汪江

摘 要：本文通過(guò)分析當(dāng)前檔案管理中知識(shí)服務(wù)的現(xiàn)狀，闡明在檔案管理中開(kāi)展知識(shí)服務(wù)的必要性，并探討知識(shí)服務(wù)在檔案管理中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：知識(shí)服務(wù)、檔案管理

數(shù)字化時(shí)代，對(duì)檔案管理提出了的新要求，檔案管理的宗旨和目標(biāo)正由信息服務(wù)向知識(shí)服務(wù)過(guò)渡，因此需要?jiǎng)?chuàng)新檔案管理的服務(wù)理念、服務(wù)模式和服務(wù)機(jī)制，在檔案管理中應(yīng)用知識(shí)服務(wù)，以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案管理的需求。

1 知識(shí)服務(wù)在檔案管理中的現(xiàn)狀

當(dāng)前檔案管理工作中應(yīng)用知識(shí)服務(wù)不足主要有兩方面。

1、檔案管理人員綜合素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)尤其是知識(shí)服務(wù)相關(guān)知識(shí)和技能不足。應(yīng)該不斷進(jìn)行培訓(xùn)，以適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代對(duì)檔案管理的需求。

2、現(xiàn)代化管理意識(shí)不夠

數(shù)字化時(shí)代，檔案的用途早已擴(kuò)展并滲透到社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化及日常生活各個(gè)領(lǐng)域，但是，由于受傳統(tǒng)觀念影響，檔案管理人員對(duì)此工作往往容易產(chǎn)生“管理即存放、工作即保管”的想法，現(xiàn)代化管理意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)淡薄。在管理中應(yīng)該不斷創(chuàng)新，將新的管理方法應(yīng)用于實(shí)際的檔案管理中。

2 知識(shí)服務(wù)涵義

知識(shí)服務(wù)的核心內(nèi)容是通過(guò)在組織內(nèi)部創(chuàng)建一個(gè)有效的機(jī)制，管理組織中的顯性知識(shí)和員工頭腦中的隱性知識(shí)，進(jìn)而提高一個(gè)組織的核心競(jìng)爭(zhēng)力和增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。它需要具有整合、創(chuàng)新知識(shí)技能的人的參與才能完成，強(qiáng)調(diào)的是信息與人的結(jié)合與創(chuàng)新，因此它不是也不應(yīng)是信息管理的直線延伸，而是更加廣泛意義上的一種管理理念的創(chuàng)新。

知識(shí)服務(wù)的定義和研究?jī)?nèi)容，眾說(shuō)不一，但至少應(yīng)該涉及以下10個(gè)重要領(lǐng)域：對(duì)知識(shí)和最佳業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)的共享、知識(shí)共享責(zé)任的宣傳、積累和利用過(guò)去的經(jīng)驗(yàn)、將知識(shí)融入產(chǎn)品服務(wù)和生產(chǎn)過(guò)程、將知識(shí)作為產(chǎn)品進(jìn)行生產(chǎn)、驅(qū)動(dòng)以創(chuàng)新為目的的知識(shí)生產(chǎn)、建立專(zhuān)家網(wǎng)絡(luò)、建立和挖掘客戶的知識(shí)庫(kù)、理解和計(jì)量知識(shí)的價(jià)值、利用知識(shí)資產(chǎn)。

3 知識(shí)服務(wù)應(yīng)用在檔案管理中的的必要性

1.檔案管理中應(yīng)用知識(shí)服務(wù)是數(shù)字化時(shí)代的需要

數(shù)字化時(shí)代，檔案的用途早已擴(kuò)展到社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化及日常生活各個(gè)領(lǐng)域，利用者關(guān)心的將是如何迅速準(zhǔn)確的獲取信息，而不是信息的來(lái)源，信息共享是根本趨勢(shì)，也是知識(shí)共享的基礎(chǔ)和前提。可以預(yù)料，不僅檔案館室之間需要信息資源的協(xié)調(diào)共享，而且檔案館、圖書(shū)館和其他信息資源中心為避免信息資源管理中的重復(fù)和浪費(fèi)，也會(huì)連為一體，組成一種基于通信網(wǎng)絡(luò)之上的國(guó)家信息系統(tǒng)，這將使檔案信息在資源的整合中發(fā)揮更大的社會(huì)價(jià)值。另外，數(shù)字化時(shí)代應(yīng)注重檔案管理服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，體現(xiàn)在內(nèi)容上實(shí)行增值服務(wù)，包括編制檔案網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)引工具，能為用戶提供專(zhuān)業(yè)分類(lèi)導(dǎo)引和對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)產(chǎn)品增加新的附加值，即“從提供相關(guān)信息到提供答案”的重要轉(zhuǎn)變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來(lái)滿足用戶需求的能力。這正是知識(shí)服務(wù)的要求，是檔案信息服務(wù)新的發(fā)展方向。

