雷洋

[摘 要]電子檔案的整理與保護(hù)工作十分重要，尤其是重要的電子檔案，在對(duì)其進(jìn)行整理時(shí)，要這一規(guī)范性，否則會(huì)影響著真實(shí)性，因?yàn)椴煌臋n案類型其整理方式不同，因此需要檔案整理人員做好區(qū)分。本文主要通過對(duì)電子檔案的整理的介紹，進(jìn)而探討了其保護(hù)措施，供參考使用。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；整理；保護(hù)

電子檔案整理工作相比要比紙質(zhì)檔案輕松很多，只要掌握各類檔案整理的基本流程即可，但是因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)病毒等原因，電子檔案受到了很多干擾，甚至?xí)桓`取，因此必須做好相應(yīng)的保護(hù)工作，避免發(fā)生檔案信息數(shù)據(jù)丟失或者其他數(shù)據(jù)被竊取的情況，保護(hù)措施有多種，可以同時(shí)選擇幾種，以此來提高保護(hù)效果。

一、電子檔案的整理

現(xiàn)階段我國(guó)的檔案管理基本上都進(jìn)入到了電子化時(shí)代，這為檔案整理提供了方便，檔案整理工作也因此變得簡(jiǎn)單，但是不同類型的檔案，其整理方式存在著差異，因此檔案整理人員在進(jìn)行整理時(shí)，應(yīng)該做好區(qū)分，再加之，電子檔案存在著一定的危險(xiǎn)性，因此注重保護(hù)工作也十分必要，在此，筆者首先來探討電子檔案的整理工作。

（一）文書電子檔案整理

文書電子檔案主要分為兩種，一種是內(nèi)部文件，另一種是外來文件，這兩種文件在整理時(shí)，要做好區(qū)分，以免混淆。如果是內(nèi)部文件，可以將其按照時(shí)間或者組織機(jī)構(gòu)的名稱進(jìn)行分類，并且儲(chǔ)存在組盤中。根據(jù)年代的差異以及組織機(jī)構(gòu)的差異進(jìn)行分盤，以方便檢索，這種整理方式也能夠有效的延長(zhǎng)電子檔案保存的時(shí)間。在檔案歸檔時(shí)，可以按照部門進(jìn)行歸檔，便于查找，進(jìn)而提高其利用效率。因?yàn)殡娮訖n案在歸檔時(shí)，經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的行為，為此需要由專門的部門來完成該項(xiàng)工作，組盤完成之后，還應(yīng)該由專門的人員來進(jìn)行統(tǒng)一安排，并且建立目錄，以方便其他人員搜索查找，而且建立目錄之后，更方便的電腦查收。

針對(duì)外來文件，對(duì)其進(jìn)行整理，可以在文書室處理，將所有的外來文件都掃描進(jìn)入計(jì)算機(jī)中，公文傳遞以及督辦等環(huán)節(jié)，都可以利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來完成，歸檔的主要任務(wù)可以交給業(yè)務(wù)部門，業(yè)務(wù)部門完成歸檔之后，將其交給承辦部門，該部門依據(jù)文件的重要性或者保密程度來進(jìn)行分級(jí)，之后將其交給檔案部門，經(jīng)過審核通過之后，檔案人員填寫相關(guān)檔案信息，將其放進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)中，如果有人要想利用這些檔案，可以利用各個(gè)網(wǎng)路終端，即可查找到相關(guān)的文件。

（二）科技電子文件歸檔

這類檔案類型繁多，對(duì)其進(jìn)行歸檔并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，可以采取分類管理的方式，也可以選擇使用項(xiàng)目歸檔的方式，一般情況下，都是在分類管理的基礎(chǔ)上，再利用項(xiàng)目歸檔。其具體的歸檔方式如下：

首先，基建檔案，這種類型的檔案通常都是由電腦打印出來，而且打印的紙張規(guī)范，整理基建檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)時(shí)，需要按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行輸入，如果基建檔案屬于紙張實(shí)體檔案，可以利用掃描的方式將其錄入到計(jì)算機(jī)中，之后根據(jù)案卷號(hào)以及其他序號(hào)將其連接起來，以便用戶通過簡(jiǎn)單的檢索方式即可查找到檔案；其次，設(shè)備檔案，這類檔案通常來自于企業(yè)，相關(guān)企業(yè)人員在采購(gòu)相關(guān)設(shè)備時(shí)，外商提供的相關(guān)資料，傳統(tǒng)的資料都是以圖紙的形式存在，現(xiàn)代主要是以電子方式存在，我國(guó)相關(guān)設(shè)計(jì)部門，所設(shè)計(jì)的產(chǎn)品都逐漸的傾向電子化，在購(gòu)買相關(guān)設(shè)備時(shí)，交易雙方應(yīng)該提供電子檔案，應(yīng)該附上說明以及需要注意的問題。

