譚 蕾

（四川大學全國干部教育培訓基地，成都 610000）

干部培訓信息化管理系統(tǒng)的基本架構(gòu)與設(shè)計思路研究
——以全國干部教育培訓四川大學基地為例

譚 蕾

（四川大學全國干部教育培訓基地，成都 610000）

學習型政黨建設(shè)對新時期的干部培訓工作提出了新要求，自《2010-2020年干部教育培訓改革綱要》出臺以來，全國干部教育培訓基地的培訓總量快速上升，迎來高速增長的歷史機遇期，管理的效能瓶頸和資源瓶頸亟待突破，信息化管理和效能化建設(shè)已成迫切需要。構(gòu)建“信息驅(qū)動、流程可控、多元共建、高效智能、安全保密、考評一體”的信息化管理系統(tǒng)，是達成信息化管理目標的主要載體和重要措施。針對干部培訓信息化管理工作中存在的問題，通過建立信息資源共享平臺、鏈式管理的任務(wù)推送系統(tǒng)、智能化辦公模塊，搭建三級數(shù)據(jù)庫，完善系統(tǒng)的功能和設(shè)計架構(gòu)，提升干部培訓工作的信息化和鏈條化管理水平，提高管理的可控性和精細化程度，實現(xiàn)高效管理和績效管理。

信息化驅(qū)動；鏈條式管理；智能化管理；信息管理系統(tǒng)

1　信息化管理的意義與作用

在當前“大數(shù)據(jù)”背景下，信息化管理是干部培訓工作發(fā)展的必然趨勢，是具有戰(zhàn)略意義和前瞻性的重要舉措。隨著中央對干部培訓工作的日益重視，干部培訓已迎來高速增長的歷史機遇期。各干部培訓基地依托高校資源，更應(yīng)具有前瞻意識和戰(zhàn)略眼光，充分認識信息化管理在提質(zhì)增效、優(yōu)化流程中的長遠意義和現(xiàn)實價值。干部培訓管理已進入以信息化、個性化及精細化為特征的發(fā)展時期，提高資源利用率、優(yōu)化資源配置效能、深度挖掘信息價值及整合信息資源是干部培訓信息化管理的特點和方向。信息的深度分析和整合可為研究干部培訓工作、揭示干部培訓規(guī)律提供重要參考資料。

2　當前干部培訓信息化管理存在的問題

2.1信息化水平不高，資料存儲碎片化

以高等院校為平臺進行的干部教育培訓工作，側(cè)重于學術(shù)型和研究型的功能定位，近年來，受到各級黨政機關(guān)的重視。以全國干部教育培訓四川大學基地為例，參訓學員增幅維持在年均30%，最高達72%。管理效能的提升迫在眉睫。從合同簽訂、課程定制、師資選派、班級建設(shè)、學員管理、后勤服務(wù)及檔案保管等工作流程的現(xiàn)狀來看，資料存儲和查找尚存在片段化、滯后性和偏重人工等特征，缺少統(tǒng)一存儲、管理資料的中央信息庫，管理效能提升受到信息瓶頸制約。各職能部門的資料保管和存儲主要歸屬部門負責，資料查找需要通過部門落實，委培合同、后勤資源、教師資源及學生助理資源等還沒有實現(xiàn)電子化存儲，信息管理、傳遞和共享缺少統(tǒng)一渠道；隨著工作流程的推進，一旦信息傳輸出現(xiàn)斷鏈或偏誤，后續(xù)工作將難以有效跟進。

2.2管理的內(nèi)控性不足，精細化程度不高

由于信息瓶頸的存在，高層管理人員對任務(wù)進程的監(jiān)控程度有限，資源調(diào)配缺少精確的參考數(shù)值。特別是在多個培訓班同期進行時，各部門對師資、課程、班級管理人員及后勤等資源的調(diào)配難以達到最優(yōu)，辦公智能化程度不高，加重了管理負擔。同時，各職能部門在調(diào)配資源時，往往不能準確把握其他部門的工作進度，關(guān)鍵人員的工作進程和點位難以快速鎖定，實時呈現(xiàn)，容易造成重復(fù)加碼或配置不均等現(xiàn)象，導致運轉(zhuǎn)低效。而信息不對稱現(xiàn)象，將導致優(yōu)化管理的預(yù)期目標不能實現(xiàn)，工作進程尚不能實現(xiàn)定人定崗的精細化管理目標。

