朱建興

摘 要：伴隨著社會信息化速度的不斷加快，檔案管理工作也出現(xiàn)了新的問題，新時期檔案管理工作必須順應(yīng)社會潮流向信息化轉(zhuǎn)變。鑒于此，本文詳細(xì)分析了自動化管理系統(tǒng)的價值和目前存在的問題，并提出了針對性的解決方案，以期有效促進(jìn)檔案信息自動化管理進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化；自動化；系統(tǒng)

1 檔案信息自動化管理系統(tǒng)的價值

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛快發(fā)展，我們的辦公形式也向著自動化、無紙化轉(zhuǎn)變。計算機(jī)所生成的所有數(shù)據(jù)及材料最后都以電子文件的形式存在，機(jī)讀文件形式有了它存在的必然性。所以，檔案信息及材料以計算機(jī)作為載體為各個用戶所利用是順應(yīng)時代的要求。對于信息利用者來講，他們所關(guān)心的問題是所獲信息的內(nèi)容以及信息查詢的便利性，而對于檔案從業(yè)人員來講，就需要將來自不同機(jī)讀形式的文件分別進(jìn)行細(xì)化整理，保留精髓，保證其真實可信度，使檔案信息管理能夠更加系統(tǒng)化，提升價值點，便于更好地為用戶提供服務(wù)。

從近幾年發(fā)展來看，檔案信息自動化管理系統(tǒng)在檔案信息管理工作中得到了很好的普及應(yīng)用，系統(tǒng)的普及應(yīng)用也使檔案信息管理系統(tǒng)無論在質(zhì)量還是在效率方面都有提高，給客戶帶來了極大方便。檔案作為國家和企事業(yè)單位信息及數(shù)據(jù)記錄的重要載體，它給檔案使用部門工作帶來很大的幫助，能夠?qū)n案信息與數(shù)據(jù)處理兩個技術(shù)結(jié)合運用，可以在更大程度上提高檔案管理質(zhì)量和案管理部門的工作效率，進(jìn)而強(qiáng)化企事業(yè)單位的檔案管理工作，甚至從根本上使我國檔案管理技術(shù)得到優(yōu)化。

2 檔案信息自動化管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀

我國檔案信息自動化管理在20世紀(jì)80年代開始初步顯現(xiàn)出規(guī)范化和系統(tǒng)化趨勢，開始成為各企事業(yè)單位進(jìn)行檔案信息交流、處理及共享的有力平臺，并開始以業(yè)務(wù)立足，向服務(wù)化模式發(fā)展。雖然當(dāng)初檔案信息自動化管理已經(jīng)擁有了檔案信息管理的所有功能，但仍然存在以下諸多問題：

2.1 配套軟件開發(fā)不健全，通用性差

目前我國企事業(yè)單位檔案信息自動化管理所用的配套軟件都以各個使用單位的需求為主要導(dǎo)向，以現(xiàn)有設(shè)施為基礎(chǔ)，以滿足自身需求而獨自研發(fā)，因此，具有難以移植、通用性差等弊端。自成一體的軟件及有限的研發(fā)能力阻礙了檔案信息自動化管理的發(fā)展進(jìn)程。另外，一個單位或企業(yè)的研發(fā)能力是有限的，要解決軟件開發(fā)和應(yīng)用中所有問題目前還存在一定的難度。

2.2 缺乏統(tǒng)一性、規(guī)范性、標(biāo)準(zhǔn)性

標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化和規(guī)范化是檔案信息自動化管理走入正軌并快速發(fā)展的必備條件，也是檔案信息化技術(shù)推廣和應(yīng)用的首要條件。檔案信息自動化管理也是一個非常系統(tǒng)的工程，其由很多個相互關(guān)聯(lián)的技術(shù)因素構(gòu)成，很難進(jìn)行統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范要求。系統(tǒng)的目標(biāo)性質(zhì)要求每個技術(shù)因素都要在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范下向著同一個目標(biāo)方向發(fā)展，發(fā)揮整體作用優(yōu)勢。只有做到標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性及規(guī)范性，才能快速推進(jìn)檔案信息自動化管理進(jìn)程，以便其更好的為使用者服務(wù)。

2.3 檔案管理工作人員的總體素質(zhì)不高

目前中國企事業(yè)基層單位員工年齡結(jié)構(gòu)老齡化現(xiàn)象嚴(yán)重，很多單位的老員工對檔案信息自動化管理并不是很了解，甚至完全不懂如何對計算機(jī)進(jìn)行操作，這在很大程度上阻礙了檔案信息自動化管理的開展普及。檔案信息自動化管理是計算機(jī)技術(shù)、檔案管理技術(shù)、數(shù)據(jù)管理技術(shù)的綜合應(yīng)用，從業(yè)人員必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自身的專業(yè)理論知識及相關(guān)技能，成為檔案信息自動化管理方面的復(fù)合型人才，促進(jìn)檔案信息管理電子化發(fā)展。

