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        如何做好檔案工作

        2015-08-15 00:53:42陳晶
        新課程(下) 2015年3期
        關(guān)鍵詞:資料部門檔案管理

        陳晶

        (武漢市東西湖職業(yè)技術(shù)學(xué)校)

        如何做好檔案工作

        陳晶

        (武漢市東西湖職業(yè)技術(shù)學(xué)校)

        隨著時代的發(fā)展,對檔案管理工作也提出了相應(yīng)的新要求。面對新時期檔案工作的需要,如何做好檔案工作,讓其更好地指引企事業(yè)單位的健康均衡發(fā)展,成為眾多檔案人面臨的新課題。筆者認(rèn)為,應(yīng)從以下幾個方面著手。

        一、做好宣傳動員工作,引起各方面重視

        在檔案管理工作的認(rèn)識上大部分人都存在誤區(qū),認(rèn)為這是一項可有可無、可推可誤的工作,檔案管理員更是“閑人”一個。

        要想改變這種不利局面,使檔案工作順利地開展,我們檔案管理人員不能怨天尤人、坐以待斃。

        一方面,檔案管理人員要熱愛本職工作,敬業(yè)愛崗,扎實工作,對待查檔人員熱情服務(wù),不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平,始終高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求自己。

        另一方面,必須得到單位領(lǐng)導(dǎo)的高度重視和各部門的配合支持。如果領(lǐng)導(dǎo)不重視,那么各部門也會用各種理由搪塞、推諉,使具體工作舉步維艱。日常工作中,要利用各種機會,向領(lǐng)導(dǎo)匯報、宣傳與檔案相關(guān)的法律法規(guī)、文件、材料,多談檔案資料對單位的發(fā)展提供了哪些幫助和好處,日積月累,就會改變領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的印象,在一些具體工作中領(lǐng)導(dǎo)就會有所傾斜。另外,在一些大的場合,向廣大職工宣傳檔案與個人的密切聯(lián)系,特別是干部人事檔案,如,評職稱要用年度考核表、加工資要查工資晉升表、退休人員享受獨生子女加5%的工資也要查檔案……可以說它與每一位企事業(yè)單位工作人員的福利待遇息息相關(guān)。大家聽了介紹之后,知道檔案對個人的重要性,很快從認(rèn)知上改變了以往對檔案工作的印象,對檔案的關(guān)注度和認(rèn)同度逐步提高。現(xiàn)在,每當(dāng)大家拿到高一級文憑或培訓(xùn)結(jié)束后,都會自覺自動地將資料交到檔案管理人員手中,使檔案工作達(dá)到了事半功倍的效果。

        二、制訂檔案“三合一”制度,做到有制度可依

        “三合一”制度由分類方案、歸檔范圍、保管期限表三部分組成,是廣大基層文書工作人員在實踐中總結(jié)而形成的一項文書檔案管理制度,較好地將文件歸檔與檔案管理緊密地銜接為一個工作環(huán)節(jié),使之實現(xiàn)平穩(wěn)過渡,具有較強的指導(dǎo)性和操作性,是行之有效的工作制度。

        在實際工作中,檔案員因不在單位的管理序列,并不完全了解本單位年度內(nèi)所發(fā)生的需要存檔的事件、活動資料,極易造成資料收集不完整、重要的資料沒有收集到位,使檔案的使用價值大打折扣。為了避免這種情況的發(fā)生,應(yīng)提前將本單位的“三合一”制度制定到位,力求按制度收集資料。

        資料的收集涉及單位的各個部門,部門是活動、事件的親歷者,也是這些資料的來源地。在制定“三合一”制度時不應(yīng)閉門造車,在拿出初步制度后,要將制度帶到各部門,請他們審核、把關(guān),增加各部門需要存檔的資料,刪除一些細(xì)枝末節(jié),真正做到資料來源于部門、回歸于部門。通過反復(fù)修改,使各部門清楚了解自己本年度應(yīng)該上交哪些資料,檔案管理人員按“三合一”制度逐一對照,不會再出現(xiàn)漏檔、歸錯檔的問題,使“三合一”制度更加有執(zhí)行力、說服力。

        三、提高檔案從業(yè)人員的綜合素質(zhì),加強崗位培訓(xùn)

        俗話說:專業(yè)人做專業(yè)事。要想做好檔案工作,必須提高“專業(yè)人”的各項素質(zhì)。

        1.思想政治素質(zhì)

        思想政治素質(zhì)是檔案從業(yè)者最基本的素質(zhì)。檔案從業(yè)者要以鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo),保持政治上的堅定性,堅持正確的政治方向,堅持四項基本原則,牢固樹立科學(xué)的無產(chǎn)階級世界觀,具有堅定的共產(chǎn)主義信念,在思想上始終與黨中央保持一致,貫徹黨的各項方針政策,具有高度的革命事業(yè)心和政治責(zé)任感,全心全意為人民服務(wù)。唯有這樣,才能保證檔案工作的安全性、可靠性,才能挑起檔案工作這副重?fù)?dān)。

        2.知識能力素養(yǎng)

        在新時期做好檔案工作需要具有扎實的專業(yè)知識和掌握系統(tǒng)的管理知識。

        檔案是一門獨立的學(xué)科,既有理論基礎(chǔ),也有專業(yè)知識。如,檔案學(xué)概論、檔案法規(guī)學(xué)、科技檔案管理學(xué)、檔案管理學(xué)等等。檔案從業(yè)人員不僅要熟悉專業(yè)的理論知識,還要能在實踐中熟練地運用,同時還要善于思考,及時總結(jié)在工作過程中的不足,不斷改進(jìn)自身水平。另外,在這個講究團隊協(xié)作的時代,單打獨斗的工作模式顯然已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠,檔案從業(yè)人員必須實施科學(xué)的系統(tǒng)管理,具有定量分析、決策、管理溝通和組織實施的能力以及計算機應(yīng)用的能力,運用新的理念、思想、方法來創(chuàng)造新的業(yè)績。

        3.良好的身心素質(zhì)

        檔案工作要求從業(yè)人員具有良好的身體素質(zhì)和心理素質(zhì),這也是提高工作效率的首要條件。檔案從業(yè)人員只有具備了健康的身體和強健的體魄,才能勝任繁重的檔案工作。而良好的心理素質(zhì)使人常常處于最佳狀態(tài),具有穩(wěn)定的情緒、堅定的意志力,在任何情況下都能保持心理平衡。只有同時具備了良好的身心素質(zhì),才有可能為檔案事業(yè)奠定成功的基礎(chǔ)。

        4.加強崗位培訓(xùn)

        檔案工作不是一成不變的,隨著時代的發(fā)展、科技的進(jìn)步,知識的不斷更新,也對檔案從業(yè)者提出了新的要求。一方面,各級各類檔案管理部門要加強崗位培訓(xùn),爭取零死角,對各層面的檔案從業(yè)者周期性地進(jìn)行有針對性的培訓(xùn),提高檔案隊伍建設(shè)。另一方面,檔案從業(yè)人員也要居安思危,思想上與時俱進(jìn),積極參加崗培,不斷充實自己、完善自己,使自己成為檔案工作的排頭兵。

        聶軍花.淺析如何做好檔案管理工作[J].蘭臺世界,2013(S4).

        ·編輯 張珍珍

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