文／紹興文理學(xué)院檔案館　沈紅雨

淺析電子文件管理與控制中存在的問題

文／紹興文理學(xué)院檔案館沈紅雨

電子文件作為重要的信息化產(chǎn)物，對于我國信息產(chǎn)業(yè)的發(fā)展和進步具有重要意義。電子文件管理與控制作為重要的信息管理手段，能夠?qū)崿F(xiàn)信息的網(wǎng)絡(luò)化、無紙化和科學(xué)化管理。因此，本文以電子文件管理和控制為主要研究對象，對電子文件管理與控制的發(fā)展階段進行全面的分析，在此基礎(chǔ)上，明確電子文件管理與控制中存在的問題及其產(chǎn)生原因，并針對存在的問題提出合理和科學(xué)的應(yīng)對對策，為我國電子文件管理與控制的發(fā)展和完善奠定堅實的基礎(chǔ)。

檔案信息；安全；保障；對策

一、電子文件管理與控制的發(fā)展階段分析

采用現(xiàn)代化的方式對電子文件進行歸納整理主要經(jīng)歷了三個階段：第一個階段著重于對每一個文件單位進行管理，這種方式適用于單機管理與修護；第二個階段是對電子文件進行網(wǎng)絡(luò)化管理，主要適用于網(wǎng)絡(luò)以及服務(wù)器；第三個階段的管理脫離了紙質(zhì)的束縛，真正實現(xiàn)了對文件的自動化、智能化以及電子化管理。這三個階段并不是孑然獨立的，而是呈遞進關(guān)系、依次實現(xiàn)的，隨著技術(shù)的發(fā)展，其管理也越發(fā)的先進化，所以這三個發(fā)展歷程是相互依存而又非常復(fù)雜。

二、電子文件管理與控制中存在的問題

（一）管理方法簡單實用有余而細(xì)致規(guī)范不足。在電子文件的管理方面，我國無論在理論還是實際應(yīng)用上都遠(yuǎn)不如發(fā)達國家，主要體現(xiàn)在技術(shù)有限，無法開發(fā)出難度更大的操作與應(yīng)用。盡管簡單的操作流程可以給工作人員帶來更大的方便，但是這并不代表不會給工作帶來隱患，這種管理方式會使得員工處于懈怠、隨意的懶散氛圍當(dāng)中，不利于工作效率的提高。

（二）文件概念專業(yè)性有余而共識性不足。在實際工作中，盡管員工在工作中經(jīng)常要跟文件打交道，但是對“電子文件”“文件”的具體概念還不夠清楚。在檔案學(xué)的理論當(dāng)中，在對電子文件進行介紹的時候往往會忽視“文件”的概念，而過分關(guān)注跟“電子”有關(guān)的東西。這樣的后果是在對文件進行管理時缺乏連貫性，尤其體現(xiàn)在難以將理論和實踐結(jié)合在一起，致使國家、地方或是某一個單位中的電子文件無法得到統(tǒng)籌管理。

（三）推動方式以分散探索為主而頂層設(shè)計不足。我國的電子文件管理還處于初級發(fā)展階段，很多方面還有待完善，目前走的是由上而下的工作路線，以構(gòu)建起相應(yīng)的理論、政策框架，制定出相應(yīng)的規(guī)章制度；隨著科學(xué)技術(shù)的進步，在自下而上的路線基礎(chǔ)上全面提升整體的工作水平，在這個過程中要主要控制成本。目前各個地區(qū)、機關(guān)的文件管理工作還不夠系統(tǒng)，需要從國家層面上做出統(tǒng)籌規(guī)劃和部署指導(dǎo)。

（四）管理思路長遠(yuǎn)謀劃不足。目前，我國在這方面的做出的管理工作主要是處于業(yè)務(wù)發(fā)展的需求，一直忙于對技術(shù)體系進行查漏補缺，而沒有對技術(shù)的未來發(fā)展做出長遠(yuǎn)的規(guī)劃。這在一定程度上限制了電子文件的管理工作，將其限制在事務(wù)性工作上，而沒有將其作為一種發(fā)展戰(zhàn)略來看待，這不符合我國未來發(fā)展的要求。目前所出臺的在這方面的法律法規(guī)大多是應(yīng)急產(chǎn)物，盡管總數(shù)很多，但是平分到各個領(lǐng)域卻缺乏適用性。

