劉小青

【摘要】經(jīng)濟與科技的快速發(fā)展，使得社會管理模式也發(fā)生了翻天覆地的變化，在企業(yè)單位的檔案內(nèi)容管理模式的變革中，傳統(tǒng)的物質(zhì)式的檔案管理逐漸轉變?yōu)槿缃褫^為方便快捷的數(shù)字化檔案內(nèi)容管理，通過電子信息技術在檔案內(nèi)容管理中的廣泛應用，極大的減輕了檔案管理人員的工作強度，全面提高了檔案內(nèi)容的管理水平。本論文正是基于此，對檔案內(nèi)容進行數(shù)字化管理的優(yōu)勢進行研究分析，從企業(yè)檔案管理成本、檔案人員工作效率以及檔案信息開發(fā)等幾個方面展開研究，希望能為他人對檔案內(nèi)容的數(shù)字化管理的了解提供一個參考。

【關鍵詞】檔案內(nèi)容；管理；優(yōu)勢

中圖分類號：G25文獻標識碼A文章編號1006-0278（2015）11-059-01

計算機技術的發(fā)展為人類的工作與生產(chǎn)模式的改變是顛覆性的，而信息技術與互聯(lián)網(wǎng)知識的不斷深入與迅速普及，則讓企業(yè)單位的檔案管理模式步入了數(shù)字化的新時代，文字或圖像的信息處理技術促進了辦公自動化的進程。

一、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的基本概述

（一）檔案內(nèi)容數(shù)字化

檔案是企業(yè)單位開展業(yè)務活動的重要工具和憑證性信息記錄，以及一些技術性圖紙或文件，同時也包括合同文書，聲像信息等，是企業(yè)的核心信息資源與重要資產(chǎn)。而檔案內(nèi)容數(shù)字化則是隨著計算機技術、OCR技術、掃描技術、數(shù)字攝影技術（錄音、錄像、照片）、多媒體技術、數(shù)據(jù)庫技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案內(nèi)容存儲形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

（二）檔案數(shù)字管理的內(nèi)容

對檔案內(nèi)容進行數(shù)字化管理分為兩個過程，一是進行檔案內(nèi)容數(shù)字化采取，把固化在紙質(zhì)載體中的檔案信息開發(fā)匯集成三次文獻信息，并以數(shù)字化方式輸入計算機上網(wǎng)，利用數(shù)字照相、掃描等技術將檔案原件進行數(shù)字化處理，或直接在辦公自動化過程中形成規(guī)范的電子文件信息。二是檔案內(nèi)容數(shù)字化查閱，采用瀏覽器或服務器為查詢載體，實現(xiàn)本地及遠程查檔、閱檔功能，可按日期、時間或長期有效等多種方式，完成閱檔授權，在檔案內(nèi)容查閱過程進行詳細的日志記錄，同時也有信息加密傳輸?shù)榷喾N方式。

二、檔案內(nèi)容數(shù)字化管理的優(yōu)勢

（一）縮減檔案內(nèi)容管理的成本

在過去的傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理模式中，一直使用粗放型模式使得檔案管理需要大量的人力及辦公資源，致使管理成本大幅較高，不利于企業(yè)科學管理的方針實施。而數(shù)字化檔案內(nèi)容管理則使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，摒棄了過去需要把檔案資料分類存放和建立大量的檢索工具的模式。

（二）優(yōu)化檔案內(nèi)容管理的工作效率

檔案內(nèi)容管理的工作在過去的傳統(tǒng)模式中，需要大量的人力物力，相對繁瑣，且極具細致，不能有半點差錯。而數(shù)字化管理則極大的減輕了人力的使用，首先在檔案內(nèi)容的收集過程中，傳統(tǒng)的檔案管理模式使得管理人員在進行檔案信息收集時，受各種因素的影響，并不能快速、有效、全面的將檔案信息收集起來，這對檔案管理、利用造成很大的影響。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，檔案管理人員能在足不出戶的情況下，快速、高效、全面的完成檔案信息收集，這極大的提高了檔案信息收集效率。

其次，由于檔案內(nèi)容數(shù)字化管理對工作時間和地點的要求降低，檔案文件能通過解碼、編碼的手段變成數(shù)字檔案，存儲在一個小小的硬盤里面，所有的電子檔案信息都能夠進行復制、或者整理，可以在不同的地方與時間里對想了解的內(nèi)容進行查閱，管理人員通過網(wǎng)絡系統(tǒng)進行檔案立卷、編目、原文掛接，并且能打印出全引目錄、卷內(nèi)目錄、原文內(nèi)容，整個過程十分簡單，極大的提高管理人員的工作效率。而檔案內(nèi)容的查閱過程也變得非常便捷，通過網(wǎng)絡進行對資料關鍵詞的檢索、模糊搜索，查閱相關目錄，直接調(diào)閱原文，原文直接打印。極大的優(yōu)化了檔案內(nèi)容管理的工作效率。

（三）加大了檔案內(nèi)容的信息開發(fā)

在傳統(tǒng)的檔案內(nèi)容管理中，管理人員需要對檔案進行分類整理，并且只有保證檔案的完整性，才能為檔案信息的查詢使用提供方便，實現(xiàn)檔案內(nèi)容數(shù)字化管理后，管理人員可以將各種檔案內(nèi)容存儲在計算機硬盤中，電子檔案經(jīng)過立卷后，使用者在利用檔案信息時，只需要將關鍵詞輸入檢索工具中，就能將所有信息顯示出來，不僅能供使用者利用，還能幫助使用者對某些問題進行深層次探索，這就極大的提高了檔案信息的開發(fā)度。

三、總結

檔案內(nèi)容數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，它極大的簡化了傳統(tǒng)檔案內(nèi)容管理的繁瑣與成本付出，也優(yōu)化了檔案管理工作的辦公效率，既減輕了檔案人員在檔案收集、整理、歸檔等過程中的工作強度，也極大的開發(fā)了檔案信息存在的可能性，工作效率的提升能為企業(yè)減輕運轉成本，同時也較為完整地保存了實物檔案的價值。當在這些優(yōu)勢為檔案內(nèi)容管理帶來方便的同時，也需要注意數(shù)字化管理過程中計算機系統(tǒng)的良性運轉，以及數(shù)字檔案資料的備份，以及重要檔案的加密管理。希望本論文的研究能為企業(yè)檔案內(nèi)容數(shù)字化管理通過借鑒參考。

參考文獻：

[1]金俊蘭.基于信息數(shù)字化的高校檔案管理新體系構建[J].湖北師范學院學報（哲學社會科學版），2010（4）：150-151

[2]劉鵬.檔案數(shù)字化管理的探索[D].2011年海峽兩岸檔案暨縮微學術交流會論文集，2011.

[3]徐欣.從檔案整理實踐與理論的演變看檔案內(nèi)容信息開發(fā)利用[J].檔案學研究，2007（6）.

[4]張音.淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端[J].黑龍江科技信息， 2009，（04）：125-126.