張祥昭

工程總承包信息系統(tǒng)開發(fā)及運(yùn)用

張祥昭

工程總承包企業(yè)是典型的項(xiàng)目驅(qū)動(dòng)型企業(yè)，企業(yè)的項(xiàng)目管理成熟度是作為總承包企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要體現(xiàn)。工程項(xiàng)目管理系統(tǒng)是進(jìn)行項(xiàng)目管理的重要手段，也是企業(yè)核心業(yè)務(wù)管理的主導(dǎo)系統(tǒng)，通過建設(shè)項(xiàng)目全生命周期管理、多項(xiàng)目并行管理、多方參與的協(xié)同管理信息平臺(tái)，能有效規(guī)范企業(yè)項(xiàng)目管理行為、提高項(xiàng)目執(zhí)行效率、增強(qiáng)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，達(dá)到輔助決策的目的，提升企業(yè)對(duì)項(xiàng)目管控的能力，輔助企業(yè)提升項(xiàng)目管理水平。

必要性和可行性

必要性

作為工程總承包企業(yè)，項(xiàng)目管理水平的提高會(huì)直接影響到企業(yè)的利潤(rùn)增長(zhǎng)。特別是在國(guó)內(nèi)大力推行項(xiàng)目管理思想和方法的今天，要想在同類行業(yè)中脫穎而出，建立一套與國(guó)際接軌、高層次且實(shí)用性強(qiáng)的項(xiàng)目管理系統(tǒng)信息系統(tǒng)來協(xié)助項(xiàng)目管理工作的開展是當(dāng)務(wù)之急，是積極開拓國(guó)際承包市場(chǎng)，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的有效途徑。項(xiàng)目信息化管理是管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)，具有重要的經(jīng)濟(jì)價(jià)值與標(biāo)桿意義，十分必要。其必要性主要由工程總承包項(xiàng)目的特性所決定的：

總承包合同額巨大；

工程界面復(fù)雜；

工程點(diǎn)多面廣、工程量巨大，地質(zhì)條件多變、工程變更多發(fā)；

工程標(biāo)段及參建單位多，管理協(xié)調(diào)難度加大；

建設(shè)周期長(zhǎng)、公司管理人員少；

這些特點(diǎn)決定要對(duì)總承包項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)行規(guī)范的管理和全面的管控，必須借用信息化技術(shù)。

可行性

就工程總承包項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)而言，其技術(shù)、組織、環(huán)境、商務(wù)等所具備的可行性，主要表現(xiàn)在：

成熟的企業(yè)項(xiàng)目管理理念和項(xiàng)目管理技術(shù)

項(xiàng)目管理理念與方法已經(jīng)越來越受到人們的關(guān)注，并應(yīng)用到企業(yè)的管理過程之中。項(xiàng)目組合管理、項(xiàng)目群管理、項(xiàng)目管理技術(shù)已經(jīng)成熟，并被用于各種類型的企業(yè)與項(xiàng)目管控過程中。

IT技術(shù)先進(jìn)與成熟

隨著IT技術(shù)日新月異的進(jìn)步，包括網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、存儲(chǔ)技術(shù)、計(jì)算技術(shù)等，采用最新的成熟的IT技術(shù)，可以形成總承包項(xiàng)目管理系統(tǒng)的有力支撐，建設(shè)符合企業(yè)管理的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)。

組織的高度重視與參與

就“總承包管理系統(tǒng)”而言，國(guó)家及企業(yè)高度重視，尤其是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)高度重視并親自參與該系統(tǒng)建設(shè)，對(duì)各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到具體部門和人員，并要求各相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)高度重視與參與。

開發(fā)思路

立足自主創(chuàng)新，利用全方位資源統(tǒng)籌定制

“工程總包管理系統(tǒng)”以國(guó)際化的視野和開放的心態(tài)，充分調(diào)動(dòng)和利用全方位的資源，依據(jù)企業(yè)建立的規(guī)章制度和企業(yè)項(xiàng)目管理（EPM）理論，實(shí)現(xiàn)工程總承包項(xiàng)目建設(shè)管理業(yè)務(wù)需求，以及成熟的IT技術(shù)與應(yīng)用軟件，為企業(yè)項(xiàng)目管理信息化工作提供統(tǒng)籌計(jì)劃和定制創(chuàng)新，并編制全面的設(shè)計(jì)和實(shí)施方案。

