張蓓
【摘 要】隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展,企業(yè)集團(tuán)公司采購過程中采用的主要形式就是集中采購,但在實際運用過程中也出現(xiàn)了一些問題?;谶@種形勢,筆者深入分析了產(chǎn)生問題的根源,并結(jié)合自身工作的實際情況,在剖析集中采購必要性的基礎(chǔ)上,從各個角度給出了強(qiáng)化集中采購管理的措施,最終實現(xiàn)提高資金使用效能的目的。
【關(guān)鍵詞】企業(yè)集團(tuán)公司;集中采購;強(qiáng)化措施
一、引言
就眼下的形勢分析來說,企業(yè)集團(tuán)公司采購活動中主要采取的模式就是集中采購,隨著時間的推移,采購行為也不斷得到完善,有效降低了采購成本。但是,隨著時間的變遷,集中采購過程中也面臨著諸多的新問題,一定程度上束縛了采購工作的發(fā)展完善。面對這些工作中出現(xiàn)的新問題,逐步解決現(xiàn)實問題已經(jīng)成了推進(jìn)集中采購過程中面臨的必然選擇。
二、企業(yè)集團(tuán)公司采用集中采購的重要性
企業(yè)需要多種資料,對物資的需求量也比較高。采用集中采購管路能有效的保證各個采購環(huán)節(jié)銜接得當(dāng),降低企業(yè)的物資成本,進(jìn)而提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益。集中采購過主要是通過物資采購量的集中管理進(jìn)而提升企業(yè)在物資購買中的主動權(quán),集中采購避免了原有分散式采購的弊端,節(jié)省了物資的運輸費用和采購費用。
當(dāng)前很多企業(yè)采用的是分散式采購,分散式采購遵循了及時采購及時利用的原則,不會造成物資的浪費,但是同時也帶來了一定的經(jīng)濟(jì)損失。分散式采購每次的物資量比較少,增加了運輸費用,采購費用及人力物力的投入,總費用遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了集中采購。因此需要采用集中采購的管理模式,將采購資本降低最低。
三、企業(yè)集團(tuán)公司集中采購現(xiàn)狀
探究采購管理中存在的不足,找出對應(yīng)的對策,避免其中的不足,不斷提高采購管理水平,逐步降低企業(yè)運營成本,是每個企業(yè)需要積極應(yīng)對的問題。
1.對集中采購工作不重視
雖然很多企業(yè)集團(tuán)公司先后出臺了集中采購工作規(guī)定,成立了采購領(lǐng)導(dǎo)小組,但少數(shù)人認(rèn)為集中采購是相關(guān)部門的事,雖參與集中采購項目的立項、評定,也是敷衍了事,致使集中采購制度執(zhí)行不到位;有的主管領(lǐng)導(dǎo)沒有按照集中采購的要求,對物資采購資金結(jié)算進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān),一些必須集中采購的物資采購沒有通過集中采購渠道,出現(xiàn)了集中采購制度提得高、落得低,人人管、無人管的現(xiàn)象。
2.采購管理缺乏創(chuàng)新
我國大多企業(yè)一般采用比較傳統(tǒng)的采購模式,由生產(chǎn)部門根據(jù)生產(chǎn)線的需要整理提交采購計劃申請書,采購部門再匯總各項計劃并編寫采購計劃表,一般在月末,季末甚至年末,然后上交主管領(lǐng)導(dǎo)審批,最后按計劃實施,采購物資并驗收登記入庫。這種采購模式有很多弊端,庫存風(fēng)險大,容易出現(xiàn)庫存積壓或短缺的現(xiàn)象,資金量占用大,存在資金鏈斷開的風(fēng)險。
3.監(jiān)管責(zé)任落實不到位
物資采購部門沒能實現(xiàn)對物資采購活動全過程的時時監(jiān)督,僅停留在合同商洽、簽約這一局部環(huán)節(jié)上,有些人對集中采購監(jiān)督意識淡薄,在集中采購管理工作中有畏難情緒,不敢放手大膽工作,對于合同履行符合程度的調(diào)查、貨物進(jìn)場驗收的監(jiān)理、保證金依法收取等相關(guān)組織管理責(zé)任沒能有效行使。
四、如何對企業(yè)集團(tuán)公司采用集中采購管理模式
為了提升企業(yè)的整體經(jīng)濟(jì)效益,要從企業(yè)當(dāng)前管理現(xiàn)狀入手,根據(jù)管理形式,不斷優(yōu)化集中采購管理形式,進(jìn)而達(dá)到提升企業(yè)整體競爭力的目的。以下將對如何對企業(yè)集團(tuán)公司采用集中采購管理模式進(jìn)行分析。
1.充分利用信息化技術(shù)
隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展,集中采購管理以信息技術(shù)為媒介,網(wǎng)上采購成為當(dāng)前采購的主流模式。網(wǎng)上采購不需要投入更多的人力、物力和財力支持,節(jié)省了資金成本的同時,便于進(jìn)行規(guī)范化管理。網(wǎng)上采購管理模式以完善的制度為前提,各項制度都對集中采購形式有明確的規(guī)定,每一項成本交易都要經(jīng)過嚴(yán)格的審核,進(jìn)而提升了采購操作形式的透明度,禁止出現(xiàn)暗箱操作的形式。
2.建立并健全采購制度
集中采購管理制度是保證采購程序有序進(jìn)行的前提和基礎(chǔ),在整體實踐過程中要做到有理可依,因此需要以完善的采購制度為基礎(chǔ),按照既定的管理程序,嚴(yán)格制定相關(guān)規(guī)定。首先對各個部門要有明確的規(guī)定;其次要建立采購部門績效考核制度,將所有部門和項目的物資納入審核范圍內(nèi)。每個部門在對材料進(jìn)行利用時,都要詳細(xì)記錄數(shù)據(jù),相關(guān)工作人員對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期審查,避免出現(xiàn)物資總量出現(xiàn)差錯的情況。
3.加強(qiáng)和供應(yīng)商的聯(lián)系
供應(yīng)商是采購過程中的合作伙伴,為了促進(jìn)彼此間的長久合作,要營造公平競爭、合作供應(yīng)的環(huán)境;要對合同進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾?,包括信息收集、整理及預(yù)算等,定期對信息進(jìn)行審核和匯總;對合同履行的控制制度進(jìn)行詳細(xì)的分析,對出現(xiàn)分歧的合約進(jìn)行詳細(xì)的分析,雙方工作人員要加強(qiáng)彼此間的溝通合作,了解工作模式和發(fā)展形式,從自身立場出發(fā),最大限度的將損失降到最低。
4.強(qiáng)化采購流程的管理
制定合理的計劃,考慮到物資總量和企業(yè)集團(tuán)公司當(dāng)前需要的物資量,對資源進(jìn)行合理的應(yīng)用;明確采購程序,考慮到運輸費用、人工費用及其他費用,對現(xiàn)場貯藏量進(jìn)行統(tǒng)計;招標(biāo)機(jī)制要公正合理,按照法律部門的規(guī)定要求,做好憑證保存的工作;對項目進(jìn)行系統(tǒng)的審核,包括采購成本及采購量等,進(jìn)而保證審核結(jié)果的準(zhǔn)確性。
五、結(jié)束語
企業(yè)集團(tuán)公司相關(guān)負(fù)責(zé)人要重視集中采購管理的應(yīng)用,對各個環(huán)節(jié)進(jìn)行系統(tǒng)的分析和整合,最大限度的降低管理成本。只有做好細(xì)節(jié)方面的工作,才能切實有效的降低采購成本,提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益。
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