雷偉

摘 要：檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的工作，檔案管理人員的素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。隨著科技的發(fā)展，特別是信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)不斷被應(yīng)用于檔案管理中來提升工作效率，這就要求信息時(shí)代的檔案管理人員必須具備信息技術(shù)和檔案信息化管理能力。

關(guān)鍵字：信息時(shí)代 檔案管理人員 素質(zhì)要求

檔案作為記錄歷史事實(shí)的載體，是一種非常珍貴的信息資源。檔案管理工作是一項(xiàng)政治性和專業(yè)性很強(qiáng)的工作。檔案管理人員肩負(fù)著管理、保護(hù)檔案的職責(zé)。檔案管理人員的素質(zhì)，直接影響著檔案管理工作的效率和質(zhì)量，關(guān)系到檔案的保存和利用效果。隨著科技的進(jìn)步，信息技術(shù)被不斷應(yīng)用于檔案管理，檔案管理人員必須與時(shí)俱進(jìn)，適應(yīng)新形勢(shì)、新要求，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，才能勝任信息時(shí)代的檔案管理工作。

政治素質(zhì)和法律素質(zhì)

檔案工作是一項(xiàng)政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作，因此要求檔案管理人員必須具備堅(jiān)定的政治立場(chǎng)和較強(qiáng)的法律素質(zhì)，必須堅(jiān)持學(xué)習(xí)馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，學(xué)習(xí)“三個(gè)代表”，樹立科學(xué)發(fā)展觀，學(xué)習(xí)“四個(gè)全面”，貫徹執(zhí)行《檔案法》，嚴(yán)守黨和國家的機(jī)密，忠于和熱愛檔案事業(yè)。

檔案管理人員法律素質(zhì)的高低關(guān)系到檔案管理人員能否把檔案專業(yè)法律法規(guī)、政策等靈活運(yùn)用于自己的工作實(shí)際，熟練完成自己的業(yè)務(wù)工作。 在實(shí)際工作中，要貫徹執(zhí)行《檔案法》中關(guān)于檔案收集、保管、利用的各項(xiàng)法規(guī)，例如《檔案法》第十條規(guī)定了檔案管理的基本內(nèi)容，主要涉及了立卷歸檔、移交、利用、鑒定、保管、交換、轉(zhuǎn)讓、出賣等方面。對(duì)于立卷歸檔方面，法律規(guī)定應(yīng)立卷歸檔的文件必須按照規(guī)定，定期移交，集中管理，個(gè)人不得據(jù)為己有，不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔。

檔案具有機(jī)密性，不同機(jī)密等級(jí)的檔案其使用者的權(quán)限也有所區(qū)別。我國《檔案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)規(guī)定的辦理。"《檔案法》第十六條規(guī)定，：“集體所有的和個(gè)人所有的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的或者應(yīng)當(dāng)保存的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。”管理人員工作在檔案管理的崗位，應(yīng)當(dāng)履行保護(hù)檔案的責(zé)任和義務(wù)?！稒n案法》第二十四條規(guī)定：“有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，給予行政處分；造成損失的，責(zé)令賠償損失；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任：（一）損毀、丟失或擅自銷毀屬于國家所有檔案的；（二）擅自提供、抄錄、公布屬于國家所有的檔案的；（三）涂改、偽造檔案的；（四）出賣屬于國家所有檔案的；（五）倒賣檔案牟利或者私自將檔案賣給外國人的；（六）攜運(yùn)禁止處境的檔案及其復(fù)制件處境的；（七）檔案工作人員玩忽職守造成檔案損失的?！?/p>

檔案管理人員必須轉(zhuǎn)變觀念，增強(qiáng)法律意識(shí)，養(yǎng)成法治思維。把檔案管理工作上升到法律層面認(rèn)識(shí)。加強(qiáng)對(duì)《檔案法》等相關(guān)方面的法律知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高法律素質(zhì)。在檔案管理工作中要積極預(yù)防法律風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，嚴(yán)格遵守國家的法律法規(guī)，完善單位的規(guī)章制度，做到嚴(yán)格依法治檔，確保檔案工作的規(guī)范化、法制化。

