文|白雪

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)

文|白雪

信息化是檔案管理的必由之路，因此，檔案管理者要樹立起強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí)，以信息化來推動(dòng)檔案管理工作的進(jìn)行。檔案管理是企業(yè)管理中的重要環(huán)節(jié)，所以檔案管理信息化建設(shè)是必然趨勢。文章主要對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)做了詳細(xì)的分析。

21世紀(jì)以來，現(xiàn)代信息化技術(shù)在迅猛發(fā)展，對于檔案管理來說，就要在原有的只保存原有資料功能的基礎(chǔ)上依靠現(xiàn)代高新技術(shù)及資源，利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，從整體上提高事業(yè)單位的綜合運(yùn)作能力，最終增強(qiáng)事業(yè)單位的核心競爭力。為了能實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，信息化建設(shè)就成了檔案管理的必由之路。

檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的必要性

實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的信息化，可以分類、分析、提取和加工檔案信息資源，從而提高檔案管理的整體效益。相比傳統(tǒng)的檔案資料來說，電子檔案更便于保存、修改和查詢。此外，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行快速傳遞，還能夠有效提高檔案管理的利用效率，進(jìn)而降低了檔案管理成本。

管理信息化是提高事業(yè)單位競爭力的必然選擇。在信息網(wǎng)絡(luò)大發(fā)展的情況下，各單位也必然面臨著數(shù)字化、知識(shí)化、網(wǎng)絡(luò)化的變革，單位的競爭力與單位信息化程度也更為密切。信息技術(shù)、信息系統(tǒng)作為一種資源不僅支撐事業(yè)單位戰(zhàn)略，而且還有助于決定事業(yè)單位戰(zhàn)略，信息戰(zhàn)略已成為事業(yè)單位戰(zhàn)略中不可分割的一部分。

檔案管理信息化有利于深度開發(fā)利用檔案資料。檔案一般都具有較高的信息價(jià)值，傳統(tǒng)的檔案管理模式在整理完成后，借閱使用率較低，所以無法開發(fā)利用更為有價(jià)值的資料。通過采取信息化檔案管理的手段，已經(jīng)逐步實(shí)現(xiàn)了檔案資料采集、整理、歸檔保存以及查詢使用的快捷化，可以隨時(shí)隨地為有需求的用戶提供一些相關(guān)的資料查詢服務(wù)，進(jìn)而在一定程度上提高了檔案資料的利用價(jià)值。

檔案管理信息化是事業(yè)單位生存和發(fā)展的必由之路。事業(yè)單位在信息時(shí)代要生存和發(fā)展就必須要搞好信息化建設(shè)。從事業(yè)單位的外部情況看，經(jīng)濟(jì)全球化及信息化呈加速趨勢，競爭更為激烈，對于事業(yè)單位來說無疑就造成了強(qiáng)大的壓力。從事業(yè)單位內(nèi)部情況看，為了能與外部環(huán)境相適應(yīng)，就需要不斷調(diào)整、改革內(nèi)部結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程及管理方式等，這樣才能提高事業(yè)單位的應(yīng)變能力、創(chuàng)新能力。要適應(yīng)從粗放型管理轉(zhuǎn)向集約型管理的實(shí)際需要，因此，就必然會(huì)要求事業(yè)單位重視并加強(qiáng)對信息資源的開發(fā)及管理，在管理環(huán)節(jié)及業(yè)務(wù)活動(dòng)方面廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，并能發(fā)揮出網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)有作用。

檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

領(lǐng)導(dǎo)不重視。只有領(lǐng)導(dǎo)高度重視，才能使每件事情都能得到大力的推廣，但是目前有很多領(lǐng)導(dǎo)還沒有充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，也沒有給予經(jīng)費(fèi)上的支持，這就無法推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

有一部分事業(yè)單位對于檔案管理信息化建設(shè)還存在著盲目性。目前，有的事業(yè)單位缺少專業(yè)的研究信息化技術(shù)、流程建設(shè)隊(duì)伍。在信息化進(jìn)程中，軟件公司對事業(yè)單位的管理特色、個(gè)性需求及業(yè)務(wù)流程都缺少全面的了解，甚至采用拿來主義，生搬硬套的方式，而沒有系統(tǒng)的需求分析。由此可見，實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)的效果并不理想。