2.3信息共享度不高，工作銜接存在瓶頸

由于干部培訓工作兼具綜合性和專業(yè)性，各部門的主要崗位往往掌握了一定的關(guān)鍵信息。在培訓較為集中的時間段，人均承擔工作較多、頭緒繁瑣，部門間的信息共享工作易被弱化。一般來說，共享信息和專有信息都按部門集中，人工方式傳遞的信息在共享信息中占比較大，高峰時期信息傳遞的及時性、完整性和主動性往往不夠。由于干部培訓工作涉及的方面和環(huán)節(jié)較多、鏈條性很強，信息滯后容易導致銜接斷檔，特別在行程安排、課程安排、班級管理及后勤保障等方面的影響較為明顯。如能建立統(tǒng)一的信息共享平臺，定時共享關(guān)鍵信息，業(yè)務(wù)銜接將更為流暢、緊密。

2.4培訓定制化程度不高，難以滿足個性化需求

綜合性大學承接的干部培訓工作，大部分以提升綜合素質(zhì)為主。以全國干部教育培訓四川大學基地為例，2014年，培訓班中有53%定位為綜合性拓展，行業(yè)系統(tǒng)的培訓量逐漸提升。受地域特點、部門職能和工作需求等影響，委培方的個性化需求愈加明顯，課程安排、師資搭配、后勤保障及管理需求等定制性的委托占比逐漸增大?，F(xiàn)階段，供委培方選擇的資源尚顯不足，定制選擇尚停留在電話交流和單向交流層面，培訓單位主動公開的雙向互動資源還不能完全滿足需要。

2.5助理梯隊補位能力受限，實時調(diào)控存在短板

干部培訓基地的班級管理梯隊，一般按部門負責人、班主任、助理班主任的梯次分為三級。助理梯隊主要由在校研究生組成，存在時間不固定、流動性大及培訓時間長等弱點。由于流動性大，助理資源更新速度較快，人員調(diào)配需事先溝通，不便于實時調(diào)控。在需要緊急派員的情況下，如出現(xiàn)集中性的時間沖突，助理配置將非常被動。2.6進程的可監(jiān)控性不足，信息保密工作亟需加強

由于缺少實時監(jiān)控系統(tǒng)，不同部門、不同班次、不同崗位的進度難以統(tǒng)籌比較。供決策參謀的信息整合度不高。同時，因干部培訓工作覆蓋面廣、涉及行政單位多，信息保密工作極為重要。學員檔案管理已成為干部培訓保密工作的重中之重。一旦建立電子化、共享式的信息管理系統(tǒng)，系統(tǒng)安全和電子信息保密將成為最為重要的設(shè)計考量。如何在信息公開和信息保密之間精準平衡，需要長期探索和完善。

3　干部培訓管理信息化系統(tǒng)的設(shè)計思路

3.1建立信息共享的數(shù)據(jù)平臺

根據(jù)干部培訓的工作流程，按共享信息和專有信息兩類設(shè)立信息密級，涉密信息一般列為部門專有信息，推動管理進程的重要信息列為共享信息。各級各類信息按密級上傳中央數(shù)據(jù)庫，中央數(shù)據(jù)庫內(nèi)設(shè)密級數(shù)據(jù)備份區(qū)，分級管理各部門的上傳信息和重要數(shù)據(jù)，并按需生成共享資源。中央數(shù)據(jù)庫下設(shè)若干部門數(shù)據(jù)庫，各庫不相隸屬；部門重要涉密資料，僅部門負責人掌握調(diào)閱權(quán)限。數(shù)據(jù)庫可實現(xiàn)文字、圖片、音頻及視頻等多種格式的信息傳輸和共享，實現(xiàn)最大限度的資源共建。

