鄭婷

摘 要：新形勢(shì)下，信息化建設(shè)的飛速發(fā)展加速了檔案信息化管理的發(fā)展和完善。本文立足于對(duì)新形勢(shì)下檔案信息化管理重要性的認(rèn)識(shí)和了解，重點(diǎn)分析新形勢(shì)視角下檔案信息化管理存在的諸多問題，并闡述了應(yīng)該如何完善檔案信息化管理的對(duì)策等內(nèi)容。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);檔案信息化管理;安全系統(tǒng)

所謂的檔案信息化建設(shè)就是指依靠現(xiàn)代信息技術(shù)等科學(xué)技術(shù)手段來對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行信息化處理和保存，進(jìn)而有效提升單位檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化管理流程。檔案信息化管理的主要內(nèi)容主要包括兩個(gè)方面的內(nèi)容，一是檔案管理的信息化分類、運(yùn)用、檢索、提取和管理;二是檔案管理的數(shù)字化管理，通過數(shù)字信息來實(shí)現(xiàn)檔案信息的調(diào)配和管理。

一、新形勢(shì)下檔案信息化管理的重要性

檔案信息化建設(shè)能夠利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化的存儲(chǔ)，能夠縮小存儲(chǔ)空間，提高檔案信息的存儲(chǔ)效率。同時(shí)也能大大提高檔案信息的檢索效率，信息檢索可以超越時(shí)間限制，通過互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)虛擬數(shù)字化操作。此外，通過系統(tǒng)軟件能夠?qū)崿F(xiàn)自動(dòng)匹配的檢索功能，也能夠使使用者快速獲取所需要的檔案信息內(nèi)容。在以現(xiàn)代通信技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為依托的現(xiàn)代社會(huì)，檔案信息化管理是一個(gè)不可逆的發(fā)展趨勢(shì)。

二、新形勢(shì)下檔案信息化管理存在問題

1.缺乏完善的檔案信息化管理的制度建設(shè)

目前，我國(guó)的檔案信息化建設(shè)仍然處在起步發(fā)展階段，相關(guān)的制度建設(shè)還比較缺乏，尤其是缺乏比較科學(xué)和完善的組織規(guī)劃，大多數(shù)單位的檔案信息化建設(shè)都是各自為政，檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)參差不齊，缺乏統(tǒng)一的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。這種低水平的檔案信息化建設(shè)使得許多單位和部門之間因系統(tǒng)存在問題而無法進(jìn)行有效的聯(lián)結(jié)，這對(duì)檔案信息化管理活動(dòng)的完善和實(shí)施產(chǎn)生了極為嚴(yán)重的阻礙。

2. 檔案信息化管理的安全存在漏統(tǒng)

目前，網(wǎng)絡(luò)安全問題表現(xiàn)突出成為影響檔案信息化管理持續(xù)發(fā)展的一個(gè)重要問題。檔案信息化管理的安全問題主要表現(xiàn)在這兩個(gè)方面：一、計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)存在安全漏統(tǒng);二、利用互聯(lián)網(wǎng)傳輸信息存在安全隱患。此外，網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客技術(shù)的不斷發(fā)展，聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)可能遭到攻擊，這也加劇了檔案信息化管理的安全隱患。

3.檔案信息化管理人才隊(duì)伍建設(shè)不完善

根據(jù)相關(guān)調(diào)查數(shù)據(jù)顯示，大約有九成以上的檔案管理人員并沒有接受過比較正規(guī)的檔案信息化管理方面的知識(shí)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。大多數(shù)檔案管理人員仍然按照傳統(tǒng)的檔案管理思維模式來實(shí)施檔案信息化管理活動(dòng)，普遍缺乏網(wǎng)絡(luò)意識(shí)和信息安全意識(shí)。專業(yè)的檔案信息化管理人才十分缺乏，一些單位的檔案管理人員還是由后勤人員帶兼代，信息管理的專業(yè)化水平比較低，這也影響到了檔案信息化管理的發(fā)展。

