■文/劉艷欣

如何筑牢“社保大廈”的根基

■文/劉艷欣

“規(guī)范”標(biāo)準(zhǔn)化

隨著社保事業(yè)的快速發(fā)展，各級(jí)社保部門在經(jīng)辦的過程中，形成了大量的社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案，這些檔案包括社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)在辦理社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)過程中，直接形成的具有保存和利用價(jià)值的專業(yè)性文字材料、電子文檔、圖表、聲像等不同載體的歷史記錄。

社保業(yè)務(wù)檔案是參保對(duì)象的權(quán)益記錄和憑證，是重要的民生檔案，是做好當(dāng)前社會(huì)保障工作必需的重要依據(jù)。因此，管好、用好社保業(yè)務(wù)檔案關(guān)系到社保工作長期穩(wěn)定的發(fā)展。人社部社保中心副主任徐延君曾明確指出，社保業(yè)務(wù)檔案管理是“社保大廈的根基”，對(duì)業(yè)務(wù)檔案規(guī)范化管理的認(rèn)識(shí)，不能僅僅停留在業(yè)務(wù)資料收集、整理、保管的層面，要深刻認(rèn)識(shí)業(yè)務(wù)檔案管理對(duì)規(guī)范業(yè)務(wù)經(jīng)辦所發(fā)揮的促進(jìn)和監(jiān)督作用。

2015年6月2日，國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局和國家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)聯(lián)合發(fā)布《社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》（以下簡稱《規(guī)范》）?！兑?guī)范》從業(yè)務(wù)檔案設(shè)施設(shè)備規(guī)范和崗位人員職責(zé)、業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)則、電子業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)則、業(yè)務(wù)檔案信息化規(guī)范等方面進(jìn)行了明確，并于2016年1月1日正式實(shí)施。《規(guī)范》的發(fā)布，意味著社保業(yè)務(wù)檔案在規(guī)范化管理制度和標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)上取得了重大進(jìn)展。如何全面貫徹落實(shí)《規(guī)范》，“打好根基建大廈”，成為各地社保經(jīng)辦機(jī)構(gòu)的當(dāng)務(wù)之急。作為檔案管理的示范單位，天津市社保中心身體力行。

早在2005年，天津市社保中心就針對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案建立了專門的檔案館，并配備了專職的檔案管理人員，負(fù)責(zé)社保業(yè)務(wù)檔案管理工作，這里也是全國社保業(yè)務(wù)檔案管理的人才培訓(xùn)基地。在《規(guī)范》即將實(shí)施之際，結(jié)合天津市社保中心正在大力推行的公共服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)，該中心檔案館抽調(diào)了專門人員，建立了檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)小組。在兼顧與天津社保中心系統(tǒng)公共服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化體系建設(shè)同步推進(jìn)、與其他已頒布實(shí)施的社會(huì)保險(xiǎn)標(biāo)準(zhǔn)相互對(duì)接的基礎(chǔ)上，建設(shè)小組編制了《天津市社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范》，形成天津市本地化社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系。天津?qū)?016年定為“社會(huì)保險(xiǎn)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)范達(dá)標(biāo)年”，明確到2016年底，在社保中心系統(tǒng)全面建立、完善和推行業(yè)務(wù)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)體系和操作規(guī)范，優(yōu)化檔案工作流程，統(tǒng)一檔案專業(yè)術(shù)語，完善信息系統(tǒng)功能，健全防護(hù)設(shè)施設(shè)備，厚植檔案專業(yè)人才，充分發(fā)揮全國社保業(yè)務(wù)檔案管理示范單位和人才培訓(xùn)基地的引領(lǐng)作用，讓檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系落到實(shí)處。

“規(guī)范”促提升

《規(guī)范》對(duì)社保業(yè)務(wù)檔案管理從收集到移交的9個(gè)環(huán)節(jié)的管理規(guī)則進(jìn)行了詳細(xì)描述，對(duì)于這9個(gè)環(huán)節(jié)，天津社保系統(tǒng)都已經(jīng)有了相應(yīng)的管理制度辦法和操作細(xì)則，并且已經(jīng)基本形成了工作人員自覺執(zhí)行的工作氛圍?！兑?guī)范》的發(fā)布更在一定程度上促進(jìn)了檔案管理流程、檔案信息系統(tǒng)、檔案人員專業(yè)能力等方面的提升。

