劉洋

隨著新一代信息技術(shù)的發(fā)展，信息技術(shù)特別是互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果不斷地融合于社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各個(gè)領(lǐng)域，傳統(tǒng)的檔案管理模式、手段正在逐步被網(wǎng)絡(luò)化、信息化的管理模式、手段所取代，這就需要我們不斷用創(chuàng)新的互聯(lián)網(wǎng)思維來(lái)逐漸轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維。

1 更新觀念，轉(zhuǎn)變思維，樹(shù)立檔案管理現(xiàn)代化理念

首先，要用互聯(lián)網(wǎng)思維更新傳統(tǒng)檔案管理思維。在過(guò)去很長(zhǎng)一段時(shí)間里，由于長(zhǎng)期傳統(tǒng)環(huán)境下工作所形成的思維和方法上的定式，檔案工作者在思想觀念上難以將現(xiàn)代化管理引入到檔案工作中。近幾年，信息技術(shù)特別是互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展和對(duì)社會(huì)生活的巨大影響，已經(jīng)讓檔案工作者認(rèn)識(shí)到計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等已成為檔案管理工作不可缺少的技術(shù)和工具之一。只有不斷解放思想，更新觀念，實(shí)現(xiàn)檔案管理思想的現(xiàn)代化、互聯(lián)化，才能抓住機(jī)遇，開(kāi)拓進(jìn)取，以開(kāi)放的視角，積極尋求檔案工作的生長(zhǎng)點(diǎn)，在較高層面上來(lái)籌劃?rùn)n案管理的現(xiàn)代化建設(shè)方略。

其次，要積極引入現(xiàn)代化檔案管理新方法和新手段。檔案管理工作現(xiàn)代化，不能簡(jiǎn)單地理解為安裝軟件、信息錄入，它應(yīng)該是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，包含檔案的整理、著錄標(biāo)引、數(shù)據(jù)輸入和為它們服務(wù)的分類法、詞表等檔案管理工作現(xiàn)代化的一系列基礎(chǔ)工作。檔案原件是信息資源，檔案管理信息化不能只停留在目錄檢索這種初步的不充分的信息開(kāi)發(fā)階段，而應(yīng)更深入地發(fā)掘檔案信息資源，變被動(dòng)等待檢索利用為主動(dòng)提供各類信息服務(wù)，這就提高了開(kāi)發(fā)檔案的檔次。同時(shí)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下社會(huì)的需求與承認(rèn)也正在促進(jìn)檔案事業(yè)的發(fā)展，充分開(kāi)發(fā)檔案信息資源變得越來(lái)越重要。這就要求我們檔案工作者積極探索行之有效的規(guī)范化的科學(xué)管理模式，改變封閉型的管理方式為開(kāi)放型的管理方式，使檔案服務(wù)由內(nèi)向型轉(zhuǎn)為外向型，直接面向公眾和社會(huì)的需求。

再者，要不斷深入挖掘檔案館藏資源。檔案資源的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)庫(kù)的建立則是檔案資源現(xiàn)代化的標(biāo)志。因此，檔案部門(mén)要把建設(shè)數(shù)據(jù)庫(kù)作為信息建設(shè)的基礎(chǔ)工程和核心任務(wù)來(lái)抓。現(xiàn)行檔案館的館藏檔案多以紙質(zhì)、音像、聲像材料為主要載體，電子文件和數(shù)字信息非常少，勢(shì)必影響到數(shù)字檔案館信息的傳輸和信息的提供利用，造成信息停滯和利用需求的阻斷。因此，加快檔案館原始信息的數(shù)字化轉(zhuǎn)換進(jìn)程和電子文件的積累，保證可傳輸數(shù)字信息的數(shù)量，并不斷補(bǔ)充、更新和完善是檔案工作滿足社會(huì)需求、保持旺盛生命力的必不可少的一環(huán)。

2 整合資源，注重應(yīng)用，推動(dòng)檔案管理信息化進(jìn)程

一是建立“需求—開(kāi)發(fā)—利用”的科學(xué)開(kāi)發(fā)機(jī)制。首先，要立足自身資源，增加傳統(tǒng)的編研力度，建立特色數(shù)據(jù)庫(kù)，開(kāi)展定向?qū)ｎ}信息服務(wù)。其次，信息資源開(kāi)發(fā)應(yīng)充分分析并滿足用戶需求，檔案信息資源開(kāi)發(fā)反映出檔案信息由保管向利用的一種高層次轉(zhuǎn)化，這將是一項(xiàng)以實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值為目的的信息服務(wù)工作，因此必須要處理好“需求”、“開(kāi)發(fā)”、“利用”三者之間的關(guān)系。

