張齊

挑戰(zhàn)題描述

有一個(gè)Word編寫的文檔，內(nèi)容是一條一條的形式，每一條都有一個(gè)數(shù)字編號(hào)的順序。有時(shí)候會(huì)對(duì)其中的內(nèi)容條目順序進(jìn)行調(diào)整，能否在調(diào)整順序的時(shí)候，那些數(shù)字序號(hào)會(huì)自動(dòng)重新調(diào)整，不用手工修改？（題號(hào)：20141803）

解題思路

對(duì)此挑戰(zhàn)，第1期《Word數(shù)字編號(hào)自動(dòng)調(diào)整》一文中已經(jīng)介紹過一種方法，主要通過替換加SEQ域來(lái)實(shí)現(xiàn)的。我今天使用的也是替換法，但略有不同，我是將錯(cuò)亂的手工編號(hào)，替換成自動(dòng)編號(hào)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。雖然后期沒有域的靈活性，但是前期的操作相對(duì)要簡(jiǎn)單很多。

解題方法

首先，我假設(shè)提出問題的讀者采用了手工編號(hào)，編號(hào)格式為數(shù)字編號(hào)加中文頓號(hào)，示例如下：

1、條目1

2、條目2

5、條目3

3、條目4

4、條目5

6、條目6

……

這樣的缺點(diǎn)顯而易見，改了一個(gè)條目位置，就需要手工調(diào)整全部的編號(hào)，苦不堪言。下面我以Word 2010版本為例來(lái)演示解決的方法，其他版本的操作步驟類似。

首先，打開Word的查找和替換功能，在查找中輸入查找內(nèi)容為“<[0123456789]@、”，并且注意要勾選“使用通配符（圖1）。

這里我多解釋一下，“<”表示單詞開頭，“[0123456789]”表示在此范圍內(nèi)查找，“@”表示重復(fù)前一個(gè)或者多個(gè)，這樣就滿足找到所有開頭為數(shù)字然后跟中文頓號(hào)的自動(dòng)編號(hào)了。

接下來(lái)的這步很重要，點(diǎn)擊“在以下項(xiàng)中查找”，并選擇“主文檔”（圖2）。這時(shí)就會(huì)發(fā)現(xiàn)，Word中已經(jīng)把手工編號(hào)給全選出來(lái)了（圖3）。

然后，我們使用Word提供的編號(hào)功能，插入自動(dòng)編號(hào)（圖4）。此時(shí)將發(fā)現(xiàn)文檔有了很大改變（圖5）。

下面就是見證奇跡的時(shí)候了。切換到“替換”選項(xiàng)卡，替換內(nèi)容要保持空白狀態(tài)，然后點(diǎn)擊全部替換（圖6）。此時(shí)，原來(lái)錯(cuò)序的手工編號(hào)已經(jīng)完全被替換成新的自動(dòng)編號(hào)了，而且以后如有調(diào)整，序號(hào)也會(huì)自動(dòng)調(diào)整改變（圖7）。

另外說(shuō)句題外的內(nèi)容，很多人對(duì)使用自動(dòng)編號(hào)后空出來(lái)的制表符感到很別扭，但是又不知道怎么取消掉。這個(gè)其實(shí)很好解決，用鼠標(biāo)右鍵點(diǎn)擊制表符的位置調(diào)出菜單，從中選擇“調(diào)整列表縮進(jìn)”命令打開選項(xiàng)窗口，在其中選擇“不特別標(biāo)注”就可以了。