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        淺談醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對策

        2015-08-28 20:02:17陳君
        卷宗 2015年8期
        關(guān)鍵詞:管理現(xiàn)狀控制措施

        陳君

        摘 要:近些年來,在全面深化公立醫(yī)院綜合改革的大背景下,醫(yī)院在管理制度上得到了有效改進,取得一定程度的進步。其中,醫(yī)院綜合檔案管理已經(jīng)作為醫(yī)院管理的重要組成部分,在整體改革發(fā)展過程中作用突顯,基于醫(yī)院綜合檔案的特殊性,更加需要檔案工作者明確當前形勢下的管理現(xiàn)狀,在整體管理過程中對現(xiàn)有管理形式進行分析,強化綜合檔案管理形式,確定合理有效的應(yīng)對措施,進而達到理想的管理效果。在本次研究中將以醫(yī)院綜合檔案的管理現(xiàn)狀為研究點,結(jié)合實際情況,對檔案后續(xù)管理措施進行詳細的分析。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)院綜合檔案;管理現(xiàn)狀;控制措施

        醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院各個職能部門間,職能部門與門診、臨床、醫(yī)技各科室間在其職能與業(yè)務(wù)活動中形成的有歸檔利用價值的載體檔案的總稱。在整體發(fā)展過程中,檔案管理人員在收集、審核、整理、分類、歸檔過程中涉及到的內(nèi)容豐富、文種繁雜、形式較多,基于干預(yù)形式的特殊性,檔案工作者更應(yīng)該結(jié)合工作實際需求,確定系統(tǒng)的管理規(guī)范,明確各環(huán)節(jié)的具體要求,進而達到理想的控制要點,發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用,不斷提升其利用效率。

        1 當前醫(yī)院綜合檔案的管理現(xiàn)狀

        在醫(yī)院整體管理過程中,基于制度形式的特殊性,在后續(xù)管理和控制階段,必須明確醫(yī)院綜合檔案的管理現(xiàn)狀和形式。以下將對當前醫(yī)院綜合檔案的管理現(xiàn)狀進行分析。

        1.1 缺乏合理有效的管理制度

        我國《檔案法》于1987年頒布實施,1996年對其修正,各省市結(jié)合實際情況分別發(fā)布了檔案管理條例,醫(yī)院綜合檔案管因其特殊性未制定明確的行業(yè)標準,目前現(xiàn)行規(guī)定是參照文書檔案管理方式,結(jié)合檔案工作工作人員實踐情況不斷摸索進行。其次,醫(yī)院綜合檔案管理在基礎(chǔ)的收集過程中涉及科室眾多,從臨床專業(yè)部門到行政后勤機構(gòu),收集內(nèi)容繁雜,標準無法明確統(tǒng)一,多憑經(jīng)驗進行收集、分類、整理,因此醫(yī)院綜合檔案管理缺少制度形式的依托,如果存在管理失誤的情況,必然會對檔案資料的后續(xù)整理、應(yīng)用造成嚴重的影響,導(dǎo)致醫(yī)院綜合檔案管理工作的混亂和滯后,不利于醫(yī)院各項工作的順利開展[1]。

        1.2 檔案管理手段落后

        基于醫(yī)院綜合檔案的特殊性,在后續(xù)發(fā)展過程中必須以技術(shù)形式為支撐,滿足現(xiàn)代化發(fā)展形式的要求。綜合檔案的整體管理受到多種干擾因素的影響,如果缺乏科學(xué)的技術(shù)支持,必然會對現(xiàn)有管理機制造成影響。部分醫(yī)院由于檔案管理意識淡漠,檔案管理規(guī)劃未列入醫(yī)院信息化改造日程、重臨床醫(yī)療設(shè)備投入輕輔助科室設(shè)施,在管理過程中資金投入不足,硬件設(shè)備難以達到理想的設(shè)計效果,同時很多醫(yī)院的檔案管理停留在收集和搜索階段,導(dǎo)致信息化發(fā)展形式和軟件無法和當前管理形式相一致,進而對檔案的后續(xù)管理造成嚴重的影響[2]。

        1.3 檔案管理工作人員專業(yè)素質(zhì)低

        在醫(yī)院整體發(fā)展過程中,工作人員的素質(zhì)對檔案的整體管理有一定的意義,在后續(xù)干預(yù)過程中需要工作人員明確檔案管理形式,優(yōu)化管理形式。當前實踐階段許多檔案管理工作人員均是由醫(yī)、護專業(yè)人員轉(zhuǎn)崗而來,未進行系統(tǒng)學(xué)習,經(jīng)驗不足、檔案專業(yè)素質(zhì)低;有的年齡大、學(xué)歷低,專業(yè)知識老化,檔案管理能力差距大,無法對醫(yī)院綜合檔案進行有效的管理。此外基于計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的操作性,必須以技術(shù)體系為支撐,促進檔案建設(shè)形式的有序發(fā)展。部分工作人員對計算機管理系統(tǒng)不了解,導(dǎo)致檔案從收集后的分類整理、錄入歸檔到檢索利用存在很多問題,進而對醫(yī)院后續(xù)管理利用造成嚴重的影響[3]。

        1.4 檔案管理的認知度比較差

        醫(yī)院現(xiàn)代綜合檔案的管理和傳統(tǒng)檔案管理形式存在本質(zhì)性的差異,在后續(xù)干擾過程中涉及到文書檔案、照片檔案、電子檔案及資料檔案等形式,必須提升對檔案管理的認知度,將實際管理程序落實到實踐中。但是當前在具體管理過程中,領(lǐng)導(dǎo)人員對檔案管理缺乏認知度。管理人員非專職或身兼數(shù)職在管理階段多是應(yīng)付了事,僅重視檔案的收集和整理,導(dǎo)致檔案的利用率比較低。

