石家莊市公路管理處勘測(cè)設(shè)計(jì)隊(duì) 陳星

會(huì)計(jì)是一門較為獨(dú)立和具體的，實(shí)踐與理論相結(jié)合的科目，其具備了決策、評(píng)價(jià)和控制等管理職能。而為了實(shí)現(xiàn)這些職能，需要運(yùn)用許多數(shù)學(xué)計(jì)算方法，其中包含了算術(shù)平均數(shù)、計(jì)數(shù)和凈現(xiàn)值等。Excel 的應(yīng)用具有這些計(jì)算的功能，其主要的應(yīng)用也能夠處理各種財(cái)務(wù)問題，能夠提高會(huì)計(jì)工作效率。Excel軟件做為眾多電子表格軟件之一，其操作性比較簡(jiǎn)單，功能較強(qiáng)大，且使用的范圍較為廣泛。因此，應(yīng)用Excel軟件能夠有效的將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息加以分析運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)管理所要達(dá)到的工作目標(biāo)。

一、Excel綜述

Excel 是由美國(guó)微軟公司開發(fā)出的用以解決數(shù)據(jù)信息的電子表格軟件，有效的將表格算數(shù)、圖形表示和數(shù)據(jù)監(jiān)管三部分結(jié)合在一起。在眾多的辦公軟件中，Excel 表格軟件占了關(guān)鍵地位，亦是至今為止被最為廣泛運(yùn)用的電子表格軟件。

(一)Excel平臺(tái)特點(diǎn)

在數(shù)據(jù)處理上，Excel 表格有著其它辦公軟件無法匹敵的優(yōu)勢(shì)。Excel 以其方便、靈活和實(shí)用性特點(diǎn)，極大的簡(jiǎn)化了數(shù)據(jù)信息的分類式管理，而且在Excel 中設(shè)立的表格具有實(shí)用的勾稽關(guān)系功能，有助于對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息不斷的實(shí)施更新。與此同時(shí)，其強(qiáng)大的圖形解決功能，使文字、圖畫、表格的相互結(jié)合更直觀與形象，為會(huì)計(jì)人員更加精確地進(jìn)行預(yù)測(cè)、比較和分析提供便利，從而更好地做出相應(yīng)正確的決策。Ex?cel 還具有著較為豐富的函數(shù)數(shù)據(jù)，加以充分利用后，能夠計(jì)算出數(shù)據(jù)平均、總和等信息，從而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)決策分析。除此之外，Excel還能夠讀取、輸出多種格式的數(shù)據(jù)信息和文件，能夠把大多數(shù)的數(shù)據(jù)信息從數(shù)據(jù)源中引入到Excel電子表格中，這樣就能夠縮減從外界取得數(shù)據(jù)信息的時(shí)間，提升工作效率。

