文/長春市雙陽區(qū)社會福利院 田海燕
淺析人事檔案管理存在問題及措施
文/長春市雙陽區(qū)社會福利院田海燕
我國社會經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展既增大了對人才的需求量,也讓人事檔案管理工作的重要性越來越得到突顯,并且作為人事部門日常工作中的重要內(nèi)容,對于組織和用人單位的長遠(yuǎn)發(fā)展具有不可取代的積極作用。本文就以當(dāng)前人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行簡要分析,并根據(jù)其問題所在提速相應(yīng)的改進(jìn)措施,以此希望能更好的將人事檔案的實(shí)際效能發(fā)揮出來。
人事檔案;檔案管理;問題;措施;信息化
人事檔案是對個人經(jīng)歷、能力以及政治面貌等方面進(jìn)行記錄得到的關(guān)于個人資料的材料,人事檔案工作的加強(qiáng),對于進(jìn)行人力資源加以充分利用和開發(fā)起到起到了重要且深遠(yuǎn)的現(xiàn)實(shí)意義。特別是在當(dāng)前國家越來越重視人事檔案管理的情況下,更是要求其管理的規(guī)范化、現(xiàn)代化以及科學(xué)化,但是在實(shí)際實(shí)踐中,還是存在一些問題。
人事檔案管理工作中存在的問題普遍還有以下幾個方面:
(一)管理沒有真正落到實(shí)處。其實(shí)各個組織和用人單位中的很多領(lǐng)導(dǎo)都對人事檔案管理工作的重要性進(jìn)行了了解,但是卻因?yàn)槭芨鞣N因素影響,管理工作沒有真正落到實(shí)處。一是因?yàn)槭艿搅藗鹘y(tǒng)觀念的影響,讓其人事檔案管理工作仍然保持單一的收集、整理和統(tǒng)計(jì)資料的傳統(tǒng)管理,并沒有對組織和用人單位的社會和經(jīng)濟(jì)效益的提升起到顯著的促進(jìn)作用。二是在實(shí)際的管理工作中,缺乏相應(yīng)的投入力度,沒能對優(yōu)秀的人事檔案管理人才進(jìn)行充分吸引,而且管理手段也相對落后,不能適應(yīng)于當(dāng)前的信息化社會發(fā)展的實(shí)際需求。并且在日常工作中,相關(guān)的一些管理人員也缺少一定的管理意識,三是并且還因?yàn)闆]有意識到人事檔案管理工作的重要性,工作不積極,只要求工作中沒有重大失誤就好,不能在工作中投入全部精力,導(dǎo)致工作效率低下。
(二)信息數(shù)字化建設(shè)水平較低。由于沒有足夠的資金投入,管理新技術(shù)、新設(shè)備等沒有應(yīng)用到檔案管理中來,這就導(dǎo)致沒有現(xiàn)代化軟硬件來作為支撐,不能完全保障其中的個人隱私安全。尤其是當(dāng)前的科技發(fā)展越來越迅速,人事檔案的網(wǎng)絡(luò)管理的安全隱患等還沒有得到充分的完善,進(jìn)而成為了人事檔案管理工作中的迫切需要解決的問題。并且因?yàn)闆]有應(yīng)用和更新相關(guān)的人事檔案管理系統(tǒng),讓其檔案管理的信息數(shù)字化建設(shè)水平還比較低下,日常檔案錄入和查詢?nèi)匀贿€是有錯誤的出現(xiàn)。再加上檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)大,工作壓力大,也進(jìn)一步的提升了日常檔案管理工作的錯誤幾率。而且對人事檔案管理這一技術(shù)含量較高的工作來說,如果沒有較高的專業(yè)素養(yǎng)、能力及其技術(shù),再加上入職前沒有進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)等,甚至一些管理人員并非專職,這些都嚴(yán)重阻礙檔案管理工作的順利開展。
針對以上所述檔案管理工作中所存在的問題,就需要管理人員具有充分的管理意識,通過對現(xiàn)代化技術(shù)的利用,有針對性的采取應(yīng)對措施,進(jìn)而讓檔案管理工作的效率得到有效提高。
(一)加強(qiáng)落實(shí)力度。首先,需要轉(zhuǎn)變管理工作者的管理觀念,加強(qiáng)檔案管理工作的落實(shí)程度,加大其管理投入力度,將人事檔案管理工作歸入到日常工作重點(diǎn)中;此外,還需要加大日常人事檔案管理的監(jiān)督力度,這樣才能盡早發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中所存在的問題,才能及時采取相應(yīng)的措施加以解決;最后,還需要通過健全人事檔案管理制度以及相應(yīng)獎懲機(jī)制的應(yīng)用和落實(shí),促進(jìn)檔案管理工作人員工作積極性的充分調(diào)動,加強(qiáng)培養(yǎng)管理工作人員的責(zé)任心,進(jìn)而促使檔案管理工作人員積極主動的投入到管理工作中,并且日常管理中嚴(yán)格遵守相關(guān)的管理制度,保證管理的規(guī)范化、科學(xué)化和制度化,規(guī)范管理工作人員的操作行為,盡可能的避免認(rèn)為因素影響檔案管理效率的現(xiàn)象出現(xiàn)。
(二)促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理。由于社會科技的飛速發(fā)展提高了對各組織和用人單位人事檔案管理的要求,因此必須加強(qiáng)新設(shè)備、新技術(shù)和新理念的不斷引入,進(jìn)而通過對現(xiàn)代化手段的應(yīng)用,保證檔案管理的日常工作能夠順利進(jìn)行的同時還能夠減輕管理工作者的工作量,進(jìn)而將精力更多的投入到創(chuàng)新管理和自身能力的提升上,實(shí)現(xiàn)管理工作效率得到不斷提高。
(三)加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)的建設(shè)。加強(qiáng)人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè),定時定期的進(jìn)行軟硬件設(shè)施的檢查、維護(hù)和完善,并將日常檔案的防盜、整合等工作做好,經(jīng)過進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn),讓管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)都得到提升。并且還需要進(jìn)行嚴(yán)格的考核,只有考核成功的管理人員才能繼續(xù)工作,進(jìn)一步提升檔案管理效率。而且隨著人員的變動,其個人信息也會發(fā)生變化,管理人員就需要耐心積極的投入到工作中,及時進(jìn)行人事檔案的更新,進(jìn)而保證人事檔案信息的有效性、完整性和準(zhǔn)確性。
當(dāng)前,各方各面的因素都影響著人事檔案管理工作的開展,使其人事檔案管理混亂并且水平水平低下,并遲遲不能提高其管理效率和質(zhì)量。因此只有當(dāng)管理人員認(rèn)識到其管理工作中所存在的問題,并對其原因加以充分分析,隨之采取有針對性的措施進(jìn)行改進(jìn),才能進(jìn)而推動組織和用人單位的發(fā)展。
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