2、檔案管理中應(yīng)用知識(shí)服務(wù)是組織機(jī)構(gòu)實(shí)施知識(shí)管理的需要

組織機(jī)構(gòu)知識(shí)管理活動(dòng)的開(kāi)展離不開(kāi)檔案部門(mén)的參與。一方面檔案部門(mén)擁有大量的檔案信息資源，它是人類(lèi)社會(huì)實(shí)踐、科學(xué)實(shí)驗(yàn)的真實(shí)記錄，反映了組織機(jī)構(gòu)的歷史和現(xiàn)狀，是組織機(jī)構(gòu)科學(xué)決策、知識(shí)創(chuàng)新的重要源泉之一，因此組織知識(shí)管理實(shí)施過(guò)程中知識(shí)庫(kù)的建立離不開(kāi)檔案部門(mén)所擁有的顯、隱性知識(shí)的加入：另一方面檔案工作者的知識(shí)、技能，以及檔案部門(mén)在組織、管理知識(shí)方面的經(jīng)驗(yàn)、方法等都屬于組織隱性知識(shí)的范疇，因此組織知識(shí)管理的開(kāi)展離不開(kāi)與檔案部門(mén)之間的知識(shí)交流與共享。

4 知識(shí)服務(wù)在檔案管理中的實(shí)現(xiàn)

1、加強(qiáng)在檔案管理中應(yīng)用知識(shí)服務(wù)的意識(shí)

知識(shí)服務(wù)首先是一種理念，一種認(rèn)識(shí)和組織服務(wù)的觀念。與傳統(tǒng)信息服務(wù)相比較，知識(shí)服務(wù)的目標(biāo)不再是基于文獻(xiàn)物理獲取和傳遞的服務(wù)，而是以信息知識(shí)的搜尋、組織、分析、重組的知識(shí)和能力為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶的問(wèn)題和環(huán)境融入用戶解決問(wèn)題的過(guò)程中，并能提供能夠有效支持的信息增值服務(wù)。因此，檔案管理的目標(biāo)應(yīng)以此為主，而不僅僅是基于館藏占有、勞務(wù)服務(wù)等來(lái)體現(xiàn)檔案管理的價(jià)值。這樣一種理念的確立，會(huì)使檔案管理人員重新審視自己的立身之本。

2、創(chuàng)新在檔案管理應(yīng)用知識(shí)服務(wù)的機(jī)制

數(shù)字化時(shí)代，檔案管理必然以滿足社會(huì)需求為宗旨。社會(huì)對(duì)檔案顯性知識(shí)和隱性知識(shí)的雙重需求，使得檔案管理應(yīng)用知識(shí)服務(wù)的的機(jī)制應(yīng)在新環(huán)境下有新的發(fā)展，其中，檔案信息咨詢機(jī)構(gòu)、文件中心和檔案事務(wù)所等商業(yè)化服務(wù)機(jī)構(gòu)的產(chǎn)生與發(fā)展即是應(yīng)運(yùn)而生的產(chǎn)物，必須創(chuàng)新相關(guān)機(jī)制，使得知識(shí)服務(wù)更好地在檔案管理中應(yīng)用。

