全陽

摘 要：企業(yè)的現(xiàn)代化管理不僅體現(xiàn)在企業(yè)的機(jī)器設(shè)備上，還有就是是否實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理。根據(jù)現(xiàn)在社會(huì)發(fā)展現(xiàn)狀，企業(yè)在檔案管理上也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的管理，建立數(shù)字化的檔案，這樣才能夠更好、更方便的為企業(yè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息；數(shù)字化

數(shù)字化的檔案建立也要看企業(yè)的實(shí)際情況，如果在條件允許的情況下，應(yīng)該把企業(yè)的檔案按照一定的分類進(jìn)行建檔處理，這樣的話，在需要查找檔案的時(shí)候，方便在計(jì)算機(jī)上搜索檔案內(nèi)容，快捷定位到所需檔案資料。

1 企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)

對(duì)于企業(yè)來說，檔案的數(shù)字化是發(fā)展的必然趨勢(shì)，不僅能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來便捷、節(jié)約空間，對(duì)整個(gè)企業(yè)現(xiàn)代化的提升也起到非常大的作用。

第一、企業(yè)在建立紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上重新建立數(shù)字化的檔案，把紙質(zhì)檔案按照一定的劃分標(biāo)準(zhǔn)和類型進(jìn)行重新的分類和歸檔。在歸檔的過程中要注意，應(yīng)該把檔案進(jìn)行很好的分類，并且設(shè)計(jì)好一個(gè)檢索的系統(tǒng)，從檔案的建立、搜索、歸檔等方面都建立起來，然后再進(jìn)行內(nèi)容的填充，在以后相關(guān)方面的檔案進(jìn)行填充時(shí)也按照已有的分類進(jìn)行。這樣的話不僅能夠節(jié)省空間，還能夠避免紙質(zhì)檔案因?yàn)闀r(shí)間關(guān)系丟失或者是其他狀況的產(chǎn)生。在電子檔案建立的同時(shí)，還要注意到的是最好把紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描然后保存，因?yàn)檫@樣的話會(huì)避免在錄入電子檔案的過程中發(fā)生錯(cuò)誤的情況，保證電子檔案的真實(shí)性。并且保存的時(shí)候把每個(gè)文件按照建檔時(shí)間、內(nèi)容關(guān)鍵字等進(jìn)行保存，會(huì)在以后搜索的時(shí)候更快的找到想要搜索的內(nèi)容。企業(yè)可以安排專業(yè)的檔案管理人員進(jìn)行對(duì)檔案的管理，這樣能夠使企業(yè)的檔案管理更加的專業(yè)化。

第二、數(shù)據(jù)檔案的保存方式比較靈活，可以以視頻、圖片、語音等等的形式進(jìn)行保存，并且可以按照企業(yè)自己的需要進(jìn)行對(duì)文件的命名，所占的空間比較小，在實(shí)用上，企業(yè)可以建立自己公司的檢索系統(tǒng)，在數(shù)據(jù)建立、保存、調(diào)取的過程中實(shí)現(xiàn)一體化的管理方式，對(duì)于以后的檔案管理工作不僅能夠節(jié)省找尋檔案的時(shí)間，也能讓檔案保管人員的工作效率有所提升，并且提升檔案的真實(shí)性。

第三、數(shù)據(jù)化檔案的建成，不再受到從前企業(yè)中調(diào)取檔案還需要走一大堆手續(xù)的約束，不僅解決了檔案保管人員搜索檔案的痛苦，還為公司的其他人員帶來了方便的服務(wù)，提高整個(gè)公司的辦事效率。

2 企業(yè)檔案信息數(shù)字化建設(shè)的必要性

（1）一般在企業(yè)中往往會(huì)出現(xiàn)這樣的情況，就是企業(yè)沒有注重對(duì)于相關(guān)信息的檔案保存及整理，或者建立檔案的話也是簡(jiǎn)單的基礎(chǔ)信息，沒有專門的人進(jìn)行保管，這樣很容易做到信息不準(zhǔn)確或者是重要信息的遺失，并且沒有辦法第一時(shí)間把最準(zhǔn)確、最全面的信息提供出來，如果出現(xiàn)什么問題的話，那么很可能會(huì)給企業(yè)造成一定的麻煩。所以，企業(yè)應(yīng)該找到自己適合的方式進(jìn)行對(duì)檔案的系統(tǒng)保存，然后由專門的技術(shù)人員進(jìn)行管理，。

（2）在企業(yè)中，如果檔案較多的情況下，往往就會(huì)到專門的檔案管理庫(kù)進(jìn)行尋找，由于檔案往往要保存很長(zhǎng)時(shí)間，所以要在大量的文件中找到相應(yīng)的文件是一個(gè)非常大的工程，并且檔案會(huì)越來越多，就要有專門的地方進(jìn)行妥善的管理，還占用了大量的空間，根本就與建立檔案的根本背道而行。

（3）根據(jù)現(xiàn)在的發(fā)展趨勢(shì)和環(huán)境保護(hù)意識(shí)的提高，越來越多的企業(yè)開始實(shí)行無紙化辦公，如果檔案管理再進(jìn)行紙質(zhì)化存檔的話，就與企業(yè)秉承的無紙化辦公相背馳，大多數(shù)的辦公工作都能實(shí)現(xiàn)通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行，通過互聯(lián)網(wǎng)相傳，而單單只有檔案的管理還要占用企業(yè)大量的辦公空間，還有就是尋找上還需要大量的人力資源，這樣的方式已經(jīng)完全背離了辦公現(xiàn)代化的內(nèi)容，慢慢也會(huì)被社會(huì)發(fā)展所淘汰。