(二)Excel的功能

Excel在日常工作中有著非常廣泛的應(yīng)用，大多數(shù)工作者都會(huì)接觸到這個(gè)軟件，它上手簡(jiǎn)單，功能齊全。特別對(duì)于會(huì)計(jì)方面，Excel是發(fā)揮了巨大的作用。Excel功能主要表現(xiàn)為以下三點(diǎn)：對(duì)表格的處理。Excel對(duì)數(shù)據(jù)信息的管理采取的是表格形式，全部的數(shù)據(jù)信息都是采取二維表格的方式進(jìn)行管理，不同單元格信息間的關(guān)系是非常清晰的。在會(huì)計(jì)日常工作中的表格所體現(xiàn)的功能主要表現(xiàn)為：第一，對(duì)工作表的編排。例如，能夠編輯工作人員的全部數(shù)據(jù)信息，其中包括了姓名、工號(hào)、性別、薪酬等等，只要需要的不論是文本還是數(shù)據(jù)都能夠進(jìn)行編輯。第二，是單元格格式的挑選。Excel表格中任一一個(gè)獨(dú)立的單元都能夠通過“設(shè)置單元格格式”來選取對(duì)應(yīng)的單元格格式。第三，表格格式挑選。在Excel中設(shè)立的表格通常都為默認(rèn)格式的表格格式，是不會(huì)自動(dòng)設(shè)定底紋和邊框的，為了方便工作更加直觀的體現(xiàn)一些數(shù)字信息可以根據(jù)需要選擇合適的表現(xiàn)形式。第四，在表格中能夠?qū)嵤┯?jì)算、挑選、排序、改正、刪除。對(duì)數(shù)據(jù)的處理分析。Excel 除了可以解決表格的格式和編排等，還包括了對(duì)數(shù)據(jù)的處理分析，主要包含了數(shù)字表現(xiàn)形式、日期和時(shí)間、三角函數(shù)、計(jì)算、查詢、文本、和數(shù)據(jù)信息等500 個(gè)上下的內(nèi)置函數(shù)，內(nèi)置函數(shù)有效的將數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理。萬一內(nèi)置函數(shù)無法符合用戶的需要，還能夠利用自定義來設(shè)置函數(shù)，使運(yùn)用更為便利。在數(shù)據(jù)處理層面，Excel是具有著數(shù)據(jù)庫常用的解決功能，假設(shè)檢驗(yàn)、方差分析、指數(shù)平滑、回歸分析、規(guī)劃求解和多方案管理分析處理工具。對(duì)圖表的設(shè)定。Excel對(duì)圖表具有很強(qiáng)的解決功能，能夠迅速的把工作中出現(xiàn)的數(shù)據(jù)信息設(shè)定為專門的圖表。Excel 中所包含的圖表類型具有條形圖、柱形圖、折線圖、散點(diǎn)圖、高低點(diǎn)圖和各式復(fù)合式的二維以及三維圖表。把數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)變成圖表能夠非常清楚而又直觀的發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的變化趨勢(shì)。

二、會(huì)計(jì)管理中Excel表格的具體運(yùn)用

(一)用Excel編制更加符合會(huì)計(jì)管理需求的報(bào)表

現(xiàn)今財(cái)務(wù)軟件中的報(bào)表模塊，都可以根據(jù)賬務(wù)進(jìn)行取數(shù)，匯總，形成基本的對(duì)外報(bào)表，例如資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、費(fèi)用明細(xì)表等。但是由于單位對(duì)內(nèi)部管理的需要，想要把一些財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行再分類、形成一些內(nèi)部數(shù)據(jù)，并進(jìn)行重新的整理和分析，建立一些內(nèi)部報(bào)表時(shí)報(bào)表模板就有了它的局限性。比如，管理者想建立一個(gè)內(nèi)部報(bào)表把費(fèi)用、經(jīng)費(fèi)等細(xì)化分配的每個(gè)崗位或個(gè)人，財(cái)務(wù)軟件就無法實(shí)現(xiàn)。但是Excel卻可以根據(jù)會(huì)計(jì)管理的具體需求隨心所欲的設(shè)立各種各樣的內(nèi)部報(bào)表，并對(duì)現(xiàn)有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)按照需要重新進(jìn)行檢索和篩選,利用Excel自身豐富的函數(shù)計(jì)算功能、圖表轉(zhuǎn)換功能將數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的處理和體現(xiàn)，方便管理者進(jìn)行分析和決策。

(二)用Excel檢索記賬憑證

Excel軟件中所自帶的排序、篩選功能為記賬憑證的檢索提供了很大的方便，還能夠?qū)θ我幌嗤恼獌?nèi)容或科目進(jìn)行設(shè)定并實(shí)施篩選或進(jìn)行排列。實(shí)際操作的辦法如下：在“憑證查詢”后，點(diǎn)擊輸入查詢條件為“全部”，把查詢的結(jié)果導(dǎo)入Excel 軟件系統(tǒng)，運(yùn)行以“憑證”命名的工作簿，打開“會(huì)計(jì)分錄序時(shí)賬”工作表。選擇“發(fā)生金額”列后，再點(diǎn)擊排序按鈕，憑證的發(fā)生額金額將遵循大到小或者由小到大進(jìn)行排序。單擊“數(shù)據(jù)”菜單下的“篩選”項(xiàng)目，選擇“自動(dòng)篩選”。點(diǎn)擊“科目代碼”旁的下拉箭頭，選擇“自定義”功能，在彈出的窗口中輸入“會(huì)計(jì)科目等于‘你要選擇的科目代碼’”，通過運(yùn)用Excel排序、篩選功能對(duì)發(fā)生額大小順序排列的方法快捷、準(zhǔn)確。