進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理流程。一是把歸檔范圍和文件排列規(guī)則預(yù)設(shè)到業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，在受理申報(bào)和業(yè)務(wù)審核時(shí)，將文件是否齊全作為第一審核要素；二是在業(yè)務(wù)表單的設(shè)計(jì)上，結(jié)合檔案管理需求，將在輸出表單上以條碼的形式附加準(zhǔn)確的文件檔號(hào)信息；三是變檔案館接收后集中數(shù)字化為分中心分散數(shù)字化，部分業(yè)務(wù)根據(jù)電子數(shù)據(jù)直接轉(zhuǎn)為版式電子文件，檔案電子影像和版式電子文件的廣泛應(yīng)用，可實(shí)現(xiàn)檔案信息在業(yè)務(wù)經(jīng)辦過程中的全程利用；四是實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)經(jīng)辦與檔案管理緊密契合，使檔案管理流程適應(yīng)“綜合柜員化、檔案電子化、網(wǎng)廳一體化”的建設(shè)目標(biāo)。

進(jìn)一步完善檔案信息系統(tǒng)功能。社保業(yè)務(wù)檔案是衡量經(jīng)辦服務(wù)依法合規(guī)的健康指標(biāo)，因此，要把管理社保業(yè)務(wù)檔案工作作為經(jīng)辦流程的重要環(huán)節(jié)，把社保業(yè)務(wù)檔案信息作為內(nèi)控管理的重要依據(jù)。天津市社保中心將《規(guī)范》中有關(guān)檔案信息化、數(shù)字化管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)納入業(yè)務(wù)檔案信息系統(tǒng)建設(shè)，進(jìn)一步完善了檔案信息系統(tǒng)功能。基本思路是“強(qiáng)化收集、簡化整理、細(xì)化著錄、量化統(tǒng)計(jì)”，通過完善提升檔案信息系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)、基金、檔案的相互匹配和相互驗(yàn)證，達(dá)到業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、檔案一體化管理。

一是信息系統(tǒng)支持前端分散式高拍、掃描和轉(zhuǎn)版，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)文件電子化、電子文件紙質(zhì)化，兼顧不同載體文件的及時(shí)收集轉(zhuǎn)化，發(fā)揮各自優(yōu)勢以提高經(jīng)辦效率；二是通過在業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)內(nèi)預(yù)置歸檔范圍、分類方案和文件排列規(guī)則，支持業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在受理申報(bào)時(shí)優(yōu)先審核要件是否齊全，文件排列是否規(guī)范，減輕歸檔文件整理工作負(fù)擔(dān)；三是信息系統(tǒng)支持將《規(guī)范》中要求的行政區(qū)劃代碼、案卷類別代碼、名冊式表單的二級(jí)目錄納入著錄項(xiàng)目并自動(dòng)生成，通過著錄項(xiàng)目的細(xì)化管理達(dá)到業(yè)務(wù)檔案的精確化管理；四是信息系統(tǒng)支持文件傳遞和檔案傳遞過程中交接表單的自動(dòng)生成，支持檔案管理全流程各環(huán)節(jié)工作進(jìn)度的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)，有效跟蹤評(píng)價(jià)檔案工作效率。

進(jìn)一步提升檔案人員的專業(yè)能力。

經(jīng)過多年的宣傳培訓(xùn)，天津社保系統(tǒng)檔案管理意識(shí)明顯增強(qiáng)，對(duì)檔案的重要性和專業(yè)性有了普遍認(rèn)同。但是，在信息技術(shù)和電子商務(wù)飛速發(fā)展的大環(huán)境下，在傳統(tǒng)化實(shí)體化管理方式與信息化數(shù)字化管理方式的糾結(jié)中，特別是社保系統(tǒng)經(jīng)辦管理服務(wù)工作日益繁重的趨勢下，不可避免地產(chǎn)生了一些對(duì)檔案管理內(nèi)容和管理方式的質(zhì)疑聲，如何實(shí)現(xiàn)檔案管理的穩(wěn)中求進(jìn)，有效提升檔案管理工作，切實(shí)做到“記錄一生、保障一生、服務(wù)一生”，既是社保檔案工作人員的責(zé)任，更是社保工作戰(zhàn)線每個(gè)人的擔(dān)當(dāng)。

