劉虹

摘 要：對(duì)于圖書(shū)館來(lái)說(shuō)，檔案工作是重要組成部分。本文闡述了圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案工作的管理的意義，分析了圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案工作的管理的現(xiàn)狀，提出優(yōu)化圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案工作的管理的措施。

關(guān)鍵詞：業(yè)務(wù)檔案管理;意義;問(wèn)題;對(duì)策

一、業(yè)務(wù)檔案管理的概述

業(yè)務(wù)檔案管理是指圖書(shū)館及其工作人員在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的聲像、圖表、文字等不同載體的歷史記錄，具有查考利用價(jià)值。圖書(shū)館的許多工作是在檔案管理的支持下開(kāi)展的，做好檔案管理，有利于圖書(shū)館工作的交流，有利于提高圖書(shū)館工作的質(zhì)量，有利于促進(jìn)圖書(shū)館更好開(kāi)展各項(xiàng)服務(wù)工作。

二、業(yè)務(wù)檔案管理的意義

圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理工作，既是圖書(shū)館各項(xiàng)工作開(kāi)展的基礎(chǔ)，又是圖書(shū)館各項(xiàng)工作開(kāi)展的保證。利用服務(wù)是搞好業(yè)務(wù)檔案管理的根本目的。一方面，編輯多種編研檔案，在服務(wù)工作中實(shí)現(xiàn)檔案的真正價(jià)值。同時(shí)，還應(yīng)要完善檢索體系，編制案卷文件目錄、專(zhuān)題目錄、案卷目錄等。

1.是圖書(shū)館人力資源建設(shè)的可靠依據(jù)。在新時(shí)代的高速發(fā)展中，圖書(shū)館人力資源建設(shè)是重中之重。人才缺乏無(wú)法開(kāi)展工作，沒(méi)有目的培養(yǎng)人才，是人才資源的一種浪費(fèi)，因此有可依照的檔案資料作參考是人才培養(yǎng)的一種有效途徑。建立完善的人事檔案管理體系，在改革不斷深化的今天，對(duì)圖書(shū)館人才建設(shè)具有重要的意義。

2. 是業(yè)務(wù)工作規(guī)范化的體現(xiàn)?，F(xiàn)代化的圖書(shū)館要求業(yè)務(wù)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，這樣既有利于本館自身的科學(xué)管理，又有利于圖書(shū)館界的協(xié)調(diào)與協(xié)作。圖書(shū)館業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)是用數(shù)據(jù)來(lái)反映圖書(shū)館工作的實(shí)際情況，以便對(duì)圖書(shū)館有一直觀(guān)認(rèn)識(shí)并實(shí)行計(jì)量化管理。而業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)是業(yè)務(wù)檔案建設(shè)的重要組成部分，所以說(shuō)業(yè)務(wù)檔案建設(shè)工作是業(yè)務(wù)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的體現(xiàn)。要想反映一個(gè)圖書(shū)館的業(yè)務(wù)工作情況，必須通過(guò)查看業(yè)務(wù)檔案來(lái)實(shí)現(xiàn)。當(dāng)然，建立業(yè)務(wù)檔案本身這一行為也標(biāo)志著業(yè)務(wù)工作實(shí)行了規(guī)范化管理。既然業(yè)務(wù)檔案建設(shè)是業(yè)務(wù)工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的體現(xiàn)，那么，我們只要長(zhǎng)期不懈地抓業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)工作，就能促進(jìn)業(yè)務(wù)工作向更高的水平邁進(jìn)。

3.保存圖書(shū)館重要資料的手段。圖書(shū)館日常工作中的重要資料需要保存，它們作為一種憑證，記載了圖書(shū)館的歷史發(fā)展?fàn)顩r。對(duì)圖書(shū)館進(jìn)行管理、建設(shè)、研究、宣傳，都離不開(kāi)這些真實(shí)、具體的資料，而“今世賴(lài)之以知古，后世賴(lài)之以知今者也”的檔案正是人們改造世界的特定實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程的歷史記錄只有加強(qiáng)了業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)，才能更有條理、更系統(tǒng)地保存圖書(shū)館的重要資料，使其更好地實(shí)現(xiàn)憑證參考價(jià)值。

4.是深化圖書(shū)館服務(wù)工作的有力保證。圖書(shū)館的業(yè)務(wù)檔案是在為讀者服務(wù)的各項(xiàng)實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的文件資料轉(zhuǎn)化而來(lái)，是歷史的原始記錄。圖書(shū)館開(kāi)展各項(xiàng)服務(wù)過(guò)程中的方法、思路和措施，都如實(shí)地記載在業(yè)務(wù)檔案中，它是各項(xiàng)活動(dòng)的歷史寫(xiě)照。認(rèn)真做好圖書(shū)館的業(yè)務(wù)檔案管理，真實(shí)地收集和整理、完整、記錄服務(wù)工作發(fā)展的所有文件資料。

5.是對(duì)新館員和讀者宣傳教育的生動(dòng)教材。圖書(shū)館利用各種讀者數(shù)據(jù)、館藏?cái)?shù)據(jù)、管理數(shù)據(jù)，能全面展示圖書(shū)館的各項(xiàng)管理、館情概貌、現(xiàn)代化服務(wù)等，使讀者借用圖書(shū)館的需求欲望和熱情被有效地激發(fā)出來(lái)，是有效地向讀者推薦圖書(shū)館的重要資料。利用檔案將圖書(shū)館的過(guò)去、現(xiàn)在和將來(lái)介紹給新館員，促使他們熟悉和熱愛(ài)圖書(shū)館工作。

