王靜

摘 要：檔案是企業(yè)的重要知識資產(chǎn)和核心信息資源，檔案工作是集團公司基礎(chǔ)工作的重要組成部分。大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部物業(yè)管理二公司1998年成立以來，不僅館藏檔案多，并且由于多年的重組整合，歷史檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，新產(chǎn)生的檔案不能及時歸檔，亟須借助信息化手段提高公司檔案管理水平。在項目建設(shè)過程中，檔案管理部門按照上級部門有關(guān)檔案信息化要求，不斷細化工作過程，梳理業(yè)務(wù)流程，規(guī)范歷史數(shù)據(jù)，實現(xiàn)了檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化管理。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；數(shù)字化

企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)營管理、財務(wù)會計、基礎(chǔ)建設(shè)、施工記錄以及黨群信息等內(nèi)容的記載。如何全方位、多角度、高質(zhì)量和高效率的保存檔案，并方便、快捷的為利用者提供服務(wù)一直是檔案管理工作者迫切追求的目標(biāo)。檔案作為企業(yè)歷年的歷史記錄，是大量歷史文件的匯總，是非常浩大而復(fù)雜的一種本源信息系統(tǒng)，因而企業(yè)檔案的管理水平的高低直接影響檔案價值的實現(xiàn)程度。因此，必須進一步提高企業(yè)檔案的信息化管理水平，加速檔案數(shù)字化建設(shè)，以適應(yīng)信息時代對檔案工作提出的新的要求。大慶油田礦區(qū)服務(wù)事業(yè)部物業(yè)管理二公司管理著大慶市讓胡路區(qū)東湖地區(qū)、乘風(fēng)地區(qū)、銀浪地區(qū)以及紅崗區(qū)等地的物業(yè)和供熱工作，總供暖面積1038萬平方米，物業(yè)面積809萬平方米，用工總量達到4000余人，企業(yè)檔案中會計檔案、文書檔案、基建檔案和榮譽檔案四大類檔案共計**卷，通過實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息化，就能夠使上級部門及時、快捷、方便的查閱到資料，為查閱人員判斷和決策提供方便。

1 企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展現(xiàn)狀

辦公自動化，是指以電子計算機為核心的各種現(xiàn)代辦公技術(shù)與設(shè)備，其顯著的特點之一是能夠迅速、準(zhǔn)確地收集、存貯、使用與日俱增的大量信息提供了有效手段。中石油企業(yè)全面推廣使用的計算機電子公文系統(tǒng)和檔案管理（E6）系統(tǒng)，使石油企業(yè)辦公自動化水平達到了前所未有的高度，由此產(chǎn)生、存儲的大量電子文件，必將極大地方便石油系統(tǒng)文件信息的傳遞和數(shù)據(jù)共享，并在很大程度上提高工作效率和質(zhì)量。同時，通過配置打印機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備，保障了辦公耗材。檔案室內(nèi)部布局合理，環(huán)境整潔，標(biāo)識齊全，檔案管理信息化，自動化程度明顯提高。但是，如何加強電子文件的有效歸檔、為檔案數(shù)字化管理打下堅實的基礎(chǔ)，是辦公自動化條件下急需解決的一個問題，也是檔案工作者不可回避的一個新挑戰(zhàn)。

2 企業(yè)檔案數(shù)字化過程中存在的問題

與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項更為艱苦細致且難度較大的工作。主要原因是大多數(shù)電子文件形成者或受傳統(tǒng)觀念的影響，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔；或怕增加工作量而不愿承擔(dān)此項工作；或由于電子文件的歸檔必須依賴于對計算機技術(shù)和相關(guān)應(yīng)用軟件的熟練掌握，不像紙質(zhì)文件歸檔那樣直觀、易懂，容易產(chǎn)生畏難情緒等。

因此，電子文件歸檔應(yīng)按照上級單位的總體部署，結(jié)合本單位辦公自動化與信息管理工作的實際情況，將電子文件的歸檔工作納入現(xiàn)代化辦公的工作流程，建立必要的歸檔、考核制度。

1、轉(zhuǎn)變觀念，重視電子文件歸檔工作。

我們過去從事的檔案管理是以紙質(zhì)檔案為主，電子文件歸檔無疑是一個新生事物。盡管電子文件與我們已經(jīng)熟悉的各種門類各種載體的檔案相比，在憑證、依據(jù)作用等方面還有差距。但是，它畢竟已經(jīng)顯示出了現(xiàn)有檔案無法比擬的優(yōu)勢，所以檔案人員應(yīng)該加強中石油電子公文系統(tǒng)與檔案管理（E6）系統(tǒng)的認(rèn)真學(xué)習(xí)、宣傳和貫徹，按照國家和企業(yè)電子文件歸檔的有關(guān)要求， 制定相應(yīng)的管理制度和考核措施，積極開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)調(diào)工作，保證電子文件的歸檔質(zhì)量。

