楊東

【摘要】將信息技術(shù)運(yùn)用到婦幼保健所檔案管理中是順應(yīng)社會發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)時(shí)當(dāng)前婦幼保健所在運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行檔案工作還存在諸多的問題?；诖?，筆者結(jié)合自身工作經(jīng)驗(yàn)，重點(diǎn)論述了婦幼保健所檔案信息化管理中存在的問題及相應(yīng)的對策。

【關(guān)鍵詞】婦幼保健所;檔案信息化;問題;對策

在檔案信息化以及數(shù)字化技術(shù)高度發(fā)達(dá)的時(shí)代背景下，如何提高婦幼保健所檔案信息化管理水平，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整、及時(shí)、安全以及高效是當(dāng)前檔案管理工作人員必須重視的問題。

一、婦幼保健所檔案信息化管理的內(nèi)涵及必要性

檔案信息化是指的應(yīng)用信息技術(shù)等現(xiàn)代化的高科技手段對信息資源進(jìn)行收集、整合，使得檔案信息獲取、應(yīng)用實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，最終達(dá)到檔案管理自動化，信息決策科學(xué)化。其內(nèi)涵主要有：其一指的利用信息化手段對檔案進(jìn)行收集、整理、分門別類，以方便查詢、利用，例如對檔案排序、鑒定編日、檢索以及歸檔能夠高效管理，提高利用率。其二指的數(shù)字化方式管理檔案信息，并能通過信息流來調(diào)控檔案物流，實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。當(dāng)期加強(qiáng)婦幼保健所檔案信息化管理尤為必要，主要在于：第一，檔案信息化是發(fā)展婦幼保健事業(yè)的必然要求檔案。第二，檔案信息化是當(dāng)前加強(qiáng)婦幼保健工作的需要。第三，檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化為婦幼保健工作提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)“實(shí)現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化，可改善檔案信息管理工作，使檔案信息管理部門從封閉走向開放，從檔案信息的保管和利用職能向檔案信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為婦幼保健工作服務(wù)。第四，檔案信息系統(tǒng)規(guī)范化可使信息發(fā)揮最大的效益”，?“電子文件可以利用很小空間但卻保存大量的信息，而且開發(fā)利用的速度快”具有直觀性、選擇性、易操作性。

二、婦幼保健所檔案信息化管理中的常見問題

（一）資金缺乏，基礎(chǔ)設(shè)施配備不足

我國在2012年才頒布了相關(guān)的法律來規(guī)范檔案管理工作，因此我國信息化檔案管理系統(tǒng)的起步較晚，相對其他發(fā)達(dá)國家，我國檔案信息化建設(shè)力度還不足，尤其是在基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)方面。雖然現(xiàn)在很多的婦幼保健所都提倡自動化辦公，但是由于基礎(chǔ)設(shè)施的不完善，自動化辦公水平嚴(yán)重受到阻礙?；A(chǔ)的電子設(shè)備配備的不足，更別說數(shù)據(jù)庫軟件、MIS、GIS等應(yīng)用軟件的擁有率，婦幼保健所基礎(chǔ)設(shè)備資金投入不足，設(shè)備配備不足嚴(yán)重阻礙了檔案信息化的發(fā)展。

（二）對檔案信息化管理工作的重視不夠

受傳統(tǒng)思想的影響，婦幼保健所工作人員以及管理人員對于檔案信息管理化的認(rèn)識不足，對于電子文件的優(yōu)勢并未充分認(rèn)識，不將檔案信息化管理作為日常的基礎(chǔ)性工作。例如，檔案管理人員在對數(shù)據(jù)庫軟件的選擇以及使用過程匯總，不能夠充分發(fā)揮電子計(jì)算機(jī)以及計(jì)算機(jī)互聯(lián)網(wǎng)的重要作用。這些都嚴(yán)重的阻礙了檔案信息化的發(fā)展。

（三）檔案管理人員的信息化技術(shù)水平不高

檔案管理是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、技術(shù)性強(qiáng)、工作量大以及工作繁瑣的工作內(nèi)容。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展進(jìn)步，信息技術(shù)在檔案管理中顯示了無比的優(yōu)越性。但是要將信息技術(shù)充分運(yùn)用到檔案管理中去，需要具備扎實(shí)的信息技術(shù)或者計(jì)算機(jī)技術(shù)且綜合素質(zhì)都較強(qiáng)的管理人員。但是當(dāng)前在婦幼保健所中，檔案管理人員的信息化技術(shù)水平相對不高。即使有人員培訓(xùn)，往往也流于形式，進(jìn)一步的影響到了檔案管理信息化的發(fā)展。

（四）檔案信息管理的保密性工作不到位

受到檔案管理人員個(gè)人意識以及技術(shù)的影響，當(dāng)前在婦幼保健所得檔案信息化管理中，存在一定的安全漏洞。一方面，檔案工作人員個(gè)人意識不夠，在檔案的日常管理中，缺乏對檔案的安全性設(shè)置。例如有些工作人員在檔案網(wǎng)站上隨意發(fā)放信息，或者將檔案文件放置于開放的狀態(tài)中;另一方面在于操作技術(shù)的影響。由于計(jì)算機(jī)技術(shù)自身存在一定的安全隱患，各種木馬病毒隨時(shí)對計(jì)算機(jī)的安全性產(chǎn)生一定的影響，再加之一些黑客的惡意恭喜，導(dǎo)致檔案的安全受到極大地威脅。

