唐奕

摘 要：隨著國有企業(yè)進(jìn)一步深化改革，企業(yè)新建、重組腳步加快，在改革過程中，檔案作為記錄企業(yè)歷史的重要憑證，是企業(yè)在組建過程中應(yīng)該首先著手抓的重要工作之一。本文擬從企業(yè)檔案管理體系建立、檔案管理業(yè)務(wù)開展和檔案工作發(fā)展趨勢三個方面進(jìn)行探討，新建企業(yè)應(yīng)如何開展檔案管理工作。

2014年國務(wù)院國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會辦公廳印發(fā)的《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》提出：“中央企業(yè)檔案工作是企業(yè)經(jīng)營管理的重要環(huán)節(jié)，是強(qiáng)化內(nèi)部控制、防范經(jīng)營風(fēng)險的基礎(chǔ)性工作”，企業(yè)檔案工作具有管理性、技術(shù)性、資產(chǎn)性，服務(wù)性等特點(diǎn)，因此不論從企業(yè)內(nèi)部管理角度，還是從企業(yè)長遠(yuǎn)生存發(fā)展來看，新建企業(yè)做好檔案工作都是必不可少的。但不少新建企業(yè)在各項繁忙事務(wù)中，往往會忽視檔案管理這類基礎(chǔ)性工作，或者說不知從何下手，本文將簡要談?wù)勑陆ㄆ髽I(yè)如何開展檔案管理。

1 企業(yè)檔案工作概述

（一）企業(yè)檔案工作釋義。

企業(yè)檔案是企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。這是企業(yè)檔案作為名詞的術(shù)語定義。企業(yè)檔案工作作為一項管理工作而言，我們可以將其分為兩個行為來理解。一是作為業(yè)務(wù)管理工作，指具體承擔(dān)起企業(yè)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。二是作為行政管理工作，是管理企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作的工作，即對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)，開展監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

（二）企業(yè)檔案工作的基本原則。

《檔案法》規(guī)定“檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護(hù)檔案的完整與安全，便于社會各方面的利用”。2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)“堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則”。因此，企業(yè)檔案工作原則也應(yīng)遵循這一原則。具體來說，企業(yè)檔案工作應(yīng)以企業(yè)資產(chǎn)關(guān)系為紐帶，實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。

1.堅持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。

新建企業(yè)應(yīng)理順資產(chǎn)關(guān)系，由總部統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度，以資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)關(guān)系為紐帶，分級保管企業(yè)的檔案并指導(dǎo)監(jiān)督所屬機(jī)構(gòu)和控股企業(yè)的檔案管理。也就是說，新建企業(yè)在建立之初，應(yīng)由總部檔案機(jī)構(gòu)管理部門統(tǒng)一企業(yè)范圍內(nèi)的所有機(jī)構(gòu)和組織的檔案管理制度，做到統(tǒng)一協(xié)調(diào)，在具體檔案保管、管理方面又以分級管理為基礎(chǔ)。

2.便于企業(yè)檔案的合理利用與有效共享。

檔案利用，是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的。因此，企業(yè)檔案工作的各個方面、各個環(huán)節(jié)，都必須滿足企業(yè)工作對檔案利用的需求。在維護(hù)企業(yè)檔案完整與安全的前提下，企業(yè)內(nèi)部檔案管理應(yīng)有利于促進(jìn)交流和實現(xiàn)共享。

2 企業(yè)檔案管理體系建設(shè)

（一）體系建設(shè)的構(gòu)成要素。

1.企業(yè)檔案管理體制。

企業(yè)檔案管理體制以現(xiàn)代企業(yè)制度為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案管理行業(yè)法律法規(guī)，按照統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，在總部確定分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)立專門的檔案部門或有明確檔案管理職責(zé)的行政綜合管理部門。以此為基礎(chǔ)，由企業(yè)本級各職能部門負(fù)責(zé)人、所屬各下級機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、各外派（臨時）機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人及各級檔案專兼職人員逐級實施完成檔案管理工作。如下圖所示：