3 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息數(shù)字化的有效途徑

3.1 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息數(shù)字化人才培養(yǎng)

對(duì)于企業(yè)現(xiàn)代化的數(shù)字檔案的建立來說，對(duì)于檔案管理員的基本素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)都應(yīng)該有很高的要求，不僅能夠?qū)?shù)字檔案建設(shè)的知識(shí)了如指掌，還應(yīng)該了解如何把檔案從建立到搜索都一體化的進(jìn)行管理，不能是單單的會(huì)某一方面的知識(shí)就可以的。所以，企業(yè)首先要挑選出比較信任的人來進(jìn)行對(duì)企業(yè)檔案的管理，因?yàn)槠髽I(yè)的檔案可能會(huì)涉及到一些企業(yè)機(jī)密，為了防止機(jī)密的流失，必須是企業(yè)能信得過的員工進(jìn)行管理。并且管理人員一定要細(xì)心，不能因?yàn)閭€(gè)人原因而把信息少錄入等。再就是企業(yè)可以加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，讓管理人員的技術(shù)水平能夠與社會(huì)發(fā)展的需求相匹配。企業(yè)可以讓檔案管理人員參加一些社會(huì)上的關(guān)于檔案管理的專題培訓(xùn)，以提高他們的專業(yè)知識(shí)，并且隨著社會(huì)的進(jìn)步還要不斷的加深自身的管理水平。還有就是在員工正式的上崗之前，可以對(duì)候選的檔案管理人員進(jìn)行一次統(tǒng)一的考核，看一下他們掌握知識(shí)的程度及計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平等，這樣選擇出一名最優(yōu)秀的進(jìn)行管理。還可以引進(jìn)競(jìng)爭(zhēng)上崗的機(jī)制，讓他們能夠更好提升自己。

3.2 提高認(rèn)識(shí)，科學(xué)規(guī)劃

企業(yè)必須加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案建設(shè)的重要性的認(rèn)識(shí)，數(shù)字檔案的建立不僅能夠減少工作人員的工作時(shí)間，還能夠?yàn)槠髽I(yè)信息的保密和以后信息調(diào)取時(shí)的全面提供保障。并且數(shù)字化檔案庫(kù)的建立還能夠把企業(yè)逐漸推向信息化的時(shí)代，能夠?yàn)槠髽I(yè)的現(xiàn)代化數(shù)字管理提供便利。所以，國(guó)家應(yīng)該帶頭興起對(duì)數(shù)字化檔案庫(kù)的建立，并且能夠培養(yǎng)出大量的優(yōu)秀人才進(jìn)行對(duì)企業(yè)改革時(shí)的培訓(xùn)工作，這樣的話對(duì)于企業(yè)推行數(shù)字化檔案庫(kù)的建立提供便利條件。還有就是要將所有的檔案信息進(jìn)行分類，例如，所有的人員信息，不管是新入職的、在職的、已經(jīng)離職的人員的信息登錄在人員信息檔案系統(tǒng)中；如果是企業(yè)的客戶信息或者是潛在的客戶信息可以歸檔到客戶信息當(dāng)中；如果是企業(yè)需要用到的新技術(shù)等等的使用說明或者是廠家信息等應(yīng)該錄入到設(shè)備信息等等，通過這樣明確的信息分類，不僅能夠使信息更加的明確，還能管理人員在使用的時(shí)候更加清晰。

3.3 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

在檔案管理的過程中，應(yīng)該把文件按照一定的順序進(jìn)行排列，比如一個(gè)有很多頁的文件，應(yīng)該把每一頁按照頁數(shù)編號(hào)進(jìn)行排列，并且在進(jìn)行標(biāo)記的時(shí)候最好是能夠把頁數(shù)和所在頁數(shù)的內(nèi)容關(guān)鍵字進(jìn)行標(biāo)注，這樣在檢索的時(shí)候可以更加迅速的檢索出來相關(guān)的信息。再就是現(xiàn)在的信息比較發(fā)達(dá)，如果內(nèi)容比較精確的話可以利用人工檢索或者語音的形式進(jìn)行，方便快捷。

在檔案歸檔的時(shí)候，應(yīng)該按照檔案的類型進(jìn)行歸檔，最好是能夠在類型中添加建檔的時(shí)間、文件所在的部門等，在整個(gè)檔案前面添加一個(gè)大的目錄，這樣的情況下能夠方便建立檔案庫(kù)的搜索類型和保管類型，在找尋內(nèi)容的時(shí)候能夠有的放矢的進(jìn)行檢索，查看到具體的內(nèi)容有什么樣類型的結(jié)果，這樣的話也能夠在最短的時(shí)間內(nèi)得到最全的信息。

3.4 加強(qiáng)企業(yè)檔案信息的收集歸檔工作

由于企業(yè)對(duì)數(shù)字化檔案建立一直沒有重視，這樣的話就會(huì)堆積很多的文件需要進(jìn)行整理歸檔并且按照要求錄入成數(shù)據(jù)化的檔案，這一過程需要花費(fèi)大量的時(shí)間，對(duì)檔案管理員來說是一個(gè)不小的壓力。對(duì)于這樣的情況，把之前的檔案進(jìn)行重新的整理和錄入是非常必要的，還有就是在重新整理的過程中，按照企業(yè)的要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行一步到位的規(guī)劃，在以后的檔案增加的時(shí)候也按照這樣的要求進(jìn)行，這樣的話能夠讓以后的檔案管理工作更加的規(guī)范化。

總之，企業(yè)數(shù)字檔案的建立還要根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際要求，并且還與企業(yè)的發(fā)展程度相關(guān)，如果有可能的話，應(yīng)該把數(shù)據(jù)檔案的建立在企業(yè)中普及。

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