2、統(tǒng)一認(rèn)識，做好電子文件歸檔工作。

一是堅持集中、統(tǒng)一管理。各部門形成的電子文件由本單位文書處理部門及時收集管理；應(yīng)歸檔保存的電子文件，經(jīng)規(guī)范分類、整理后，與相應(yīng)的紙質(zhì)文件一道在規(guī)定的時間內(nèi)，移交本單位檔案部門集中管理；電子文件形成的格式在同一單位內(nèi)應(yīng)相對統(tǒng)一，以便電子文件的存儲、維護和讀取利用。二是嚴(yán)格技術(shù)把關(guān)。需要歸檔的電子文件，檔案人員應(yīng)嚴(yán)格按照國家《電子文件歸檔與管理規(guī)范》及中石油《檔案信息化規(guī)范》的要求，加強業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，對歸檔文件的真實性、完整性、有效性和規(guī)范性進行定期鑒定，從而保證電子文件的產(chǎn)生、處理過程均符合規(guī)范要求；通過離線客戶端歸檔的電子文件應(yīng)使用殺毒軟件進行檢測，確保無病毒感染后，再由檔案人員將其導(dǎo)入檔案管理（E6）系統(tǒng)；為防止意外發(fā)生，每個年度或一定時間內(nèi)，應(yīng)將歸檔的電子文件進行一次光盤脫機備份；定期檢查、調(diào)整備份光盤存儲環(huán)境的溫度、濕度、防塵、防磁等，確保各項存放指標(biāo)符合規(guī)定要求。

三是相關(guān)部門應(yīng)相互協(xié)調(diào)配合。

與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素較多，僅靠一個部門很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計算機與信息管理部門三結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉各項管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定文件價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，熟悉檔案管理（E6）系統(tǒng)的應(yīng)用要求，同時又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計算機與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計或維護信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透，揚長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，從而提高電子文件的歸檔質(zhì)量。

3、雙軌并行，電子文件與紙質(zhì)文件應(yīng)同步歸檔。

由于印章和簽署是文件效力的主要標(biāo)志，在當(dāng)前人們對電子文件認(rèn)知度和技術(shù)條件的情況下，對歸檔文件實行紙質(zhì)文件與電子文件一并歸檔的雙軌制是必要的；鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，對一些重要的電子文件制成硬拷貝存檔，也是確保重要數(shù)據(jù)安全保存的有效措施。歸檔的電子文件和紙質(zhì)文件，可采用一一對應(yīng)的編目方法，將計算機自動生成的條碼標(biāo)簽粘貼在相應(yīng)的紙質(zhì)文件上；也可采用不同的編目方法和存儲裝具（如歷史檔案），兩者之間通過“備注”的方式標(biāo)注相互的編號，以便查找利用時參照互補。

在電子光盤文件耐久性問題尚未解決之前，它將與紙質(zhì)檔案并存很長時間。隨著電子存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進一步改進，可嘗試對那些參考作用大、情報價值高的文件，采取以電子文件歸檔為主，紙質(zhì)文件歸檔為輔的做法；而對那些憑證作用和法律價值較高的文件，則采取以紙質(zhì)文件歸檔為主，電子文件歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理的工作效率，優(yōu)化館藏，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況，還能解決歸檔文件的憑證、依據(jù)作用和歸檔文件提供利用的資源共享等問題，達到互補的目的。

3 加強檔案信息化建設(shè)

按照《集團公司檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，以建設(shè)數(shù)字化檔案館為目標(biāo)，全面推動檔案數(shù)字化進程。各單位要根據(jù)實際情況制定相應(yīng)的工作方案，加快“存量數(shù)字化”步伐，并確保實現(xiàn)“十二五”末公司館藏可轉(zhuǎn)化檔案數(shù)字化率達到90%的目標(biāo)。

4 提升檔案工作服務(wù)能力

加強檔案管理系統(tǒng)（E6）的深化應(yīng)用，進一步提高檔案工作效率和服務(wù)水平。按照方便利用的原則，在確保檔案信息安全的前提下，健全完善查借閱利用服務(wù)制度，進一步簡化利用手續(xù)，發(fā)揮檔案信息化工作的積極作用，努力實現(xiàn)檔案資料的網(wǎng)上查詢利用。