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        職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理體會(huì)

        2015-11-24 22:56:51宋揚(yáng)
        中國(guó)經(jīng)貿(mào) 2015年19期

        宋揚(yáng)

        【摘 要】目前,職業(yè)健康監(jiān)護(hù)已經(jīng)成為了企業(yè)發(fā)展中對(duì)員工必不可少的一項(xiàng)管理工作,其主要包括職業(yè)健康檢查和職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理兩項(xiàng)內(nèi)容。其中,職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案應(yīng)該包括勞動(dòng)者的基本情況、職業(yè)史、以往病史、檢查結(jié)果和處理情況以及診療資料等。近年來(lái),隨著信息化技術(shù)的不斷普及與發(fā)展,職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的管理也逐步趨于信息化和網(wǎng)絡(luò)化,給檔案管理工作的有效開展提供了技術(shù)支持。本文主要對(duì)當(dāng)前職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理的現(xiàn)狀進(jìn)行分析,并在此基礎(chǔ)上談一下信息化管理體會(huì)。

        【關(guān)鍵詞】職業(yè)健康;監(jiān)護(hù)檔案;信息化管理

        隨著國(guó)家相關(guān)部門對(duì)職業(yè)病統(tǒng)計(jì)重視程度的不斷提高,職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案的管理也引起了各企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)部門的高度重視。在過去的時(shí)間里,由于管理理念落后,管理方法和手段不當(dāng),從而導(dǎo)致此方面的管理水平下降,健康監(jiān)護(hù)檔案的作用無(wú)法得到充分發(fā)揮。然而,隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,也給企業(yè)的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作帶來(lái)的福音,使其實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化管理,完善了檔案管理工作。

        一、監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用與局限性

        縱觀我國(guó)職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理工作的開展來(lái)看,大致經(jīng)歷了3個(gè)發(fā)展階段,即全紙質(zhì)管理階段、計(jì)算機(jī)管理階段和網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段。作為全紙質(zhì)管理階段向網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)管理階段的過渡期,計(jì)算機(jī)單機(jī)管理階段在檔案管理發(fā)展中具有重要意義,但同時(shí)也存在一些有待解決的問題,接下來(lái)筆者就監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用與局限性進(jìn)行簡(jiǎn)要分析和探討。

        1.監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的作用

        計(jì)算機(jī)單機(jī)管理與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)管理相比,在硬件設(shè)施上得到了很大的提升,實(shí)現(xiàn)了部分環(huán)節(jié)的自動(dòng)化,一方面減少了管理人員的工作量,節(jié)省了大量的人力資源;另一方面則提高了工作效率和管理水平。利用Fox pro軟件程序建立數(shù)據(jù)庫(kù)索引系統(tǒng)是1999年開始應(yīng)用的管理方法,該系統(tǒng)將1976年以來(lái)的數(shù)以萬(wàn)計(jì)的監(jiān)護(hù)檔案錄入計(jì)算機(jī),采用一人一號(hào)一檔終身使用,并在此基礎(chǔ)上用數(shù)據(jù)庫(kù)命令來(lái)進(jìn)行條件索引,方便使用者對(duì)所需的檔案進(jìn)行查找,索引的關(guān)鍵詞有很多,比如說(shuō)姓名、部門、單位、職業(yè)病危害因素以及體檢時(shí)間等。與此同時(shí),該系統(tǒng)還可以滿足使用者的諸多需求,例如,對(duì)紙質(zhì)檔案資料的調(diào)閱、對(duì)勞動(dòng)者健康情況變化進(jìn)行動(dòng)態(tài)觀察等。除此之外,使用者若想將該系統(tǒng)中的體驗(yàn)人員的一般情況批量導(dǎo)出,只需要核對(duì)一般信息接著錄入體檢結(jié)果便可,這樣一來(lái),大幅度減少了體檢資料錄入的工作量,提高了整體效率。

