李鳴宇

摘 要：新時代的背景下，隨著信息時代的到來，各行各業(yè)都已經(jīng)進入了信息管理時代，并沿著全球開始蔓延。而為了順應(yīng)這個信息化管理的進程，高校學(xué)籍管理制度上是否也能順應(yīng)這項變革？其實不言而喻，對于學(xué)籍檔案的管理，是完全具備這項要求的。但是信息化的高校學(xué)籍檔案數(shù)據(jù)庫，在建立中仍具有一定的潛在威脅，我們應(yīng)該正確的認識這一現(xiàn)實狀況，從而在建設(shè)中，能夠避免這些不必要的麻煩產(chǎn)生。而在順應(yīng)高校的學(xué)籍檔案管理改革中，也能夠完成自己的相應(yīng)建設(shè)。

關(guān)鍵詞：信息時代 高校學(xué)籍檔案 檔案管理

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2015）07（b）-0180-01

針對學(xué)籍檔案的管理，在過去都是要通過大量的儲存空間來進行管理工作。其中的信息內(nèi)容就包括了相應(yīng)的考試成績數(shù)據(jù)、社團實踐數(shù)據(jù)、社會實踐活動等的數(shù)據(jù)。而因為在進行教學(xué)中的各種生活瑣碎繁瑣且數(shù)據(jù)量較大，這就導(dǎo)致了在進行學(xué)籍檔案管理的時候，就容易出現(xiàn)錯誤。

伴隨著信息化的進程，學(xué)籍系統(tǒng)的改革也就有了現(xiàn)實意義的存在必要，這不論是在空間結(jié)構(gòu)上還是在存儲的管理上都有一定的效應(yīng)。而針對這些我們進行以下的討論從而說明，數(shù)字化信息系統(tǒng)對于高校學(xué)籍檔案管理的重要性。

1 檔案數(shù)字化的現(xiàn)實存在意義

首先我們應(yīng)該理解的是數(shù)據(jù)檔案的現(xiàn)實意義，所謂的數(shù)據(jù)檔案，就是指在計算機數(shù)據(jù)庫中進行學(xué)籍檔案統(tǒng)計，然后通過計算機技術(shù)、多媒體技術(shù)等多種尖端科技進行存檔管理。而這樣的數(shù)據(jù)管理，不論是在統(tǒng)籌還是在運行中，計算機應(yīng)用技術(shù)都可以十分輕便的將工作任務(wù)輕松的完成。而最重要的是，在過去對于學(xué)籍檔案，每個學(xué)校每年都會有數(shù)以萬計的檔案調(diào)入和調(diào)出，這對于教育系統(tǒng)來說，都是十分繁瑣的問題。但是隨著信息化的到來，僅僅只需要比原來要小的多的一個硬盤或者一個數(shù)據(jù)庫就可以錄入大量的數(shù)據(jù)，同時幾臺電腦就可以完成所有的數(shù)據(jù)處理任務(wù)。

2 高校學(xué)籍檔案的信息化管理含義

首先，數(shù)字信息化的管理模式提高了工作的效率，這一點，在進行了信息化管理的行業(yè)都已經(jīng)體現(xiàn)出來了。在進行高等教育的過程中，由于所需要的數(shù)據(jù)比較龐大，所以這就造成了高校學(xué)生的信息數(shù)據(jù)量出現(xiàn)了前所未有的擴大，而近些年高校教育也針對社會實踐進行了相應(yīng)的改革，這對于原本資源管理就比較緊張的學(xué)籍檔案管理工作來說，就更加重了其工作的任務(wù)量。面對新的行情，信息化的存在意義就有了歷史性的意義了，最簡單的說，就是原本需要三人進行的工作，現(xiàn)在僅僅需要一個人就可以完成，如，在過去需要三個管理人員進行分工的調(diào)查、錄入、管理工作，但是現(xiàn)在僅僅一個管理員坐在電腦前就可以通過信息系統(tǒng)進行認證和管理，這樣就大大的提高了檔案數(shù)據(jù)管理的工作效率。

其次，網(wǎng)絡(luò)化的管理方式針對資源方面，實現(xiàn)了更為便捷的資源共享。在進行學(xué)籍檔案管理的歷史中，由于高校涉及的學(xué)科比較廣，所以針對同校不同院，這就不屬于一個檔案管理儲存，那么在展開分析的過程就會出現(xiàn)很嚴(yán)重的拖延。再簡單點的說就是，假如某高校的分屬院校在其他的城市招生教育，那么在沒有數(shù)字化的學(xué)籍管理，那么在進行人員調(diào)配過程中，就會出現(xiàn)拖延，而原來需呀三天五天才能完成的任務(wù)，現(xiàn)在可能僅僅需要一天或者幾分鐘就能夠完成了。其主要原因就是數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理實現(xiàn)了同屬院校的信息共享，這樣在不同位置可以通用一個數(shù)據(jù)庫，這就可以為教育工作完成相應(yīng)的教學(xué)任務(wù)。