業(yè)務(wù)素質(zhì)和學(xué)習(xí)能力

業(yè)務(wù)素質(zhì)即檔案管理人員履行職責(zé)的知識(shí)水平和技術(shù)實(shí)踐能力。它是檔案管理者從事檔案業(yè)務(wù)必須具備的素質(zhì)，更是完成檔案管理工作任務(wù)的重要保證。作為檔案管理人員應(yīng)熟悉黨和國家有關(guān)檔案工作的各項(xiàng)法規(guī)和方針政策，熟悉上級(jí)檔案行政管理部門的各種業(yè)務(wù)規(guī)定，熟悉本單位有關(guān)檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，熟悉自己所從事的業(yè)務(wù)工作，通曉檔案各學(xué)科的理論和方法，掌握檔案管理基礎(chǔ)理論知識(shí)，例如，檔案管理理論、檔案管理技術(shù)、檔案信息資源開發(fā)利用、檔案編研等。

檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)水平直接影響檔案管理工作的質(zhì)量。檔案管理人員應(yīng)該提高認(rèn)識(shí)水平，強(qiáng)化繼續(xù)教育，堅(jiān)持學(xué)以致用的原則，積極參加省或市檔案局舉辦的檔案專業(yè)人員培訓(xùn)班，舉辦單位內(nèi)部“檔案宣傳日”等活動(dòng)，組織集中學(xué)習(xí)《檔案法》和檔案知識(shí)，并通過組織研討、研究課題、撰寫論文等方式提高專業(yè)水平，不斷吸收檔案管理新理論、新方法、新觀念，將所學(xué)理論知識(shí)運(yùn)用到實(shí)踐中，提高檔案工作質(zhì)量。

檔案信息價(jià)值的實(shí)現(xiàn)在于有效利用，就是根據(jù)人們對(duì)檔案信息利用的需求，對(duì)所管理和獲取的檔案信息進(jìn)行綜合分析，挖掘信息資源，匯編科研成果簡介、檔案年鑒、大事記、組織機(jī)構(gòu)沿革等多種編研成果，為利用者提供全新的深層次的檔案信息服務(wù)。這些工作中常常涉及到文字材料的組織寫作，只有具備較強(qiáng)的文字表達(dá)能力，才能勝任。檔案管理人員應(yīng)積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)檔案學(xué)相關(guān)理論，學(xué)習(xí)寬泛廣博的多學(xué)科知識(shí)，掌握檔案編研的理論和方法，加強(qiáng)對(duì)檔案資源內(nèi)涵和外延的挖掘，才能滿足工作的需要。

服務(wù)意識(shí)和協(xié)調(diào)能力

檔案管理人員要一開始就要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。過去，檔案管理被人為的限定在檔案的接收、征集、整理、鑒定、保管、利用等方面。檔案管理應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的要求，遵循“服務(wù)全局、服務(wù)中心工作”的宗旨，立足于海事工作對(duì)檔案信息的需求，加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的分析，全方位的將有價(jià)值的信息和知識(shí)揭示出來，從而提高檔案信息的利用率。

服務(wù)過程中，在態(tài)度上做到主動(dòng)、熱情、和藹、耐心、周到、及時(shí)；在語言上做到文雅和氣，謙遜有禮。耐心細(xì)致的為利用者服務(wù)，主動(dòng)熟悉本單位的工作，了解不同的利用者在不同時(shí)期對(duì)檔案的不同需求，以便及時(shí)、完整、準(zhǔn)確、主動(dòng)地向不同的利用者提供檔案服務(wù)。

由于檔案資料來源于各個(gè)部門的具體工作，許多有價(jià)值的檔案資料不能及時(shí)收集和歸檔，需要檔案管理人員增強(qiáng)自己的協(xié)調(diào)能力，和各部門有關(guān)人員保持暢通的聯(lián)系，建立信息網(wǎng)絡(luò)，及時(shí)、完整、全面地收集各部門的檔案。

檔案所記載和存儲(chǔ)的信息，是不可再生的信息資源，檔案管理人員應(yīng)從原有的“等、靠、要”的方式中解脫出來，變?yōu)榘l(fā)展服務(wù)的先行者和創(chuàng)造者，逐步形成檔案管理工作從事后的收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c、時(shí)時(shí)跟蹤的檔案管理工作理念，在實(shí)際工作中增加工作的目的性和主動(dòng)性，同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的深入加工，真正發(fā)揮檔案管理人員的核心作用。