三、圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1. 檔案管理的設(shè)備和技術(shù)手段落后。圖書(shū)館檔案管理工作的設(shè)備條件、技術(shù)手段和基礎(chǔ)設(shè)施，都較落后，檔案從收集到利用整個(gè)過(guò)程都缺乏基本保障。阻礙了圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理現(xiàn)代化進(jìn)程，制約了圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理工作的水平。

2.館藏檔案結(jié)構(gòu)不合理、檔案信息開(kāi)發(fā)利用觀(guān)念薄弱。從檔案載體來(lái)看，目前，許多圖書(shū)館電子檔案的種類(lèi)和數(shù)量較少，紙質(zhì)檔案所占比重較大。從檔案種類(lèi)結(jié)構(gòu)來(lái)看，圖書(shū)館的館藏文書(shū)檔案比重較大與以業(yè)務(wù)檔案為主的特色檔案，有待豐富。從目前的檔案管理發(fā)展趨勢(shì)來(lái)看，這樣的館藏檔案內(nèi)容和結(jié)構(gòu)，完全無(wú)法適應(yīng)圖書(shū)館的業(yè)務(wù)發(fā)展和信息化社會(huì)的需要。當(dāng)前，圖書(shū)館普遍存在著輕開(kāi)發(fā)、重管理的問(wèn)題，嚴(yán)重制約著檔案管理，導(dǎo)致了圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案資源的浪費(fèi)。

3. 檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高。圖書(shū)館做兼職檔案管理員的現(xiàn)象很普遍，缺乏專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)和專(zhuān)業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，所承擔(dān)的工作與檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展的需要是不相適應(yīng)的。

4.檔案管理工作經(jīng)費(fèi)投入不足，現(xiàn)代化管理設(shè)備嚴(yán)重缺失，現(xiàn)代化管理手段落后;據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，只有極少數(shù)科研、高校圖書(shū)館檔案工作實(shí)現(xiàn)了檔案的數(shù)字化管理，絕大多數(shù)仍處于人工操作檔案管理工作。

四、優(yōu)化業(yè)務(wù)檔案管理，促進(jìn)圖書(shū)館創(chuàng)新發(fā)展的對(duì)策

1.增強(qiáng)檔案管理意識(shí)。圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案對(duì)圖書(shū)館工作有很大的參考作用，增強(qiáng)各級(jí)人員對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理工作的重視程度，逐步規(guī)范化圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理工作。

2.提高檔案管理人員的素質(zhì)。首先，選擇優(yōu)秀的檔案管理人員。其次，在業(yè)務(wù)檔案管理工作不斷發(fā)展變化的新形勢(shì)下，要不定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行必要的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)，讓他們學(xué)習(xí)新技術(shù)、新知識(shí)、，促使檔案管理人員改變新觀(guān)念，積極學(xué)習(xí)掌握網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，以適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

3.優(yōu)化檔案結(jié)構(gòu)。一方面，加大收集與整理以文字形式直接記錄圖書(shū)館重大事件和重要活動(dòng)的文字材料，對(duì)于圖書(shū)館的發(fā)展來(lái)說(shuō)，具有十分重要的歷史紀(jì)念意義。另外，還應(yīng)重視非文字資料，如音像、實(shí)物、電子檔案的收集與整理，更生動(dòng)、更真實(shí)，更具體，是有參考價(jià)值的佐證資料。根據(jù)當(dāng)前媒介多樣化的特點(diǎn)，應(yīng)該將獎(jiǎng)杯、音像、照片、電子文件、光盤(pán)、獎(jiǎng)狀等形式的歸檔作為業(yè)務(wù)檔案工作的重點(diǎn)。此外，進(jìn)行檔案歸檔可以使得檔案節(jié)約管理費(fèi)用，節(jié)省存放空間，存放科學(xué)合理，也便于檔案的開(kāi)發(fā)和利用、查找。

4. 充分開(kāi)發(fā)利用檔案信息。在開(kāi)發(fā)利用方面，檔案管理人員應(yīng)在館領(lǐng)導(dǎo)決策下，按照工作需要及時(shí)準(zhǔn)確提供相應(yīng)的檔案資料，做好圖書(shū)館服務(wù)。同時(shí)宣傳推廣工作亦非常重要，提高檔案的信息利用率。

5.大力推進(jìn)管理手段的現(xiàn)代化。對(duì)于現(xiàn)代化圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理工作來(lái)說(shuō)，采用現(xiàn)代化的管理設(shè)備和管理手段是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求?，F(xiàn)代化圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理，就是以電子計(jì)算機(jī)為中心的現(xiàn)代化管理方法，充分利用文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體技術(shù)、電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)設(shè)備和手段對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析、存儲(chǔ)、檢索、收集整理等實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。要想實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，應(yīng)該建立起開(kāi)放檔案用戶(hù)圖書(shū)館檔案指南資料庫(kù)、目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、原文影像資源庫(kù)以及專(zhuān)題文件匯編資料庫(kù)、史料匯編等四大數(shù)據(jù)庫(kù)，這是管理手段現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，要加大對(duì)圖書(shū)館業(yè)務(wù)檔案管理設(shè)備的資金投入。

總之 ，在圖書(shū)館管理工作中，業(yè)務(wù)檔案是其工作的基石，它不是一朝一夕的工作，而是漫長(zhǎng)的過(guò)程，是圖書(shū)館基礎(chǔ)建設(shè)的一部分。只有優(yōu)化圖書(shū)館業(yè)余檔案管理的現(xiàn)代化手段，不斷提高檔案利用率，才可促進(jìn)圖書(shū)館整體服務(wù)水平更上一層樓。

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