二是把電子文件歸檔工作作為檔案管理的重中之重。當(dāng)前，檔案數(shù)字化相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)尚不完善，在此情況下大量開(kāi)展數(shù)字化工作存在風(fēng)險(xiǎn)，有可能影響到今后的數(shù)字信息資源整合與共享。另外，盡早開(kāi)展電子文件歸檔管理工作，有利于檔案工作與電子政務(wù)盡早接軌，為機(jī)關(guān)單位提供有效服務(wù)的同時(shí)，又能抓住機(jī)遇依托電子政務(wù)平臺(tái)推進(jìn)檔案信息化的進(jìn)程。

三是有效整合檔案信息資源，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息共享。合理整合檔案信息資源是充分發(fā)揮信息利用價(jià)值的有效途徑之一，也是深化檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作的必須。檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)新興事業(yè)，并無(wú)多少經(jīng)驗(yàn)可循，理論指導(dǎo)又一向滯后于實(shí)踐，這就使得很多檔案部門(mén)在信息資源開(kāi)發(fā)時(shí)難免各自為政，缺乏溝通，出現(xiàn)信息資源開(kāi)發(fā)“孤島”現(xiàn)象。

3 加強(qiáng)內(nèi)控，完善網(wǎng)絡(luò)，提高檔案管理信息安全水平

檔案管理信息安全涉及硬件、軟件、信息、人員、物理環(huán)境、人文環(huán)境等多個(gè)方面，安全保密是做好檔案信息管理工作的最大課題，必須從信息保密、運(yùn)行環(huán)境、規(guī)章制度等幾方面不斷加強(qiáng)管理。

一是維護(hù)網(wǎng)上檔案信息的保密性，加強(qiáng)內(nèi)部管理體制的建設(shè)。開(kāi)放性是網(wǎng)絡(luò)的固有特性，這一掙陛與檔案文件的保密性特性相背離。據(jù)安全專家對(duì)歷史上的電子入侵案例進(jìn)行 分析后，結(jié)論卻是大多數(shù)入侵手段非常一般，內(nèi)部管理的松懈幫了黑客的大忙，再厲害的黑客要實(shí)施攻擊，必須在現(xiàn)有信息系統(tǒng)上找到突破口，而這些漏洞往往來(lái)源于內(nèi)部人員的失誤，管理上的疏忽。對(duì)絕大多數(shù)黑客來(lái)講，如果沒(méi)有一個(gè)落腳點(diǎn)，一個(gè)信息系統(tǒng)是難以入侵的。

二是關(guān)注計(jì)算機(jī)病毒的新變化，保證安全高效的信息化環(huán)境。當(dāng)檔案管理信息系統(tǒng)擴(kuò)展到局域網(wǎng)甚至 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)，計(jì)算機(jī)病毒成為不可回避的危害，而且新型病毒具有許多網(wǎng)絡(luò) 時(shí)代的新特征。檔案工作者應(yīng)當(dāng)時(shí)刻注意新的技術(shù)變化，制定針對(duì)性策略，并從管理制度、技術(shù)監(jiān)督、后備保護(hù)、應(yīng)急措施等多方面綜合防范。

三是加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)訪問(wèn)的權(quán)限管理，完善服務(wù)器審計(jì)制度。檔案管理信息系統(tǒng)必須明確管理和應(yīng)用的操作界面，制定不同層次訪問(wèn)者的存取信息的權(quán)限策略，是系統(tǒng)安全的一個(gè)基礎(chǔ)。特別要重視應(yīng)用服務(wù)器的日志審計(jì)。無(wú)數(shù)事實(shí)證明，一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化信息系統(tǒng)要完全避免越權(quán)操作是很困難的，但做好審計(jì)對(duì)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，亡羊補(bǔ)牢非常有益。

要全面提升檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的安全水平是一個(gè)艱難的過(guò)程，涉及方面很多，需要管理部門(mén)投入大量的人力物力。安全與技術(shù)只有與安全管理，安全法規(guī)和相關(guān)人員的安全意識(shí)建設(shè)結(jié)合起來(lái)，共同構(gòu)筑起完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，才能發(fā)揮其現(xiàn)實(shí)。

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