二、電子檔案的保護(hù)

（一）軟磁盤的保護(hù)

統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密度軟盤；把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數(shù)據(jù)；規(guī)范管理?xiàng)l件。要求軟磁盤存放在無強(qiáng)磁場(chǎng)干擾、無震動(dòng)、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對(duì)濕度控制在40%～50%，溫度控制在14℃～24℃；加強(qiáng)病毒防范。要求各業(yè)務(wù)部門加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護(hù)狀態(tài)。

（二）光盤的保護(hù)

要規(guī)范排放和使用。光盤壽命的長(zhǎng)短，與光盤累計(jì)使用時(shí)間的長(zhǎng)短息息相關(guān)。激光光能對(duì)光盤制成材料穩(wěn)定性的影響是隨光盤累計(jì)使用時(shí)間的延長(zhǎng)而加大的；要防止有害氣體的腐蝕。工業(yè)區(qū)的空氣中常有氟化氫（HF）、氯化氫（HCI）等氣體有害物質(zhì)。在靠近海洋的地方，空氣中含有較多的海鹽微粒，光盤保存環(huán)境要注意遠(yuǎn)離以上場(chǎng)所和產(chǎn)生鹵化物的場(chǎng)所，必要時(shí)須采取空氣過濾措施；）要保護(hù)良好的溫、濕度環(huán)境。高溫、潮濕都會(huì)使光盤老化，降低光盤使用壽命或直接損壞光盤。因此光盤存放的溫度應(yīng)控制在14℃～24℃，相對(duì)濕度40%～60%；要保持信息讀取面的清潔，不能有過大的臟污和劃痕。在每次拿取光盤時(shí)，只能接觸光盤的內(nèi)沿，不能觸摸光盤的數(shù)據(jù)區(qū)，以免油漬和指紋落在讀取面的數(shù)據(jù)讀取區(qū)。

（三）更新觀念，迎接挑戰(zhàn)

電子檔案的出現(xiàn)，對(duì)人們來說還是一件新鮮事物，對(duì)這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認(rèn)識(shí)。檔案部門要加大宣傳力度，強(qiáng)化依法治檔的意識(shí)。尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導(dǎo)及其工作人員的檔案意識(shí)，才能保證檔案材料的順利歸檔。加強(qiáng)對(duì)檔案工作者的電子檔案管理等知識(shí)的培訓(xùn)。從電子檔案發(fā)展方向來看，檔案工作者要逐步做到運(yùn)用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代化通訊設(shè)備進(jìn)行電子信息的制作、使用和維護(hù)，介入文件的形成和保管，參與電子檔案管理檢索系統(tǒng)的設(shè)計(jì)規(guī)劃，保證電子檔案的真實(shí)、完整和安全，促使電子檔案管理早日走上規(guī)范、有序、健康的發(fā)展之路。隨著新技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理會(huì)更加普遍，而對(duì)其技術(shù)措施的要求也就越來越遍。

三、結(jié)語(yǔ)

電子檔案的整理工作十分重要，但對(duì)其進(jìn)行保護(hù)更加重要，現(xiàn)代化的電子保存方式便利的同時(shí)，也會(huì)隨之帶來很多困擾，尤其是安全困擾，為了降低危害性，電子檔案整理與保護(hù)工作應(yīng)該同時(shí)進(jìn)行，在整理時(shí)，就應(yīng)該注重合理性以及規(guī)范性，而在保護(hù)工作進(jìn)行時(shí)，也需要考慮到整理的問題，只有兩者都做到位，才更有利于發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]韓變琴.淺談高校電子檔案的管理[J].山西經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào).2007（03）

[2]王巍.電子檔案的保護(hù)[J].信息化建設(shè).2007（09）

[3]劉爽，王永華.傳統(tǒng)檔案保護(hù)與電子檔案保護(hù)的措施[J].黑龍江科技信息.2007（17）

[4]唐葵.淺議電子檔案的保護(hù)[J].機(jī)電兵船檔案.2007（01）