實(shí)踐、探索和改進(jìn)國(guó)內(nèi)外工程項(xiàng)目管理標(biāo)準(zhǔn)化

“工程總包管理系統(tǒng)”建設(shè)與實(shí)施期中，不斷跟蹤、優(yōu)化、創(chuàng)新和總結(jié)工程總承包項(xiàng)目管理最佳實(shí)踐，確保系統(tǒng)架構(gòu)不斷完善并滿足企業(yè)工程總承包項(xiàng)目建設(shè)管理的業(yè)務(wù)需求。通過最佳實(shí)踐、探索，用專業(yè)化的團(tuán)隊(duì)以專業(yè)化的方式總結(jié)實(shí)施規(guī)范、業(yè)務(wù)管理流程、業(yè)務(wù)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)與模板，積累企業(yè)知識(shí)。

開發(fā)總體方案

總體開發(fā)思路

項(xiàng)目管理系統(tǒng)升級(jí)方案和思路借鑒相關(guān)行業(yè)管理信息系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)界最佳實(shí)踐的案例進(jìn)行總體設(shè)計(jì)，總體設(shè)計(jì)思路如下：

以業(yè)務(wù)為主導(dǎo)；

以進(jìn)度計(jì)劃為主線；

以提供包含前瞻性業(yè)務(wù)需要的穩(wěn)定可靠的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)為目標(biāo)；

以循序漸進(jìn)的方法論為手段；

實(shí)施原則

項(xiàng)目在實(shí)施過程中，會(huì)遇到種種的阻礙，存在多個(gè)風(fēng)險(xiǎn)。為了保障本項(xiàng)目的成功實(shí)施和完成，應(yīng)遵循如下實(shí)施原則：實(shí)用性原則、個(gè)性化原則、接口良好性原則、安全和可靠性原則、成熟和先進(jìn)性原則、可擴(kuò)充和擴(kuò)展化原則、可管理性原則等。

系統(tǒng)業(yè)務(wù)架構(gòu)

根據(jù)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目管理模式，系統(tǒng)的業(yè)務(wù)架構(gòu)分三層，如圖1所示。

第一層是項(xiàng)目級(jí)，其功能基本覆蓋了項(xiàng)目管理全過程和各領(lǐng)域；

第二層是公司級(jí)，主要通過項(xiàng)目級(jí)業(yè)務(wù)處理和信息的錄入，以定制化的統(tǒng)一格式滿足公司總部各職能部門的管理需求，實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)再加工和反復(fù)利用，方便職能部門管理人員實(shí)時(shí)查詢項(xiàng)目狀態(tài)信息，同時(shí)針對(duì)各職能部門的職責(zé)分工，開發(fā)具體的業(yè)務(wù)模塊，用于進(jìn)行業(yè)務(wù)處理；

第三層是決策層，主要是為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持，同時(shí)方便企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)實(shí)時(shí)查詢項(xiàng)目的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)信息。

在整個(gè)業(yè)務(wù)架構(gòu)中，自下而上，是信息的逐級(jí)匯總和提煉過程，自上而下，可滿足由宏觀到微觀的不同層次項(xiàng)目管控需要。

圖1 工程總包管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)架構(gòu)圖

系統(tǒng)功能架構(gòu)

“工程總包管理系統(tǒng)”的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)架構(gòu)參見圖2，整個(gè)系統(tǒng)在多個(gè)統(tǒng)一體系結(jié)構(gòu)（項(xiàng)目管理體系，包括：任務(wù)分解、組織分解、資源分解、費(fèi)用分解體系等）支持下，以業(yè)務(wù)處理為主導(dǎo)進(jìn)行項(xiàng)目管控與協(xié)同工作。

整個(gè)系統(tǒng)架構(gòu)由四個(gè)部分構(gòu)成：一是企業(yè)級(jí)統(tǒng)一項(xiàng)目管理框架體系，用于企業(yè)規(guī)范化的編碼體系的規(guī)劃，是企業(yè)級(jí)多項(xiàng)目管理的基礎(chǔ)；二是具體業(yè)務(wù)模塊，在統(tǒng)一框架體系下的項(xiàng)目業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)；三是數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，業(yè)務(wù)處理數(shù)據(jù)經(jīng)過該平臺(tái)與上層決策分析層及其他系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換；四是信息展現(xiàn)和工作平臺(tái)，以及外部系統(tǒng)集成，主要用于用戶獲取工作所需信息，處理業(yè)務(wù)工作，同時(shí)集成企業(yè)現(xiàn)有其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)并預(yù)留后續(xù)管理系統(tǒng)接口。

