張艷

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)在社會(huì)各個(gè)領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，以及辦公自動(dòng)化在工作中的進(jìn)一步擴(kuò)展和深化，檔案管理也從紙質(zhì)檔案過度到電子檔案，檔案管理實(shí)現(xiàn)了質(zhì)的飛躍。隨著社會(huì)信息化速度的加快和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，對(duì)現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理工作提出了更多的要求。加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理，有助于醫(yī)院建立科學(xué)合理的管理制度，促進(jìn)醫(yī)院的快速發(fā)展。

醫(yī)院電子檔案是計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通信技術(shù)相結(jié)合形成的產(chǎn)物。過去紙墨、照相、公文以及圖書、影像、文獻(xiàn)等形成的醫(yī)院資料，都可轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理。而記錄檔案信息的載體也日趨多樣化，包括文本文件、電子報(bào)表、電子郵件、圖像文件、視頻文件等，在管理方式、載體形式、信息互動(dòng)等方面呈現(xiàn)出新的特點(diǎn)。

醫(yī)院在各種工作和活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、簿冊(cè)、圖表、聲像等各種門類和各種載體的文件材料，它是醫(yī)院管理人員和全體醫(yī)務(wù)工作者辛勤勞動(dòng)和集體智慧的產(chǎn)物，是醫(yī)院極其寶貴的無形資產(chǎn)。因此，加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案管理，對(duì)于維護(hù)醫(yī)院歷史真實(shí)面貌，保持醫(yī)院健康、持續(xù)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院電子檔案工作的重視和宣傳

要全面提高對(duì)醫(yī)院電子檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)和宣傳。形成領(lǐng)導(dǎo)重視，全體認(rèn)同，上下協(xié)力才能保證檔案工作的順利開展的局面，保障醫(yī)院電子檔案科學(xué)化的管理。醫(yī)院應(yīng)將檔案工作同業(yè)務(wù)工作同步建設(shè)、同步管理，在醫(yī)院的長(zhǎng)短期發(fā)展目標(biāo)中體現(xiàn)檔案工作的發(fā)展思路和工作標(biāo)準(zhǔn)，繼而納入整體考核體系中。至上而下層層宣傳檔案工作，以體現(xiàn)檔案工作的重要性，提升檔案工作在醫(yī)院發(fā)展中的地位。

醫(yī)院電子檔案管理工作與臨床一線工作不同，不可能產(chǎn)生立竿見影的經(jīng)濟(jì)效益和顯著的社會(huì)效益，容易被輕視。要改變習(xí)慣上的重臨床、輕管理，重業(yè)務(wù)、輕檔案的意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到醫(yī)院電子檔案對(duì)醫(yī)院文化內(nèi)涵建設(shè)的作用，對(duì)自身歷史發(fā)展的價(jià)值、貢獻(xiàn)，以及在醫(yī)院管理工作中的重要性、必要性。

醫(yī)院電子檔案是信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化、信息化多種手段的廣泛應(yīng)用的結(jié)果，為醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)造了許多便利的條件，同時(shí)也提出諸多的挑戰(zhàn)。在新的數(shù)字環(huán)境下，面對(duì)新的信息需求，醫(yī)院電子檔案管理工作必須認(rèn)清面臨的問題，科學(xué)管理方法，強(qiáng)化服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的改革與創(chuàng)新。

電子檔案是醫(yī)院檔案的新起點(diǎn)，要積極引進(jìn)電腦管理軟件，建立醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)和檢索系統(tǒng)，實(shí)行計(jì)算機(jī)管理，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化、網(wǎng)絡(luò)化，及時(shí)、高效、準(zhǔn)確、動(dòng)態(tài)地對(duì)檔案信息進(jìn)行處理、管理和利用，擴(kuò)大醫(yī)院檔案的信息量和利用價(jià)值。

2 醫(yī)院電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1、相比于傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作存在立卷難和提供利用效率低下，查準(zhǔn)率不高的問題，醫(yī)院電子檔案減輕了檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作時(shí)效。現(xiàn)代化信息管理手段的利用，免除了立卷歸檔、檢索查找的繁難，提高了檢索速度，準(zhǔn)確率高。

2、傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案立卷方法常常遇到信息收集不齊或漏交歸檔時(shí)，補(bǔ)漏增缺，就得拆卷重做，重新排列，編檔、編抄、裝訂、修改填寫案卷封面，等等的問題，不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還使管理人員增添了許多麻煩。實(shí)行電子環(huán)境下信息管理后，不僅有利于文件和病案的補(bǔ)漏、增缺。醫(yī)院檔案按“件”整理，文件插入也十分方便。