三、電子文件管理與控制對策研究

（一）通過機制創(chuàng)新推進電子文件管理。要為現(xiàn)有的管理機制注入新鮮活力就要從國家的層面上建立協(xié)調(diào)機制，這樣才能真正解決工作不連貫、政出多門的問題。由國家進行統(tǒng)籌規(guī)劃，先扶持先進地區(qū)在該方面的發(fā)展工作，在地區(qū)發(fā)展遇到經(jīng)濟和政策上的苦難時，國家可以給予一定的支持。推動建立更多的資助項目，搭建一個更好的信息交流平臺，并試著將公共財政投入到績效審計當(dāng)中。

（二）在戰(zhàn)略規(guī)劃上將電子文件管理納入信息化建設(shè)?？偠灾?，從世界經(jīng)驗來看，電子文件的管理屬于信息化管理的一部分。這也是新時代下各個國家和地區(qū)必須掌握的一項技能，應(yīng)當(dāng)將這一工作提升到政府管理的高度上。而構(gòu)建電子政府也需要對各方面的服務(wù)內(nèi)容進行整合，應(yīng)當(dāng)將文件、信息以及電子政務(wù)的管理統(tǒng)一起來。

（三）通過標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)和市場引導(dǎo)促進電子文件規(guī)范化管理。就目前而言，我國在這方面尚未發(fā)展成熟，還沒有建立起完善的管理體系。政府目前所推行的政策仍然沒有對ERMS做出具體要求，各個管理單位也只是從自身實踐出發(fā)對軟件做出認(rèn)同。所以，應(yīng)當(dāng)在盡可能短的時間內(nèi)完善ERMS功能體系，并制定針對性的管理條例，修補政府采購以及第三方評價中所存在的漏洞。

（四）通過資產(chǎn)化管理強化對國家電子文件信息資產(chǎn)的控制。文件之于業(yè)務(wù)發(fā)展是不可或缺的，對文件進行科學(xué)化的管理已成為所有人的共識，主要的工作任務(wù)是對資產(chǎn)進行管理，包括對資產(chǎn)的記錄、評析、核查等等。在新的發(fā)展要求下，這種管理需要從制度和方法上做出詳細(xì)規(guī)定。

四、結(jié)語

本文以電子文件管理和控制為主要研究對象，對電子文件管理與控制的發(fā)展階段進行全面的分析，在此基礎(chǔ)上，明確電子文件管理與控制中存在的問題及其產(chǎn)生原因，并針對存在的問題提出合理和科學(xué)的應(yīng)對對策，為我國電子文件管理與控制的發(fā)展和完善奠定堅實的基礎(chǔ)。主要研究結(jié)論如下：

1.要為現(xiàn)有的管理機制注入新鮮活力就要從國家的層面上建立協(xié)調(diào)機制，這樣才能真正解決工作不連貫、政出多門的問題。

2.構(gòu)建電子政府也需要對各方面的服務(wù)內(nèi)容進行整合，應(yīng)當(dāng)將文件、信息以及電子政務(wù)的管理統(tǒng)一起來。

3.應(yīng)當(dāng)在盡可能短的時間內(nèi)完善ERMS功能體系，并制定針對性的管理條例，修補政府采購以及第三方評價中所存在的漏洞。

4.文件之于業(yè)務(wù)發(fā)展是不可或缺的，對文件進行科學(xué)化的管理已成為所有人的共識，主要的工作任務(wù)是對資產(chǎn)進行管理，包括對資產(chǎn)的記錄、評析、核查等等。

[1]馮惠玲,趙國俊,劉越男,安小米,侯衛(wèi)真,錢毅,張寧.電子文件管理國家戰(zhàn)略芻議[J].檔案學(xué)通訊,2006(03).

[2]鍋艷玲,卞昭玲,曹健慧.信息化環(huán)境下企業(yè)電子文件管理制度建設(shè)探析[J].檔案學(xué)通訊,2011(05).

[3]張維.電子政務(wù)環(huán)境下的電子文件管理問題與對策:美國NASCIO的經(jīng)驗分析與借鑒[J].北京檔案,2011(07).

[4]安小米,張寧,葉晗,杜雅楠.國外電子文件管理機制及借鑒研究[J].檔案學(xué)研究,2008(02).