        2.監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理的局限性

        計(jì)算機(jī)單機(jī)管理雖然在一定程度上實(shí)現(xiàn)了管理工作的自動(dòng)化和智能化,但在某些方面仍然過于依賴紙質(zhì)檔案,有一部分工作依舊需要手工操作來(lái)完成。這就導(dǎo)致了這種管理模式或多或少會(huì)存在一些不足之處。歸納起來(lái),這些不足之處大致體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:(1)盡管利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以使體檢人員盡快得到體檢號(hào)碼,但是秘籍架里人工提取檔案或建新檔案的效率低,從而必然會(huì)導(dǎo)致體檢人群中在檔案室中滯留;(2)由于體檢人員在獲取檔案之后,需要到監(jiān)護(hù)門診進(jìn)行問診、檢查以及開具各種檢查單等工作,所以大量的人群會(huì)集中在監(jiān)護(hù)門診中,導(dǎo)致人員擁擠,目前,監(jiān)護(hù)門診環(huán)節(jié)已經(jīng)成為了體檢中最受關(guān)注的問題;(3)在體檢之后,企業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理人員需要對(duì)各個(gè)員工的檢查單進(jìn)行手工整理、粘貼、錄入,由于人員較多,所以管理人員的工作量也往往較大,這樣一來(lái),難免會(huì)出現(xiàn)由于人工失誤而導(dǎo)致的差錯(cuò)出現(xiàn),同時(shí),整體工作效率也無(wú)法得到全面提高;(4)由于是單機(jī)管理,所以醫(yī)生所用的Excel表格與檔案室的Fox pro數(shù)據(jù)庫(kù)兩者是相互分離的。因此,對(duì)于體檢原始資料的查詢,只能通過紙質(zhì)檔案里查詢到;(5)監(jiān)護(hù)檔案計(jì)算機(jī)單機(jī)管理時(shí)期,對(duì)于身份的識(shí)別有賴于每個(gè)檢查環(huán)節(jié)核對(duì)身份證和照片,繁忙之中難以杜絕冒名頂替的現(xiàn)象發(fā)生。

        二、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

        在信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天,信息化管理已經(jīng)成為了職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理的必然趨勢(shì)。與全紙質(zhì)管理和計(jì)算機(jī)單機(jī)管理相比,信息化管理具有諸多優(yōu)勢(shì),主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

        1.全面提升了職業(yè)健康監(jiān)護(hù)的工作效率

        自從信息化管理系統(tǒng)研制成功并投入使用之后,基本上可以將計(jì)算機(jī)單機(jī)管理過程中存在的問題有效解決,尤其是在工作效率的提升上,其優(yōu)勢(shì)更為明顯:(1)改變了傳統(tǒng)全紙質(zhì)管理模式,使得檔案的存放空間進(jìn)一步縮小,提檔歸檔的事時(shí)間和人力也得到了大幅度節(jié)約;(2)體檢流程得到了優(yōu)化,體檢人員在領(lǐng)取到體檢任務(wù)之后,需要前往不同的科室進(jìn)行檢查,有效緩解了單一流程的瓶頸效應(yīng);(3)對(duì)于體檢人員的攝像信息會(huì)在第一時(shí)間傳達(dá)到各個(gè)科室內(nèi),以此來(lái)有效防止冒名頂替的問題發(fā)生,確保了體檢資料的真實(shí)性;(4)在檔案管理中,加入了條形碼和掃描儀等設(shè)備的應(yīng)用,以此來(lái)確保各項(xiàng)檢查工作可以以最短的時(shí)間切換到所需的工作界面,大大縮短了體檢時(shí)間,提高了工作效率;(5)對(duì)與體檢人員相關(guān)的檢查結(jié)果的整理和錄入,直接由負(fù)責(zé)檢查的醫(yī)師完成,不僅提高了工作效率,而且還確保了檢查結(jié)果的準(zhǔn)確性;(6)檔案室和各個(gè)檢查室的工作均錄入或傳輸?shù)叫畔⒒到y(tǒng)中,受檢者的一般信息和歷次體檢結(jié)果完整保存并動(dòng)態(tài)續(xù)加新內(nèi)容。