3 檔案信息自動化管理系統(tǒng)的建設(shè)措施

3.1 提高檔案信息系統(tǒng)整體管理水平

在建設(shè)檔案信息自動化過程中，必須重視系統(tǒng)的整體性能。在實際操作中，提高系統(tǒng)整體性能就等于提高了系統(tǒng)運行質(zhì)量和管理水平，不可忽略的是，每個系統(tǒng)在運行的過程中都容易出現(xiàn)一些問題，對整個系統(tǒng)運行質(zhì)量產(chǎn)生不同程度的不利影響，因此對這些問題要有針對性的做好應(yīng)急措施，確保整個系統(tǒng)運行的正常和水平的發(fā)揮。

3.2 加強(qiáng)檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化

計算機(jī)技術(shù)是檔案信息自動化管理中最核心的技術(shù)，而檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化則是實現(xiàn)計算機(jī)高效率工作的基本條件。集中和統(tǒng)一是檔案信息自動化系統(tǒng)所必需的管理方式，人工與高科技工具相結(jié)合是檔案信息自動化系統(tǒng)的建設(shè)方向，即要求檔案管理人員直接利用計算機(jī)進(jìn)行工作，又是探討檔案信息自動化系統(tǒng)建設(shè)與管理時必須要堅持的原則之一。而目前，我國檔案信息自動化系統(tǒng)的管理體制仍然不夠完善，同時存在集中統(tǒng)一管理不力和利用不便兩方面問題，其中，集中統(tǒng)一管理不力問題尤為突出，所以信息分散現(xiàn)象亟需解決。因而要求檔案管理相關(guān)機(jī)構(gòu)中的各個層次和各個專業(yè)辦公自動化管理軟件都要納入統(tǒng)一的檔案信息自動化系統(tǒng)管理當(dāng)中，實施集中統(tǒng)一的規(guī)范化管理，杜絕各行其是和自建系統(tǒng)等情況發(fā)生，這就避免了信息分割和不必要的資源浪費。檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化最理想的模式是建立集中統(tǒng)一管理下的分散式系統(tǒng)，但這種結(jié)構(gòu)對技術(shù)要求較高，必須具有強(qiáng)大的管理能力和技術(shù)水平。

3.3 加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

開發(fā)搭建完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)是檔案信息自動化管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。近幾年來，在檔案信息自動化管理的發(fā)展以及建設(shè)過程中，文件處理和文件開發(fā)利用技術(shù)水平一直未有大幅度的提升，我們應(yīng)該充分認(rèn)識到加強(qiáng)檔案信息自動化數(shù)據(jù)庫建設(shè)的重要性，并采取有效措施，大力推動數(shù)據(jù)庫建設(shè)進(jìn)程。數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一個長期的系統(tǒng)性工程，在這個過程中，我們要循序漸進(jìn)，堅持有低向高，由單個向群體逐步實現(xiàn)的原則，最終實現(xiàn)單一數(shù)據(jù)庫向系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的過渡，同時，還應(yīng)科學(xué)、有效地對信息內(nèi)容進(jìn)行管理。目前我國科技水平提升速度飛快，未來還將有更多、更新的技術(shù)手段應(yīng)用到數(shù)據(jù)庫建設(shè)系統(tǒng)中，檔案數(shù)據(jù)庫也將會得到進(jìn)一步的完善。

3.4 加強(qiáng)檔案管理隊伍的建設(shè)

目前一些檔案管理工作人員，在工作中遇到問題時，總會將這些問題歸就于硬件設(shè)備配置不健全所致。其實，檔案信息自動化包涵了檔案工作的多個環(huán)節(jié)，一些問題的出現(xiàn)并不是因硬件設(shè)備，而是從業(yè)人員未能將硬件的功能充分發(fā)揮出來。如果我們只盯著計算機(jī)系統(tǒng)的問題，而不能將視野擴(kuò)大到整個檔案信息管理系統(tǒng)上來，自然難以全面、有效的解決工作難題。

綜上所述，建設(shè)和管理好檔案信息自動化系統(tǒng)可以大大提高檔案管理的工作效率，但這是一項極為復(fù)雜的長期工程，需要分步實施，一一破解工作中的重點和難點問題。我們可以通過系統(tǒng)的技術(shù)培訓(xùn)、自學(xué)等一系列途徑，來引導(dǎo)從業(yè)人員掌握正確的工作思路，明確自已的工作任務(wù)和職責(zé)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和技能。通過檔案信息的自動化管理，可以打破檔案信息使用過程的諸多局限，促使檔案管理機(jī)構(gòu)由封閉走向開放，并完成從信息采集、信息保管到信息管理、信息服務(wù)的職能轉(zhuǎn)變，從而實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為檔案信息的需求者提供更為高效和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

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