栗 超

（林州市人力資源和社會(huì)保障局，河南 林州456550）

誠(chéng)信是社會(huì)和諧發(fā)展的基礎(chǔ)，樹(shù)立誠(chéng)信理念，營(yíng)造誠(chéng)信環(huán)境，建設(shè)誠(chéng)信體系，已成為全社會(huì)的共同責(zé)任。人力資源和社會(huì)保障檔案管理是將有關(guān)人力資源和社會(huì)保障檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。檔案管理工作在新形勢(shì)下是十分重要的，它是為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作，是維護(hù)人物真實(shí)面貌的重要工作，是單位參考的第一手資料。這也是關(guān)乎民生的重大問(wèn)題。

1 做好檔案管理的重要性

《中華人民共和國(guó)檔案法》的頒布，使我國(guó)的檔案工作走上了依法管理的軌道，檔案管理事業(yè)有了全面發(fā)展，各級(jí)各類的檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和現(xiàn)代化技術(shù)的運(yùn)用工作扎實(shí)推進(jìn)，包括企業(yè)員工、軍隊(duì)、學(xué)生、農(nóng)民工、下崗職工等等各種檔案在內(nèi)的檔案管理形成了一個(gè)龐大的檔案管理系統(tǒng)。檔案的妥善管理為企業(yè)的員工提供一個(gè)更廣闊的晉升發(fā)展前景，為大學(xué)生提供一個(gè)展現(xiàn)自我的平臺(tái)，為農(nóng)民工提供合適的工作崗位，為下崗員工提供一個(gè)上崗的機(jī)會(huì)，在社會(huì)保障方面提供合理的薪酬待遇以及社會(huì)保險(xiǎn)。新形勢(shì)下檔案管理呈現(xiàn)多種特點(diǎn)，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類多樣化，對(duì)檔案人員的專業(yè)化要求更高，為了適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理，不論從專業(yè)角度還是創(chuàng)新角度，都需要一批業(yè)務(wù)知識(shí)強(qiáng)的人員加入，檔案的管理關(guān)乎民生，是黨和國(guó)家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面，是全黨、全國(guó)人民活動(dòng)的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)，是中央可以更好管理國(guó)家的重要途徑。

2 人力資源和社會(huì)保障局檔案管理的問(wèn)題

2.1 對(duì)勞動(dòng)保障檔案管理重視不夠

勞動(dòng)保障檔案數(shù)量巨大，工作環(huán)節(jié)繁瑣，管理檔案的硬件投入不足，有的地方部門由于檔案歸檔不及時(shí)，檔案保存工作不到位，甚至出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

2.2 社會(huì)保障檔案管理機(jī)制不健全

社會(huì)保障檔案由于涉及的面比較廣泛，不同的類別社會(huì)保障檔案分別由不同的部門管理，管理出現(xiàn)了多方管理，而且部門之間溝通困難、不及時(shí)，一個(gè)人的資料由不同機(jī)構(gòu)管理，不能形成完整的檔案信息，這就加重了管理的負(fù)擔(dān)，同時(shí)給單位帶來(lái)不必要的麻煩。

2.3 傳統(tǒng)的管理方式

我國(guó)一直遵從著傳統(tǒng)的檔案管理方式，如按“件”整理和按“卷’整理，這有它不可替代的作用，但也出現(xiàn)了一些弊端，數(shù)量多、工作量大、容易出錯(cuò)，組卷工作繁瑣，由于多人經(jīng)手、卷內(nèi)容不明確、使用不方便、不便攜帶，交接的工作量大。

3 人力資源和社會(huì)保障檔案管理的方法

3.1 提高思想認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)

把人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察檔案管理信息化、“兩網(wǎng)化”建設(shè)提高到加強(qiáng)和創(chuàng)新社會(huì)管理，維護(hù)勞動(dòng)者合法權(quán)益，建設(shè)幸福德州的高度，作為“十二五”期間人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察事業(yè)發(fā)展的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、戰(zhàn)略性工作來(lái)抓，制定切實(shí)可行的實(shí)施方案，科學(xué)規(guī)劃和建設(shè)，明確工作責(zé)任，精心組織實(shí)施。

3.2 建立完整的運(yùn)行機(jī)制

建立職工個(gè)人檔案與養(yǎng)老保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、生育保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、再就業(yè)等系統(tǒng)化管理體系，建立完善的管理機(jī)制、制度建設(shè)，教育機(jī)制、約束和激勵(lì)機(jī)制，從專業(yè)人員的培訓(xùn)到上崗管理，流程完整有秩序，通過(guò)科學(xué)的管理，為企業(yè)提供便利的服務(wù)，有效地保障全體人民的利益，為社會(huì)發(fā)展提供保障。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)

由于傳統(tǒng)檔案管理不能適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的速度，設(shè)備現(xiàn)代化，檔案種類的多樣化，都對(duì)檔案管理人員的專業(yè)水平要求提出了新標(biāo)準(zhǔn)，必須通過(guò)各種形式，加強(qiáng)他們對(duì)新檔案法的學(xué)習(xí)和認(rèn)識(shí)，使其具有法律責(zé)任和義務(wù)，增強(qiáng)自覺(jué)性、責(zé)任心，必須加強(qiáng)檔案管理人員教育，盡快培養(yǎng)一批掌握新技術(shù)，又熟悉檔案知識(shí)的專業(yè)人才，才能完成這項(xiàng)艱巨而重大的任務(wù)。