三、如何完善新形勢(shì)下檔案信息化管理的對(duì)策分析

1.加強(qiáng)檔案信息化管理的制度建設(shè)

檔案信息化管理是一項(xiàng)系統(tǒng)運(yùn)作工程，它需要系統(tǒng)內(nèi)部各個(gè)部門進(jìn)行有效的連接和協(xié)調(diào)。因此，加強(qiáng)檔案信息化管理的制度建設(shè)就顯得十分重要和迫切。通過制度建設(shè)，能夠進(jìn)一步明確檔案信息化管理的思路、要求、工作內(nèi)容等。 加強(qiáng)制度建設(shè)，也能夠有效提升檔案處理、存儲(chǔ)、檢索等各個(gè)步驟的工作效率，進(jìn)而提升檔案信息化管理的整體效率。此外，加強(qiáng)檔案信息化管理的制度建設(shè)，還必須明確檔案信息化建設(shè)的目的以及內(nèi)容的可行性等，在此基礎(chǔ)上進(jìn)行科學(xué)、詳細(xì)的論證和規(guī)劃，確定完善的檔案信息化管理制度的各項(xiàng)內(nèi)容，努力提升檔案信息化管理的效率。

2.完善檔案信息化管理的安全系統(tǒng)

加強(qiáng)檔案信息化管理的安全系統(tǒng)的完善是關(guān)系其是否能夠有效運(yùn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。首先，要加強(qiáng)檔案系統(tǒng)的保養(yǎng)維護(hù)，隨時(shí)對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全性能檢查，避免因系統(tǒng)存在安全漏洞而出現(xiàn)信息泄漏等安全問題。其次，要加強(qiáng)安全技術(shù)的更新和發(fā)展，建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)和防病毒系統(tǒng)，通過有效的防病毒技術(shù)措施來加強(qiáng)對(duì)外網(wǎng)病毒、黑客攻擊等的隔離與安全檢測(cè)，做好檔案信息系統(tǒng)的實(shí)時(shí)檢測(cè)和防護(hù)工作。

3. 加強(qiáng)檔案信息化管理的人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)檔案信息化管理的人才隊(duì)伍建設(shè)也是十分重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。通過必要的人才儲(chǔ)備和培養(yǎng)計(jì)劃來加強(qiáng)專業(yè)的檔案信息化管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。首先，可以通過自主培養(yǎng)和對(duì)外的專業(yè)招聘活動(dòng)來培養(yǎng)和引進(jìn)專業(yè)的檔案信息化的技術(shù)和管理人才。其次，對(duì)原有檔案管理人員進(jìn)行有效的業(yè)務(wù)培養(yǎng)，主要是加強(qiáng)檔案管理人員的思維理念、檔案信息化管理技術(shù)方面的更新和完善，使他們能夠有效掌握專業(yè)的檔案信息化管理的相關(guān)內(nèi)容。第三，檔案信息化管理人員應(yīng)該深入到到各個(gè)部門當(dāng)中，切實(shí)了解單位各部門工作的內(nèi)容，掌握相關(guān)檔案信息資料，這有利于其檔案信息化管理工作的開展。最后，檔案信息化管理人員還必須加強(qiáng)自身的職業(yè)道德和社會(huì)責(zé)任意識(shí)的培養(yǎng)和完善。在次基礎(chǔ)上來構(gòu)建一支獨(dú)具特色的檔案信息化管理的專業(yè)人才隊(duì)伍。

新形勢(shì)下，伴隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新及發(fā)展，過去傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)快節(jié)奏、高效率的檔案管理要求。在新形勢(shì)視角下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理活動(dòng)的重新認(rèn)識(shí)和定義是十分必要的。確立新的檔案管理原則和理念，最重要的是要將檔案管理與新形勢(shì)下的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)相結(jié)合，通過信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)來構(gòu)建檔案信息化管理體系。

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