文書檔案管理一直以來都是檔案工作的重要組成部分，也是檔案工作的重點(diǎn)。當(dāng)前，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步和信息技術(shù)的不斷更新，辦公自動化已全面進(jìn)入各個工作領(lǐng)域。辦公自動化的開展，相應(yīng)地形成了大量的電子檔案，因此電子檔案的管理已成為文書檔案工作中的重要環(huán)節(jié)。如何更有效實(shí)現(xiàn)電子檔案長期保存、高效管理、快速查詢、有效利用，已成為文書檔案信息化管理的迫切需要。本文將結(jié)合本院電子檔案工作的實(shí)際經(jīng)驗(yàn)，對文書檔案信息化管理中的利與弊進(jìn)行初步探討和分析。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)越性

電子文件作為20世紀(jì)的新生事物，在我國檔案國家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中將其定義為：“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件?！庇捎谳d體的特殊性，使其在檔案管理工作中，具備了很多以往手工檔案所不具有的優(yōu)點(diǎn)。

首先，儲存介質(zhì)上來說：低碳環(huán)?！娮游募詳?shù)據(jù)形式存儲，具有重量輕、體積小、信息容量大等特點(diǎn)，極大節(jié)省了紙張、柜架、庫房等儲存空間，非常符合現(xiàn)在倡導(dǎo)的低碳環(huán)保。

其次，從可操作性來說：方便高效——數(shù)據(jù)化的存儲為數(shù)據(jù)化的利用帶了便利，通過計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)處理，能方便的進(jìn)行檢索、復(fù)制、修改等操作，高效靈活。

再次，從內(nèi)容上來說：豐富多彩——電子文件的出現(xiàn)，使文件的存儲擺脫了過去紙質(zhì)文件單一的圖文存儲，拓展到了聲音、影像等多媒體信息。

最后，從檔案利用率上來講：信息交流，資源的共享——在傳統(tǒng)的手工模式下，醫(yī)院各部門之間的檔案工作往往是各自為政，很多有用的信息無法達(dá)到及時的交流和共享，大量的文書檔案管理進(jìn)行信息化處理后，可以通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行信息的傳輸和共享，供更多人進(jìn)行信息的溝通與交流。檔案價(jià)值在很大程度上得到充分利用。

二、文書檔案信息化管理的弱點(diǎn)

1.電子檔案的真實(shí)性受到限制

檔案區(qū)別于其他信息資料，其本質(zhì)屬性是原始記錄性。由于檔案的原始記錄具有真實(shí)性，所以它也具有法律憑證的作用。例如當(dāng)事人的親筆手稿、親筆簽名等。電子文件是在電腦上形成的，且文本的格式，包括字體、字號、段落等，都可以隨意地進(jìn)行編輯和修改，并且可以以一定的方式形成而看不出原作者。這就為不法分子偽造、仿造、變造文件提供了可乘之機(jī)。在一定程度上影響了電子檔案的真實(shí)性，也使人們無法根據(jù)筆跡等紙質(zhì)檔案所特有的屬性來作出判斷。

2.電子檔案長久保存存在困難

電子文件需要長久保存則要具備一定的環(huán)境條件和技術(shù)條件。

（1）環(huán)境條件：電子文件的載體材料是磁性物質(zhì)和光盤等化學(xué)材料，它對保存的環(huán)境條件要求比較高，很容易受溫度、濕度、灰塵、磁場、震動、光線、有害氣體等影響。一旦載體受到影響，就會造成不可修復(fù)的損毀，使電子文件失去保存價(jià)值。相對來說，紙質(zhì)文件對保管條件相對低一些。

（2）技術(shù)條件：電子文件的壽命不僅與保管環(huán)境條件有關(guān)，更與技術(shù)革新密切相關(guān)，電子文件如何長久保存面臨以下技術(shù)問題。其一，電子文件的不兼容性。很多電子設(shè)備之間都是不兼容的。電腦軟件開發(fā)的通用性差，不同的系統(tǒng)生成不同的電子文件，相互不能通用，或是不能實(shí)現(xiàn)格式的轉(zhuǎn)換。其二，電子文件的安全性和保密性。網(wǎng)絡(luò)黑客及網(wǎng)絡(luò)犯罪現(xiàn)象時有發(fā)生，這對存在于網(wǎng)絡(luò)上共享的電子檔案信息也構(gòu)成了一定的威脅。計(jì)算機(jī)木馬的植入和計(jì)算機(jī)病毒的入侵會讓檔案管理人員的電腦癱瘓、信息丟失，從而使電子文件被丟失或篡改?；谝陨显?，如何保護(hù)電子文件不受損害成為重要技術(shù)課題。

