金益

摘 要：本文針對(duì)電子檔案的運(yùn)用與管理論題，說明了電子檔案含義；闡明了電子檔案的運(yùn)用是形勢(shì)發(fā)展的必然及科技學(xué)術(shù)電子檔案整理程序；論述了電子檔案的管理措施。

關(guān)鍵詞：電子檔案；運(yùn)用；整理；管理；保護(hù)

1 電子檔案含義

電子檔案是指通過計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。電子檔案所采用的介質(zhì)主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。電子檔案涉及的“檔案源”包括：電子化的實(shí)體檔案（照片、掃描件、影像等多媒體數(shù)據(jù)文件），檔案化的電子信息（版式數(shù)據(jù)文件），結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)庫(kù)（從應(yīng)用中卸載，且能夠加載重用的數(shù)據(jù)庫(kù)文件）等。

2 電子檔案的運(yùn)用是形勢(shì)發(fā)展的必然

電子檔案與以往各種載體的檔案一樣都是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，必須保障電子檔案的原始性、可靠性、完整性和可讀性因此收集、整理、利用好歸檔電子檔案，是擺在我們面前的一項(xiàng)重要任務(wù)我們必須做好電子檔案的歸檔和電子檔案的管理工作。電子檔案這一新生事物越來越被廣泛的運(yùn)用到各個(gè)領(lǐng)域當(dāng)中，作為檔案管理者就必須認(rèn)清電子檔案性質(zhì)，搞好電子檔案在檔案工作中的運(yùn)用。

電子檔案將成為未來社會(huì)現(xiàn)行文件的主導(dǎo)形式 ，紙是我們過去文件的主導(dǎo)介質(zhì)，現(xiàn)在從總體上看也還是以紙為主導(dǎo)介質(zhì)。電子檔案和計(jì)算機(jī)是密不可分的。綜觀這幾年，隨計(jì)算機(jī)的科學(xué)計(jì)算、數(shù)據(jù)處理、實(shí)時(shí)控制、輔助設(shè)計(jì)、智能模擬、數(shù)字通信等功能日趨完善，特別是中文信息處理、計(jì)算機(jī)圖形學(xué)、數(shù)據(jù)圖象處理、計(jì)算機(jī)輔助技術(shù)、計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)、計(jì)算機(jī)控制、信息系統(tǒng)以及計(jì)算機(jī)仿真等又都各自發(fā)展成為一個(gè)領(lǐng)域，使計(jì)算機(jī)在整個(gè)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事以及人類生活各個(gè)領(lǐng)域的應(yīng)用愈加普遍，也可以說已成為現(xiàn)代社會(huì)不可缺少的一部分。具有保存價(jià)值的歷史記錄和作為法律依據(jù)的電子信息（表證單書），必須能夠具備檔案的屬性：“直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固化信息；是直接形成的歷史紀(jì)錄”，且必須具有文件原始記錄性和具有歷史再現(xiàn)性。

電子檔案整理的好壞，影響電子檔案的使用性和考察性，這就要求檔案工作者必須務(wù)實(shí)、認(rèn)真、仔細(xì)地做好電子檔案的整理。作為一名檔案工作人員不能只停留于以前的工作程序和方式，要不斷的加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的學(xué)習(xí)，擴(kuò)充檔案管理方面的新知識(shí)，以便更好的統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案庫(kù)，以有利于對(duì)電子檔案的分層分段與初期編輯與整理。必須對(duì)所在的單位，做好各種檔案的歸類。

3 科技學(xué)術(shù)電子檔案整理程序

科技電子檔案檔案種類較多，可以按照基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)、聲像檔案等分類管理然后再按項(xiàng)目歸檔。簡(jiǎn)單介紹以下三種：基建檔案：基建檔案的形成一般是利用計(jì)算機(jī)打印使用規(guī)范的紙張輸出的，所以，數(shù)據(jù)信息整理時(shí)就按檔案管理要求進(jìn)行輸入，對(duì)紙質(zhì)文件的實(shí)體進(jìn)行掃拊，并按案卷號(hào)、圖號(hào)、序號(hào)連接起來，使終端用戶直接檢索到每一張圖紙資料。設(shè)備檔案單位引進(jìn)技術(shù)和購(gòu)置各種設(shè)備時(shí)，商家提供資料、圖紙的載體形式逐漸向電子檔案方向發(fā)展，而且單位的管理也采用了電子化。所以，在引進(jìn)設(shè)備時(shí)必須在合同中明確提出電子檔案的必要條件，如：系統(tǒng)環(huán)境、工作平臺(tái)、文件格式、縮微膠片等等。在移交電子檔案軟盤、光盤或其他載體的同時(shí)，應(yīng)該附E電子檔案內(nèi)容說明和注意事項(xiàng)。科研檔案：科研檔案要先根據(jù)科研項(xiàng)日進(jìn)行分類，再根據(jù)科研項(xiàng)目里的相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃分層歸檔整理。