2.檔案工作制度。

檔案工作制度主要包括具有“綱領(lǐng)性質(zhì)”的檔案管理辦法，檔案業(yè)務(wù)管理辦法，參照執(zhí)行的具體業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和操作細(xì)則。主要包括以下內(nèi)容：

（1）檔案管理辦法：企業(yè)檔案工作的基本法，主要規(guī)定企業(yè)檔案工作的總則、依據(jù)、職責(zé)等方向性指導(dǎo)文件。

（2）業(yè)務(wù)管理辦法：檔案工作考核細(xì)則、檔案管理應(yīng)急預(yù)案、信息系統(tǒng)管理辦法等

（3）業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)：檔案分類方案、分類表、歸檔范圍及保管期限表、各種業(yè)務(wù)工作表格、目錄格式等

（4）操作細(xì)則：檔案借閱、庫房管理、銷毀、各類文件材料歸檔細(xì)則等

可參照的國家、行業(yè)規(guī)章制度主要有：

（1）中華人民共和國檔案法（1987年9月5日）

（2）關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見（中辦發(fā)〔2014〕15號）

（3）中華人民共和國檔案法實施辦法（國家檔案局 第5號令）

（4）企業(yè)檔案管理規(guī)定 （國檔發(fā)[2002]5號）

（5）企業(yè)檔案工作規(guī)范（DA/T 42-2009）

（6）企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定（國家檔案局 第10號令）

（7）歸檔文件整理規(guī)則（DA/T 22-2000）

（8）照片檔案管理規(guī)范（GB/T11821-2002）

（9）電子文件歸檔與管理規(guī)范（GB/T18894-2002）

（10）科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求（GB/T 11822-2008）

（11）檔案蟲霉防治一般規(guī)則（DA/T 35-2007）

（12）會計檔案管理辦法（（98）財會字第32號）

（13）電子檔案移交與接收辦法（檔發(fā)〔2012〕7號）

（14）檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法（檔函〔2008〕207號）

3.企業(yè)業(yè)務(wù)工作流程、檔案管理流程建設(shè)。

檔案管理部門不直接涉及企業(yè)各業(yè)務(wù)流程的設(shè)計和實施，但為保證歸檔文件材料的質(zhì)量，在文件形成階段需加以控制。企業(yè)業(yè)務(wù)工作流程建設(shè)主要是指檔案管理部門關(guān)注文件材料在業(yè)務(wù)流程中產(chǎn)生和運(yùn)行的情況，找到文件材料形成、傳遞、使用相關(guān)運(yùn)動方式和閉合點(diǎn)，從而為制定企業(yè)文件材料歸檔范圍奠定基礎(chǔ)。企業(yè)可通過建立文件材料登記制度和文件材料積累管理辦法，對文件材料的形成狀況進(jìn)行控制。

各種需歸檔文件材料最終進(jìn)入檔案管理流程，這一過程一般在各項檔案管理制度中予以體現(xiàn)，并相應(yīng)嵌入檔案信息系統(tǒng)。

4. 檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員。

企業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案管理人員是檔案管理體系的主體，是控制整個體系正常運(yùn)轉(zhuǎn)和獲得良好效果的核心支持。因此，新建企業(yè)應(yīng)組建符合企業(yè)規(guī)模、滿足企業(yè)利用需求的檔案管理部門，設(shè)定一定數(shù)量的專兼職檔案管理者。

5.檔案信息管理系統(tǒng)。

當(dāng)今企業(yè)管理，已經(jīng)大規(guī)模使用各種電子辦公設(shè)備，通過各種辦公軟件進(jìn)行電子文字信息傳遞，因此檔案管理不再局限于實物交接和手工操作。企業(yè)需要一個具備較強(qiáng)兼容性、安全性和穩(wěn)定性的電子檔案管理系統(tǒng)，特別是管理系統(tǒng)需與各業(yè)務(wù)流程相銜接。

