文／麗水職業(yè)技術學院 章小燕

檔案材料，它是知識和信息儲存的一種形式，是一種重要的信息資源，真實地記錄了院校的歷史面貌。對示范高職院校評估的各項指標項目是否達到內涵標準，主要是通過教學管理、教學實踐過程有關書面、電子檔案材料來衡量的。要想評估工作順利開展，沒有真實、有效的檔案材料作憑證很難有說服力?？梢?，健全詳實的院校檔案材料是體現(xiàn)了高校的辦學水平，是進行各項客觀、公正、全面的評估工作的基礎和依據(jù)。

兼職檔案員是高職院校檔案管理隊伍的核心，是做好檔案管理工作的有力保障。兼職檔案員一般由系部、處室的工作人員、辦公室人員擔任，他們對本部門的工作事務、文件資料管理非常熟悉，由他們負責本部門文件材料的歸檔，不僅有利于提高檔案管理工作的質量，也有利于工作效率。本文以麗水職業(yè)技術學院創(chuàng)建省級示范性高職院校為例。

一、示范高職院校建設中兼職檔案員工作的現(xiàn)狀

在看到檔案材料在我院的省級示范評估工作中起到非常重要作用的同時，也看到了檔案工作在示范建設過程中暴露出來的一系列問題：真正有歷史價值的材料甚少，無價值的材料一大堆；檔案管理缺乏信息化、網(wǎng)絡化，利用率低；檔案管理建設投入甚少。

二、示范高職院校建設中兼職檔案員工作存在的問題

（一）檔案意識薄弱。在示范院校的評估工作，教職工對檔案已經(jīng)有了一定的認識，檔案不單單只有人事檔案，在教學管理實踐過程、學生活動過程形成的圖表、表格、照片、音像、實物等有關資料都是檔案。但在實際的操作中還是沒有習慣日常積累和收集。有些兼職檔案員對在活動中直接形成的具有保存價值的資料不注意收集，只停留于事情的處理，等事情處理完畢后，材料隨意丟放，不及時整理，需要時卻找不到，該歸檔的未歸檔，沒有留下有歷史價值資料和記錄，這主要是檔案意識薄弱造成的原因。

（二）兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定。兼職檔案員多數(shù)由部門工作人員擔任，而部門工作員往往是一人多用，工作量多、雜，而檔案資料的收集與整理需要花較長精力與時間，很難顧及。長期以來，兼職檔案員隊伍不穩(wěn)定，人員調動頻繁，有的剛熟悉檔案管理工作，卻又被換掉，而新的工作人員要經(jīng)過相當長時間才能真正有效的開展檔案管理工作。

（三）檔案管理工作不重視，各部門聯(lián)接少。一些檔案材料涉及到領導的，向他們要材料是很難收集的，領導認為那是自己的辛勞所得，不應該移交給檔案管理部門，領導不交或直接不管事，而檔案管理部門只向兼職檔案員要，兼職檔案員根本就無法完成任務。學院各科室分院之間工作協(xié)調較少，一些材料重復上交，造成信息資源的浪費而有些材料已移交上級部門，但檔案管理部門只向基層部門要，導致兩邊落空。

（四）獎懲制度不完善。長期以來，學院對兼職檔案員無系統(tǒng)性的獎懲制度，部分兼職檔案人員缺乏積極性，工作上相互推諉，工作效率不高，導致文件收集不全，整理不合規(guī)范，只滿足于領導布置什么就做什么，缺乏處理復雜多變情況的能力和創(chuàng)新意識。

（五）設備、信息化滯后。作為省級示范院校檔案工作還僅僅停留在紙面上，還沒有真正實施檔案信息化、網(wǎng)絡化，應有的設備沒有得到的配備，致使技術得不到很好的提高，沒法進行計算機檢索、查閱檔案資料、網(wǎng)絡傳輸信息等，嚴重影響了檔案管理工作的創(chuàng)新、工作效率和檔案工作信息化的進程。

三、示范高職院校建設中兼職檔案員的對策及方法

雖然在省級示范性院校建設過程中推動了我院的檔案管理工作建設，但仍是學院創(chuàng)建示范性院校的薄弱環(huán)節(jié)。學院要把檔案管理建設工作視為“迎評促建”的重頭戲，為高職院校檔案管理工作提供更好的發(fā)展機會。對現(xiàn)狀存在的問題，本人認為檔案管理工作應該以此為契機，從發(fā)展、創(chuàng)新、服務為出發(fā)點，提出有效、合理、科學的對策與方法?，F(xiàn)主要從組織崗位培訓，增強交流總結，建立長效檔案管理工作機制，實行考核和工作補貼的獎勵制度，動員全民參與，建設高效隊伍，構建信息化、網(wǎng)絡化檔案管理體系等五個方面進行闡述。