3、發(fā)展檔案管理知識(shí)服務(wù)的模式

首先，檔案知識(shí)服務(wù)將是基于專(zhuān)業(yè)化和個(gè)人化的服務(wù)，而不是“批發(fā)性”的服務(wù)，它需要檔案工作人員針對(duì)具體用戶的具體需要和過(guò)程提供服務(wù)，這種服務(wù)要求縱向上全程跟蹤。其次，應(yīng)注重網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的信息服務(wù)方式的轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)服務(wù)的特點(diǎn)體現(xiàn)在內(nèi)容上實(shí)行增值服務(wù)，包括編制檔案網(wǎng)絡(luò)資源導(dǎo)引工具，能為用戶提供專(zhuān)業(yè)分類(lèi)導(dǎo)引和對(duì)傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)產(chǎn)品增加新的附加值，即“從提供相關(guān)信息到提供答案”的重要轉(zhuǎn)變，這需要檔案人員具備利用“信息解決方案”來(lái)滿足用戶需求的能力。它要求我們不僅掌握有關(guān)的信息技術(shù)，更要研究用戶的信息需求，學(xué)習(xí)應(yīng)用信息解決問(wèn)題的方法，針對(duì)查詢問(wèn)題的具體要求和特點(diǎn)來(lái)解決實(shí)際問(wèn)題。這正是知識(shí)服務(wù)的要求，是檔案信息服務(wù)新的發(fā)展方向。

4、調(diào)整檔案專(zhuān)業(yè)教育的結(jié)構(gòu)

面對(duì)知識(shí)服務(wù)的要求，原有的檔案專(zhuān)業(yè)教育的結(jié)構(gòu)顯得單一和狹窄，不能適應(yīng)新的要求，需要進(jìn)行調(diào)整：

（1）是調(diào)整圖書(shū)情報(bào)檔案專(zhuān)業(yè)的結(jié)構(gòu)。這是在尊重圖書(shū)情報(bào)檔案三者各自特性的基礎(chǔ)上尋求共同點(diǎn)，正如有的學(xué)者提出的：我們急需在圖書(shū)情報(bào)檔案三者之上建立一個(gè)上位類(lèi)學(xué)科，這樣才能夠在比較寬泛的理論領(lǐng)域研究事物的本質(zhì)和規(guī)律，同時(shí)也為將來(lái)的信息資源共享與服務(wù)中提供具有合理知識(shí)結(jié)構(gòu)的專(zhuān)業(yè)人才。

（2）是調(diào)整與其他相關(guān)專(zhuān)業(yè)的融合度。站在信息資源管理的角度，信息管理人員不僅是管理信息本身的人員，更是管理信息技術(shù)人員，因此，應(yīng)將信息管理學(xué)、信息經(jīng)濟(jì)學(xué)和信息技術(shù)融入到檔案專(zhuān)業(yè)里來(lái)。很顯然，我們培養(yǎng)的專(zhuān)業(yè)人才，若不懂管理，就無(wú)法面向企業(yè)的業(yè)務(wù)流程提供決策方案和可行性分析；不懂經(jīng)濟(jì)，特別是信息經(jīng)濟(jì)學(xué)的理論與方法，就無(wú)法將信息資源管理中信息產(chǎn)品與信息市場(chǎng)作效益和效用方面的評(píng)估和定價(jià)；不懂技術(shù)，就不能從理解用戶的角度考慮實(shí)現(xiàn)信息資源管理功能需求的可行性報(bào)告。

毋庸諱言，在檔案管理中應(yīng)用知識(shí)服務(wù)數(shù)字化時(shí)代的要求，知識(shí)服務(wù)是數(shù)字化時(shí)代檔案管理的核心，作為檔案管理人員，我們應(yīng)當(dāng)站在新時(shí)代的需求下，考慮自己的職能定位。充分發(fā)揮我們?cè)械墓芾碇R(shí)和信息的技能優(yōu)勢(shì)，不再以單純提供檔案信息本身作為立身之本，而將提供管理信息的知識(shí)技能作為重點(diǎn)，只有這樣我們才能在新的時(shí)代里實(shí)現(xiàn)自身的價(jià)值。我們可能在占有信息資源的角度失去絕對(duì)優(yōu)勢(shì)，然而卻在知識(shí)服務(wù)的過(guò)程中，在充當(dāng)檔案管理或信息管理知識(shí)的培訓(xùn)者、指導(dǎo)者方面，煥發(fā)出前所未有的生機(jī)和活力，而這恰恰是檔案工作理論和實(shí)踐的新生長(zhǎng)點(diǎn)，是檔案工作職能的新的定位和起點(diǎn)。

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