圖2 工程總包管理系統(tǒng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)架構(gòu)圖

系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)

如圖3所示，在技術(shù)架構(gòu)上，系統(tǒng)分為數(shù)據(jù)層、組件層和展示層。

數(shù)據(jù)層用于存儲(chǔ)數(shù)據(jù)和電子文件；

組件層由支撐系統(tǒng)功能的標(biāo)準(zhǔn)件組成，包括流程引擎、報(bào)表工具、權(quán)限機(jī)制等；

表現(xiàn)層是系統(tǒng)和用戶之間人機(jī)交互的層面，即用戶操作的界面，以 B/S客戶端的方式展現(xiàn)。

圖3 工程總包管理系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)圖

業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)

整個(gè)工程總承包項(xiàng)目管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)，除系統(tǒng)平臺(tái)基礎(chǔ)功能（如：權(quán)限、流程、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、事務(wù)溝通等）外，通過詳細(xì)調(diào)研各業(yè)務(wù)需求，開發(fā)具體的業(yè)務(wù)功能，其主要業(yè)務(wù)范圍包括：

商務(wù)財(cái)務(wù)管理

商務(wù)管理主要包括總包合同管理、分包合同管理、目標(biāo)成本管理。

總包、分包合同管理從合同簽訂至合同執(zhí)行完畢的全過程管理，包括合同基本信息管理、合同變更管理、合同收付款計(jì)劃管理、合同支付計(jì)量管理和合同實(shí)際收付款管理，同時(shí)要實(shí)現(xiàn)合同金額匯總分析與合同實(shí)際收付款對(duì)比分析，并自動(dòng)形成相關(guān)臺(tái)帳報(bào)表，以滿足實(shí)時(shí)對(duì)項(xiàng)目合同進(jìn)行管控的目的。

目標(biāo)成本管理通過對(duì)總包合同費(fèi)用、目標(biāo)成本費(fèi)用、分包合同費(fèi)用和實(shí)際費(fèi)用進(jìn)行匯總分析，計(jì)算差值、利潤(rùn)情況，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)對(duì)項(xiàng)目成本、利潤(rùn)情況的全面管控。

采購(gòu)及物流管理

采購(gòu)管理模塊主要包含各個(gè)項(xiàng)目的物資設(shè)備的采購(gòu)計(jì)劃、請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)合同簽訂及執(zhí)行、海外項(xiàng)目的物流運(yùn)輸以及庫(kù)存和項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)物資管理等。采購(gòu)管理分為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、采買管理、合同費(fèi)用管理、運(yùn)輸物流管理和現(xiàn)場(chǎng)物資管理五大組成部分。

綜合管理

綜合管理部分實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)主要包含人力資源、文檔管理、出入境管理、后勤管理、宣傳報(bào)道、對(duì)外協(xié)調(diào)、信息網(wǎng)絡(luò)等業(yè)務(wù)的管理。

文檔管理

文檔管理模塊主要包含各個(gè)項(xiàng)目產(chǎn)生的各種文檔進(jìn)行歸類、搜集和統(tǒng)一過程管理，主要包括文檔分類結(jié)構(gòu)（DBS）的規(guī)劃、文檔屬性統(tǒng)一管理、文檔附件的統(tǒng)一管理、文檔的分發(fā)以及文檔審批流轉(zhuǎn)的管理。

施工調(diào)試管理

施工調(diào)試管理主要包含對(duì)施工調(diào)試的施工準(zhǔn)備階段管理、施工調(diào)試過程管理以及竣工驗(yàn)收及移交管理三大部分，主要通過全體系系統(tǒng)的文控管理方式，對(duì)所有相關(guān)管理要素進(jìn)行統(tǒng)一管理。由于進(jìn)度管理的特殊性及重要性，還應(yīng)實(shí)現(xiàn)基于平臺(tái)的進(jìn)度計(jì)劃編制、調(diào)整、在線審批、即時(shí)反饋及審核、動(dòng)態(tài)調(diào)整分析等功能。

圖4 工程總包管理系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施組織結(jié)構(gòu)圖

方案實(shí)施

成立由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)牽頭的系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)重大事項(xiàng)的決策以及系統(tǒng)升級(jí)執(zhí)行過程中的重要事項(xiàng)協(xié)調(diào)，支持推動(dòng)項(xiàng)目管理系統(tǒng)建設(shè)。項(xiàng)目實(shí)施組織結(jié)構(gòu)如圖4所示。