敬業(yè)精神和心理調(diào)適能力

檔案管理工作大多數(shù)時(shí)間里需要面對(duì)各種檔案材料，與人打交道的機(jī)會(huì)少，同時(shí)檔案工作單調(diào)、重復(fù)、瑣碎需要特別細(xì)心耐心，容易使人產(chǎn)生煩躁情緒。檔案管理人員應(yīng)保有開放的心態(tài)，加強(qiáng)與同事的交流，不局限于自己的小天地，積極調(diào)試自我心理，保持充沛的工作動(dòng)力和飽滿的工作熱情。

檔案管理人員必須全面準(zhǔn)確地把握業(yè)績觀的科學(xué)內(nèi)涵，在平凡的工作中干出不平凡的業(yè)績，服務(wù)單位發(fā)展大局，服務(wù)中心工作，務(wù)實(shí)求真，扎扎實(shí)實(shí)把檔案管理工作落到實(shí)處。要耐得住寂寞，不計(jì)較個(gè)人名利得失，保持良好心態(tài)，在平凡的工作中做出優(yōu)異成績。

檔案管理人員應(yīng)具有強(qiáng)烈的敬業(yè)精神，愛崗敬業(yè)、任勞任怨、一絲不茍、干一行、愛一行、專一行；必須不斷提高職業(yè)道德素質(zhì)，主動(dòng)承擔(dān)責(zé)任，自覺認(rèn)識(shí)和履行自己的義務(wù)，提升檔案管理工作質(zhì)量；必須具有較高的職業(yè)操守，保守機(jī)密、依法辦事、照章行事，保證檔案的原始性、真實(shí)性、有效性。

信息技術(shù)和檔案信息化管理能力

檔案信息化是指運(yùn)用現(xiàn)代化的信息科學(xué)技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)為主要載體的職能化工具為依托，對(duì)檔案資料進(jìn)行收集、整理、開發(fā)及利用，這是一種高效、科學(xué)的管理模式，主要包括建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、資料儲(chǔ)存數(shù)字化、信息利用網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息化的不斷發(fā)展，要求檔案管理人員必須掌握信息技術(shù)知識(shí)，懂得計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、光盤技術(shù)、縮印復(fù)印技術(shù)、錄像照相技術(shù)等，掌握基本的信息管理知識(shí)及操作方法，熟練地進(jìn)行檔案信息輸入與輸出，具備獲取、鑒別、處理、利用信息的能力，進(jìn)行信息的著錄、原文掛接、電子查閱，開展網(wǎng)絡(luò)服務(wù)。

同時(shí)，檔案管理人員要借鑒國內(nèi)外、省內(nèi)外檔案信息化建設(shè)先進(jìn)的研究成果，制定適合本部門的各種電子文件、電子檔案管理規(guī)劃、辦法和標(biāo)準(zhǔn)，并有效地去指導(dǎo)實(shí)施，推動(dòng)檔案管理事業(yè)向前發(fā)展。

檔案信息化的發(fā)展，在提高工作效率的同時(shí)，也帶來了像病毒傳播、非法訪問等問題。因此，檔案管理人員必須逐步完善內(nèi)部規(guī)章制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)完全保障體系建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)各類涉密檔案的管理。定期檢測(cè)客戶機(jī)和服務(wù)的系統(tǒng)漏洞和系統(tǒng)配置情況，定期給操作系統(tǒng)安裝補(bǔ)丁，及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患，堵住各種安全漏洞，并采取堅(jiān)實(shí)有效的防病毒技術(shù)。

綜上所述，只有檔案管理人員的素質(zhì)不斷提高，才能逐步適應(yīng)和實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)自身修養(yǎng)，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，完善自身知識(shí)結(jié)構(gòu)，錘煉自身業(yè)務(wù)能力，把自己培養(yǎng)成高素質(zhì)人才，更好地推動(dòng)檔案事業(yè)的發(fā)展。

（作者單位：揚(yáng)州海事局 ）