4 電子檔案的管理措施

電子檔案的管理技術(shù)對(duì)檔案管理界來說是一個(gè)全新的課題，電子檔案雖具有體積小、便于存儲(chǔ)、易于共享等優(yōu)點(diǎn)，但是要想將其長(zhǎng)期、完善的管理卻需要很多復(fù)雜的技術(shù)處理進(jìn)行維護(hù)。電子檔案與以往各種載體的檔案一樣都是人類社會(huì)活動(dòng)的真實(shí)記錄，必須保障電子檔案的原始性、可靠性、完整性和可讀性，因此收集、整理、利用好歸檔電子檔案，是擺在我們面前的一項(xiàng)重要任務(wù)，我們必須做好電子檔案的歸檔和電子檔案的管理工作。電子檔案的管理不僅僅是管理檔案的電子信息，還要實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案的信息化管理，以及電子信息和實(shí)體檔案的關(guān)聯(lián)管理。

1、閱讀環(huán)境的維護(hù)。從電子檔案的依賴性可以看出，它不僅依賴于計(jì)算機(jī)的硬件和各種存儲(chǔ)介質(zhì)，還依賴于系統(tǒng)軟件、文字處理軟件等，那么要使電子檔案順利的服務(wù)于梢案工作，就必須先搞好硬件環(huán)境與軟件環(huán)境的維護(hù)。

（1）硬件環(huán)境的維護(hù)。硬件環(huán)境的維護(hù)也就是我們對(duì)計(jì)算機(jī)及其輔助設(shè)備和仔儲(chǔ)介質(zhì)的維護(hù)。這方面的維護(hù)要依據(jù)廠家機(jī)器設(shè)備的各利-維護(hù)說明，一般都有溫度、濕度、防磁等指標(biāo)的規(guī)定包括正確的操作方法等，我們都要無條件的依據(jù)這些硬件說明書止確的去操作來維護(hù)電子檔案所依賴的硬件環(huán)境，盡最大可能的去延長(zhǎng)它們的使用壽命。

（2）軟件環(huán)境的維護(hù)。在電子檔案軟件環(huán)境的維護(hù)中，首先我們要有一套完善的軟件環(huán)境備份以便軟件環(huán)境發(fā)生不可修補(bǔ)的問題時(shí)能夠立即重新安裝。其次我們要有一套完善的防病毒體系以防黑客、軟件病毒的侵?jǐn)_。最后就是我們檔案管理人員要定期定時(shí)的進(jìn)行軟件環(huán)境的清查與防護(hù)。只有這樣電子檔案的軟件環(huán)境才能做到更好的維護(hù)。

2、及時(shí)建立完善的數(shù)字化副本做到正副完全一致。

（l）定期建立數(shù)字化副本。由于我們存儲(chǔ)介質(zhì)有嚴(yán)格的維護(hù)保存指標(biāo)難免在我們管理的期問會(huì)有損傷，且這些科技物質(zhì)也有壽命的界限，所以我們必須定期建立電子檔案的數(shù)字化副本，以免存儲(chǔ)介質(zhì)在損傷和壽命殆盡之時(shí)我們仔放的電子檔案也無法讀取。

（2）軟、硬件更新與升級(jí)時(shí)，更換并備份所有電子檔案為最新存檔格式?？茖W(xué)技術(shù)是不斷發(fā)展的，我們?cè)诠ぷ髦须y免會(huì)遇到過去的電子檔案利用現(xiàn)代的軟、硬件環(huán)境無法讀取與打開。這就需要我們審清軟、硬件更新與升級(jí)形式，涉及電子文檔以前不便打開的，要提前做好更換與備份所有電子檔案的最新存檔格式，便于適應(yīng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展后的電子文檔閱讀。

（3）定期整理與檢查存儲(chǔ)介質(zhì)的保存情況?，F(xiàn)在的存儲(chǔ)介質(zhì)是多種的，有：移動(dòng)的和不能移動(dòng)的，移動(dòng)的有移動(dòng)硬盤、優(yōu)盤、光盤、磁盤等，我們要根據(jù)本單位的存儲(chǔ)介質(zhì)情況定期對(duì)其進(jìn)行規(guī)劃、整理與檢查，使存儲(chǔ)介質(zhì)的利用更加充分與合理，更為妥善的更大限度的服務(wù)于電子檔案的存放。

電子文件是隨著辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的不斷普及，在社會(huì)活動(dòng)中形成的，是以計(jì)算機(jī)硬盤、磁盤、光盤等化學(xué)磁質(zhì)材料為載體的文件材料，其特性與使用方式跟紙質(zhì)文件不大相同，信息數(shù)字化是電子文件的最本質(zhì)的特征。因此無論是電子文件的日常應(yīng)用管理，還是作為檔案來管理，都必須采取認(rèn)真、嚴(yán)謹(jǐn)、科學(xué)、可行的方法進(jìn)行管理。endprint