艾明陽

（寧波大學(xué)，浙江寧波 315211）

高校網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬流程優(yōu)化研究

艾明陽

（寧波大學(xué)，浙江寧波 315211）

頂層設(shè)計(jì)的理念不斷地深入人心，同時(shí)也推動(dòng)了高校財(cái)務(wù)管理模式的改進(jìn)和優(yōu)化，但如何提高師生對(duì)財(cái)務(wù)的滿意度，優(yōu)化報(bào)賬流程顯得格外重要，成為破解“報(bào)賬難”的關(guān)鍵因素。文章結(jié)合寧波大學(xué)實(shí)施網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的實(shí)際情況，肯定了成績(jī)，分析了問題，提出了改進(jìn)優(yōu)化建議，以期更好服務(wù)師生，提高財(cái)務(wù)管理水平。

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬；頂層設(shè)計(jì)；流程優(yōu)化；滿意度

隨著寧波大學(xué)跨越式地發(fā)展，逐步成為浙江省重點(diǎn)建設(shè)大學(xué)，財(cái)務(wù)管理水平也隨之提高。學(xué)校的科研辦學(xué)經(jīng)費(fèi)不斷增加，這就迫切地需要防范現(xiàn)金風(fēng)險(xiǎn)，所以無現(xiàn)金報(bào)賬，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬無疑成為了寧波大學(xué)的首選財(cái)務(wù)管理方式，同時(shí)，由于報(bào)賬人員對(duì)相關(guān)的財(cái)經(jīng)法規(guī)和財(cái)務(wù)制度不甚熟悉，造成了一次性成功報(bào)賬的機(jī)會(huì)大打折扣，有時(shí)報(bào)賬人提供單據(jù)較多，造成單筆超時(shí)，滋生了師生的不滿情緒，一談到報(bào)銷，仿佛談虎色變，這便急需優(yōu)化網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的流程。

2015年1月起，寧波大學(xué)開始推行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬。它是指報(bào)賬人員在網(wǎng)上填報(bào)預(yù)約報(bào)銷申請(qǐng)，然后將相關(guān)憑證及預(yù)約單據(jù)送至計(jì)財(cái)處指定場(chǎng)所，經(jīng)過物流管理環(huán)節(jié)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)予以分類處理的報(bào)銷模式。2015年3月曾創(chuàng)出單個(gè)工作日接單658份的記錄，同時(shí)師生滿意度大幅提升，也獲得了校長(zhǎng)的表揚(yáng)，但系統(tǒng)運(yùn)行至今，仍然存在著一些細(xì)節(jié)問題需要優(yōu)化和解決。

1 信息平臺(tái)的搭建

由于大部分實(shí)際報(bào)賬人流動(dòng)性較大，且對(duì)財(cái)經(jīng)法規(guī)和財(cái)務(wù)制度不熟悉，造成了對(duì)財(cái)務(wù)預(yù)置的費(fèi)用項(xiàng)理解的偏差，產(chǎn)生了信息不對(duì)稱。對(duì)后續(xù)的財(cái)務(wù)制單人員來說，要通過電話反復(fù)溝通，致使效率降低；有些報(bào)賬人員甚至粘貼票據(jù)等基本操作也不清楚，在這種情況下，優(yōu)化建議是在計(jì)財(cái)處顯要位置設(shè)置視頻宣傳窗，將平時(shí)報(bào)賬中報(bào)賬人經(jīng)常發(fā)生的錯(cuò)誤和注意事項(xiàng)以視頻的形式直觀的展示給師生，免去了財(cái)務(wù)人員的回復(fù)時(shí)間，同時(shí)也可以讓等待報(bào)賬的師生員工體會(huì)到計(jì)財(cái)處工作的用心，迅速掌握?qǐng)?bào)賬基本的要領(lǐng)。同時(shí)這種宣傳窗也是計(jì)財(cái)處宣傳財(cái)經(jīng)法規(guī)和展示員工風(fēng)采的主要手段，每個(gè)月可以評(píng)出制單標(biāo)兵、服務(wù)標(biāo)兵和微笑大使等等，讓計(jì)財(cái)處的員工有一種歸屬感，更好地投入到網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的工作中去。

