhuǎn)這種被動(dòng)局面，就要轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)。檔案工作不僅是醫(yī)院整體工作的重要組成部分，而且將會(huì)在整個(gè)醫(yī)療、教學(xué)、科研等活動(dòng)中日益施放著明顯的作用。我們作為一名檔案從業(yè)人員，更需要提高檔案工作認(rèn)識(shí)，以積極、主動(dòng)、開拓、創(chuàng)新的主人翁意識(shí)投入到檔案工作之中，擔(dān)負(fù)起時(shí)代所賦予檔案工作的重任。

五、加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案人員職業(yè)修為

醫(yī)院綜合檔案室所面臨的不只是保管和豐富館藏簡(jiǎn)易單一的任務(wù)，還需要根據(jù)館藏檔案和社會(huì)需求，在研究檔案內(nèi)容的基礎(chǔ)上，編寫參考資料、匯編檔案文件、參與編史修志、撰寫論文專著等檔案編研工作，開發(fā)更高層的檔案服務(wù)工作，這其實(shí)就是新時(shí)期綜合檔案室發(fā)展的方向和生存的基礎(chǔ)。要完成這一任務(wù)，就要提高醫(yī)院檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)檔案從業(yè)人員的素質(zhì)教育。通過(guò)對(duì)檔案從業(yè)人員的專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、派出學(xué)習(xí)進(jìn)修等等，以期達(dá)到檔案從業(yè)人員肩負(fù)起時(shí)代的重任，形成專業(yè)化檔案管理人才梯隊(duì)，滿足社會(huì)對(duì)檔案工作日益發(fā)展的需求，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理工作提質(zhì)量上水平。首先，檔案從業(yè)人員要有較強(qiáng)的事業(yè)心和敬業(yè)吃苦并耐得住寂寞的工作作風(fēng)。檔案管理工作是一項(xiàng)忍耐寂寞而默默無(wú)聞的工作，又是醫(yī)院發(fā)展凝心聚力厚德積源不可或缺的工作，檔案工作者要甘當(dāng)老黃牛愿做無(wú)名英雄，盡職盡責(zé)一絲不茍地完成好本職工作。其次，要訂閱讀各級(jí)檔案專業(yè)刊物，熟練掌握檔案法律法規(guī)及地方性和單位規(guī)章制度，對(duì)檔案工作中的新規(guī)定、新規(guī)范、新要求、新做法，要及時(shí)貫徹落實(shí)，現(xiàn)實(shí)生活的生動(dòng)真實(shí)、博大寬泛為檔案資料的不斷擴(kuò)展收集提供了廣闊的空間。最后，要求檔案人員要不斷提高綜合能力，加強(qiáng)文史知識(shí)的學(xué)習(xí)，修煉提高語(yǔ)言表達(dá)能力和文字寫作能力以及相應(yīng)的外語(yǔ)能力。檔案工作是集科學(xué)性、綜合性、時(shí)限性與一體綜合歸納性較強(qiáng)的工作，同時(shí)又具有廣博混雜且細(xì)致精準(zhǔn)的工作要素。所以要做到現(xiàn)實(shí)材料的科學(xué)歸檔管理和有效開發(fā)利用，就必然要求從業(yè)人員，具備較全面的文化知識(shí)及熟練的專業(yè)技能。

六、檔案工作要與時(shí)俱進(jìn)，轉(zhuǎn)變工作模式

伴隨著我國(guó)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，社會(huì)對(duì)檔案資料的開發(fā)利用的需求越來(lái)越迫切，要求也越來(lái)越高，檔案工作參與現(xiàn)代化建設(shè)越來(lái)越明顯。這就要求檔案工作者要與時(shí)俱進(jìn)，有創(chuàng)新的觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)進(jìn)取理念，從過(guò)去陳舊的傳統(tǒng)檔案管理模式中擺脫出來(lái)，向著現(xiàn)代化科學(xué)性管理模式轉(zhuǎn)變，從封閉、半封閉狀態(tài)走向更加開放，從單純性的保管和簡(jiǎn)略單一的借閱轉(zhuǎn)化為更廣范、更大意義的綜合性開發(fā)與利用。從現(xiàn)在開始就需要我們正直面對(duì)、不斷探索。要打破傳統(tǒng)檔案工作中“深藏不露”的規(guī)矩，使社會(huì)各界、群體、個(gè)體認(rèn)識(shí)了解檔案，懂得利用檔案為我服務(wù)。要改變目前應(yīng)付立卷、常規(guī)管理的工作方式，把“等人上門”變?yōu)橹鲃?dòng)為其服務(wù)，要深入基層主動(dòng)地了解各部門、科室、崗位的工作需要，及時(shí)為他們提供資料及信息服務(wù)，幫其所需，盡快將館藏靜態(tài)價(jià)值轉(zhuǎn)化為活動(dòng)的現(xiàn)實(shí)檔案價(jià)值。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，社會(huì)文明的進(jìn)步，物質(zhì)和精神發(fā)展的多樣性，為當(dāng)今檔案內(nèi)容的充實(shí)提供了廣闊的空間。隨著計(jì)算機(jī)、多媒體、光盤以及縮微技術(shù)在檔案工作中的廣泛應(yīng)用，使得傳統(tǒng)的檔案管理模式受到?jīng)_擊，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，以互聯(lián)網(wǎng)、計(jì)算機(jī)、縮微機(jī)、掃描儀、檔案管理軟件等高科技設(shè)備在檔案工作中使用，已成為大數(shù)據(jù)、大信息時(shí)代檔案管理工作的重要管理手段，大大推進(jìn)了檔案檢索、存儲(chǔ)、開發(fā)、利用等成果性變革，以計(jì)算機(jī)為主的高技術(shù)設(shè)備應(yīng)用于檔案管理工作已大勢(shì)所趨。