        2 醫(yī)院綜合檔案的管理措施分析

        基于醫(yī)院綜合檔案管理形式的特殊性,在后續(xù)干預(yù)過程中,必須及時對管理形式進行分析,發(fā)揮檔案管理的最大化作用。以下將對醫(yī)院綜合檔案的管理措施進行分析。

        2.1 建立健全管理制度

        隨著現(xiàn)有醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展,檔案管理手段趨于多樣性,基于管理水平對綜合檔案管理形式的影響,在后續(xù)建設(shè)過程中必須對管理制度進行完善,從當前實際發(fā)展形式入手,建立健全檔案管理制度。在醫(yī)院內(nèi)部管理過程中,設(shè)立綜合檔案管理部門,歸口負責,各方面共同參與的檔案工作體制。根據(jù)當前發(fā)展現(xiàn)狀的要求,對各科室職責進行合理的劃分,統(tǒng)一綜合檔案管理標準,包括檔案的收集、審核、歸檔管理等,不斷強化對原有檔案的管理和補充,進而提升檔案的利用效率[4]。

        2.2 提升檔案管理人員的素質(zhì)

        基于檔案管理形式的特殊性和復(fù)雜性,在后續(xù)發(fā)展階段必須不斷提升管理人員的專業(yè)素質(zhì),強化對綜合檔案室專職、各科室兼職檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)。由于綜合檔案的內(nèi)容比較多,在后續(xù)培訓(xùn)過程中,必須按照科室實際要求,及時對檔案形式和內(nèi)容進行分析,以實踐管理模式為基礎(chǔ),開展開放性指導(dǎo)工作。明確檔案管理目的,定期對檔案工作人員進行再學(xué)習、再教育,讓檔案工作人員對綜合檔案整體管理形式有一定的了解,在實踐過程中通過專業(yè)培訓(xùn)、進修和學(xué)習等方式,實現(xiàn)檔案形式的規(guī)范化和科學(xué)性管理。

        2.3 優(yōu)化檔案管理技術(shù)

        原有的檔案管理手段對醫(yī)院整體發(fā)展有一定的消極影響,為了適應(yīng)醫(yī)院信息化發(fā)展形式的整體要求,在檔案管理的各階段都必須融入信息化技術(shù),以提高檔案利用價值為宗旨,為醫(yī)院的各項工作出謀劃策。建立檔案管理信息化平臺,應(yīng)與部門業(yè)務(wù)系統(tǒng)及公文系統(tǒng)相協(xié)同;強化信息檢索,輸入關(guān)鍵的檔案內(nèi)容及關(guān)鍵詞,就能在最短的時間內(nèi)查詢到相關(guān)檔案;此外根據(jù)實際情況,建立可共享的各種門類專題檔案數(shù)據(jù)庫、檔案目錄數(shù)據(jù)庫、檔案全文數(shù)據(jù)庫和多媒體檔案數(shù)據(jù)庫。以提高檔案利用價值為宗旨,為醫(yī)院的各項工作出謀劃策。

        2.4 強化檔案管理的規(guī)范性

        檔案管理涉及到的影響因素比較多,檔案部門多是被動的接受信息,任何管理工作都需要獲得領(lǐng)導(dǎo)部門的申請,因此對檔案的后續(xù)利用和發(fā)展會產(chǎn)生一定的影響。在規(guī)范化管理階段,將檔案管理規(guī)劃納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃,與其它規(guī)劃同規(guī)劃、同部署、同落實,明確分管領(lǐng)導(dǎo),將綜合檔案室作為獨立授權(quán)管理部門,行使獨立的行政權(quán)。同時,可以根據(jù)實際情況,設(shè)立合理有效的獎懲制度,給予表現(xiàn)好的工作人員給予適當?shù)莫剟睿c考評晉升掛勾;對表現(xiàn)差的工作人員進行批評教育。各個科室指定專人負責檔案工作的日常收集,進而保證檔案信息的規(guī)范化建設(shè)。

        3 結(jié)束語

        針對醫(yī)院綜合檔案管理形式的特殊性,在后續(xù)發(fā)展過程中要求工作人員必須根據(jù)實際情況,制定合理有效的管理制度和管理程序,發(fā)揮技術(shù)體系的最大化作用,使其和現(xiàn)有發(fā)展體系相結(jié)合,體現(xiàn)出檔案管理的重要性。此外在醫(yī)院檔案的整體發(fā)展階段,會存在很多問題,直接對檔案的管理形成制約性作用,管理人員必須從現(xiàn)有發(fā)展形式入手,強化對檔案的利用效率,進而滿足社會發(fā)展形式的要求,不斷促進檔案管理的有序發(fā)展。

        參考文獻

        [1]王波,張愛華,蔣愛華,方麗媛.醫(yī)院檔案管理存在的問題與對策思考[J].淮海工學(xué)院學(xué)報(社會科學(xué)版),2011,(18):101-103.

        [2]李樹明,林雅彬,杜偉,等.關(guān)于做好醫(yī)院檔案管理工作的幾點建議[J].中國煤炭工業(yè)醫(yī)學(xué)雜志,2010,12(9):1111-1115.

        [3]董毓貴,張梅穎,李紅艷.醫(yī)院綜合檔案管理的現(xiàn)狀及對策[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理,2011,12(6):70-71.

        [4]洪霞.醫(yī)院綜合檔案管理現(xiàn)狀分析與對策研究[J].才智,2012,09(25):331-332.

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