網(wǎng)上預(yù)約報(bào)銷單有專屬的條形碼，財(cái)務(wù)人員利用掃碼器將它轉(zhuǎn)化為物流信息顯示于報(bào)賬老師的個(gè)人門戶中，但目前只有實(shí)際收款人能夠收到銀行的到款短信，而實(shí)際報(bào)賬人還不能實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)顯示，所以不斷有咨詢電話打進(jìn)。針對(duì)上面兩種情形，我校可以利用大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，搭建綜合的信息平臺(tái)，實(shí)時(shí)更新費(fèi)用項(xiàng)對(duì)應(yīng)的開支范圍，提供明確的、有針對(duì)性的指導(dǎo)，同時(shí)，在對(duì)私或?qū)D(zhuǎn)賬操作完成后，系統(tǒng)通過自動(dòng)提取報(bào)賬人聯(lián)系方式，可以自動(dòng)發(fā)送短信通知實(shí)際報(bào)賬人；在通知相關(guān)報(bào)銷人員退單時(shí)，將詳細(xì)的退單原因?qū)胄畔⒎答伳K中，可以實(shí)時(shí)顯示在報(bào)賬人個(gè)人門戶中，這樣實(shí)際報(bào)賬人就可以通過查看門戶信息及時(shí)處理退單，免去了往返奔波之苦，提高了財(cái)務(wù)管理的效率。

2 完善網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)的細(xì)節(jié)控制

首先，在發(fā)放勞務(wù)費(fèi)時(shí)，供報(bào)賬人選擇的銀行信息中，目前為非必選項(xiàng)，有時(shí)報(bào)賬人會(huì)將開戶銀行選擇為“無”，這樣對(duì)后續(xù)的無現(xiàn)金支付造成了困擾，出納還要電話詢問經(jīng)辦人該卡為什么銀行的，降低了效率，優(yōu)化的建議是：將銀行信息設(shè)置為必選項(xiàng)，如果沒有選擇，則不能完成后續(xù)的操作。因?yàn)閯趧?wù)費(fèi)支付不能打公務(wù)卡，如果有老師提交了公務(wù)卡卡號(hào)，則系統(tǒng)中可以設(shè)置報(bào)錯(cuò)提醒，這樣就免去了退單環(huán)節(jié)，節(jié)省了實(shí)際。

其次，由于批量代發(fā)學(xué)生經(jīng)費(fèi)需要郵件確認(rèn)，故目前尚不能進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，這也給師生在一定程度上造成了不便，優(yōu)化后的改進(jìn)意見為先走預(yù)審程序確認(rèn)郵件，再進(jìn)行網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬，這樣即免去了師生等待叫號(hào)的時(shí)間，又增加了網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的成功率。

再次，由于網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的界面需要友好和易操作，針對(duì)師生反映較為集中的問題，優(yōu)化建議：在計(jì)財(cái)處網(wǎng)站開設(shè)意見收集器，使得更好的建議被及時(shí)收集，更好的提高效率。

由于網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬的憑證資料在到達(dá)計(jì)財(cái)處與審核確認(rèn)之間有時(shí)間差，如果出現(xiàn)票據(jù)缺失的情形則難以認(rèn)定責(zé)任，容易引發(fā)糾紛，因此目前寧波大學(xué)計(jì)財(cái)處采取的是建立一種對(duì)雙方的信任，倡導(dǎo)誠(chéng)信的美德，報(bào)銷人可將報(bào)銷單和原始票據(jù)直接投遞至設(shè)置的自助報(bào)賬投遞箱內(nèi)，計(jì)財(cái)處工作人員在工作日內(nèi)每天定期開箱取單，這種運(yùn)行模式一直處于良好狀態(tài)，優(yōu)化建議在投遞箱處加裝探頭，這對(duì)師生和計(jì)財(cái)處工作人員都是一種保護(hù)。

3 結(jié)語

總而言之，網(wǎng)上預(yù)約報(bào)賬系統(tǒng)利用了先進(jìn)的銀校互聯(lián)和大數(shù)據(jù)技術(shù)，結(jié)合無現(xiàn)金報(bào)賬系統(tǒng)和先進(jìn)的物流系統(tǒng)，讓廣大的師生及時(shí)掌握科研經(jīng)費(fèi)的動(dòng)態(tài)信息，節(jié)省了大量的排隊(duì)和往返來回的時(shí)間，將更多的時(shí)間和精力投入到教學(xué)科研活動(dòng)中去，使得師生對(duì)學(xué)校計(jì)財(cái)處的滿意度大幅攀升，同時(shí)，也使得寧波大學(xué)的財(cái)務(wù)管理水平，向頂層設(shè)計(jì)的理念一步步邁進(jìn)。

［1］邱浩然.高校網(wǎng)上財(cái)務(wù)報(bào)賬模式的構(gòu)建及啟示［J］.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)，2014（3）.

［2］梁霽寧.基于用戶體驗(yàn)的高校無等候報(bào)賬系統(tǒng)實(shí)踐［J］.會(huì)計(jì)之友，2014（25）.

［3］馬媛媛.高校財(cái)務(wù)管理初議［J］.長(zhǎng)江大學(xué)學(xué)報(bào)，2013（6）.

［4］王娜.高校財(cái)務(wù)投遞式報(bào)銷與資助網(wǎng)上自助報(bào)銷模式的比較研究［J］.教育財(cái)會(huì)研究，2012（23）.

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.19.031

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1673-0194（2015）19-0056-02

2015-06-08