[摘 要]計算機技術(shù)對推進檔案工作技術(shù)現(xiàn)代化顯得迫切而現(xiàn)實，它有力地促進了檔案管理的新發(fā)展，改變了檔案管理的新思路，對檔案事業(yè)產(chǎn)生了深遠而重大的現(xiàn)實意義。

[關(guān)鍵詞]檔案管理；計算機技術(shù)；現(xiàn)代化；程序系統(tǒng)

一、計算機技術(shù)運用在檔案管理中的必要性

在我國當(dāng)前的形勢下，檔案管理工作的目標非常地明確，文獻、資料、信息的處理和開發(fā)能力，是我們要解決的緊迫問題，也是我國檔案管理工作的實質(zhì)。文獻檔案信息處理的現(xiàn)代化系統(tǒng)建設(shè)，勢必涉及到檔案信息的收集、存貯、編目、檢索、服務(wù)等一系列程序的現(xiàn)代化和科學(xué)化，在這種情況下，電子計算機技術(shù)顯得異常重要，當(dāng)然像其它的靜電復(fù)印技術(shù)、激光光盤技術(shù)、微縮技術(shù)以及聲像技術(shù)的運用，也在發(fā)揮著不可或缺的獨特的作用。計算機處理信息具有極高的效率，能以人們想象不到的速度讀入、存儲和輸出天文數(shù)字般的龐大的數(shù)據(jù)，能夠進行嚴密的邏輯推理和精準的判斷分析。因此，在檔案管理中有著非常廣泛的用途和出人意料的明顯效果。

二、計算機在檔案管理系統(tǒng)中的幾種具體形式

（一）計算機技術(shù)應(yīng)用到檔案檢索系統(tǒng)，形成了計算機檔案檢索系統(tǒng)。經(jīng)過大量的實驗研制過程，使用計算機作為檢索工具對改進檔案管理工作，加速檔案管理工作的規(guī)范化、現(xiàn)代化、高效化提供了非?？少F的經(jīng)驗。當(dāng)然今天我們運用計算機管理系統(tǒng)不僅應(yīng)用于檔案文書的管理，還應(yīng)用在圖書館、博物館和一些公文、文件、文檔的管理中去了。這對我們國家管理的信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化、科學(xué)化、標準化和規(guī)范化起到有力的推進作用。

（二）檔案管理和文書處理相結(jié)合，形成了計算機文檔一體化管理系統(tǒng)。計算機文檔一體化管理系統(tǒng)，有著諸多的優(yōu)勢，這種管理系統(tǒng)集合文書處理和檔案管理為一體，“具有文件處理階段的登記、檢索、注辦、催辦、機要文件清退、未歸檔文件清理；而且還具備檔案材料歸檔功能，檔案管理階段的收集、分類、劃定保管期限、組卷、編目、檢索、統(tǒng)計、編制銷毀清冊等功能。通過正規(guī)的文件著錄，利用計算機輔助著錄系統(tǒng)，可以較快地完成檔案文件信息的輸入，加強文書處理部門與檔案部門的聯(lián)系，提高工作效率，減少人工操作和重復(fù)勞動”。

（三）計算機接待利用統(tǒng)計系統(tǒng)?！坝嬎銠C有兩類基本軟件。一種是應(yīng)用軟件，另一種是系統(tǒng)軟件。計算機接待利用統(tǒng)計系統(tǒng)就是屬于應(yīng)用軟件，這個系統(tǒng)具有查檔、接待利用工作中各種登記和管理功能，比如像借閱、催詢、預(yù)約、查找、利用統(tǒng)計等計算機自動管理；自動形成利用過程中產(chǎn)生的各種工作報表和統(tǒng)計表，可直接顯示或打印出來。同時，利用系統(tǒng)一般都具有利用者身份檢驗功能，可供多個用戶同時使用，互不干擾。

三、計算機基本設(shè)計程序解決檔案管理中的幾個問題

計算機基本設(shè)計程序應(yīng)用于檔案管理，形成了檔案管理系統(tǒng)，這些程序設(shè)計，決定著計算機檔案管理系統(tǒng)程序和步驟。在實際管理中，應(yīng)該遵循這些程序設(shè)計，避免出現(xiàn)失誤。

