雷洋

[摘 要]電子檔案的整理與保護工作十分重要，尤其是重要的電子檔案，在對其進行整理時，要這一規(guī)范性，否則會影響著真實性，因為不同的檔案類型其整理方式不同，因此需要檔案整理人員做好區(qū)分。本文主要通過對電子檔案的整理的介紹，進而探討了其保護措施，供參考使用。

[關(guān)鍵詞]電子檔案；整理；保護

電子檔案整理工作相比要比紙質(zhì)檔案輕松很多，只要掌握各類檔案整理的基本流程即可，但是因為網(wǎng)絡病毒等原因，電子檔案受到了很多干擾，甚至會被竊取，因此必須做好相應的保護工作，避免發(fā)生檔案信息數(shù)據(jù)丟失或者其他數(shù)據(jù)被竊取的情況，保護措施有多種，可以同時選擇幾種，以此來提高保護效果。

一、電子檔案的整理

現(xiàn)階段我國的檔案管理基本上都進入到了電子化時代，這為檔案整理提供了方便，檔案整理工作也因此變得簡單，但是不同類型的檔案，其整理方式存在著差異，因此檔案整理人員在進行整理時，應該做好區(qū)分，再加之，電子檔案存在著一定的危險性，因此注重保護工作也十分必要，在此，筆者首先來探討電子檔案的整理工作。

（一）文書電子檔案整理

文書電子檔案主要分為兩種，一種是內(nèi)部文件，另一種是外來文件，這兩種文件在整理時，要做好區(qū)分，以免混淆。如果是內(nèi)部文件，可以將其按照時間或者組織機構(gòu)的名稱進行分類，并且儲存在組盤中。根據(jù)年代的差異以及組織機構(gòu)的差異進行分盤，以方便檢索，這種整理方式也能夠有效的延長電子檔案保存的時間。在檔案歸檔時，可以按照部門進行歸檔，便于查找，進而提高其利用效率。因為電子檔案在歸檔時，經(jīng)常出現(xiàn)不規(guī)范的行為，為此需要由專門的部門來完成該項工作，組盤完成之后，還應該由專門的人員來進行統(tǒng)一安排，并且建立目錄，以方便其他人員搜索查找，而且建立目錄之后，更方便的電腦查收。

針對外來文件，對其進行整理，可以在文書室處理，將所有的外來文件都掃描進入計算機中，公文傳遞以及督辦等環(huán)節(jié)，都可以利用先進的網(wǎng)絡技術(shù)來完成，歸檔的主要任務可以交給業(yè)務部門，業(yè)務部門完成歸檔之后，將其交給承辦部門，該部門依據(jù)文件的重要性或者保密程度來進行分級，之后將其交給檔案部門，經(jīng)過審核通過之后，檔案人員填寫相關(guān)檔案信息，將其放進數(shù)據(jù)庫中，如果有人要想利用這些檔案，可以利用各個網(wǎng)路終端，即可查找到相關(guān)的文件。

（二）科技電子文件歸檔

這類檔案類型繁多，對其進行歸檔并不是一項簡單的工作，可以采取分類管理的方式，也可以選擇使用項目歸檔的方式，一般情況下，都是在分類管理的基礎上，再利用項目歸檔。其具體的歸檔方式如下：

首先，基建檔案，這種類型的檔案通常都是由電腦打印出來，而且打印的紙張規(guī)范，整理基建檔案的相關(guān)數(shù)據(jù)時，需要按照標準進行輸入，如果基建檔案屬于紙張實體檔案，可以利用掃描的方式將其錄入到計算機中，之后根據(jù)案卷號以及其他序號將其連接起來，以便用戶通過簡單的檢索方式即可查找到檔案；其次，設備檔案，這類檔案通常來自于企業(yè)，相關(guān)企業(yè)人員在采購相關(guān)設備時，外商提供的相關(guān)資料，傳統(tǒng)的資料都是以圖紙的形式存在，現(xiàn)代主要是以電子方式存在，我國相關(guān)設計部門，所設計的產(chǎn)品都逐漸的傾向電子化，在購買相關(guān)設備時，交易雙方應該提供電子檔案，應該附上說明以及需要注意的問題。

二、電子檔案的保護

（一）軟磁盤的保護

統(tǒng)一軟盤的規(guī)格，使用3.5寸高密度軟盤；把住軟磁盤質(zhì)量關(guān)。軟磁盤的質(zhì)量直接影響到磁盤信息的保存壽命，高質(zhì)量的軟磁盤在良好的保管條件下可保存近10年，而低質(zhì)量軟磁盤往往不到一年，就讀不出數(shù)據(jù)；規(guī)范管理條件。要求軟磁盤存放在無強磁場干擾、無震動、無塵、無腐蝕氣體和溫濕度適中的環(huán)境里，環(huán)境空氣相對濕度控制在40%～50%，溫度控制在14℃～24℃；加強病毒防范。要求各業(yè)務部門加強計算機的病毒檢測，確保保存電子文件的磁盤不帶病毒，并將磁盤經(jīng)常置于保護狀態(tài)。

（二）光盤的保護

要規(guī)范排放和使用。光盤壽命的長短，與光盤累計使用時間的長短息息相關(guān)。激光光能對光盤制成材料穩(wěn)定性的影響是隨光盤累計使用時間的延長而加大的；要防止有害氣體的腐蝕。工業(yè)區(qū)的空氣中常有氟化氫（HF）、氯化氫（HCI）等氣體有害物質(zhì)。在靠近海洋的地方，空氣中含有較多的海鹽微粒，光盤保存環(huán)境要注意遠離以上場所和產(chǎn)生鹵化物的場所，必要時須采取空氣過濾措施；）要保護良好的溫、濕度環(huán)境。高溫、潮濕都會使光盤老化，降低光盤使用壽命或直接損壞光盤。因此光盤存放的溫度應控制在14℃～24℃，相對濕度40%～60%；要保持信息讀取面的清潔，不能有過大的臟污和劃痕。在每次拿取光盤時，只能接觸光盤的內(nèi)沿，不能觸摸光盤的數(shù)據(jù)區(qū)，以免油漬和指紋落在讀取面的數(shù)據(jù)讀取區(qū)。

（三）更新觀念，迎接挑戰(zhàn)

電子檔案的出現(xiàn)，對人們來說還是一件新鮮事物，對這樣的新鮮事物只有通過宣傳和開發(fā)利用，才能提高人們的認識。檔案部門要加大宣傳力度，強化依法治檔的意識。尤其是提高直接形成電子文件的部門領(lǐng)導及其工作人員的檔案意識，才能保證檔案材料的順利歸檔。加強對檔案工作者的電子檔案管理等知識的培訓。從電子檔案發(fā)展方向來看，檔案工作者要逐步做到運用計算機和現(xiàn)代化通訊設備進行電子信息的制作、使用和維護，介入文件的形成和保管，參與電子檔案管理檢索系統(tǒng)的設計規(guī)劃，保證電子檔案的真實、完整和安全，促使電子檔案管理早日走上規(guī)范、有序、健康的發(fā)展之路。隨著新技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案管理會更加普遍，而對其技術(shù)措施的要求也就越來越遍。

三、結(jié)語

電子檔案的整理工作十分重要，但對其進行保護更加重要，現(xiàn)代化的電子保存方式便利的同時，也會隨之帶來很多困擾，尤其是安全困擾，為了降低危害性，電子檔案整理與保護工作應該同時進行，在整理時，就應該注重合理性以及規(guī)范性，而在保護工作進行時，也需要考慮到整理的問題，只有兩者都做到位，才更有利于發(fā)展。

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