3.電子檔案管理水平有待提高

電子檔案管理作為新興的檔案管理方式，對檔案管理人員提出了更高的要求。不僅要求檔案人員懂得紙質(zhì)文書檔案管理的相關(guān)理論、操作方法等，還需要他們要熟練使用電子計(jì)算機(jī)及檔案管理軟件。因此，現(xiàn)有管理人員的素質(zhì)已經(jīng)不能很好地滿足實(shí)際工作的需要。檔案人員素質(zhì)的提升成為提高電子檔案管理水平的重要途徑。

三、建議和意見

針對以上種種在文書檔案信息化管理應(yīng)用中出現(xiàn)的實(shí)際問題，結(jié)合我自身的工作實(shí)踐，提出幾點(diǎn)建議，以供商榷：

1.強(qiáng)化檔案制度

利用制度機(jī)制，從源頭上對電子檔案的真實(shí)性進(jìn)行控制。定崗定責(zé)，專人操作；原始數(shù)據(jù)核對、數(shù)據(jù)保存由檔案人員一手負(fù)責(zé)：完善記錄機(jī)制，修改稿與原始稿分別保存，防止信息的丟失與錯誤操作。

2.強(qiáng)化軟硬設(shè)施

電子檔案的管理電腦應(yīng)專機(jī)專用，并安裝安全可靠的安全軟硬件，確保電子檔案的傳輸與共享過程中，不泄漏信息。同時開發(fā)合適醫(yī)院檔案管理所用軟件，提高使用效率。強(qiáng)化硬件投入，建立專門機(jī)房，使數(shù)據(jù)長效保存。

3.強(qiáng)化管理人員

電子檔案的管理對檔案人員有了新的要求，且需要不斷地提升業(yè)務(wù)能力。首先應(yīng)加大對檔案人員教育培訓(xùn)的力度，建立一定的學(xué)習(xí)激勵機(jī)制，鼓勵支持檔案管理人員的學(xué)歷教育和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，如業(yè)務(wù)培訓(xùn)、在職學(xué)習(xí)、短期培訓(xùn)等。將檔案業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)納入業(yè)績考核的一部分，從而調(diào)動檔案人員學(xué)習(xí)的主動性。同時有計(jì)劃、有針對性對廣大職工進(jìn)行檔案培訓(xùn)，使檔案管理可以從底層數(shù)據(jù)開始就有一定的標(biāo)準(zhǔn)化，最終提高整體使用效率。其次要建立自學(xué)為主、培訓(xùn)交流為輔的學(xué)習(xí)模式，形成良好的學(xué)習(xí)氛圍，使學(xué)習(xí)長效化、終身化。有條件的應(yīng)參加檔案管理專業(yè)的職稱考試，取得檔案管理專業(yè)的職稱。從而保證檔案人員的素質(zhì)隨著時代變化而不斷提高。

四、結(jié)束語

時代在發(fā)展，社會在進(jìn)步，檔案信息化管理已然成為當(dāng)今社會檔案管理中重要的手段。老式的紙質(zhì)檔案管理已逐步被文書檔案信息化管理所取代，為保證電子文件可靠性和長期可讀性，同時確保電子檔案能夠安全可靠地處于可準(zhǔn)確提供利用的狀態(tài)，檔案人員要面對實(shí)際，從需要出發(fā)，做好知識更新、引進(jìn)和拓展，使檔案發(fā)揮更大的社會價(jià)值，提供更大的經(jīng)濟(jì)效益，使其在社會生活中發(fā)揮更大的作用。

作者信息：

曾靜鈺（1983-），女，籍貫：浙江麗水，最高學(xué)歷：大專，目前職稱：中級。endprint