朱愛琴

【摘要】近幾年來，地方性綜合大學規(guī)模的急劇擴大及人數(shù)的迅猛增加使教學檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與壓力，從而導致很多問題的產(chǎn)生。本文試對這些問題進行分析，并在此基礎上提出相應的對策以改進目前的狀況。

【關鍵詞】教學檔案管理；教學活動；檔案管理

中圖分類號：G25文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）11-152-01

高校教學檔案是伴隨著教學活動的展開而產(chǎn)生的大量有價值的各種類型的材料記錄。顯而易見，教學檔案是高校的所有檔案里相當重要的一部分，處于核心地位，在教學管理中也具有很重要的作用。檔案管理工作是高校的重要組成成分，是教學評估不可缺少的依據(jù)。近年來，地方性大學在不斷地擴招，招收人數(shù)的不斷增加將會導致檔案的激增，從而使檔案管理工作量加大，給檔案管理人員帶來壓力，同時也帶來了前所未有的挑戰(zhàn)。面對這種情況，要想使高校正常運轉(zhuǎn)，認真正確地處理這些問題顯得至關重要。

一、高校教學檔案管理存在的問題

（一）教學檔案管理人員整體素質(zhì)不高、隊伍游動性比較大

高校的檔案管理工作屬于服務性事務，它最根本的目的就是為教學、科研及教學改革提供服務，使它們有據(jù)可查，同時檔案管理工作也是高校管理工作的重要構(gòu)成成分，其管理情況直接影響高校的未來發(fā)展。近些年來，地方性綜合大學的招收規(guī)模一直在不斷擴大，由此導致大量新檔案的加入，毫無疑問，新檔案的加入使學校檔案數(shù)量迅猛增多，這給高校檔案管理帶來前所未有的壓力。

（二）教學檔案管理方法和手段原始陳舊

目前很多高校仍采用原始的檔案管理方法，即主要用手操作，以紙張、案卷為工具進行收集、歸檔、檢索等，根本無法充分使用現(xiàn)代數(shù)字媒體對教學檔案進行管理。顯然，隨著高校的入學人數(shù)的增加及高校規(guī)模的不斷擴大，仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理方法顯得力不從心。高校的迅猛發(fā)展需要現(xiàn)代化的檔案管理方式的幫助?，F(xiàn)代化的管理即是借助于計算機、網(wǎng)絡來進行的，工作的完成不僅要求管理人員熟練掌握檔案管理的基本標準、手段和方法，還應該掌握計算機網(wǎng)絡新技術手段。

（三）對教學檔案的利用意識較差，服務效能低

現(xiàn)代管理理念強調(diào)人文關懷，要求管理工作應當以人為一切工作的出發(fā)點和歸宿，一切為了人，為了人的一切。與時俱進的檔案管理當然也不可與這種理念相違背。但是調(diào)查顯示，檔案管理的現(xiàn)狀遠遠不符合這一理念。很多檔案管理人員為了使檔案能夠保存完好，免受損傷，視檔案的完好存放為工作的出發(fā)點，反而采取“以檔為本”的價值取向，認為只要使檔案保存完好就完成了檔案管理者的任務，工作至此結(jié)束，他們的任務就是守著檔案，從未考慮過保存檔案的真正目的在于日常應用。有的檔案室內(nèi)的檔案僅可供高校領導或者相關部門使用，外人根本沒有查閱的權(quán)利與機會，只有領導才可以利用，這種現(xiàn)象的存在只能導致一個結(jié)果，即大量有價值的資料被整齊完好地保存起來，但是資料的價值卻得不到發(fā)揮。檔案管理不能為人所用，不能為人提供服務，最終導致檔案的根本價值不能得到有效發(fā)揮，成了一堆毫無意義的符號。

二、高校教學檔案管理對策

（一）重視教學檔案管理工作，加大檔案管理工作資金投入，提高人員素質(zhì)

教學檔案管理是學校發(fā)展及存在的重要組成部分，具有很高的保存和使用價值。學校領導應當足夠重視檔案管理工作，改變以往觀念，認真徹底地了解檔案管理的難點及重要性，高度重視檔案管理情況，經(jīng)常對管理工作進行評估及改進，真正把檔案管理當成影響高校正常運轉(zhuǎn)的基礎性任務，認真對待。同時應當把管理工作落到實處，加大檔案管理的財政投資力度；同時要注意引進檔案管理專業(yè)人才，盡量使用經(jīng)受過專業(yè)檔案管理培訓的業(yè)內(nèi)人士管理檔案，對于現(xiàn)存的非管理專業(yè)出身的管理人員，應當經(jīng)常組織培訓，提高他們的理論修養(yǎng)及實踐操作能力，同時對其進行思想道德教育，轉(zhuǎn)變他們的傳統(tǒng)管理意識及理念，使他們可以并且勇于采用新技術，從而能夠面對檔案管理工作的挑戰(zhàn)。

（二）實現(xiàn)管理手段的現(xiàn)代化

目前，利用電子系統(tǒng)對高校檔案進行管理的情況在高校還很少見，大多數(shù)學校仍然以紙為主要介質(zhì)，同時高校的檔案室嚴重不足，這些問題的存在與近幾年的高校人數(shù)急劇擴大產(chǎn)生了矛盾。很明顯，如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的信息處理方式對日常教務進行管理，不可避免地會影響高校的檔案管理工作的順利開展。而檔案管理的發(fā)展趨勢明顯表現(xiàn)為：充分發(fā)揮現(xiàn)代技術的作用，采用現(xiàn)代化管理方式，用電子化管理取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)手段，從而實現(xiàn)教學檔案管理的現(xiàn)代化，網(wǎng)絡化。不難發(fā)現(xiàn)，電子檔案在不久的將來勢必成為高校教學檔案的主流。

（三）增強服務意識，充分發(fā)揮教學檔案的知識作用

從本質(zhì)上講檔案即是知識。眾所周知，知識就是力量，但是力量不是來自于保密的知識，而是來自于共享的知識。與其它物質(zhì)不同，知識被傳送后，傳播者仍然擁有知識，甚至通過知識的交流，傳播者的知識還會增加，從而發(fā)生價值增值。

三、結(jié)語

綜上所述，教學檔案管理工作是高校管理工作的重要構(gòu)成成分，是一項必須認真對待并關系到高校能否正常運轉(zhuǎn)的基石性任務。通過分析高校檔案管理中存在的各類問題及相應的對策，可以為我們的檔案管理提供一些實用的參考意見，從而改進檔案的管理現(xiàn)狀。筆者認為，高校的領導同志應當加大對檔案管理的重視及投入力度，改變傳統(tǒng)的觀念及看法，樹立正確的思想認識，從而使檔案管理工作的從業(yè)人員更專業(yè)，管理更科學，方法更得當有效，最終實現(xiàn)檔案的最優(yōu)化管理，為高校教師及廣大的學生提供最優(yōu)化的服務，進而為大學的改革與發(fā)展做出自己力所能及的貢獻。

參考文獻：

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