再次，科學(xué)化的管理方式在一定程度上保證了檔案的完整性。我們在以往的教學(xué)管理中也難免會遇到一些檔案遺失的問題，那么在進行紙質(zhì)檔案管理中，不可能做到每一份都進行備份，從而在某一個同學(xué)在原始檔案文件遺失以后，在進行補檔的時候也僅僅只能證明其曾在這里進修過。但是，數(shù)據(jù)化管理的學(xué)籍檔案，就可以完全的彌補這項缺點。因為數(shù)據(jù)檔案的保存只需要一個簡單的數(shù)據(jù)庫，可能數(shù)據(jù)庫比較龐大，但是現(xiàn)在科學(xué)化的進程中，對于這一點完全可以忽視。而當(dāng)紙質(zhì)檔案遺失以后，還可以通過數(shù)字檔案進行完整的拷貝打印，從而保證了在學(xué)生檔案的后期管理中，完成相應(yīng)的任務(wù)管理。

最后，先進的現(xiàn)代化技術(shù)，降低了管理成本。我們在進行高校的學(xué)籍檔案管理中，因為過去的管理模式需要大量的人力物力，進行檔案的管理的存儲，但是由于現(xiàn)在的數(shù)據(jù)管理介入，都簡化了其中的大量問題，這樣在無形之中其實為我們的工作減輕了很大的負擔(dān)，同時也降低了大量的成本。

3 在進行檔案數(shù)據(jù)管理中遇到的問題

在日常的數(shù)據(jù)管理中，我們不得不說仍存在著很多的問題，這里進行一定的總結(jié)和分析。

首先，在進行管理中，由于數(shù)字化水平無法達到目標(biāo)要求。當(dāng)今數(shù)字化檔案管理，已經(jīng)被高校編入了管理行列之中，而各高校也相當(dāng)?shù)闹匾曔@一個管理模式，但是我國數(shù)字化時代開始的比較晚，所以相對的數(shù)字技術(shù)還不是十分的發(fā)達，在進行管理中，很多問題都不能有效的解決。與此同時在進行這項管理中，也存在著一定的風(fēng)險。面對數(shù)據(jù)庫崩潰、黑客等問題，都可能會出現(xiàn)一定的危機。

其次，在進行管理中，缺乏這一類能夠勝任任務(wù)的數(shù)據(jù)管理人才。我們可以理解的是，這類人才對于數(shù)據(jù)管理和檔案管理，都具有相應(yīng)的知識儲備和經(jīng)驗，在進行相應(yīng)的工作中，可以很好的完成這樣的工作，但是由于我國發(fā)展較晚，這類人才緊缺，也就導(dǎo)致了無法將這項任務(wù)在短時間內(nèi)妥善完成。

再次，學(xué)籍檔案系統(tǒng)并不完善?，F(xiàn)在我國的高校在對學(xué)籍檔案工作的數(shù)據(jù)庫建設(shè)中都已經(jīng)做出了相應(yīng)的努力，但是即便如此，學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)到今天為止，仍舊不是很完善。這一點，在很長一段時間內(nèi)都無法改善。

最后，高校學(xué)籍檔案的信息化建設(shè)還不夠充分?，F(xiàn)在，即便很多的高校已開始有了建設(shè)信息化的檔案管理機構(gòu)，可是在進行實施的過程中，仍舊由于沒有經(jīng)驗，無從開始進行。而在進行這項改革中，其主要的問題還有就是學(xué)校的投入資金不能夠完成這項任務(wù)，這就導(dǎo)致了現(xiàn)在的高校學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)不能夠很快的架設(shè)完成。

4 建設(shè)數(shù)字化的學(xué)籍檔案管理措施

如何構(gòu)建合理科學(xué)的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理系統(tǒng)，對于學(xué)校對于社會都是一個迫切的需求。那么針對上面的問題，我們進行如下的應(yīng)對策略，應(yīng)該可以在一定程度上完成 這項建設(shè)任務(wù)。

首先，投入資金進行相應(yīng)的人才培訓(xùn)和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，這樣在根本就可以解決硬件設(shè)施不齊備的問題。

其次，在實踐中加強自身的管理制度，這樣在應(yīng)對各種新型突出問題的時候，就能夠有效，快速的完成相應(yīng)的任務(wù)。

最后，多于其他院校進行經(jīng)驗交流，這樣在外在的因素下，對自身進行強化，這樣不僅可以促進管理的交流，也可以讓為我國的數(shù)字化學(xué)籍檔案管理能夠更快的適應(yīng)現(xiàn)在的市場需求。

參考文獻

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