(三)用Excel計(jì)算工資表Excel

運(yùn)用 軟件進(jìn)行工資計(jì)算，可使相關(guān)人員的工作量變小而且計(jì)算結(jié)果更為精準(zhǔn)。工資計(jì)算是一個(gè)復(fù)雜的流程，既要遵循個(gè)人工作時(shí)間、部門匯總與分配，還要關(guān)注個(gè)人所得稅的計(jì)算與扣除以及工資條的生成與輸出。與此同時(shí)，一些單位的工資核算工作還要落實(shí)到工資匯總表、部門匯總以及對(duì)照匯總等,工作人員只需要把這些基本項(xiàng)目和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進(jìn)行一次性錄入，制成相應(yīng)的模板，以后只針對(duì)有變化的項(xiàng)目進(jìn)行修改即可。除此之外，在公積金、預(yù)留養(yǎng)老保險(xiǎn)和職業(yè)年金、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)等方面的計(jì)算，都可以使用Excel進(jìn)行。

(四)用Excel管理低值易耗品

財(cái)務(wù)部門對(duì)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)的登記可以通過財(cái)務(wù)軟件中的“固定資產(chǎn)”模塊來實(shí)現(xiàn)，但是對(duì)于低值易耗品數(shù)據(jù)的登記，尤其是“一次性攤銷”計(jì)入費(fèi)用處理的低值易耗品一般只能通過明細(xì)賬來實(shí)現(xiàn)，其他部門需要具體信息時(shí)往往需要通過查找原始憑證獲取，既麻煩又容易出錯(cuò)。但由于某些低值易耗品使用年限較長(zhǎng)，或者單位價(jià)值很低但是需求量大，要想實(shí)現(xiàn)對(duì)它們的相關(guān)數(shù)據(jù)的有效管理就可以引進(jìn)Excel 軟件，利用該軟件的強(qiáng)大功能來實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門對(duì)低值易耗品的統(tǒng)計(jì)與分析。首先是建立一個(gè)有效的空白模板，把需要掌握的數(shù)據(jù)信息、使用信息全部在表格中體現(xiàn)出來，這包括：名稱、規(guī)格、單價(jià)、數(shù)量、購進(jìn)時(shí)間、使用部門、領(lǐng)取人、報(bào)廢時(shí)間、報(bào)廢原因等。其次，購進(jìn)時(shí)根據(jù)明細(xì)賬和原始憑證做好登記錄入、定期與總賬和明細(xì)賬進(jìn)行核對(duì)，日后出現(xiàn)毀損、報(bào)廢、出售等變動(dòng)情況時(shí)由使用部門上報(bào)并及時(shí)進(jìn)行登記。第三、日?？梢愿鶕?jù)需要，通過Excel 軟件的篩選和排序等相關(guān)功能，把想要掌握的某類低值易耗品的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)。這樣可以實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)部門對(duì)單位全部資產(chǎn)數(shù)據(jù)的有效掌握。

三、結(jié)束語

總而言之，Excel 表格在會(huì)計(jì)管理中起了至關(guān)重要的作用，對(duì)于會(huì)計(jì)的其他方面也起著相同的重要作用。一方面，不僅能夠提高會(huì)計(jì)的管理層次，另一方面還可以增強(qiáng)會(huì)計(jì)人員中的業(yè)務(wù)能力，實(shí)現(xiàn)核算與管理的有效銜接。而在Excel中也存在著相應(yīng)的缺陷，相信隨著時(shí)間的發(fā)展，其問題會(huì)得到逐步的健全，為用戶提供更好的服務(wù)，發(fā)揮其更大的作用。