（一）組織崗位培訓，增強交流總結。從學院的實際情況出發(fā)，適當安排兼職檔案員參加專題檔案培訓班學習，讓其系統(tǒng)了解檔案管理工作的專業(yè)知識，尤其是在省級示范性建設工作中對檔案資料的特殊要求，使兼職檔案員認識分門分類的材料的作用。開展業(yè)務交流會，與專職檔案員就檔案管理工作交換心得；適當考察優(yōu)秀檔案管理工作的高校，揚長避短、吸取經(jīng)驗。

（二）建立長效檔案管理工作機制。檔案管理工作是為評估服務，但這種服務不單只是迎接上級評估服務，還要貫穿在整個教育教學管理工作；不單為某個部門或某個人服務，還要為全體教職工、學生服務。因此，以省級辦學示范評估為契機，建立高職院校長效檔案管理工作機制，對各項管理指標有明確的標準，不能因評估而編造一套所謂的“評估材料”，等評估完成后就撒手不管，這違背了評估的意義，顛倒了評估工作和檔案管理工作的關系，對學院的發(fā)展百害而無一利。

（三）實行考核和工作補貼的獎勵制度。兼職檔案員由于是兼任的，學院沒有額外計算工作量，又不與補貼掛鉤，檔案工作成了份外事。他們在檔案管理工作得不到的理解和支持，勞動成果得不到重視，在經(jīng)濟上也得不到回報，一定程度上影響了他們工作的主動性和積極性。學院檔案管理工作領導小組應根據(jù)兼職檔案員對檔案收集、整理、移交、保管等情況，進行檢查、考核、評比等形式進行業(yè)績的考核?？己藘热莺头椒ㄈ菘梢愿鶕?jù)每個時期的情況進行制訂和調整，與年度的工作人員的考核、職稱評定工作掛鉤。此外，有關領導、人事部門應協(xié)商，應給予兼職檔案員相應的工作補貼、獎勵與處罰，激勵兼職檔案員，以提高他們工作的效率和職業(yè)滿意度。

（四）動員全民參與，建設高效隊伍。檔案管理工作是一種社會性、協(xié)作性很強的工作，也是一項長期任務，需要各級領導對此常抓不懈。要做好檔案管理工作，絕不是靠某些個體就能完成的，這需要領導的牽頭組織、動員全民參與，領導要起到帶頭示范的作用。給兼職檔案員培訓的同時，應當先給各科室部門負責人進行動員培訓，很多決策性的材料都在負責人手中，要清楚該移交的要移交，該共享的要共享，部門領導是否重視，決定著能否做好的問題。此外，要建立一支高素質、高效率的檔案管理隊伍，高職院校兼職檔案員隊伍里面要有一些特殊人才，進行資料保存高端技術的處理，并要做到優(yōu)勢互補，形成合力，更好地完成檔案管理工作。

（五）構建信息化、網(wǎng)絡化檔案管理體系。在當前我院省級示范院校建設的檔案管理技術和管理條件下，紙質檔案與電子檔案是并存的，但電子檔案的建設還只停留在建設初期，要建立網(wǎng)絡化檔案管理體系需要學校領導和相關部門要積極參與與配合。首先要注重加強相關硬件設施建設，如配置錄音筆、照相機、掃描儀等。其次在軟件設施上，高職院校從實際情況出發(fā)，要開發(fā)、購置適合高校檔案管理工作特點的軟件或系統(tǒng)等，只有在相應的硬軟件配置跟上去，才能為學校檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡化的的工作順利開展提供保障。最后可以基于當前學院O A系統(tǒng)、教學管理信息系統(tǒng)、綜合實訓管理平臺、狀態(tài)數(shù)據(jù)采集平臺、網(wǎng)絡課程平臺等網(wǎng)絡，從電子檔案的登錄、填寫、借閱、整理維護、批復管理、保存等操作，建設檔案信息化管理體系。建立信息化、網(wǎng)絡化的檔案管理體系這是高職院校檔案管理工作以后發(fā)展的必然趨勢。

四、總述

在省級示范院校的建設中，對檔案管理工作提出新要求和挑戰(zhàn),根據(jù)學院的發(fā)展，結合具體情況做好檔案管理工作。檔案管理工作它是“沒有加水的史料”，兼職檔案員是史料的操作者，應予以重視和鼓勵，以我院省級示范院校建設為契機，加強和改進兼職檔案員隊伍建設，使其能夠在高職院校的管理工作中，充分發(fā)揮它的重要作用，從而推動高校和全社會的發(fā)展。這不僅是提高高職院校檔案管理工作水平的一個有效舉措，更是對兼職檔案員工作的一種肯定。