七、注重檔案開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益

檔案信息是人們通過(guò)生產(chǎn)和實(shí)踐活動(dòng)保存和積累下來(lái)的客觀真實(shí)記錄，以檔案的某種或多種形式供后來(lái)人們開發(fā)利用的重要的歷史的文化資源。檔案見(jiàn)證了歷史，能比較完整、真實(shí)地記錄和映示著一個(gè)單位乃至社會(huì)的歷史狀況與發(fā)展軌跡，檔案從一定意義上能總結(jié)過(guò)去預(yù)示未來(lái)。如何發(fā)揮出檔案的作用，極大滿足社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求，是當(dāng)今檔案信息資源開發(fā)利用的關(guān)鍵。利用計(jì)算機(jī)、檔案管理軟件等在檔案工作中的應(yīng)用，使其在檔案材料的收集、存檔、借閱、查找、編目、統(tǒng)計(jì)、編研等方面發(fā)揮著作用，以提高檔案存儲(chǔ)及應(yīng)用處理能力，提高工作效率。

加強(qiáng)對(duì)檔案的綜合利用，是檔案管理的重要內(nèi)容：一是提供準(zhǔn)確價(jià)值的資料，供領(lǐng)導(dǎo)使用。檔案中許多有價(jià)值的信息，尤其是過(guò)去工作和決策方面的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及成功或失敗方面具體分析，對(duì)新時(shí)期的工作和決策提供借鑒依據(jù)，有效增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)者決策的科學(xué)性、實(shí)用性和針對(duì)性；二是對(duì)科研工作的信息反饋功能?？梢岳脵n案對(duì)科研課題的申報(bào)，研究、論證實(shí)施評(píng)獎(jiǎng)直到成果轉(zhuǎn)化提供跟蹤服務(wù)，在提供跟蹤服務(wù)的同時(shí)，也便于對(duì)科研課題隨時(shí)產(chǎn)生的檔案進(jìn)行收集、歸檔，確?？蒲匈Y料保存的完整性，提高檔案管理的效率；三是進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析。對(duì)醫(yī)院管理中的重大事項(xiàng)和決策．可以利用檔案資料對(duì)決策實(shí)施的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行修正和完善，力求使決策更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、適度、可以運(yùn)行，并為今后工作決策提供借鑒依據(jù)。要緊緊圍繞醫(yī)院各項(xiàng)工作，主動(dòng)開發(fā)信息資源，使檔案信息及時(shí)、準(zhǔn)確地為領(lǐng)導(dǎo)者決策提供服務(wù)，為科室管理提供服務(wù)，為病人治病和攻克疑難病癥提供服務(wù)，為醫(yī)院教學(xué)、科研提供好服務(wù)。

八、定期考核，建章立制；加大投入，更新設(shè)備

醫(yī)院檔案管理工作面臨著管理機(jī)制的創(chuàng)新和管理水平的提高，要建章立制，定期考核，制定工作目標(biāo)，量化工作質(zhì)量和工作數(shù)量，分門別類制訂工作細(xì)則和工作規(guī)范，建立嚴(yán)格科學(xué)的檔案管理體系。對(duì)檔案從業(yè)人員定任務(wù)、定職責(zé)、定工作標(biāo)準(zhǔn)，使行一月一考核，將醫(yī)院檔案管理與業(yè)務(wù)科室的管理放到平等的位次進(jìn)行管理、考核，將考核成績(jī)與獎(jiǎng)懲掛鉤。檔案工作人人有責(zé)，要強(qiáng)化責(zé)任，明確科主任是第一責(zé)任人，科主任負(fù)責(zé)抓好本科室檔案材料的收集、歸檔、整理、報(bào)送，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。同時(shí)，醫(yī)院要為檔案工作者提供學(xué)習(xí)進(jìn)步的機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)、支持他們學(xué)有所用、學(xué)有所成，增強(qiáng)檔案從業(yè)人員的成就感和榮譽(yù)感。檔案工作者是單位決策者重要智囊人才，決策者要為檔案從業(yè)人員的人才成長(zhǎng)提供機(jī)會(huì)和機(jī)遇，充分調(diào)動(dòng)其從業(yè)的積極性和創(chuàng)造性。要改善檔案部門的辦公條件。加大資金投入，引進(jìn)現(xiàn)代化的技術(shù)和設(shè)備，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的必要條件。一方面要配備齊全檔案保護(hù)設(shè)備，如庫(kù)房去濕設(shè)備、空調(diào)設(shè)備，高效滅蟲、滅火設(shè)備等；另一方面融入計(jì)算機(jī)管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)方便、快捷、及時(shí)、準(zhǔn)確的優(yōu)勢(shì)，為使用者及時(shí)提供查找、閱讀等信息資源。即可以節(jié)省檔案室的有效使用空間，又能節(jié)省時(shí)間、減少人力、物力和財(cái)力資源的浪費(fèi)，提高工作效率。實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化、科學(xué)化和網(wǎng)絡(luò)化的管理運(yùn)行軌道。

九、總結(jié)

總之，檔案工作是一項(xiàng)科學(xué)性、業(yè)務(wù)性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員只有進(jìn)一步提高從業(yè)修為，建立健全檔案工作制度，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，圍繞醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研搞好檔案資源的開發(fā)利用，最終實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，推動(dòng)醫(yī)院更好更快發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳福貴,張悅.對(duì)我院檔案管理的現(xiàn)狀分析與設(shè)想[J].中華醫(yī)院管理雜志,2006(22):420-421.