        2.信息化管理符合職業(yè)健康監(jiān)護(hù)的工作要求

        對(duì)于為企業(yè)提供職業(yè)健康監(jiān)護(hù)技術(shù)服務(wù)的衛(wèi)生部門來(lái)說(shuō),其主要任務(wù)就是對(duì)出具的個(gè)體報(bào)告進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和保管。在信息化管理系統(tǒng)模式下,職業(yè)健康監(jiān)護(hù)工作應(yīng)該具備以下幾項(xiàng)功能:(1)不同人員在操作權(quán)限上具有一定程度的限制,工作人員只能根據(jù)自己的權(quán)限開展管理工作;(2)針對(duì)每一位工作人員,都有各自的用戶名、密碼和簽字識(shí)別,這些資料都是其他人無(wú)法修改的;(3)與體檢人員相關(guān)的體檢時(shí)間、報(bào)告生成時(shí)間等信息都是系統(tǒng)自動(dòng)生成的,具有極強(qiáng)的時(shí)效性;(4)檔案的建立是按照體檢者的姓名和身份證號(hào)為依據(jù)的,實(shí)行一人一檔終生使用制度,這樣做的目的主要是為了避免體檢者由于工作變動(dòng)而導(dǎo)致的檔案資料不連貫的問題發(fā)生;(5)對(duì)于體檢者的檢查報(bào)告,通常以PDF的形式打印出來(lái),并進(jìn)行存檔,不能對(duì)其進(jìn)行更改或編輯。這樣一來(lái),便提高了健康檔案工作的嚴(yán)謹(jǐn)、客觀和真實(shí)性,達(dá)到了維護(hù)勞動(dòng)者和企業(yè)雙方權(quán)益的目的。

        3.對(duì)檔案室工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了新要求

        與傳統(tǒng)的全紙質(zhì)檔案管理模式相比,檔案信息化管理對(duì)管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)也提出了更高的要求,首先,管理人員必須對(duì)熟練操作電腦,并且能夠利用辦公軟件對(duì)健康檔案進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì),否則,無(wú)法利用Excel開展檔案管理工作。其次,對(duì)企業(yè)單位批量在崗定期體檢,依據(jù)監(jiān)護(hù)醫(yī)師制定的體檢項(xiàng)目方案,轉(zhuǎn)化為信息系統(tǒng)里新的體檢計(jì)劃分組,對(duì)體檢名單進(jìn)行分組之后,將其編號(hào)后導(dǎo)入管理系統(tǒng)中。再次,動(dòng)態(tài)掌握體檢進(jìn)度、體檢項(xiàng)目完成情況,及時(shí)反饋到企業(yè),以便企業(yè)督促員工按時(shí)完成體檢,提高受檢率。最后,對(duì)上、轉(zhuǎn)、離崗體檢,以及特殊工種取證體檢這些常規(guī)的非批量體檢,檔案室工作人員要掌握不同工種所接觸的職業(yè)病危害因素類別,根據(jù)職業(yè)病危害因素選擇相應(yīng)的體檢項(xiàng)目,即時(shí)掛號(hào)、劃價(jià)、攝像、打印導(dǎo)診單。只有將以上工作全面掌握,才能夠提高檔案管理水平,提高檔案使用率。

        三、結(jié)語(yǔ)

        綜上所述,職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案管理是企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要管理工作,是企業(yè)對(duì)員工身體健康狀況進(jìn)行全面了解的重要依據(jù)。近年來(lái),隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷普及與推廣,實(shí)現(xiàn)健康監(jiān)護(hù)檔案管理信息化也成為了企業(yè)發(fā)展中的一項(xiàng)重要工作。實(shí)現(xiàn)管理信息化,不僅可以提高健康監(jiān)護(hù)檔案的利用率,將其作用最大限度的發(fā)揮出來(lái),而且還可以從整體上提高企業(yè)的管理水平,更好的促進(jìn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

        參考文獻(xiàn):

        [1]曾巧容,曾玉宇,姚惠琳.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案信息化管理體會(huì)[J].安徽預(yù)防醫(yī)學(xué)雜志,2011(02).

        [2]張珊.我們?cè)诼殬I(yè)監(jiān)護(hù)檔案的建立及管理工作中的體會(huì)[J].化工勞動(dòng)保護(hù),2012(03).endprint

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