3.2建立推送式辦公流程

按照業(yè)務(wù)的運轉(zhuǎn)規(guī)律，設(shè)立包含啟動、傳遞、反饋及評價的推送式流程，逐步實現(xiàn)干部培訓工作的信息化驅(qū)動。流程以合同簽訂為啟動端，依次按“課程設(shè)計—師資配備—后勤配備—班級管理—評價考核”5大環(huán)節(jié)進行推送，以評價反饋為終端，實現(xiàn)培訓進程可查、培訓進度可控。任務(wù)信息按業(yè)務(wù)流程分部門、分崗位鏈式推送，并設(shè)立提醒功能，各部門據(jù)實錄入資料；如進入需多部門合作階段，則開放權(quán)限，確保相關(guān)職能部門共同參與、分項履職。高層管理人員在允許權(quán)限內(nèi)，可同時查閱不同部門、不同班次的工作進度和評價情況，

直觀獲得完成率、滿意率等重要指標，便于實時作出決策。

3.3內(nèi)設(shè)辦公智能化模塊

按部門職能，在課程設(shè)置、人員調(diào)配、后勤保障及班級管理4大方面設(shè)置辦公智能化模塊，綜合排課軟件、后勤管理和人員通訊錄等功能。模塊提供重要的辦公輔助，提升管理效率，如自動排課程，自動提供可用賓館、距離及往來路程等組合信息，自動篩選有“檔期”的工作人員，自動編排外出教學的服務(wù)團隊，自動制作通訊錄和結(jié)業(yè)證，自動生成評價表格等。智能化模塊分為兩個層級，第一層級供部門使用，第二層級供基地使用，專用于解決資源分配沖突，提供具有較高統(tǒng)籌度的綜合方案。

3.4建立雙向互動的定制菜單

在允許權(quán)限內(nèi)，將課程資源、師資資源、后勤資源及文化資源等有選擇地開放給委培方，供委培方組合，生成定制菜單，以便第一時間了解委培方需求，提前做好資源優(yōu)化等前期準備；同時對定制要求較高的委培單位可以考慮提前進行流程再造。培訓方也可根據(jù)委培方需求，主動提供不同的組合供委培方擇優(yōu)選用。

3.5搭建數(shù)據(jù)統(tǒng)計平臺

設(shè)置能綜合分析各時段、各部門、各崗位及各班次進度情況的數(shù)據(jù)統(tǒng)計平臺，該平臺具備數(shù)據(jù)二次整合功能，能自動生成柱狀圖、扇面圖等統(tǒng)計圖表，方便決策分析。平臺設(shè)置三級查詢權(quán)限，分別對基地、部門、崗位開放；各職能部門和崗位能查詢、分析和比較工作情況，在相互授權(quán)后交流相關(guān)數(shù)據(jù)。領(lǐng)導層可借助平臺，實現(xiàn)對部門、崗位、人員的實時監(jiān)控和定期考核，使決策依據(jù)更為明確。

3.6設(shè)置評價體系

建立能生成電子評價表格的專用模塊，該模塊能根據(jù)培訓情況，組建不同的評價問卷，覆蓋后勤保障、課程師資及班級管理等多項工作。評價端口對參訓學員和委培單位開放，評價結(jié)果將成為選擇后勤供應(yīng)方、優(yōu)化課程設(shè)計、選派師資及考評部門工作的參考；同時，培訓方可將考勤情況、考試成績等指定數(shù)據(jù)發(fā)送給委培方人事部門，實現(xiàn)反饋評價的雙向互動，便于培訓基地全方位了解干部培訓工作，優(yōu)化工作流程，調(diào)整培訓定位。

3.7做好資源建庫

建立師資、助理和后勤等資源庫，實現(xiàn)外部資源的建庫管理。外部資源庫集中人才資源和后勤資源的調(diào)配和評價信息，方便職能部門及時比較、選派。資源建庫突破了信息瓶頸，增加了共享信息的透明度，并能推動職能部門提升工作效率，優(yōu)化管理工作。同時為庫內(nèi)非涉密信息設(shè)置外接端口，對接互聯(lián)網(wǎng)，確保使用人能不受時地限制，及時調(diào)閱資料、掌控工作進度。

3.8完善保密功能

在完善防火墻的基礎(chǔ)上，設(shè)定信息密級，做好信息出入的監(jiān)控工作。留出專用監(jiān)控端口，確保所有信息變動都能查到使用記錄，實現(xiàn)涉密信息“分級管理、進出有痕”。針對內(nèi)外網(wǎng)的信息交換，設(shè)置中介模塊，內(nèi)部信息向外部開放時，須先經(jīng)過中介模塊過濾，設(shè)有密級標示的信息源預(yù)警提示，獲得確認才可進入外網(wǎng)接口。

