陳志新

[摘 要]檔案是人們用來記錄歷史及一些重大事件的文件，如果要保持中國的傳統(tǒng)，發(fā)揚(yáng)并繼承中華古代的文明精神，把我們今天的文化傳遞下去，檔案是必不可少的。而以往的檔案管理模式存在著很多的缺陷，它已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展需要，因此對于我們來說對檔案管理工作模式的改革已經(jīng)迫在眉睫了。而本文主要探討在信息化的時代下如何進(jìn)行檔案管理。

[關(guān)鍵詞]信息時代；檔案管理；探討

1.信息時代下檔案管理創(chuàng)新的重要性

在信息時代下，檔案管理已經(jīng)實(shí)行了網(wǎng)絡(luò)化，即通過采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將分布在不同地域的計算機(jī)進(jìn)行相互連接，從而實(shí)現(xiàn)各自獨(dú)立的數(shù)據(jù)資源達(dá)到相互共享的目的以及信息相互傳遞的一個系統(tǒng)。而且信息化的時代下，檔案管理還實(shí)現(xiàn)了電子文件的自動上傳與收集，這一技術(shù)的實(shí)現(xiàn)，有效的保證了工作人員的工作效率，使得工作人員可以在第一時間收到并且儲存相關(guān)的信息。另外，檔案管理工作的創(chuàng)新還順應(yīng)了信息時代的發(fā)展的需求，例如檔案與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和查詢系統(tǒng)的相互結(jié)合，使得人們可以及時準(zhǔn)確的獲取豐富準(zhǔn)確的知識，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上查詢閱讀，這種獲得信息的方法方便快捷準(zhǔn)確，而且獲得信息的速度非?？臁⑿矢?。這種在線服務(wù)的開展，滿足了信息化社會下人們對信息的需求，展現(xiàn)了信息的時效性。利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行信息化的檔案管理手段非?？茖W(xué)，在我們建立起相應(yīng)的數(shù)字檔案室后，人們可以利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)將相關(guān)的數(shù)據(jù)或者文件進(jìn)行整理，將其匯編成專題，利用數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱服務(wù)等服務(wù)方式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上快速通訊，強(qiáng)化信息交流，尤其是隨著檔案室查詢資料的人員不斷增多，這種做法可以使公民快速準(zhǔn)確的查詢到自己的資料，這對于公民來說可以更好的維護(hù)自身的利益，這種做法無疑符合社會的發(fā)展需求，順應(yīng)了時代的形式。由此可見，在信息時代的大前提下，檔案管理的創(chuàng)新十分的重要。

2.信息時代下帶給檔案管理的弊端

信息化時代的檔案管理是一個對管理的機(jī)構(gòu)以及人員要求較高的工作，但是從目前的狀況來看，檔案管理工作的人員并沒有“與時俱進(jìn)”，他們依舊停留在檔案的收集、分發(fā)查詢階段，并沒有深刻的了解信息化時代下檔案管理的精髓，而且他們對現(xiàn)代化的檔案管理的基本知識和操作技能比較缺乏。其次在檔案管理的基礎(chǔ)方面，一些單位做得也不好，他們沒有認(rèn)真的進(jìn)行檔案的歸檔、編目，甚至對于一些中小型企業(yè)來講，由于他們對于檔案管理工作的不重視，他們甚至無法進(jìn)行檔案的檢索。還有一些企業(yè)根本就是將檔案管理工作當(dāng)作是公司可有可無的一部分，他們經(jīng)常選擇性的“遺忘”檔案管理工作，或者是雇傭一些兼職人員去解決這些工作，敷衍了事。他們的這些做法已經(jīng)表明了他們對檔案管理工作的不重視，他們認(rèn)為

只要做好檔案文件的歸檔、保管、無泄漏即可。但是他們卻不知道在信息時代的檔案管理工作非常重要，員工往往可以通過網(wǎng)絡(luò)獲取檔案中的一些知識從而達(dá)到豐富自己學(xué)識、提高自己的能力的目的，而檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)卻沒有認(rèn)識到這一點(diǎn)，這使得他們投入到檔案管理工作的資源少，而檔案管理的一些必備設(shè)備也處于緊缺狀態(tài)。

