文/國網(wǎng)石首市供電公司 王濤
辦公室主任應念好業(yè)務工作“四字訣”
文/國網(wǎng)石首市供電公司王濤
辦公室處在單位承上啟下、聯(lián)絡左右的中心位置,日常工作事務突擊性強,變化范圍大,這就對辦公室主任應急協(xié)調能力和綜合管理水平提出了較高的要求。習近平總書記在《擺脫貧困》之《秘書工作的風范——與地縣辦公室干部談心》篇中,對辦公室主任的基本要求是“審大小而圖之,酌緩急而布之,連上下而通之,衡內(nèi)外而施之”,強調的是統(tǒng)籌協(xié)調能力。對應到日常工作事務中,辦公室主任應著力念好“勤、悟、廉、話”四字訣。
首先要腦勤。辦公室工作并沒有明顯的作息時間概念區(qū)別,辦公室主任的腦子要將每天工作進行梳理、拼接,做到“一日三省”。主要是關注國家對本行業(yè)有無重大決策事項,上級主管部門從文件和會議上傳達了何種工作部署,單位領導關心的工作要點等等,只有養(yǎng)成勤奮思考習慣,對點滴的信息進行篩選分析,并從中分析、綜合、提煉、概括出有價值的信息。才能形成個人的思考成果,圓滿較好地回應領導的決策關切。其次是眼勤。眼界要寬、觀察要勤,辦公室在局外看來,并無專業(yè)性可言,更多的是辦文、辦會、辦事。單位機關中,其它專業(yè)科室不管的事情,都劃到辦公室來負責。但辦公室有更多接觸前沿政策變化、跟蹤服務領導的機會,所以,眼光一定要具有開拓性,少一些就事論事地偷懶、多一些見微知著地用心,這樣就可能事事快人一步,體現(xiàn)出辦公室不同于專業(yè)科室的長處。其三要腿勤。工作思路、工作成績來源于探索、交流和實踐。對上要多請示、匯報、征求意見,對下要深入基層,搞好調查研究,重點掌握基層單位在消化執(zhí)行上級部署的程度和差異,收集一線員工期盼和建議。橫向注重借鑒學習,主要把自身的短板和問題與兄弟單位對比,從中找到他人的長處和經(jīng)驗,通過消化吸收為我所用,推動工作不斷提檔升級。
悟性,就是對事物的體會和認知的能力,辦公室室主任的成功與否,與自身悟性高底有著直接關系。首先,要從經(jīng)常學習中培養(yǎng)敏銳的悟性。學習不能局限于某個專業(yè)或領域,要當“雜家”,廣泛涉獵于經(jīng)濟、哲學、中外文學等領域,一方面通過大量的學習拓寬眼界和思緒,另一方面通過成功案例尋求解決當下難題的方法和途徑。其次要善于思考。出色的辦公室工作更多的比拼的腦力和智商,凡事都不能簡單使用直線思維,要有善于把相關的信息匯總起來,運用矛盾統(tǒng)一的觀點,由此及彼、由表及里。其三注重平時積累。通過交叉工作、私下溝通等機會,有意識了解單位每個崗位的特點,盡量熟悉他們的行事邏輯,這樣,在做分析、講措施時,才能有深度和廣度,贏得大多數(shù)人認可。
廉是一種約束,更是一種保障,是辦公室主任最基本的素質也是最起碼的要求。一是守法紀。辦公室主任是離單位領導最近的人,有更多機會接觸到財、權、物。受到有不同目的人群關注。面對職務產(chǎn)生的誘惑,要謹記法紀法律,恪守“觀君莫伸手,伸手必被抓”警句。平時清清白白做人、老老實實做事,通過不斷提升的能力和水平成就自己的理想和抱負。二是明制度。辦公室同時服務于單位各位領導和基層單位,面對各種需求,最有效辦法是按規(guī)矩辦事,用流程管人。執(zhí)行過程中,即使有不同聲音,辦公室也是不偏不倚,始終代表著單位管理制度,以理服人。三是講道德。道德游離于法律約束的情形之外,代表著社會的正面取向。辦公室處于單位的關鍵崗位,負責人的行事風格某種程度上具有引領效應。所以,辦公室主任要有甘于吃苦、樂于奉獻的精神,有助人成事、默默無言的境界。用自己的人格力量在單位中匯聚傳遞正能量。
辦公室更多從事著幕后工作,用文字形式沉默向外界展示自己的思想,較少有機會走向前臺表達自己,但這并不代表辦公室主任要荒于對語言技巧的磨煉。一是講真話。這是最起碼的工作要求,在匯報工作、反映困難時,辦公室主任不能以領導的好惡和心情來變更事情的真相,要一是一、二是二,做到實事求是,不夸大也不縮小。同時,也需注意語言技巧,根據(jù)環(huán)境和氛圍的變化,適當調整語境和話風,努力讓尖銳變得和緩,防止矛盾激化升級。二是說準確話。在書面材料中,每一項措施都要明確出處,每一組數(shù)據(jù)都應經(jīng)過專業(yè)審核,不能估計、猜想、揣摩,自己想當然,始終保好持公文的嚴謹度和周密性。在匯報工作中,不能粉飾太平,要有理有據(jù)、準確無誤。不能由于語言失誤給別人產(chǎn)生一種不負責的形象。三是說激勵話。辦公室由于崗位特點,工作人員加班熬夜,身體透支屬于常態(tài)。有時由于各種原因,工作得不到單位領導的肯定,使得士氣受得影響,對團體的凝聚力和戰(zhàn)斗力造成嚴重負面作用。辦公室主任要在不斷總結進步的基礎上,凡事干事在前、享受在后,用自身人格力量帶動工作。定期組織辦公室內(nèi)部會議,開展以批評和自我批評為主的工作總結。辦公室主任要多關心支持身邊工作人員,為其制定職業(yè)發(fā)展規(guī)劃,用單位先進人員激勵、引導他們成長成長。
辦公室工作千頭萬緒,辦公室主任崗位任重而道遠。本文僅從“勤快善悟廉明謹言”四個方面進行簡單的闡述,不免掛一漏萬。身為辦公室主任,還需在日常工作中,找準節(jié)奏和規(guī)律,切實發(fā)揮好溝通上下、聯(lián)絡左右的作用。