4　干部培訓信息化管理系統(tǒng)的架構(gòu)

系統(tǒng)“獨立成網(wǎng)”，以中央數(shù)據(jù)庫為中心，構(gòu)建以部門數(shù)據(jù)庫為支撐、資源數(shù)據(jù)庫為基石的三級數(shù)據(jù)格局。以信息驅(qū)動為主線，建立培訓管理的鏈式推送流程，形成縱橫雙維的信息通道；由任務(wù)系統(tǒng)、查詢系統(tǒng)及監(jiān)控系統(tǒng)3個子系統(tǒng)和若干功能模塊構(gòu)成，如圖1所示。

圖1　干部培訓信息化管理系統(tǒng)的架構(gòu)

4.1三級數(shù)據(jù)庫

中央數(shù)據(jù)庫、部門數(shù)據(jù)庫和資源數(shù)據(jù)庫組成“一中多核多點”的星形結(jié)構(gòu)，部門數(shù)據(jù)庫通過中央數(shù)據(jù)庫交流、共享信息；資源庫按內(nèi)部資源和外部資源分建，通過部門庫聯(lián)接共享平臺。部門庫和資源庫可按需增設(shè)。中央數(shù)據(jù)庫具有篩查、追蹤、共享、備份信息的功能，同時會記錄帶密級標示的數(shù)據(jù)出入情況。

4.2三套子系統(tǒng)

4.2.1任務(wù)子系統(tǒng)

任務(wù)系統(tǒng)構(gòu)建業(yè)務(wù)流程的鏈條式管理，形成管理閉環(huán)。任務(wù)流程分菜單定制、培訓管理、評價反饋三部分，培訓管理是流程的重點。任務(wù)崗位按培訓方組織機構(gòu)分三級，分別為基地領(lǐng)導崗、部門領(lǐng)導崗、工作人員崗，基地領(lǐng)導崗根據(jù)培訓菜單、通過中央數(shù)據(jù)平臺發(fā)包任務(wù)，各職能部門按推送任務(wù)制訂工作措施、錄入相關(guān)信息或啟動功能模塊，并點擊推送至下一環(huán)節(jié)。部門領(lǐng)導崗具有任務(wù)分派和分解職能。根據(jù)實際業(yè)務(wù)，可“一對一”單線程運行，也可“一對多”多線程運行主線或支線任務(wù)。具有期限的任務(wù)進度設(shè)置亮燈提示。

4.2.2查詢子系統(tǒng)

查詢系統(tǒng)具備共享信息、統(tǒng)計信息兩項功能，并分為主動查詢、被動查詢兩種類型和三級查詢權(quán)限。查詢按部門、時段、崗位、班次、委培方及培訓類型等參數(shù)組合查詢條件，各崗位、部門的任務(wù)完成情況在啟動查詢功能時自動出現(xiàn)。查詢系統(tǒng)內(nèi)設(shè)外部查詢定制平臺、外向資源搜索平臺、統(tǒng)計平臺及內(nèi)部信息共享平臺4個平臺，查詢功能按崗責賦權(quán)。領(lǐng)導崗可進入統(tǒng)計平臺，參考工作數(shù)據(jù)和評價信息進行績效考核。

4.2.3監(jiān)控子系統(tǒng)

監(jiān)控系統(tǒng)主要具備密級標示、信息篩查、信息過濾和后臺記錄功能。監(jiān)控系統(tǒng)的操作由主管信息部門負責，除密級標示功能需各部門領(lǐng)導崗承擔外，涉及監(jiān)控的篩查、過濾和記錄3項功能均在后臺完成。監(jiān)控系統(tǒng)不直接調(diào)取保密信息的內(nèi)容，但可鎖定數(shù)據(jù)類型、來源、庫別及密級等其他參數(shù)，形成完整的數(shù)據(jù)流動記錄。

主要參考文獻

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10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.057

D630

A

1673-0194（2015）16-0081-02

2015-06-11