文|本刊記者 姜紅德

近日發(fā)布的《2015數(shù)字會(huì)務(wù)行業(yè)趨勢白皮書》顯示，2015年中國會(huì)務(wù)市場將達(dá)到6000億元人民幣，而數(shù)字會(huì)務(wù)將在此市場中占據(jù)5%的規(guī)模，達(dá)到300億元。數(shù)字會(huì)務(wù)領(lǐng)域誕生的時(shí)間其實(shí)并不長，哪怕是在互聯(lián)網(wǎng)和會(huì)務(wù)產(chǎn)業(yè)已經(jīng)非常發(fā)達(dá)的美國，數(shù)字會(huì)務(wù)產(chǎn)業(yè)也只是處于較為初級(jí)的階段，而在國內(nèi)，數(shù)字會(huì)務(wù)行業(yè)的發(fā)展更屬于我們所說的“朝陽產(chǎn)業(yè)”。

“數(shù)字化”創(chuàng)造會(huì)議之最

2014年11月，浙江烏鎮(zhèn)，包括愛爾蘭前總理伯蒂·艾亨、俄羅斯總統(tǒng)助理伊戈?duì)枴ばじ窳蟹虻韧鈬趦?nèi)的100多個(gè)國家和地區(qū)的1000多位政府領(lǐng)導(dǎo)、行業(yè)主管、網(wǎng)絡(luò)精英等重量級(jí)嘉賓參加了首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)。會(huì)議除了“烏鎮(zhèn)峰會(huì)”之外，還有“互聯(lián)網(wǎng)治理”、“打擊網(wǎng)絡(luò)恐怖主義”、“跨境電子商務(wù)”等15個(gè)分論壇。這些分論壇僅演講嘉賓報(bào)名、登記和接待就不是一件小事，如何在會(huì)議期間做好接待和服務(wù)，是主辦單位十分在意的大事，這必然會(huì)考驗(yàn)我國政府舉辦這種高規(guī)格會(huì)議的能力。

這種考驗(yàn)還來自與領(lǐng)導(dǎo)和來賓們相關(guān)的數(shù)據(jù)安全。設(shè)想一下，從國家領(lǐng)導(dǎo)人到各個(gè)職能部門管理者、從當(dāng)?shù)卣?、主辦方到全國乃至全世界范圍內(nèi)的行業(yè)大佬都來烏鎮(zhèn)參會(huì)，哪位嘉賓在什么時(shí)間點(diǎn)在哪個(gè)會(huì)場發(fā)表演講，這些都需要提供極為安全可靠、方便易用的服務(wù)和極其高效的管理。

世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)舉辦得非常成功，總結(jié)起來原因很多，但確實(shí)和本次會(huì)議主辦方采用數(shù)字會(huì)務(wù)管理系統(tǒng)分不開。在會(huì)議舉辦前，網(wǎng)信辦和浙江省政府在尋找、考察了許多供應(yīng)商后，最終選擇了國內(nèi)一家數(shù)字會(huì)議服務(wù)提供商，希望他們能夠在短時(shí)間內(nèi)提供一套完整的數(shù)字會(huì)務(wù)解決方案。

“在會(huì)場，大家看到了各種在線注冊(cè)、大會(huì)官網(wǎng)、官方APP、現(xiàn)場多種渠道的電子簽到、參會(huì)者和各路嘉賓的數(shù)據(jù)分類管理等數(shù)字化管理，甚至細(xì)微到對(duì)機(jī)場火車站的接機(jī)安排、當(dāng)?shù)氐奶鞖忸A(yù)報(bào)、各會(huì)場之間的路徑指南。實(shí)景地圖導(dǎo)航是我們和騰訊公司聯(lián)合做的，時(shí)間非常急，而在那之前，很多關(guān)于烏鎮(zhèn)細(xì)節(jié)的導(dǎo)航圖沒有數(shù)字化。這是一場國際化的大會(huì)，因此所有產(chǎn)品都是中英文版本。這些工具和產(chǎn)品僅僅是31會(huì)議在前端產(chǎn)品完整性和易用性的展現(xiàn)?！弊鳛榇髸?huì)數(shù)字會(huì)務(wù)方案提供商，31會(huì)議創(chuàng)始人及CEO萬濤這樣介紹首屆世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)的經(jīng)驗(yàn)。

據(jù)萬濤介紹，世界互聯(lián)網(wǎng)大會(huì)并不是他們交付的規(guī)模最大的會(huì)議，但無論從安全、來賓規(guī)格、處理流程，包括工期要求等方面來講，都可以稱得上是“最”高規(guī)格會(huì)議。他相信未來不僅是大型會(huì)議，甚至是小到幾十個(gè)人的小規(guī)模會(huì)議和活動(dòng)，都會(huì)使用高效、安全的數(shù)字會(huì)務(wù)服務(wù)，提高效率和參會(huì)體驗(yàn)，這是行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。

用微信來管理婚禮、生日派對(duì)

大約在4～5年前，31會(huì)議的創(chuàng)始團(tuán)隊(duì)成員們就發(fā)現(xiàn)舉辦各種會(huì)議組織流程還是完全依靠手工，除了Email，Excel之外，幾乎沒有像樣的電子化工具。在肯定了這樣的需求和市場痛點(diǎn)之后，他們開始考慮進(jìn)軍數(shù)字會(huì)務(wù)市場。