設(shè)立由相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成系統(tǒng)應(yīng)用實(shí)施工作小組，負(fù)責(zé)組織實(shí)施、具體事務(wù)的協(xié)調(diào)以及項(xiàng)目管理監(jiān)控，開發(fā)過程中不定期組織召開協(xié)調(diào)會(huì)，及時(shí)協(xié)調(diào)解決開發(fā)過程中出現(xiàn)的問題。同時(shí)分專業(yè)劃分若干專業(yè)小組，負(fù)責(zé)各自專業(yè)內(nèi)的業(yè)務(wù)梳理、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、需求提供、業(yè)務(wù)功能測(cè)試、參與運(yùn)行等工作。

效果分析

提升和展現(xiàn)企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)和實(shí)力

工程總承包項(xiàng)目工程建設(shè)階段依托信息化平臺(tái)進(jìn)行工程項(xiàng)目管理，即符合工程建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)范化、透明化的工作要求，也展現(xiàn)了企業(yè)先進(jìn)的、現(xiàn)代化的項(xiàng)目管理理念和高水平實(shí)操能力。

為領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時(shí)的、全面的數(shù)據(jù)信息

充分利用項(xiàng)目管理系統(tǒng)在資源共享、信息傳遞、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析方面的優(yōu)勢(shì)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支持，增強(qiáng)決策的理性、科學(xué)性及快速反應(yīng)能力。

有利于提高工作效率、降低成本

使項(xiàng)目人員不論在何處都可通過互聯(lián)網(wǎng)或移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)對(duì)日常工作進(jìn)行處理，大大提高了項(xiàng)目管理的工作效率，節(jié)約了溝通的成本并降低工程項(xiàng)目的成本。

有利于提高項(xiàng)目管理水平

能將工程項(xiàng)目管理相關(guān)制度和流程進(jìn)行固化，使項(xiàng)目管理過程科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。保證了業(yè)務(wù)流程的公開、透明、標(biāo)準(zhǔn)，提高企業(yè)項(xiàng)目管理人員的管理水平。

加強(qiáng)“事前預(yù)防、事中管控、事后完善”的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管控

系統(tǒng)可以按照企業(yè)的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管控標(biāo)準(zhǔn)，及時(shí)地對(duì)項(xiàng)目管控風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警，避免產(chǎn)生不必要的損失和風(fēng)險(xiǎn)，做到“事前預(yù)防、事中管控、事后完善”的風(fēng)險(xiǎn)管控要求。

有利于企業(yè)的知識(shí)積累

項(xiàng)目管理系統(tǒng)能夠提供歷史項(xiàng)目管理資料、經(jīng)驗(yàn)?zāi)０?，利用起來十分方便、快捷。同時(shí)避免企業(yè)重復(fù)出現(xiàn)同類問題，促使公司在以前經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的基礎(chǔ)上更好地完成各個(gè)項(xiàng)目，有利于后續(xù)項(xiàng)目的建設(shè)。

結(jié)束語(yǔ)

項(xiàng)目管理作為傳統(tǒng)企業(yè)管理的補(bǔ)充、改良和完善，項(xiàng)目管理信息化作為企業(yè)信息化中具有專業(yè)性和獨(dú)立性的分支，其作用已得到普遍認(rèn)可；項(xiàng)目管理為項(xiàng)目型組織的管理者們提供長(zhǎng)期求索的、日漸完備的管理方法；項(xiàng)目管理將進(jìn)一步滲透到各種形式的組織創(chuàng)新管理之中。

總承包項(xiàng)目管理系統(tǒng)的應(yīng)用，將使我們項(xiàng)目層的管理模式產(chǎn)生極大的轉(zhuǎn)變，使我們的各項(xiàng)管理變的更加規(guī)范化、程序化，讓工程項(xiàng)目管理變的更有針對(duì)性。隨著項(xiàng)目層應(yīng)用的不斷深入，其優(yōu)越性會(huì)更好的體現(xiàn)出來，只要我們堅(jiān)持循序漸進(jìn)的使用下去，隨著時(shí)間的推移，我們中國(guó)的項(xiàng)目管理水平一定會(huì)取得喜人的成果。

10.3969/j.issn.1001-8972.2015.23.008