（一）有針對性地選擇計算機檔案管理系統(tǒng)，明確檔案管理的具體課題。檔案管理系統(tǒng)的各個方面，對計算機來說是大有可為的，但設(shè)備和技術(shù)手段的現(xiàn)代化，要求高素質(zhì)的人才去使用和掌握，要做到目的和手段的統(tǒng)一，需要做好長期的扎實的工作，既需要做好檔案管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)、技能訓(xùn)練、業(yè)務(wù)操作，又要選拔懂得計算機技術(shù)的專業(yè)人士參與到檔案管理工作的事業(yè)中去。

（二）分析計算機檔案管理系統(tǒng)，確定計算機檔案管理目標。分析計算機檔案管理系統(tǒng)，深入考查管理系統(tǒng)項目實施情況，及時解決問題適應(yīng)本部門、本行業(yè)、本地區(qū)的實際，做到理論和實踐的緊密結(jié)合。高效科學(xué)地完成檔案管理工作目標和任務(wù)，做到有的放矢，目標明確，項目執(zhí)行具有很強的可操作性。

（三）進行計算機檔案管理系統(tǒng)設(shè)計與程序編寫?！坝嬎銠C系統(tǒng)設(shè)計一般包括兩個環(huán)節(jié)，應(yīng)根據(jù)用戶對系統(tǒng)功能的要求和準備使用的計算機狀況，如機型、特點、功能等情況，確定本系統(tǒng)的設(shè)計原則。在系統(tǒng)框圖、功能模塊和數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)確定以后，就進入了程序編寫的階段。首先應(yīng)根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的要求，選擇采用計算機文件管理方式，或者選擇數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)管理方式?！?/p>

（四）計算機檔案管理數(shù)據(jù)準備和程序調(diào)試?！霸跈n案計算機管理系統(tǒng)中，數(shù)據(jù)量是非常大的，需要根據(jù)數(shù)據(jù)類型的要求收集有關(guān)數(shù)據(jù)，并按一定的格式整理出來，即按規(guī)定好的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)進行數(shù)據(jù)的讀寫。由于計算機只能識別規(guī)范的符號，所以應(yīng)按檔案著錄標引規(guī)則開展這項工作。程序編完后應(yīng)進行認真的調(diào)試，在調(diào)試過程中，原來的手工管理系統(tǒng)仍應(yīng)同時工作，以便對程序作進一步的修改和校正。”

（五）計算機檔案管理系統(tǒng)的運行、維護。系統(tǒng)運行是指在數(shù)據(jù)準備和程序調(diào)試基本完成以后，投入正式運行的過程。在運行過程中還要做到系統(tǒng)的調(diào)試和維護，保障計算機檔案管理系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)和高效工作，發(fā)現(xiàn)漏洞及時做好處理和修補工作，讓計算機檔案管理系統(tǒng)更好地服務(wù)于檔案管理工作的方方面面，加速檔案管理的現(xiàn)代化、信息化進程，提高檔案管理的科學(xué)化水平。

當(dāng)然，檔案管理工作的現(xiàn)代化是一個長期的進程。隨著科學(xué)技術(shù)手段的提高，檔案載體從紙質(zhì)檔案為主轉(zhuǎn)向多種載體并存，改變了傳統(tǒng)檔案管理的手段和方法，使傳統(tǒng)檔案管理方法和手段得到改善提升，化解很多檔案保管難題。同時，檔案管理工作應(yīng)該具備和科技水平、管理水平、物質(zhì)發(fā)展水平相適應(yīng)的能力，才能落實現(xiàn)階段黨、國家、人民對檔案工作的新需求新要求，造福百姓，造福社會。

參考資料：

1.王云慶苗壯編著：現(xiàn)代檔案管理學(xué)，青島：青島出版社，2002年版。

2.美國檔案工作者協(xié)會編：檔案工作的理論與方法，北京：檔案出版社出版，1988年版。

3.金波主編：檔案保護技術(shù)學(xué)，北京：高等教育出版社，2000年版。

王大偉，男，漢族，籍貫：陜西銅川，生于1974-4-26，畢業(yè)于香港公開大學(xué)，碩士學(xué)位，館員，研究方向；主要從事檔案管理