房津莉

摘 要：隨著我國(guó)企業(yè)體制改革的不斷深化，社會(huì)信息化進(jìn)程也逐步加快，檔案的數(shù)量也越來(lái)越多。對(duì)于企業(yè)檔案工作而言，能夠?yàn)槠髽I(yè)的正常生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理提供保障，并在企業(yè)資產(chǎn)的保值增值上發(fā)揮著重要作用。對(duì)此本文通過(guò)分析了目前企業(yè)檔案管理工作的主要問(wèn)題，提出了做好企業(yè)檔案管理工作的可行對(duì)策，旨在促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；信息技術(shù)

做好企業(yè)檔案管理工作，能夠讓企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等活動(dòng)信息進(jìn)行有效的整理與傳遞。企業(yè)檔案主要記載了企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的優(yōu)秀成果，可以在企業(yè)管理者制定決策時(shí)為其提供準(zhǔn)確可靠的資料。所以，檔案管理是企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)管理中的重要工作內(nèi)容，尤其是面對(duì)著如今激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，更需要加強(qiáng)檔案管理，將企業(yè)各個(gè)階段的工作情況與成果全面真實(shí)的反映出來(lái)，充分發(fā)揮出企業(yè)檔案的作用。

1 目前企業(yè)檔案管理工作的主要問(wèn)題

（一）企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍問(wèn)題

在企業(yè)的發(fā)展過(guò)程中，忽視了對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)與能力培訓(xùn)。雖然很多企業(yè)逐步采用了先進(jìn)辦公技術(shù)，增添了很多現(xiàn)代化辦公設(shè)備，但是很少?gòu)臋n案管理工作特點(diǎn)出發(fā)，有針對(duì)性的建設(shè)檔案管理人才隊(duì)伍。檔案管理人員不能熟練使用現(xiàn)代辦公設(shè)備，從而極大降低了在實(shí)際工作中的配合度，不利于在整體上提高企業(yè)的辦公效率。

（二）檔案管理信息化問(wèn)題

雖然近年來(lái)企業(yè)信息化技術(shù)水平不斷提高，但是在傳送資料或文件時(shí)仍不夠靈活，這樣是無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理工作質(zhì)量與效率的提高。檔案管理信息化問(wèn)題主要體現(xiàn)在沒(méi)有建立起高效的檔案管理信息系統(tǒng)，也缺少了可靠的技術(shù)支持[1]。此外，雖然少數(shù)企業(yè)比較重視檔案管理信息系統(tǒng)，但是很少根據(jù)檔案管理工作要求調(diào)整信息系統(tǒng)，很難提升工作效率。

（三）檔案管理評(píng)估體系不健全

在企業(yè)檔案管理工作中，檔案管理評(píng)估體系是其重要內(nèi)容。但是，目前大多數(shù)企業(yè)很少結(jié)合自身檔案管理工作特點(diǎn)與流程，制定出切實(shí)可行的管理評(píng)估體系，導(dǎo)致不能準(zhǔn)確分析并了解檔案管理工作情況，不能及時(shí)對(duì)檔案管理工作作出合理調(diào)整，難以制定有效的優(yōu)化方案，從而對(duì)企業(yè)檔案管理工作的開(kāi)展帶來(lái)了不利影響。

2 做好企業(yè)檔案管理工作的可行對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)

為做好企業(yè)檔案管理工作，需要加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，只有這樣才能為企業(yè)的快速發(fā)展提供大量及時(shí)可靠的信息。為進(jìn)一步完善檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，需要從以下幾點(diǎn)入手，第一：企業(yè)要引進(jìn)更多高素質(zhì)的人才，尤其是具備豐富檔案管理知識(shí)、有著較強(qiáng)專(zhuān)業(yè)技能的人才。第二，從檔案管理制度入手，將崗位設(shè)置的更加合理。第三，在定期開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)，提升檔案人員的創(chuàng)新能力與操作技能。在培訓(xùn)檔案人員的過(guò)程中，要結(jié)合企業(yè)發(fā)展情況，關(guān)注市場(chǎng)環(huán)境的變化，讓培訓(xùn)工作更有針對(duì)性[2]。同時(shí)，要重視培訓(xùn)中對(duì)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)與應(yīng)用，培養(yǎng)檔案人員的職業(yè)道德，增強(qiáng)其風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和團(tuán)隊(duì)合作能力，促進(jìn)企業(yè)檔案人才隊(duì)伍的發(fā)展。

（二）規(guī)范檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置

只要建立完善的管理機(jī)構(gòu)，才能推動(dòng)企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展。對(duì)于目前一些企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)及人員不完善的問(wèn)題，必須及時(shí)采取有效措施加以解決。具體來(lái)說(shuō)應(yīng)做好以下幾點(diǎn)，第一，企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)必須要統(tǒng)一設(shè)置，企業(yè)要至上而下都統(tǒng)一設(shè)置檔案管理部門(mén)，設(shè)置專(zhuān)門(mén)的辦公場(chǎng)所，配備專(zhuān)門(mén)的檔案存放室。第二，檔案管理人員要統(tǒng)一配備，并加快檔案管理人才建設(shè)。要安排政治覺(jué)悟高、業(yè)務(wù)技能強(qiáng)的人員負(fù)責(zé)檔案管理工作，同時(shí)根據(jù)要求配備足夠的工作人員。第三，企業(yè)要實(shí)行統(tǒng)一的管理模式，即統(tǒng)一規(guī)范管理檔案的存檔、調(diào)閱和保管等日常工作，確保檔案管理工作效率的提升。