據(jù)介紹，數(shù)字會(huì)務(wù)系統(tǒng)是完全基于云計(jì)算平臺(tái)，全流程、全終端覆蓋會(huì)議組織流程的核心場景：注冊(cè)報(bào)名、電子簽到、場內(nèi)互動(dòng)和統(tǒng)計(jì)報(bào)告。而移動(dòng)端產(chǎn)品和工具將一個(gè)個(gè)真實(shí)參會(huì)的人連接，并將商務(wù)信息、人的信息、資源和服務(wù)連接。面對(duì)不同的垂直市場，比如政務(wù)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位，行業(yè)協(xié)會(huì)、NGO組織等，數(shù)字會(huì)務(wù)系統(tǒng)可以有不同的針對(duì)性解決方案。

用微信管理婚禮是數(shù)字會(huì)務(wù)和個(gè)人生活相關(guān)的例子?！耙晃?0后的朋友申請(qǐng)?jiān)谒幕檠缟鲜褂梦覀兊臄?shù)字會(huì)務(wù)產(chǎn)品，在此過程中他省去了購買結(jié)婚請(qǐng)?zhí)腻X，取而代之的是微信電子邀請(qǐng)函；來賓現(xiàn)場掃描電子邀請(qǐng)函就能入場，現(xiàn)場親朋好友通過手機(jī)搖一搖參加抽獎(jiǎng)，甚至很多同學(xué)朋友來到現(xiàn)場，用二維碼簽到時(shí)直接用支付寶和微信給了份子錢?！比f濤表示，這個(gè)場景甚至可以在生日派對(duì)、同學(xué)聚會(huì)、朋友圈聚會(huì)上再現(xiàn)。對(duì)于競爭他并不擔(dān)心，“休閑聚會(huì)的市場非常大，但是也非常碎片化，只要找到自己的細(xì)分市場和準(zhǔn)確的切入點(diǎn)，紅海競爭還是可以避免的?！?/p>

明天會(huì)更好

據(jù)《2015中國數(shù)字會(huì)務(wù)行業(yè)趨勢白皮書》披露，目前我國年度會(huì)議總量大約500萬場之多，并且每年呈5%以上的增長，至2020年中國會(huì)議總規(guī)模將會(huì)超過800萬場；總參會(huì)人次也超過5億。另一方面移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)近年來不斷發(fā)展，根據(jù)工信部數(shù)據(jù)顯示，截止2014年7月，我國移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)用戶數(shù)有8.72億，占全國人口的64.1%。其中社交媒體的發(fā)展勢頭尤為迅猛，有33%的用戶是通過社交媒體認(rèn)識(shí)一個(gè)新的品牌或服務(wù)的。

針對(duì)以上現(xiàn)象，廣泛應(yīng)用新技術(shù)將是會(huì)議產(chǎn)業(yè)大勢所趨。采用IT網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、二維碼技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸、無線網(wǎng)絡(luò)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等將成為會(huì)務(wù)領(lǐng)域發(fā)展的新方向；通過統(tǒng)一的軟件系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)議流程、信息發(fā)布、會(huì)務(wù)信息的統(tǒng)一管理，已成為客戶需求的主流。對(duì)于會(huì)議的組織者來講，必須盡快習(xí)慣于利用各種科技手段來幫助參會(huì)者更好地溝通交流，而移動(dòng)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，會(huì)為會(huì)議的形式和內(nèi)容提供更加豐富的傳播路徑。

說到數(shù)字會(huì)務(wù)的本質(zhì)，萬濤表示實(shí)際上它是通過互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)的會(huì)務(wù)流程進(jìn)程重組和重構(gòu)。首先它降低了組織者的操作成本，提高了管理效率。特別是在人口紅利逐步消失的中國，組織的人力成本會(huì)逐步增加，運(yùn)用IT技術(shù)提升效率，降低成本是必然之選。

其次，隨著“80后”、“90后”在職場越來越主流，會(huì)議流程也需要有所變化，如果說以前主辦方主要以圍繞領(lǐng)導(dǎo)、VIP嘉賓來工作的話，現(xiàn)在需要對(duì)參會(huì)人的體驗(yàn)和參與感有極大的關(guān)注才可以，否則開會(huì)就變成低頭刷微信、微博的場面。

同時(shí)由于移動(dòng)技術(shù)的普及，主辦方可以更加方便地收集用戶的需求、反饋和參與情況，有效地進(jìn)行數(shù)據(jù)化的管理，有利于主辦方的及時(shí)反應(yīng)和持續(xù)改善。

《2015中國數(shù)字會(huì)務(wù)行業(yè)趨勢白皮書》預(yù)測：中國會(huì)議產(chǎn)業(yè)數(shù)字化進(jìn)程“勢不可擋”，根據(jù)移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的增長速度可預(yù)測到2017年，使用數(shù)字會(huì)議工具的會(huì)議主辦方會(huì)突破3.5%；2020年數(shù)字會(huì)務(wù)工具的普及率會(huì)達(dá)到50%以上。