3.信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新

要想進(jìn)行檔案管理工作的創(chuàng)新，首先我們應(yīng)該從思想觀念上入手。只有在檔案管理的思想觀念上進(jìn)行創(chuàng)新，我們才可能在檔案管理的行為上做到創(chuàng)新。為此我們要認(rèn)識到在信息時代的大環(huán)境下，檔案管理工作的發(fā)展需要突破工作環(huán)境的封閉性、后端性。我們要運(yùn)用創(chuàng)新的思想觀念，以另外的角度來看待檔案管理工作，我們要避免檔案管理工作的墨守成規(guī)，一定要有新意，打開工作的新局面，充分發(fā)揮檔案管理工作在新時代下的作用和功能。我們要知道檔案管理工作的創(chuàng)新沒有任何的經(jīng)驗(yàn)可以借鑒，必須要通過解放思想，勇于大膽嘗試，更新工作觀念，不斷摸索，不探索中前進(jìn)，促進(jìn)檔案管理工作在創(chuàng)新工作中得以快速發(fā)展。首先我們要明確檔案管理工作都需要在什么方面實(shí)行創(chuàng)新，在筆者看來，首先，隨著信息化社會的發(fā)展，檔案管理工作的服務(wù)對象需要“創(chuàng)新”，在如今，到檔案室查詢資料的人員不斷增多，他們有的是出于自身的利益考慮，想要查明一些資料從而更好的維護(hù)自身的合法利益。還有的是想要及時的了解相關(guān)的政策信息，以便于為自身的發(fā)展做打算。但無論是怎樣，檔案管理工作的服務(wù)領(lǐng)域擴(kuò)大了是不爭的事實(shí)。為此我們希望檔案管理工作要跟緊時代的步伐，擴(kuò)大服務(wù)的范圍，檔案管理部門需要將檔案資料面向政府機(jī)關(guān)或者是企業(yè)單位或者是個人，即盡全力的面向社會中需要利用檔案信息的組織個體。同時，檔案管理人員也要發(fā)掘檔案信息的潛在價值以便于吸引更多的群眾走入到利用檔案信息的群體中來，相信在經(jīng)過科學(xué)的規(guī)劃與處理后，廣大的群眾一定會從檔案信息中汲取到更多的知識，這會讓檔案管理工作的服務(wù)對象變得更多，也會讓檔案管理工作的價值最大化。除了檔案管理工作的服務(wù)對象需要“創(chuàng)新”之外，檔案管理工作的服務(wù)技術(shù)也需要創(chuàng)新。無論信息時代下的檔案管理工作的服務(wù)面有多么廣、作用有多么的大，檔案管理工作的技術(shù)始終是檔案管理工作的基石，我們只有將檔案管理工作的服務(wù)技術(shù)創(chuàng)新，我們才能？從中獲得源源不斷的檔案管理動力，推進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展。首先，我們要加強(qiáng)電子文件的自動上傳與收集。“工欲善其事，必先利其器”，若想做好檔案管理工作，我們先要有一個資源深厚的檔案管理庫，也就是說我們要做好電子文件的自動上傳、收集、整理等工作，當(dāng)然與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件不同的是，電子文件只要通過上傳或者是下載就可以實(shí)現(xiàn)有效的管理。為此我們可以通過信息技術(shù)建造一個能夠自動上傳、收集以及整理電子文件的程序，再加以工作人員進(jìn)行一定的操作，相信這種電子文件的收集和整理一定會十分的整齊有效，而且效率較人工而言高出很多。其次，在擁有了一個資源豐富的檔案庫后，我們要懂得高效準(zhǔn)確的去利用他們，我們可以通過開展在線服務(wù)，讓人們可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息系統(tǒng)獲取他們想要的資源，例如知識、時事、政策等。我們可以通過建立數(shù)字檔案室的方法實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，這樣人們就可以在網(wǎng)絡(luò)上通過檢索得到他們想要的信息，他們也不用再通過專門的人員到檔案室內(nèi)去查詢文件，這對于人們來說即省時又省力，還高效的利用了檔案室的資源。由此可見檔案管理信息技術(shù)的創(chuàng)新也十分的重要。

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