盧浩鋒

隨著改革的深化和經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，檔案工作已逐步延伸到社會(huì)生活的各個(gè)方面，檔案是隨著人類的文明發(fā)展產(chǎn)生的歷史階段產(chǎn)物，通過(guò)檔案可以探尋歷史發(fā)展的軌跡和規(guī)律，了解歷史發(fā)展中歷程，承繼文化精華，檔案工作是黨和國(guó)家事業(yè)的重要組成部分，也是踐行群眾路線、服務(wù)群眾的一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)性工作， 文件材料歸檔，既是文書處理工作的最后環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起始點(diǎn)。長(zhǎng)期以來(lái)，文件材料歸檔方法基本上是沿用傳統(tǒng)的“六個(gè)特征”結(jié)合運(yùn)用的立卷歸檔方法。這種方法在我國(guó)文書工作及檔案工作歷史過(guò)程中曾起過(guò)積極的作用。本人在工作實(shí)踐中，把機(jī)關(guān)文件材料立卷概括為“八字”方法，即“年度、級(jí)別、問(wèn)題、價(jià)值”：

年度：即把機(jī)關(guān)所有的文件材料按時(shí)間年度分開(kāi)。在年度工作中產(chǎn)生的 “紅頭文件”和“白頭文件”材料是本單位工作過(guò)程中形成的屬于立檔單位應(yīng)收集的文件材料，不同年度的文件一般不得放在一起立卷，年度以落款日期為準(zhǔn)。但也有涉及跨年度的文件，其歸檔方式有：①請(qǐng)示、批復(fù)類，此類文件應(yīng)放在復(fù)文年度，沒(méi)有復(fù)文的應(yīng)放在請(qǐng)示年度。②規(guī)劃類，放在針對(duì)的第一年立卷。③總結(jié)類，放在針對(duì)的年度；多年的總結(jié)，放在最后一年立卷。④會(huì)議文件類，放在會(huì)議開(kāi)幕年立卷。⑤會(huì)議記錄類，放在最后一年立卷。⑥非訴訟案件類，放在結(jié)案年立卷。

級(jí)別：把所有的文件材料分為上級(jí)、本級(jí)、同級(jí)、下級(jí)四個(gè)級(jí)別，需特別強(qiáng)調(diào)的是，文件材料的立卷要以本級(jí)為主，上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)的文件材料，如果萬(wàn)一錯(cuò)銷毀了，需要時(shí)可到發(fā)文機(jī)關(guān)索取，還能解決，但如果將本級(jí)的文件材料銷毀了，就無(wú)法解決。在分級(jí)別的同時(shí)，要照顧到文件之間的內(nèi)在聯(lián)系，凡是直接反映要本機(jī)關(guān)工作活動(dòng)的上下級(jí)文件，如：上級(jí)對(duì)本機(jī)關(guān)請(qǐng)示的批復(fù)，上級(jí)對(duì)本機(jī)關(guān)的通報(bào)，上級(jí)批轉(zhuǎn)本機(jī)關(guān)的工作報(bào)告，上級(jí)直接針對(duì)本機(jī)關(guān)的情況專門制發(fā)的請(qǐng)示或意見(jiàn)，上級(jí)首長(zhǎng)對(duì)本機(jī)關(guān)視察、講話記錄，上級(jí)派人進(jìn)行對(duì)本機(jī)關(guān)的調(diào)查研究形成的材料，下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示（已作批復(fù)），下級(jí)被本機(jī)關(guān)批轉(zhuǎn)的工作報(bào)告，下級(jí)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)干部在本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議上的發(fā)言材料等則不宜按級(jí)別絕對(duì)分開(kāi)，應(yīng)與本機(jī)關(guān)的文件在一起，保持文件的密切聯(lián)系。針對(duì)本機(jī)關(guān)的文件或?qū)儆诒緳C(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的永久保存。如同級(jí)黨委、政府關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)本機(jī)關(guān)或人員的表彰文件；上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)主管業(yè)務(wù)工作的規(guī)劃、意見(jiàn)、批復(fù)等的人和事的文件材料都要立卷。

