胡曉紅

摘 要：當前隨著我國市場經(jīng)濟和信息技術的飛速發(fā)展，給企業(yè)的生存和發(fā)展提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理中的一項重要組成部分，檔案管理水平的高低在某種程度上會直接決定企業(yè)的生死存亡，企業(yè)必須積極采用信息化的檔案管理模式，在計算機管理系統(tǒng)的統(tǒng)籌安排下，確保企業(yè)實現(xiàn)安全、規(guī)范、高效的網(wǎng)絡化檔案管理。文章首先剖析企業(yè)網(wǎng)絡檔案管理中所面臨的困難；其次探究如何采取針對性的解決對策，提高網(wǎng)絡檔案管理的水平，以期為我國企業(yè)網(wǎng)絡檔案管理提供新思路，進一步推動企業(yè)的長遠健康的發(fā)展。

關鍵詞：企業(yè)；網(wǎng)絡檔案管理；問題

隨著當前市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，企業(yè)所面臨的市場環(huán)境越來越復雜，市場競爭日益激烈，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)無法適應新時代發(fā)展的要求，亟需采取網(wǎng)絡信息化的檔案管理模式。信息檔案管理在企業(yè)的日常運作中起著十分重要的作用，這些檔案記錄著企業(yè)一路發(fā)展和壯大的歷程和經(jīng)驗。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理需要投入較大規(guī)模的人財物力，需要在企業(yè)內(nèi)部建立安全牢固的檔案管理機構和監(jiān)督機構；信息化技術盛行的今天，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡信息技術，對企業(yè)的檔案信息進行數(shù)字化傳輸和儲存，大幅度降低了人財物力的投入，也極大提高了檔案管理的水平和質(zhì)量。事實證明，一個企業(yè)要想生存和發(fā)展，必須牢牢跟上時代發(fā)展的步伐，及時轉變傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，企業(yè)的檔案管理也是如此，必須依靠網(wǎng)絡信息技術創(chuàng)新檔案管理方式，建立科學的數(shù)字化網(wǎng)絡系統(tǒng)，進一步提高企業(yè)對檔案的使用效率。

1 當前我國企業(yè)檔案管理中存在的問題和不足

1.1 檔案管理理念較落后

目前我國企業(yè)檔案管理中由于受到傳統(tǒng)落后的檔案管理觀念和檔案工作者的素質(zhì)的影響，嚴重制約了企業(yè)的檔案管理水平。很多企業(yè)的檔案部門仍然保持著傳統(tǒng)的重收藏輕利用的檔案管理觀念，不是和檔案發(fā)展的客觀要求。企業(yè)的檔案部門和檔案工作者對檔案的保管和保密工作過分注重，忽視了發(fā)揮檔案的信息傳播功能，導致企業(yè)中檔案信息資源的開發(fā)利用層次仍然比較低級。此外，在信息化不斷發(fā)展的新時代背景下，對企業(yè)檔案工作者的素質(zhì)也提出了更高的要求，要求他們不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識，還必須具備熟練的計算機操作知識，然而我國大部分企業(yè)的檔案管理者自身素質(zhì)不高，一方面體現(xiàn)在現(xiàn)代化信息傳播的理論知識和相關技能技巧的缺乏；另一方面不能及時有效的對檔案信息技術進行更新和維護，計算機網(wǎng)絡和現(xiàn)代通信技術掌握不到位，缺乏較強的知識組織能力。這些因素在很大程度上嚴重阻礙了企業(yè)檔案管理的水平和質(zhì)量，無法適應檔案網(wǎng)絡信息化發(fā)展的要求。

1.2 檔案管理模式滯后

當前我國企業(yè)的檔案管理模式仍然處于比較傳統(tǒng)的文檔管理模式，不能適應信息化時代發(fā)展的要求。傳統(tǒng)的手工檔案管理模式對一些圖片、文檔和聲像的檔案資料無法實現(xiàn)有效的自動歸類管理；特別是對一些比較復雜的線路、工程設計圖紙和管道等檔案資料在保管時無法實現(xiàn)動態(tài)呈現(xiàn)，企業(yè)工程人員在查閱相關的檔案資料時必須逐一查找，耗時耗力，不利于提高工作的效率。此外，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式主要是人工對企業(yè)相關資料進行文檔管理，在管理過程中必須經(jīng)過嚴格分類，特別是檔案資料過多時，手工操作中容易出現(xiàn)錯誤，無法對大量的檔案資料進行分目錄匯總管理，大大降低了檔案管理的水平和效率。許多企業(yè)的檔案管理者由于受到傳統(tǒng)檔案工作觀念的影響，造成了思維定式，對企業(yè)的檔案資料過分保密，思想上缺乏對企業(yè)檔案信息傳播的重要性的相關認識；企業(yè)檔案信息的利用者在利用檔案信息過程中容易受到自身文化素質(zhì)、心理素質(zhì)和身體素質(zhì)等多方面的影響，在一定程度上降低了檔案資料的利用率。

1.3 缺乏健全的檔案信息反饋機制

企業(yè)的檔案管理過程中必須要具備良好的信息反饋機制，以便及時反饋檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題和狀況，并采取相應的防范預警措施，確保檔案資料實現(xiàn)安全、規(guī)范、高效的管理。但是當前我國大多數(shù)的企業(yè)對于檔案資料管理缺乏思想上的高度重視，在企業(yè)中沒有營造一種良好的檔案管理氛圍，缺乏一整套健全的檔案管理反饋機制，信息反饋渠道也不暢通，檔案信息管理者將檔案信息的利用者存在思想認識上的誤差，認為檔案信息的利用者僅僅只是孤立、被動的存在，對信息利用者反饋的信息缺乏思想上的重視，也沒有進行有效收集、整理、分析、回復和采納，導致檔案信息的管理一直處于比較低級的水平。