3、傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，其對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的制度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)。以電子現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，不僅有利于提高醫(yī)院檔案管理的質(zhì)量，檔案人員又可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時(shí)間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上，從而提高醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量和利用效率。

3 當(dāng)前醫(yī)院電子檔案存在的問題

1、目前，醫(yī)院考慮到成本問題，對(duì)電子檔案管理工作的支持力度不大，專項(xiàng)資金投入也不足，管理思想陳舊，沒有吸納新型檔案管理的模式，沒有建立全面的數(shù)據(jù)庫(kù)，沒有完善的信息管理系統(tǒng)，也沒有方便快捷的查詢系統(tǒng)，更談不上信息資源的開發(fā)利用。

2、受到傳統(tǒng)觀念影響，醫(yī)院檔案工作者常將管理性的文件資料列入日常檔案管理， 而對(duì)醫(yī)生和科研工作者個(gè)人自由獨(dú)立形成的學(xué)術(shù)著作、手稿等不夠重視，對(duì)醫(yī)院基礎(chǔ)建設(shè)資料的收集、保存不夠重視，對(duì)購(gòu)置的大型設(shè)備的資料收集不夠全面，往往把它們排斥在醫(yī)院檔案管理之外，致使相關(guān)的科研檔案、基建檔案、設(shè)備檔案比較缺乏，這是目前醫(yī)院檔案管理工作的薄弱環(huán)節(jié)。

醫(yī)院的電子文件存在諸多缺項(xiàng)問題。比如，我院的聲像檔案多形成于宣傳科，開展各項(xiàng)活動(dòng)主要由宣傳科負(fù)責(zé)拍攝，沒有統(tǒng)一到檔案室里保管，醫(yī)院各科室有時(shí)也自行拍攝一些資料，比如臨床科室開展的新業(yè)務(wù)、新技術(shù)，護(hù)理部、醫(yī)務(wù)部等部門組織開展的一些活動(dòng)等，其中不乏有保存價(jià)值的聲像資料。如果不及時(shí)了解醫(yī)院的信息情況，很容易遺漏這部份資料的歸檔。

電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案管理人員深入研究和探討的重要課題。

5、檔案管理人員需要提高素質(zhì)。目前，醫(yī)院熟練操作計(jì)算機(jī)的人員少， 檔案管理人員新技術(shù)知識(shí)貧乏，所以，加強(qiáng)檔案管理人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)亟待加強(qiáng)的工作。

4 醫(yī)院電子檔案管理的建議

醫(yī)院要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，建成數(shù)字檔案室，是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，需要醫(yī)院全體人員的共同努力。在醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程中，一是對(duì)檔案室現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)化處理，通過掃描縮微等手段，將文書、科研、設(shè)備、基建、音像、照片等轉(zhuǎn)換成電子文件；二是利用文檔處理軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行規(guī)范整理，便于檢索利用；三是對(duì)醫(yī)院職能科室和業(yè)務(wù)科室提供網(wǎng)上利用平臺(tái)，搞好遠(yuǎn)程服務(wù)；四是采取數(shù)據(jù)備份，數(shù)據(jù)加密，設(shè)置防火墻等多種防護(hù)措施，防止網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊，防止信息失密，確保檔案信息安全；五是要對(duì)電子文件進(jìn)行轉(zhuǎn)換升級(jí)，使其處于可用狀態(tài)，防止因技術(shù)升級(jí)而失去效用，造成資源損毀。六是雙管齊下，實(shí)行紙質(zhì)檔案與電子文檔"雙軌"并存。

醫(yī)院應(yīng)加大投入，充分利用計(jì)算機(jī)管理應(yīng)用設(shè)計(jì)完善的軟件和網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化辦公設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動(dòng)化、現(xiàn)代化。由于電子文件具有分散性，醫(yī)院每個(gè)科室都有可能成為電子文件的形成者，因此必須建立醫(yī)院檔案管理員的制度，明確責(zé)任，防止重要資料的遺漏，在醫(yī)院各科室設(shè)立一名資料管理員，及時(shí)上報(bào)各科的電子文件資料。

更新思想觀念，確立新的管理理念。將電子文件從產(chǎn)生、辦理、歸檔、保管利用，到鑒定銷毀整個(gè)運(yùn)動(dòng)周期實(shí)行文檔一體化管理模式。確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，保證電子文件長(zhǎng)久保存和有效利用。

總之，醫(yī)院電子檔案管理迫在眉睫，只有在完善軟硬件設(shè)備的基礎(chǔ)上，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)，用創(chuàng)新開放的意識(shí)進(jìn)行檔案管理，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，才能使醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的電子檔案管理工作更上一層樓，從而為社會(huì)與群眾提供更加高效的服務(wù)。