問(wèn)題：文件材料按年度、級(jí)別分開(kāi)后，以問(wèn)題為主分開(kāi)立卷，盡量做到問(wèn)題單一。如何將反映機(jī)關(guān)主要?dú)v史面貌的文件材料（如：大事記、組織改革、機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制等文件材料）、反映機(jī)關(guān)行政管理、行政執(zhí)法活動(dòng)的重要文件材料（如：行政管理工作制度、行政管理工作中形成的審批、審查、核準(zhǔn)等文件材料；房產(chǎn)、地產(chǎn)、固定資產(chǎn)、行政審批、行政許可、合同、協(xié)議、國(guó)有資產(chǎn)管理等文件材料）、反映機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)的重要文件材料（如：黨組（黨委）、行政辦公會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、工作會(huì)議、專題會(huì)議材料，上級(jí)機(jī)關(guān)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察本機(jī)關(guān)工作文件材料；本機(jī)關(guān)制定的方針政策性法規(guī)文件、業(yè)務(wù)文件、調(diào)研報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、外事活動(dòng)文件等）、反映機(jī)關(guān)人事管理活動(dòng)的文件材料（如人事任免、獎(jiǎng)勵(lì)材料與處分材料，錄用、轉(zhuǎn)正、聘任、調(diào)資、定級(jí)、停薪留職、辭職、離退休、死亡、撫恤材料；人事考核、職稱評(píng)審、職工調(diào)動(dòng)、職工名冊(cè)、黨團(tuán)員名冊(cè)、黨團(tuán)材料）等這些文件材料在反映本機(jī)關(guān)的歷史面貌，主要職能活動(dòng)，維護(hù)國(guó)家、機(jī)關(guān)和職工權(quán)益等方面具有長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用價(jià)值和憑證價(jià)值，各機(jī)關(guān)形成文件的重點(diǎn)和核心進(jìn)行問(wèn)題分類，需按照：會(huì)議文件可根據(jù)數(shù)量多少，可分一會(huì)一卷或數(shù)卷；報(bào)表、名冊(cè)按同一格式、名稱或同一地區(qū)組卷；工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、綜合性文件按作者和文件名稱組卷；案件材料按每案一卷或數(shù)卷；研究、生產(chǎn)、建設(shè)管理工作形成的圖表和文字材料按每個(gè)項(xiàng)目一卷或數(shù)卷；簡(jiǎn)報(bào)、刊物按名稱組卷；最后是特殊性文件材料應(yīng)根據(jù)具體情況組卷。按問(wèn)題立卷也不是絕對(duì)的，對(duì)一些不宜按問(wèn)題立卷的材料，如會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)材料、綜合性會(huì)議文件和簡(jiǎn)報(bào)、信息等材料，則應(yīng)運(yùn)用作者、名稱、地域等特征立卷。

價(jià)值：也即是文件材料的保管期限。分為三檔，即：永久、長(zhǎng)期（30年）、短期（10年）；村級(jí)檔案分為兩檔，即：長(zhǎng)久、短期。其中：永久保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)制定的法規(guī)政策性文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)重要會(huì)議、舉辦重大活動(dòng)等形成的主要文件材料；（三）本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料；（四）本機(jī)關(guān)關(guān)于重要問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，重要的報(bào)告、總結(jié)、綜合統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（五）本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料；（六）本機(jī)關(guān)房屋買賣、土地征用，重要的合同協(xié)議、資產(chǎn)登記等憑證性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于重要業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料。定期保管的文書檔案主要包括：（一）本機(jī)關(guān)職能活動(dòng)中形成的一般性業(yè)務(wù)文件材料；（二）本機(jī)關(guān)召開(kāi)會(huì)議、舉辦活動(dòng)等形成的一般性文件材料；（三）本機(jī)關(guān)人事管理工作形成的一般性文件材料；（四）本機(jī)關(guān)一般性事務(wù)管理文件材料；（五）本機(jī)關(guān)關(guān)于一般性問(wèn)題的請(qǐng)示與上級(jí)機(jī)關(guān)的批復(fù)、批示，一般性工作報(bào)告、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等；（六）上級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的一般性文件材料；（七）上級(jí)機(jī)關(guān)和同級(jí)機(jī)關(guān)制發(fā)的非本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)但要貫徹執(zhí)行的文件材料；（八）同級(jí)機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)于一般性業(yè)務(wù)問(wèn)題的來(lái)函、請(qǐng)示與本機(jī)關(guān)的復(fù)函、批復(fù)等文件材料；（九）下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的年度或年度以上計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)、重要專題報(bào)告等文件材料。而機(jī)關(guān)形成的人事、基建、會(huì)計(jì)及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案管理期限，按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。確定檔案的保存價(jià)值要堅(jiān)持辯證唯物主義和歷史唯物主義的觀點(diǎn)，正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實(shí)作用和歷史作用。根據(jù)本機(jī)關(guān)工作的需要和國(guó)家積累歷史文化財(cái)富的需要，全面確定檔案的保管價(jià)值，準(zhǔn)確地判定檔案的保管期限。

檔案事業(yè)是一項(xiàng)功在當(dāng)代，利在千秋的事業(yè)?；鶎訖n案管理工作，工作繁瑣而冗雜，需要投入大量的人、財(cái)、物和時(shí)間，需要時(shí)間的積淀才能體現(xiàn)出它的價(jià)值。需要檔案戰(zhàn)線上廣大同仁的不懈努力，把“死檔案”變成“活資源”，檔案工作才能更加有所作為，才能更好地為經(jīng)濟(jì)發(fā)展和現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。機(jī)關(guān)文件材料立卷如果能將這“八字”方法掌握得好，立起來(lái)的案卷就合格。