2 加強企業(yè)網(wǎng)絡檔案管理的相關對策和建議

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念

當前，為了確保企業(yè)的檔案管理工作能夠順應信息化網(wǎng)絡技術的發(fā)展潮流，推動企業(yè)檔案實現(xiàn)安全、規(guī)范和高效的管理，確保企業(yè)檔案管理工作的順利開展，必須要改變檔案管理者的思想觀念，摒棄傳統(tǒng)檔案管理中過分關注的“重保管輕利用”的觀念，樹立“以人為本，用戶第一”的新理念。此外，企業(yè)還應對檔案工作者進行多途徑的培訓，不斷提高他們檔案管理水平和相關的計算機網(wǎng)絡知識。定期在企業(yè)內(nèi)部對檔案工作人員進行繼續(xù)教育和培訓，督促他們努力學習相應的現(xiàn)代網(wǎng)絡檔案管理的理論知識，深入研究檔案信息源、傳播渠道和利用者的特點，并能熟練利用電子郵件、網(wǎng)絡傳播等新型信息傳播渠道，為用戶提供服務；進一步對企業(yè)的檔案工作者加強計算機操作技術和網(wǎng)絡信息維護更新技術的培訓，培養(yǎng)出一批適應信息化發(fā)展的檔案管理者；提高檔案管理者的信息加工和分析的綜合能力，從本質(zhì)上真正實現(xiàn)企業(yè)檔案的網(wǎng)絡信息化管理。

2.2 改革檔案管理模式

信息化發(fā)展的時代大背景下，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已經(jīng)無法適應新時期對企業(yè)檔案管理提出的新要求和新挑戰(zhàn)，必須及時改革檔案管理模式，采用先進的網(wǎng)絡信息化檔案管理手段。通過實現(xiàn)網(wǎng)絡信息化管理，可以對檔案資料中的聲像、文檔和圖片實現(xiàn)自動分類管理，將一些較為復雜的線路、工程設計圖紙和管道布置圖紙等通過網(wǎng)絡多媒體動態(tài)化呈現(xiàn)，能夠讓工程人員及時、便捷的查閱相關的動態(tài)影像，大大提高了工作效率。此外，網(wǎng)絡化的檔案管理模式可以通過使用網(wǎng)絡數(shù)字化，進一步提高企業(yè)檔案管理的效率。數(shù)字化的管理系統(tǒng)可以借助計算機網(wǎng)絡知識，對不同類別的檔案資料進行數(shù)字化分類，對大量的數(shù)據(jù)進行目錄匯總，并通過網(wǎng)絡技術程序的處理，將各類紙質(zhì)文檔進行數(shù)字化處理并加密，有利于實現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡化建設，極大地提高了企業(yè)檔案管理的水平和效率。

2.3 完善檔案信息反饋機制

為了進一步推動企業(yè)檔案管理的水平，企業(yè)內(nèi)部必須建立良好的信息反饋機制和暢通的信息傳播渠道，這樣才能及時反饋檔案信息傳播過程中的相關情況，并及時采取相應的防范預警措施，確保檔案管理工作的順利開展。因此，當前我國企業(yè)必須在公司內(nèi)部建立一整套完善的檔案信息反饋機制，以現(xiàn)代網(wǎng)絡信息技術為媒介，多途徑的拓展檔案信息傳播渠道。檔案信息的管理者應及時更新思想觀念，糾正認識上的偏差，將檔案信息的利用者視為與自身具有緊密聯(lián)系、主動的存在，對信息利用者反饋信息的從思想上高度重視，并及時進行有效的收集、整理、分析、回復和采納，確保檔案管理工作始終處于一種雙向動態(tài)的狀態(tài)

3 結論

綜上所述，當前我國企業(yè)實現(xiàn)網(wǎng)絡檔案管理，在很大程度上提高了檔案管理的水平和效率，為企業(yè)檔案部門的管理和方式提供了嶄新的思維方式和方法。企業(yè)的網(wǎng)絡檔案管理當前還處于萌芽和初級發(fā)展狀態(tài)，但隨著網(wǎng)絡通信及信息技術的進一步發(fā)展，必將會帶來檔案網(wǎng)絡化管理的新潮流。因此，企業(yè)應該及時順應信息化時代發(fā)展的潮流和趨勢，積極推廣、普及全新的網(wǎng)絡檔案管理方式。

參考文獻

[1] 劉麗. 基于信息網(wǎng)絡環(huán)境下的檔案管理的分析[J]. 動畫世界： 教育技術研究，2012，（8）：168-168.

[2] 劉健. 現(xiàn)代遠程教育學員檔案管理創(chuàng)新研究[J]. 華章，2012，（21）266-267.

[3] 包學棟， 張楠， 曹嵐. 探析企業(yè)管理中的檔案信息化建設路徑[J]. 中國商貿(mào)，2012，（11）：72-73.

[4] 馬英， 徐青文. 電子文件與電子檔案管理[J]. 蘭臺世界， 2011，（1 1）：84-84.

[5] 尚建新，解月光，王偉.云計算模型下PLE構建初探[J].現(xiàn)代教育技術，2009（4）：46-49.

[6] 譚定英，陳平平.基于云計算的數(shù)字化圖書館研究[J].現(xiàn)代計算機，2010（3）：45-47