檔案管理人員的思想認(rèn)識(shí)相對匱乏，無法適應(yīng)需求。對于檔案管理來說，有很多事業(yè)單位人員都認(rèn)為是將檔案資料輸入電腦中就標(biāo)志著該單位已經(jīng)進(jìn)入信息化管理了，所以在實(shí)施信息化建設(shè)的過程中，就必然會(huì)受到人為觀念的影響。由于思想觀念及知識(shí)水平所限，一些人對于新技術(shù)、新流程不去主動(dòng)學(xué)習(xí)接受，從而產(chǎn)生抵觸情緒。此外，檔案管理人員因檔案知識(shí)不專業(yè)，還沒有足夠了解到新規(guī)定新要求，所以就無法及時(shí)接收信息。這樣，就不利于實(shí)施檔案管理信息化建設(shè)。

缺乏檔案管理信息化建設(shè)的長遠(yuǎn)規(guī)劃。目前，我國有為數(shù)不少的事業(yè)單位正處于工業(yè)化進(jìn)程期，還沒能掌握完善的內(nèi)部管理方法，并且對自身的發(fā)展戰(zhàn)略缺乏考慮。因此，在推進(jìn)本單位信息化建設(shè)方面很難做好總體規(guī)劃，也就不利于信息化建設(shè)的成功實(shí)施。

加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)應(yīng)采取措施

建立一個(gè)實(shí)用的檔案信息網(wǎng)站。事業(yè)單位的檔案部門建立檔案網(wǎng)站，可以通過網(wǎng)頁的形式給人們提供相關(guān)的檔案信息和服務(wù)，便于在網(wǎng)上咨詢、查找檔案信息，這也是檔案管理信息化建設(shè)的根本目的。此外，在檔案管理信息化建設(shè)過程中，還要將檔案的管理系統(tǒng)納入事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建一個(gè)一體化系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享，從而獲得檔案管理的綜合效益和系統(tǒng)效益。

加強(qiáng)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案理管信息化建設(shè)的重視。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于檔案管理信息化建設(shè)的重要性應(yīng)有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)，這樣才能提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的決策水平和管理水平，與此同時(shí)，也能夠認(rèn)識(shí)到建設(shè)一支檔案信息化人才隊(duì)伍是事業(yè)單位檔案自動(dòng)化的客觀要求。此外，還要不斷加大檔案信息化建設(shè)的推廣力度，全體員工應(yīng)積極配合。

提高企業(yè)檔案管理工作者的整體素質(zhì)。作為檔案管理工作人員，要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的理論素養(yǎng)，并充實(shí)業(yè)務(wù)知識(shí)。檔案管理工作人員的能力水平直接關(guān)系到檔案管理工作的質(zhì)量。所以，要提高檔案管理工作人員的能力水平。

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)大力支持，多組織檔案工作者參加培訓(xùn)學(xué)習(xí)，全面加強(qiáng)檔案管理能力，多方面多途徑獲取檔案新信息。

培訓(xùn)的重點(diǎn)是圍繞著檔案管理軟件的使用、資料數(shù)據(jù)庫的維護(hù)以及檔案管理理論等幾個(gè)方面進(jìn)行教育培訓(xùn)，以此來提高相關(guān)工作人員的工作能力，確保事業(yè)單位檔案管理工作水平的提高。

建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)工程。從事業(yè)單位的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，我們應(yīng)站在著眼于單位整體規(guī)劃的高度，全面的制定出信息化建設(shè)的總體規(guī)劃，規(guī)劃應(yīng)遠(yuǎn)近結(jié)合。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，事業(yè)單位內(nèi)部也是不斷變化發(fā)展的，所以要分階段地逐步推進(jìn)管理信息化，達(dá)到減少風(fēng)險(xiǎn)的目的。

綜上所述，未來檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢將轉(zhuǎn)向檔案管理的信息化建設(shè)，這是事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的客觀要求，也是從根本上提高檔案信息服務(wù)水平的必由之路。為此，我們要加快檔案的現(xiàn)代化管理進(jìn)程，重視管理，并根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況制定出一個(gè)總體規(guī)劃，使其更符合國內(nèi)外的標(biāo)準(zhǔn)。此外，還要不斷提高檔案管理人員的素質(zhì)，提高他們的工作效率，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

云南省玉溪市圖書館）

（作者單位：吉林省洮南市環(huán)境衛(wèi)生管理處）

（作者單位：河南農(nóng)業(yè)職業(yè)學(xué)院）