文／杭州市水利規(guī)劃設(shè)計研究院　趙家勝

水利檔案的現(xiàn)代化管理

文／杭州市水利規(guī)劃設(shè)計研究院趙家勝

水利檔案就是指各種水利建設(shè)活動中具有保存意義和現(xiàn)實價值的水利歷史記錄文件資料。水利檔案的現(xiàn)代化管理有利于完善各種有價值的水利資料，提高檔案的質(zhì)量，而且隨著水利事業(yè)的發(fā)展，水利的各種資料越來越豐富，實行現(xiàn)代化管理也是發(fā)展的必然趨勢。本文就針對水利檔案的現(xiàn)代化管理提出幾點建議。

水利檔案；現(xiàn)代化；管理

一、引言

水利檔案產(chǎn)生于水利基礎(chǔ)數(shù)據(jù)觀測與分析、水利設(shè)備研發(fā)與制造等各種水利科技活動之中，其來源廣泛，范圍較寬，而且類型較多，導(dǎo)致管理工作復(fù)雜。[1]隨著水利事業(yè)的不斷發(fā)展，水利檔案的管理工作將會越來越復(fù)雜，傳統(tǒng)水利檔案管理模式中存在的問題日益突出，因此，在新的形勢下，如何利用現(xiàn)代化檔案管理方法加強水利檔案的征集、管理和利用是水利檔案管理人員的當務(wù)之急。

二、健全水利檔案管理制度

很多水利單位由于種種因素，現(xiàn)有的水利檔案管理制度不健全，或者檔案管理制度落實方面存在問題，嚴重影響了水利檔案管理的質(zhì)量。有些水利單位在保密管理制度方面不完善，直接影響水利檔案信息的安全。[2]因此為了提高水利檔案管理質(zhì)量，解決因制度不健全問題造成的隱患，水利單位需要健全水利檔案管理制度。首先，加強水利檔案重要性的宣傳。通過會議、講座、等方式讓水利檔案管理人員以及水利其他工作人員認識到水利檔案管理工作的重要性，以提高他們的責(zé)任意識。其次，完善檔案保密管理制度。很多水利科研成果或者水利基礎(chǔ)數(shù)據(jù)具有保密性，特別是科研成果，還具有專利性，一旦保密管理失誤造成外泄，將不利于保護科研人員的知識產(chǎn)權(quán)，因此在這些具有保密性資料的管理中，需要設(shè)置保密技術(shù)以防止外泄。最后，實行檔案管理崗位責(zé)任制。在檔案管理崗位責(zé)任制中，堅持誰管理誰負責(zé)的原則，從而增強的檔案管理工作人員的責(zé)任意識。

三、加強水利檔案管理信息化建設(shè)

加強水利檔案管理信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑。水利檔案管理信息化建設(shè)中，主要是采用現(xiàn)代信息技術(shù)使檔案管理工作實現(xiàn)操作電腦化、傳遞信息網(wǎng)絡(luò)化、收藏數(shù)字化、資源共享的目標。在檔案管理信息化建設(shè)中，要求檔案管理人員嚴格執(zhí)行電子文件制作程序制作與管理檔案，在電子文件的制作中嚴格按照制作技術(shù)標準進行規(guī)范化制作，對紙質(zhì)文件進行掃描時，嚴格按照各項技術(shù)指標設(shè)定進行規(guī)范操作；要注意電子文件處理格式要統(tǒng)一，以方便查看和減少檔案管理工作量；在選擇檔案信息化管理軟件時要根據(jù)國家檔案的相關(guān)標準并結(jié)合本單位的實際情況選擇適用性強、方便操作、合理的管理軟件；同時，還要注意加強電子檔案的安全保密工作。

四、加強原始檔案的收集與檔案的質(zhì)量管理

很多水利單位歸檔的水利檔案材料不完整，有些缺乏關(guān)鍵性的技術(shù)材料，有些科技檔案只保存了某一個階段的材料，其他階段的重要材料缺失，有些檔案的材料是復(fù)印件，不是原始的資料，這些因素導(dǎo)致水利檔案的質(zhì)量不高，嚴重影響了水利檔案的價值。針對這些問題，水利單位要加強原始檔案的收集與檔案的質(zhì)量管理。在對原始資料的收集工作中，可以靈活的采用各種科學(xué)的收集方法。例如，分階段收集、強制性收集、綜合運用追蹤收集等。通過靈活運用這些收集方法以保證水利檔案各項資料的完整性。同時在對那些關(guān)鍵性的資料進行歸檔的工作中，要進行分類和編序歸檔，以方便查閱。在歸檔工作中，盡量保證歸檔的資料屬于原件，只有當收集不到原件的前提下，才考慮使用復(fù)印件，當原始資料成功收集后，應(yīng)立即更換復(fù)印件，從而保證檔案資料的原始性與質(zhì)量。

五、優(yōu)化水利檔案管理環(huán)境

水利檔案管理環(huán)境在水利檔案管理工作有效實施中具有重要意義，而且目前受經(jīng)濟、技術(shù)條件等因素的影響，水利檔案管理環(huán)境差，很多水利單位檔案儲存室環(huán)境不達標，有些地方性的水利單位沒有專門的存儲檔案室。這些都給檔案管理工作帶來了諸多不便，以及給檔案的安全性造成了隱患。因此水利單位必須根據(jù)本單位的實際情況采取必要的措施優(yōu)化水利檔案管理環(huán)境。以保證水利檔案管理工作有效進行。一是要，改善硬件設(shè)施。沒有專用檔案儲存室的建立專用檔案儲存室，同時還需要配備必要的設(shè)施，如滅火器、吸塵器、除濕機等。二是要，完善檔案管理信息化硬件的配置。需要配置專用電腦、復(fù)印機、掃描儀、電子檔案防磁柜等信息化檔案管理硬件設(shè)施。從而既能夠保證檔案管理工作的有效進行，又可以促進檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的質(zhì)量與檔案的安全性。

六、結(jié)束語

總而言之，水利檔案管理工作要實現(xiàn)現(xiàn)代化管理，首先水利單位需要明確本單位水利檔案管理中的不足之處，然后根據(jù)不足之處有針對性的提出解決措施，健全不完善的檔案管理制度，采用現(xiàn)代化信息技術(shù)促進檔案管理的信息化建設(shè)，加強原始檔案的收集與檔案的質(zhì)量管理以提高檔案的質(zhì)量與價值，優(yōu)化檔案管理環(huán)境以提高檔案管理工作的有效性。

[1]林愉.水利檔案現(xiàn)代化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2012(6):39-40.

[2]趙綺蘭.水利檔案管理從傳統(tǒng)向現(xiàn)代方式轉(zhuǎn)變探討[J].科技創(chuàng)新與應(yīng)用,2013(32):260.