3.4 辦公室文書檔案的管理

文書檔案的特點(diǎn)，其內(nèi)容有針對(duì)性，不能被修改遺失，加之檔案量并不是很大，所以我們可以使用“件”的整理方法。取其所長(zhǎng)。①對(duì)于“件”數(shù)太多。辦公室歸結(jié)出的檔案一般比較具有時(shí)效性和法律性，數(shù)量并不是很大，且不常使用，需以存放居多。這樣的工作量是可以承受的。②對(duì)于整理過(guò)程繁瑣。辦公室檔案一般可以分門別類地進(jìn)行系統(tǒng)的整理，且多數(shù)為法律文件、規(guī)劃部署、計(jì)劃方案之類，使用量不高，大體分類即可。③對(duì)于管理易發(fā)生的錯(cuò)誤。辦公室文件最大的特點(diǎn)是其有機(jī)聯(lián)系性強(qiáng)，從名目即可窺看內(nèi)容方向。即便發(fā)生管理失誤，工作人員也是很容易整理的。

3.5 辦公室業(yè)務(wù)檔案的管理

業(yè)務(wù)檔案的特點(diǎn)是零散、量大，其特點(diǎn)的群體性，可做忽略和整合處理。這樣就可以使用“卷”的整理方法，有整體性，不計(jì)細(xì)節(jié)，方便找出其中關(guān)聯(lián)檔案，立卷整理的優(yōu)勢(shì)就立刻顯現(xiàn)出來(lái)。①分類概括。業(yè)務(wù)檔案多以涉及民生問(wèn)題的個(gè)人檔案居多，這與辦公室檔案有很大去別，民生問(wèn)題檔案籠統(tǒng)、量大、常被查閱。而采用立卷的方法則正好可以根據(jù)其所在地、所在科室、所在管轄進(jìn)行分類，且民生問(wèn)題涉及安全性文件量低，主要以個(gè)人或全體檔案調(diào)用為主。②立卷簡(jiǎn)易。如是辦公室檔案歸類立卷則需詳盡其細(xì)致，在立卷名上馬虎不得。而業(yè)務(wù)檔案不必逐一姓名列出，以其整體性來(lái)來(lái)看。只需列入街道名稱、住宅名稱、所在科室名稱、管轄區(qū)域名稱即可，并不存在因?yàn)槿藛T不同而產(chǎn)生的立名不同。即使是案卷標(biāo)題也可擬寫，幾個(gè)字就行，如勞動(dòng)合同鑒證冊(cè)、招工表、大學(xué)生報(bào)到卷、某某科室員工信息等，不存在爭(zhēng)議問(wèn)題。

3.6 加強(qiáng)信息化管理

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給人類帶來(lái)了極大的便利，電子技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，實(shí)施信息化管理，將把檔案管理從傳統(tǒng)手工操作中解放出來(lái)，減少對(duì)檔案材料的磨損，延長(zhǎng)檔案壽命，減輕檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高工作質(zhì)量和工作效率，促進(jìn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，現(xiàn)代化，降低了按件整理工作的繁瑣率，降低了人為因素在文件工作中的影響，工作清晰明了，使用起來(lái)更加方便。

3.7 人力資源和社會(huì)保障管理檔案管理的其他思索

對(duì)于檔案管理不僅只能從分類方法上找尋解決，分類方式只是從其本身找解決方法，而外部也存在諸多幫助檔案更好管理的可能和方法。比如法律文案方面，國(guó)家應(yīng)及時(shí)出臺(tái)一些相應(yīng)的檔案收集管理的輔助措施，出臺(tái)相應(yīng)規(guī)范細(xì)則，加強(qiáng)檔案管理的執(zhí)行力度。人才培養(yǎng)方面，培養(yǎng)相應(yīng)的檔案業(yè)務(wù)人員，規(guī)定具體細(xì)則，使其有規(guī)范性和統(tǒng)一性。做好檔案監(jiān)控工作，成立專門部門，派遣相應(yīng)專業(yè)，在檔案收集、整理、利用、保存等各個(gè)環(huán)節(jié)確保檔案整理工作的有序性、科學(xué)性、安全性，使立案和監(jiān)管互相制約、監(jiān)督。

4 結(jié)束語(yǔ)

人事檔案管理在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的至關(guān)重要作用，影響著人才的吸納、流動(dòng)，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，但與舊的人事制度發(fā)生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制應(yīng)運(yùn)而生，人事管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)，自從人事局和勞動(dòng)局合并以后，檔案的管理的任務(wù)更加重大，舊的檔案管理方式仍需繼承，在舊中求創(chuàng)新。因此，作為人事管理重要組成部分的人事檔案工作，也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)，檔案管理要適應(yīng)社會(huì)發(fā)展，在社會(huì)高速發(fā)展的情況下，各種人才大批量涌入，做好檔案的管理，對(duì)人員分類、社會(huì)保障問(wèn)題提供了方便，人力資源和社會(huì)保障局檔案管理傳統(tǒng)模式與新模式的綜合運(yùn)用是做好檔案管理的必要方法。

［1］賈志勇.加強(qiáng)人力資源和社會(huì)保障監(jiān)察案卷檔案管理[J].現(xiàn)代交際,2013（09）.

［2］付立宏.論檔案館知識(shí)管理的人力資源整合[J].北京檔案,2012（05）.

［3］宮政,劉玲.企業(yè)人事檔案管理與人力資源開(kāi)發(fā)[J].黑龍江史志,2012（07）.