6.檔案管理設(shè)施設(shè)備。

企業(yè)檔案管理需要配備一定的設(shè)施設(shè)備，這是開展管理工作的物質(zhì)保障，企業(yè)應(yīng)根據(jù)專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和實際需求，合理配置相應(yīng)的檔案庫房，采購一定數(shù)量的檔案裝具、檔案用品。

（二）制約體系效力發(fā)揮的幾點(diǎn)原因

1.企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視。一是，各項制度貫徹實施，需要業(yè)務(wù)人員遵循規(guī)則，按章辦事，更需要領(lǐng)導(dǎo)足夠重視，大力推行和監(jiān)督實施；二是，領(lǐng)導(dǎo)重視程度關(guān)乎檔案管理各項人力、物力保障。在不少新建企業(yè)中，檔案管理被企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層認(rèn)為是可有可無的事務(wù)性工作，配備的崗位人員不足，素質(zhì)不高，庫房裝具隨意設(shè)置，導(dǎo)致歸檔文件存在失控失真現(xiàn)象。

2.檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)不配套，制度細(xì)則操作性不強(qiáng)。一是，新建企業(yè)在各項制度建設(shè)方面都處于空白，在建立之初，容易直接套用國家、地方政策，新舊標(biāo)準(zhǔn)混雜，使基層檔案管理人員在實際操作中無所適從。二是，制定的管理制度，業(yè)務(wù)操作細(xì)則不能滿足實際業(yè)務(wù)需要，不能將相關(guān)責(zé)任和崗位進(jìn)行掛鉤，降低了體系運(yùn)行的有效性。

3.現(xiàn)代信息化發(fā)展給檔案管理帶來沖突。傳統(tǒng)檔案管理主要采用手工管理，現(xiàn)有大量規(guī)章制度都是基于手工管理的模式進(jìn)行規(guī)范，隨著現(xiàn)代信息化技術(shù)發(fā)展，現(xiàn)代辦公方式發(fā)生質(zhì)的變化。新建企業(yè)一般起點(diǎn)高，工作中大量使用各種信息系統(tǒng)生成的電子數(shù)據(jù)，這時，檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)與實際操作產(chǎn)生沖突。另外，檔案管理系統(tǒng)常常與企業(yè)其他業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)存在著責(zé)任劃分不清，數(shù)據(jù)無法兼容、推送、共享等各種問題，新建企業(yè)在選擇電子檔案系統(tǒng)的時候，一定要考慮到這點(diǎn)。

3 企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理開展

（一）企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理工作。

企業(yè)檔案業(yè)務(wù)管理工作，是以庫存檔案為主要工作對象，也就是狹義的企業(yè)檔案管理。對于新建企業(yè)來說，需要關(guān)注的企業(yè)檔案管理主要有以下幾個方面：

1.文件材料的形成。

檔案前身是企業(yè)管理活動中形成的各種文件資料，保證歸檔文件質(zhì)量，需關(guān)注文件運(yùn)行過程，主要需控制文件形成部門和文件形成責(zé)任人的相關(guān)行為。檔案管理部門不直接參與文件處理流程，但需制定文件材料登記和積累制度。

（1）明確業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人進(jìn)行文件收發(fā)登記。

建立規(guī)范的收發(fā)登記臺賬，是保證文件材料傳遞有序，劃分最終歸檔范圍和歸檔責(zé)任的重要依據(jù)。

（2）明確各崗位工作人員應(yīng)對文件進(jìn)行積累保管。

企業(yè)各工作崗位任職人員針對自身形成和處理的各類文件進(jìn)行規(guī)范化留存，是文件材料得以順利歸檔的前提。

（3）明確各業(yè)務(wù)部門專兼職檔案管理人員。

在年度歸檔或項目結(jié)束歸檔的時候，業(yè)務(wù)部門員工將積累的文件先交部門專兼職檔案管理人員進(jìn)行初步篩選，從中挑選需要?dú)w檔的文件材料。