（三）建立檔案管理激勵(lì)機(jī)制

企業(yè)要將制定的獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制落到實(shí)處，增強(qiáng)檔案管理人員的職責(zé)意識(shí)，提高其執(zhí)行能力，促使他們更加主動(dòng)的投入工作中。第一，實(shí)行人性化激勵(lì)，將執(zhí)行動(dòng)力激發(fā)出來(lái)。通過(guò)人性化激勵(lì)，能夠?qū)n案人員的創(chuàng)造性激發(fā)出來(lái)。企業(yè)要給予檔案管理人員更多的關(guān)心，不斷健全人性化激勵(lì)體系，促使檔案管理人員熱愛(ài)自身工作崗位，保持對(duì)檔案管理工作的熱情，讓他們能夠根據(jù)實(shí)際工作安排部署，有效執(zhí)行相關(guān)工作措施，并落實(shí)到位。第二，通過(guò)采用精細(xì)化考核，實(shí)現(xiàn)執(zhí)行效果的提升。實(shí)行嚴(yán)細(xì)考核，能夠推進(jìn)工作得到落實(shí)，要明確檔案管理部門(mén)各工作崗位的職責(zé)，制定工作任務(wù)與質(zhì)量要求[3]。第三，企業(yè)要建立完善的監(jiān)督與考核機(jī)制，進(jìn)一步強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，提高對(duì)相關(guān)責(zé)任人的獎(jiǎng)懲力度，確保執(zhí)行效果的提升。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化

為做好企業(yè)檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，這是現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)。為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化需要做好下面幾點(diǎn)工作。第一，企業(yè)要在紙制檔案的基礎(chǔ)上逐步建立起電子檔案，重新整理歷史資料，以文字、圖片和視頻等多媒體形式呈現(xiàn)出全部檔案資料，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化打下良好基礎(chǔ)。第二，企業(yè)要實(shí)行編碼管理，根據(jù)實(shí)際編碼管理的要求，對(duì)企業(yè)全部電子檔案進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的進(jìn)行整理與編碼，同時(shí)存放在設(shè)置好的子根目錄中，以電子檢索的形式，為檔案資料的查看和調(diào)閱提供方便。第三，加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用，整合企業(yè)現(xiàn)有的科研技術(shù)優(yōu)勢(shì)，爭(zhēng)取盡快開(kāi)發(fā)出實(shí)用性強(qiáng)的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化[4]。

（五）發(fā)揮檔案管理服務(wù)職能

企業(yè)檔案管理工作的重點(diǎn)是做好資料的整理與保管，而關(guān)鍵則是發(fā)揮服務(wù)的作用。檔案室企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的珍貴財(cái)富，是企業(yè)多年來(lái)所取得的優(yōu)秀成果，在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮著重要的參考與借鑒作用。為做好企業(yè)檔案管理工作，就要最大限度發(fā)揮其服務(wù)作用。第一，企業(yè)要對(duì)自身發(fā)展歷史中各個(gè)時(shí)期或階段的形勢(shì)任務(wù)、重大決策等進(jìn)行認(rèn)真梳理，將企業(yè)多年來(lái)的發(fā)展脈絡(luò)呈現(xiàn)出來(lái)，結(jié)合到現(xiàn)階段企業(yè)的發(fā)展形勢(shì)與具體任務(wù)撰寫(xiě)調(diào)查報(bào)告。此外，企業(yè)還可以從歷史中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，為企業(yè)在制定今后的戰(zhàn)略決策時(shí)提供重要的參考依據(jù)。第二，發(fā)揮出檔案在文化引領(lǐng)上的作用，在檔案中能夠體現(xiàn)出企業(yè)的文化積淀與歷史印跡，企業(yè)檔案管理者要重視對(duì)企業(yè)人文歷史的回顧與總結(jié)。企業(yè)要定期開(kāi)展歷史資料展示活動(dòng)，將先輩們創(chuàng)業(yè)的艱辛和艱苦奮斗的精神展示出來(lái)，從而更好的發(fā)揚(yáng)并傳承企業(yè)的優(yōu)秀文化與良好傳統(tǒng)，促使所有員工履職盡責(zé)，為企業(yè)作出更大的貢獻(xiàn)。第三，充分發(fā)揮出在收集、整理檔案資料上的作用。企業(yè)檔案管理工作量很大，涉及了方方面面的內(nèi)容，不能只是企業(yè)各部門(mén)提供什么，檔案管理部門(mén)就保管什么，而是要具備高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，不斷深入到企業(yè)各個(gè)工作環(huán)節(jié)中，幫助做好資料的收集、整理與歸檔工作，從而保證企業(yè)成產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理更加順利開(kāi)展，讓企業(yè)的所有檔案都更加安全、真實(shí)的保存下來(lái)。

3 結(jié)語(yǔ)

總之，只有不斷提高企業(yè)檔案管理的科學(xué)性與規(guī)范性，才能跟得上時(shí)代發(fā)展的步伐，并滿(mǎn)足現(xiàn)階段形勢(shì)下對(duì)檔案管理工作提出的要求。因此，企業(yè)通過(guò)實(shí)行對(duì)檔案的科學(xué)與規(guī)范管理，才能進(jìn)一步提升檔案管理水平，并加強(qiáng)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)與利用，從而最大限度發(fā)揮出檔案管理工應(yīng)有的價(jià)值，為企業(yè)的穩(wěn)定長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供可靠保障。

參考文獻(xiàn)

[1]楊小平.淺談做好企業(yè)檔案管理工作的必備條件[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（13）：180.

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[3]諸春花.淺淡新形勢(shì)下如何做好企業(yè)檔案管理工作[J].蘭臺(tái)世界，2015（02）：72-73.

[4]梁靜嫻.關(guān)于做好企業(yè)檔案管理工作的思考[J].蘭臺(tái)世界：上旬，2014（S6）：44-45.