文/山東省青島市膠州市心理康復醫(yī)院 崔燕
檔案作為人類活動的重要記錄,它是人們認識和掌握客觀規(guī)律的重要憑證,是黨和各個國家發(fā)展不可或缺的一部分。檔案管理作為管理工作的最重要的一部分,在醫(yī)院醫(yī)療技術不斷進步、科研教學不斷深化的過程中發(fā)揮著重要作用,為醫(yī)院的不斷發(fā)展奠定了堅實的基礎。[1]現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理中仍有很多不足之處。所以,現(xiàn)在的當務之急是發(fā)現(xiàn)并解決檔案管理中存在的問題。
(一)對檔案管理的認識不足。很多醫(yī)院領導覺得應該提高的是醫(yī)療的技術水平,而忽略了對檔案的管理。導致檔案的完整度和利用率不高。此外,很多醫(yī)護人員忙于日常的醫(yī)務工作,對于工作中出現(xiàn)的特殊病例的處理方式?jīng)]有認真記錄,也沒有養(yǎng)成良好習慣,覺得檔案管理無關痛癢,缺乏記錄和保存檔案的認識,意識不到檔案對于日后工作的重要性。還有一些部門覺得把檔案移交檔案室給自己的日常工作帶來了諸多不便,所以不愿移交,從而影響了檔案的檢索和利用。
(二)缺乏檔案管理工作制度。雖然各個醫(yī)院都根據(jù)自己的實際情況制定了一些相關的管理制度、條例等,由于對檔案管理的認識不足,所以,許多醫(yī)院并未建立健全的檔案管理制度,可能部分文件還存留在一些科室中,即便一些已經(jīng)歸檔的文件由于缺乏完善的借閱、歸還和監(jiān)督制度,仍然存在許多混亂的現(xiàn)象。
(三)欠缺專業(yè)的檔案管理人員和專業(yè)的管理水平?,F(xiàn)階段,很多醫(yī)院的人員都處于身兼多職的狀態(tài),可能很多人都是從其他的科室和部門轉調(diào)過來的,檔案管理工作跟自己的專業(yè)相差甚遠,檔案管理的專業(yè)知識和理論匱乏,專業(yè)人員稀缺,人員的文化程度存在較多的差異。這些情況在一定程度上致使管理團隊對檔案的管理辦法和實施規(guī)則產(chǎn)生分歧,[2]從而也降低了檔案管理的質(zhì)量。在人才培養(yǎng)方面,大多數(shù)醫(yī)院注重醫(yī)療、科研團隊素質(zhì)的提高和深度教育,對檔案管理人員的培訓重視度不足,檔案管理人員深造的機會少,檔案的管理認識只停留在以前的管理模式,思想觀念和管理水平適應不了時代的發(fā)展要求,缺乏創(chuàng)新和改革,使醫(yī)院的管理工作處于停滯狀態(tài)。
(四)檔案管理設備落伍。隨著科技的不斷發(fā)展,網(wǎng)絡計算機技術不斷地應用到各行各業(yè)中,醫(yī)療機構作為現(xiàn)在必不可少的一個機構,其管理過程也應該加強對現(xiàn)代化技術的應用。計算機在檔案管理中的應用較其他領域仍有很大差距?,F(xiàn)在,一些醫(yī)院的檔案管理僅停留在檢索工作,計算機的許多優(yōu)勢仍未被發(fā)現(xiàn)和使用。比如海量的儲存量,靈敏的辨別力等。這些都是一種資源的浪費。所以,提高醫(yī)院的檔案管理軟件,開發(fā)計算機在檔案管理方面的應用范圍已經(jīng)是勢在必行。
(一)提高全體員工的檔案管理意識。領導重視是前提,要想提高檔案管理水平,首先要把檔案管理作為重要的議事日程。作為醫(yī)院的首要內(nèi)容來抓,和醫(yī)院的業(yè)務水平同步策劃,同步實施。堅持做其他工作時都不忘檔案工作,堅持不懈的抓檔案管理的教育宣傳。[3]提高所有人員對檔案管理的深刻認識,并采取多種方法,利用各種培訓和學習的機會全員學習;聘請專家進行知識講座,并進行當場指導;利用各種報欄和宣傳模式宣傳、印發(fā)資料;各科學習,提高全員的檔案管理制度的認識,使所有醫(yī)護人員深刻意識檔案管理的重要性,并且積極的參與到檔案的管理和維護的工作中。讓檔案的管理工作更好的為醫(yī)院的發(fā)展做出貢獻。
(二)提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和水平。檔案管理人員在一定程度上影響了檔案管理的工作質(zhì)量,所以,醫(yī)院領導應該重視檔案管理人員的培訓,定期對檔案的管理人員進行專業(yè)技能的培訓和教育,同時可以適當?shù)钠刚垖<一驒嗤耸窟M行講座,對于表現(xiàn)出色的員工為其提供更好的發(fā)展平臺,并且鼓勵員工不斷地學習,從而提高管理水平。
(三)應用現(xiàn)代化的管理設備并且重視檔案管理信息化。隨著科學技術的不斷提高,利用現(xiàn)代化的管理技術對檔案管理已是勢在必行,檔案管理部門應結合現(xiàn)在的形勢,,努力為檔案管理創(chuàng)造有利條件,力爭用反應敏捷、方便查閱的計算機作為管理工具,建立系統(tǒng)的管理網(wǎng)絡,并在系統(tǒng)網(wǎng)絡上編制與之匹配的自動化應用軟件,構建醫(yī)院信息管理網(wǎng)絡。[4]從而提高辦公的速度和質(zhì)量,便于相關人員查閱,實現(xiàn)檔案的快速利用,在保密條例不受影響的條件下,利用信息技術,實現(xiàn)資源共同利用,該系統(tǒng)方便使用者快速準確的查找所需資料,并且實現(xiàn)了檔案資料一體化管理。計算機網(wǎng)絡給檔案管理提供了新的發(fā)展平臺,保證醫(yī)院檔案管理工作的順利進行。
綜上所述,醫(yī)院檔案管理工作是一項復雜性、系統(tǒng)性較為顯著的工程,醫(yī)療機構要增強對檔案管理的重視度,提高檔案管理人員的專業(yè)水平和責任感,同時要對檔案工作中出現(xiàn)問題及時解決并有有效的應急預案。[5]促進醫(yī)院的管理工作平穩(wěn)高效的發(fā)展,新時期環(huán)境下的醫(yī)院檔案管理工作要想達到標準和要求,就要從制度完善、工作方法提升、工作人員綜合素質(zhì)的提升等方面入手,從而保證檔案管理工作能夠為醫(yī)院領導和管理階層做出正確的指導意見,創(chuàng)造更大的經(jīng)濟以及社會價值。
[1]王維娜.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的基礎與創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務,2012,14:84-85.
[2]楊秀菊.醫(yī)院檔案管理與現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的和諧構建[J].現(xiàn)代企業(yè)教育,2012,01:169.
[3]劉俊萍.現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新[J].辦公室業(yè)務,2013,11:182+184.
[4]黃薔薇.醫(yī)院檔案管理怎樣適應現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展[J].醫(yī)學信息(上旬刊),2011,09:5647-5649.
[5]趙爽.如何加強現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的信息化建設[J].電子世界,2014,02:16.