2.檔案整理歸檔。

企業(yè)檔案部門開展管理類檔案整理歸檔工作，主要參照《企業(yè)檔案工作規(guī)范》（（DA/T42-2009））、《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局 第10號令）、《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2000）等國家和行業(yè)規(guī)范和制度。

根據(jù)企業(yè)自身實際，主要需關(guān)注檔案歸檔范圍和期限設(shè)置、分類方法和立卷原則。

3.庫房管理。

企業(yè)應(yīng)配置符合保管安全和長期留存需要的庫房，購置和配備符合規(guī)定的專用柜架、裝具及必要的保護(hù)設(shè)備。檔案管理部門應(yīng)根據(jù)庫房實際條件和企業(yè)檔案類型，做好庫位規(guī)劃、日常管理和應(yīng)急預(yù)案。

（1）庫位規(guī)劃主要采用分類與流水相結(jié)合的方式。這種方式比較節(jié)約庫房面積，適合已部分運(yùn)用電子信息管理的企業(yè)。

具體方法：先將庫房區(qū)域或者柜架按照檔案類別進(jìn)行劃分，然后在某類區(qū)域內(nèi)，按照檔案材料的入庫時間先后順序排列，不考慮相同事件或項目的檔案材料的有機(jī)聯(lián)系。

（2）庫房日常管理，主要是指常說的“八防”管理，即防火、防盜、防潮、防高溫、防塵、防光、防有害氣體，防有害生物。企業(yè)檔案庫房應(yīng)與辦公室、閱覽室三分開，并做好庫房出入登記。

（3）檔案作為企業(yè)的知識資產(chǎn)和防范經(jīng)營風(fēng)險的重要記錄，其安全管理對于企業(yè)的生存和發(fā)展具有重要意義。企業(yè)可參照《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置管理辦法》（檔函〔2008〕207號），制定自己的檔案管理應(yīng)急預(yù)案。

4.檔案開發(fā)利用。

企業(yè)檔案管理的根本目的是為了滿足企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)需求，因此，企業(yè)檔案管理必須建立相應(yīng)的檢索系統(tǒng)，并提供多種利用服務(wù)。

（1）檔案目錄編制。檔案管理部門可編制總目錄、分類目錄和各種專題目錄。

（2）檔案利用服務(wù)的方式和方法。檔案部門可采用主動、有針對性和多元化的服務(wù)方式，提供閱覽、借出、復(fù)制、咨詢、陳列、展覽等多種利用方式。

（3）檔案編研。檔案編研是為了更加充分發(fā)揮企業(yè)檔案作用。在現(xiàn)有庫存檔案基礎(chǔ)上，通過擬定題目，對相關(guān)檔案信息分析、研究、重組，形成新的文獻(xiàn)資料。常見的檔案編研成果有：大事記、組織沿革、企業(yè)年鑒、企業(yè)史志、專題匯編等。

（二）企業(yè)行政管理工作。

企業(yè)檔案管理除了業(yè)務(wù)管理工作以外，還有一個重要組成部分，那就是以企業(yè)檔案部門的人、財、物為主要對象的企業(yè)行政管理工作。主要內(nèi)容包括：

1.統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)。即對整個企業(yè)的檔案工作作出規(guī)劃、確定長遠(yuǎn)發(fā)展方向和近期目標(biāo)，統(tǒng)一制度，保證企業(yè)檔案工作可持續(xù)發(fā)展。同時，做好對內(nèi)全局協(xié)調(diào)，對外環(huán)境協(xié)調(diào)，處理好局部與全局，上級與下級的關(guān)系。

2.實施監(jiān)督和業(yè)務(wù)指導(dǎo)。一是通過制定崗位工作職責(zé)、考核制度，對企業(yè)及相關(guān)人員貫徹執(zhí)行檔案工作方針政策、規(guī)章制度的情況進(jìn)行檢查和考核監(jiān)督。二是通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)、檢查評比、召開會議、實地調(diào)查等方式對企業(yè)總部各部門和下級單位有關(guān)業(yè)務(wù)進(jìn)行具體指導(dǎo)。