三、婦幼保健所信息檔案信息化管理中應(yīng)采取的對策

（一）增加經(jīng)費(fèi)投入，完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

為了不斷提高婦幼保健所得檔案信息化水平，首先就應(yīng)加大對信息化設(shè)備的資金投入力度，加到對信息基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)力度，進(jìn)而為檔案信息化管理提供一個(gè)良好的工作環(huán)境。例如在基礎(chǔ)的辦公設(shè)施中配備性能較好的計(jì)算機(jī)、交換機(jī)、服務(wù)器、路由器等等硬件設(shè)備;同時(shí)還可以依據(jù)婦幼保健所得實(shí)際情況，選擇購買合適的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，方便檔案信息的錄入、存儲、統(tǒng)計(jì)、查詢等。此外，還可以積極爭取有關(guān)部門的支持，盡量申請足夠的資金來實(shí)現(xiàn)有償服務(wù)來吸引優(yōu)秀人才的加入，不斷提高檔案管理人員的工作積極性?？傊?，積極投入資金，不斷提高檔案信息化建設(shè)的軟件水平并不斷完善相關(guān)硬件設(shè)備。

（二）提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)

檔案管理工作是一項(xiàng)綜合性強(qiáng)、技術(shù)要求高、工作量比較大的服務(wù)性工作。這就要求檔案管理人員要具備扎實(shí)的操作技術(shù)以及高度負(fù)責(zé)的態(tài)度。第一，應(yīng)努力學(xué)些檔案管理專業(yè)知識，確保具備扎實(shí)的檔案管理水平。同時(shí)還應(yīng)該積極學(xué)些現(xiàn)代化的管理知識以及婦幼保健所得基本醫(yī)學(xué)知識等，不斷鉆研有關(guān)業(yè)務(wù)知識以及邊緣學(xué)科的知識，確保努力提供綜合技術(shù)能力;第二，婦幼保健所應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)力度，同時(shí)對外積極引進(jìn)優(yōu)秀人才，確保具備一直高素質(zhì)、高技能的檔案管理工作人員;第三，檔案管理人員還應(yīng)該具備高度的責(zé)任心，在日常檔案管理工作中，認(rèn)真對待，做好日常檔案的歸檔、編號、分類等工作，避免出現(xiàn)漏登或者錯(cuò)放等問題。

（三）提高檔案信息化管理的思想意識

要想提高檔案信息化管理水平，離不開管理人員的重視以及工作人員的支持。因此必須轉(zhuǎn)變檔案工作人員的思想意識，強(qiáng)化檔案信息化管理人員的思想意識。應(yīng)摒棄以往重視設(shè)施的購置卻輕視社會服務(wù)的理念，不斷提高創(chuàng)新意識，強(qiáng)化開放意識，促使檔案服務(wù)朝向便捷化和快速化發(fā)展。同時(shí)婦幼保健所還應(yīng)該做好宣傳工作，不斷提高相關(guān)工作人員對于檔案管理的重要性認(rèn)識，要學(xué)會與時(shí)俱進(jìn)，開拓創(chuàng)新，接受并學(xué)習(xí)新的思維與新方法。

（四）提高檔案安全性管理水平

檔案資料室單位或者機(jī)構(gòu)對于其日常全部活動的真實(shí)記錄，檔案資料能夠體現(xiàn)單位或者機(jī)構(gòu)的發(fā)展歷程，屬于極為重要的信息資源，能夠指導(dǎo)未來的工作開展。對于婦幼保健所而言，實(shí)現(xiàn)科學(xué)的檔案信息化管理能夠確保社會基層群眾的醫(yī)療安全以及有效防范醫(yī)患糾紛，因此婦幼保健所得檔案管理工作必須做好保密性以及安全性管理。第一，從技術(shù)方面提高安全性，例如提升訪問密碼級別，增加印章和數(shù)字簽名等方式，確保婦幼保健所的信息安全。第二，檔案管理人員還要及時(shí)對于電子檔案進(jìn)行備份存檔，采取技術(shù)手段防止重要檔案的再復(fù)制，專機(jī)專用，并且定時(shí)對于計(jì)算機(jī)的軟硬件進(jìn)行更新升級和病毒查殺。第三，制定嚴(yán)格規(guī)章制度，規(guī)范工作人員的操作水平，形成系統(tǒng)的安全保障體系，嚴(yán)格處分信息泄露人員。

總之，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案信息化管理師實(shí)現(xiàn)婦幼保健所系統(tǒng)化管理的必要手段。由于檔案信息化建設(shè)較為繁瑣且工作量大，就應(yīng)不斷加入資金投入，確保信息化基礎(chǔ)設(shè)備的配備，同時(shí)不斷提高工作人員的思想意識以及專業(yè)技能，最后還應(yīng)該做好檔案信息的安全和保密性工作，進(jìn)而推動?jì)D幼保健檔案信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

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