為了確保檔案管理人員對(duì)《規(guī)范》真正做到融會(huì)貫通，天津市社保中心通過多種形式對(duì)《規(guī)范》進(jìn)行宣傳培訓(xùn)。一是召開貫徹落實(shí)《規(guī)范》的動(dòng)員會(huì)，強(qiáng)調(diào)全面推行社保業(yè)務(wù)檔案國家標(biāo)準(zhǔn)的重要意義，增強(qiáng)各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、檔案人員、業(yè)務(wù)人員落實(shí)《規(guī)范》的自覺性；二是組織專兼職檔案人員的專題培訓(xùn)會(huì)，講解標(biāo)準(zhǔn)的術(shù)語定義、基本要求、管理規(guī)則；組織開發(fā)具體操作的視頻課程，便于專兼職檔案人員在實(shí)際工作中缺什么補(bǔ)什么，需要什么自學(xué)什么，切實(shí)提高實(shí)際操作能力；三是組織針對(duì)《規(guī)范》的考試，組織《規(guī)范》應(yīng)知應(yīng)會(huì)知識(shí)題庫，開發(fā)業(yè)務(wù)檔案知識(shí)考核系統(tǒng)，采取網(wǎng)上考試的方式，對(duì)專兼職檔案管理人員掌握《規(guī)范》情況進(jìn)行考核；四是組織開展落實(shí)《規(guī)范》情況的專項(xiàng)達(dá)標(biāo)驗(yàn)收。結(jié)合全國業(yè)務(wù)檔案達(dá)標(biāo)驗(yàn)收“回頭看”工作，將驗(yàn)收指標(biāo)體系進(jìn)行科學(xué)規(guī)劃，將達(dá)標(biāo)驗(yàn)收指標(biāo)分解為日常監(jiān)測指標(biāo)和集中考核指標(biāo)，為每家單位建立考核檔案，通過一定時(shí)段的連續(xù)監(jiān)測和持續(xù)考核，形成對(duì)分中心的考核評(píng)價(jià)結(jié)果。

“規(guī)范”要落地

社保業(yè)務(wù)檔案管理水平不僅能直接反映出經(jīng)辦管理服務(wù)的水平和質(zhì)量，也能成為規(guī)范業(yè)務(wù)經(jīng)辦、提升管理水平的強(qiáng)力助推器。為了讓《規(guī)范》平穩(wěn)落地，天津市社保中心明確從2015年9月到2016年12月，將貫徹實(shí)施《規(guī)范》劃分為準(zhǔn)備、實(shí)施、驗(yàn)收和總結(jié)四個(gè)階段。并成立貫徹落實(shí)《規(guī)范》領(lǐng)導(dǎo)小組和工作小組。領(lǐng)導(dǎo)小組由社保中心主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門主要負(fù)責(zé)人組成，做好《規(guī)范》貫徹落實(shí)的決策、組織和協(xié)調(diào)。工作小組由檔案分管領(lǐng)導(dǎo)任組長，各有關(guān)部門分管負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)具體推動(dòng)《規(guī)范》的落實(shí)工作。

與此同時(shí)，天津市社保中心還明確了職責(zé)分工。其中，檔案館負(fù)責(zé)《規(guī)范》宣傳貫徹工作的組織、推動(dòng)、協(xié)調(diào)和檢查，組織開展業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)章制度修訂、管理流程優(yōu)化和信息系統(tǒng)開發(fā)需求工作。牽頭組織《規(guī)范》的宣傳和培訓(xùn)工作，會(huì)同業(yè)務(wù)處室做好業(yè)務(wù)材料歸檔范圍和保管期限的修訂工作，會(huì)同行政管理部門做好檔案管理設(shè)施設(shè)備配置完善；業(yè)務(wù)管理處室負(fù)責(zé)對(duì)照《規(guī)范》及時(shí)做好本部門相關(guān)業(yè)務(wù)材料歸檔范圍和保管期限的鑒定、調(diào)整工作，配合檔案管理部門對(duì)分中心和醫(yī)保結(jié)算中心業(yè)務(wù)檔案是否符合《規(guī)范》開展檢查指導(dǎo)工作；辦公室負(fù)責(zé)在業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)督辦和公文制發(fā)過程中，按照《規(guī)范》把握業(yè)務(wù)經(jīng)辦與檔案管理的有效銜接，確保業(yè)務(wù)經(jīng)辦規(guī)定與檔案管理要求同步下發(fā)；行政處負(fù)責(zé)在辦公用房新建、改造、修繕過程中，按照《規(guī)范》健全檔案管理用房，配備相關(guān)設(shè)施設(shè)備，做好檔案安全防護(hù)設(shè)施的集中維護(hù)與更換?！?/p>

作者單位：天津社保中心檔案館