4 企業(yè)檔案工作發(fā)展趨勢

新建企業(yè)包袱少，初建檔案體系時應(yīng)高瞻遠(yuǎn)矚，放開眼界，為今后更好地適應(yīng)企業(yè)發(fā)展和市場競爭，可以重點(diǎn)關(guān)注以下企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢：

（一）企業(yè)檔案是企業(yè)資產(chǎn)的重要組成部分，有助企業(yè)防范經(jīng)營風(fēng)險。2008年，我國財政部、證監(jiān)會、審計署等部門聯(lián)合頒布《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》，對企業(yè)信息的真實完整、文件的存儲和保管提出了要求。為滿足企業(yè)審計、上市等市場活動，企業(yè)檔案管理有了更嚴(yán)格要求。

（二）企業(yè)檔案促進(jìn)培育企業(yè)文化，提升企業(yè)可持續(xù)發(fā)展能力。企業(yè)檔案客觀記錄下企業(yè)各個歷史階段的經(jīng)營生產(chǎn)活動，具有擔(dān)負(fù)弘揚(yáng)企業(yè)文化，傳承企業(yè)精神內(nèi)涵的重要責(zé)任。企業(yè)要想做大做強(qiáng)，做成延年百年的卓越企業(yè)，必須倚仗良好的企業(yè)文化。企業(yè)文化依托企業(yè)檔案管理，因此，企業(yè)應(yīng)重視檔案管理，從中挖掘企業(yè)歷史與文化。

（三）企業(yè)檔案管理越趨集成管理，邁入知識管理階段。

現(xiàn)代企業(yè)管理各項業(yè)務(wù)流程多交叉并行，企業(yè)管理總體向集成管理發(fā)展。檔案管理應(yīng)順應(yīng)管理變遷，注重信息資源集成、各業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成和標(biāo)準(zhǔn)集成。

（四）企業(yè)檔案風(fēng)險管理，提升檔案容災(zāi)備災(zāi)能力。

當(dāng)今企業(yè)為加強(qiáng)內(nèi)部控制，實行全面風(fēng)險管理，運(yùn)用風(fēng)險評估機(jī)制，提升對戰(zhàn)略風(fēng)險的識別和控制能力。經(jīng)歷了汶川地震等自然災(zāi)害后，檔案風(fēng)險管理優(yōu)勢也越加明顯。構(gòu)建檔案風(fēng)險管理體系，制定檔案管理應(yīng)急預(yù)案已成為企業(yè)檔案工作的重要環(huán)節(jié)。

（五）企業(yè)檔案信息化管理是總體發(fā)展方向。

企業(yè)檔案信息化，是指應(yīng)用信息技術(shù)管理和開發(fā)利用檔案的過程，它是以信息技術(shù)應(yīng)用為前提，并且動態(tài)發(fā)展的。企業(yè)檔案信息化管理能大幅提升管理效率，促進(jìn)服務(wù)水平提高。新建企業(yè)在建立檔案管理體系的同時，要將企業(yè)檔案信息化建設(shè)納入企業(yè)信息化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃，以需求為導(dǎo)向，逐步推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

綜上，新建企業(yè)應(yīng)建立以檔案部門為中心，各業(yè)務(wù)部門（所屬、臨時機(jī)構(gòu)）專兼職檔案人員為基礎(chǔ)的企業(yè)檔案工作體系。工作中，為更好地向企業(yè)經(jīng)營生產(chǎn)活動提供有效利用服務(wù)，應(yīng)注意規(guī)避妨礙體系運(yùn)行有效的因素，抓好檔案業(yè)務(wù)管理工作，關(guān)注企業(yè)檔案管理發(fā)展趨勢。

參考文獻(xiàn)

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