趙春滿

(哈爾濱市人大常委會(huì)辦公廳史志辦 黑龍江 哈爾濱 150000)

地方志資料是編修志書的依據(jù)和基礎(chǔ)，地方志資料是編修志書的先決條件。沒(méi)有地方志資料，編纂地方志書將成為無(wú)源之水、無(wú)本之木，無(wú)法成書，可見(jiàn)資料在志書編纂中的決定性作用。

為了避免修志資料的缺失和不足，消除修志工作中“編著歷史的，丟著現(xiàn)實(shí)的”狀況，保證下一輪續(xù)修工作全面、客觀、系統(tǒng)地編纂地方志，2008年，我市啟動(dòng)了地方志資料年度化工作，同年6月，市政府辦公廳轉(zhuǎn)發(fā)了《哈爾濱市地方志資料年度化實(shí)施辦法》。2009年11月，市地方志辦公室又制定了《哈爾濱市地方志資料年度化工作實(shí)施細(xì)則》。經(jīng)過(guò)5年來(lái)的工作，在市地方志辦公室的指導(dǎo)下，經(jīng)過(guò)全市各責(zé)任單位的共同努力，我市地方志資料年度化工作取得了可喜的成績(jī)，為下一輪編修志書奠定了良好的基礎(chǔ)，在促進(jìn)全市經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中發(fā)揮了積極作用。

然而，由于多方面的原因，我市地方志資料年度化工作還存在一些不足，特別是對(duì)地方志年度資料的整理工作還缺乏統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)和操作上的統(tǒng)一規(guī)范。有的責(zé)任單位提出的年度資料搜集、整理工作提綱粗糙不細(xì)，大而無(wú)當(dāng);有的將年度資料編寫成修志用的資料長(zhǎng)編或志書的初稿;還有的年度資料收入的不完整、不系統(tǒng)、不規(guī)范，難以適應(yīng)下一輪修志工作的需要。這些問(wèn)題亟待分析研究，認(rèn)真加以解決。

地方志年度資料工作包括資料的搜集、整理、考證、保存、使用等方面內(nèi)容，本文僅就資料整理問(wèn)題，試圖根據(jù)自己10年修志實(shí)踐的體會(huì)和修志理論的理解，拙見(jiàn)如下。

一、要明確地方志資料年度化的定義及其目的

何為地方志資料年度化?地方志資料年度化是指以年度為單位，對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)地方志書編纂所需要資料進(jìn)行的搜集、整理和保存工作。以年度為單位是其主要特征，即搜集、整理、保存每年1月1日至12月31日時(shí)間內(nèi)所產(chǎn)生的全年的地方志資料。地方志年度資料的類型主要有:文字、照片、圖表(地圖、圖片、表格)和音像等。承擔(dān)編纂市志任務(wù)的參編單位負(fù)責(zé)本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門、本單位的地方志資料年度化工作，即為責(zé)任單位。

地方志資料年度化工作的主要目的是:為全面貫徹落實(shí)國(guó)務(wù)院《地方志工作條例》，促進(jìn)地方志資料工作的常態(tài)化、制度化、規(guī)范化、法制化，為下一輪地方志書的續(xù)修提供全面、客觀、系統(tǒng)、翔實(shí)、有用的資料，并向社會(huì)提供有關(guān)的咨詢服務(wù)。具體地說(shuō)，根據(jù)國(guó)務(wù)院《地方志工作條例》第十條關(guān)于“地方志書每20年左右編修一次”的規(guī)定，現(xiàn)在我們?cè)诒緦?即第二輪)修志期間所搜集、整理、保存的地方志年度資料，是要在若干年后啟動(dòng)新一輪(即第三屆)續(xù)修工作時(shí)為編纂地方志書所用，并為地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)的全面發(fā)展提供服務(wù)。

二、要結(jié)合實(shí)際制定好地方志年度資料搜集、整理工作提綱

各責(zé)任單位要結(jié)合本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門、本單位的實(shí)際，根據(jù)自身的職能劃分和職責(zé)范圍，依據(jù)第二屆承編市志的篇目，制定出年度資料搜集、整理工作提綱。資料搜集工作提綱和資料整理工作提綱可為一個(gè)提綱。工作提綱是志書的框架和總體設(shè)計(jì)，它的制定要反映出本地區(qū)、本系統(tǒng)、本部門、本單位的全貌和發(fā)展變化的情況，特別是要體現(xiàn)出社會(huì)主要變化的特點(diǎn)和時(shí)代的特征。資料搜集、整理工作提綱，它確定資料的搜集范圍，制約志書的編寫內(nèi)容。因此，要科學(xué)、合理、全面、系統(tǒng)地制定工作提綱，使其設(shè)計(jì)合理，完備無(wú)缺，切合實(shí)際，便于操作，做到主題突出，詳略得當(dāng)，橫不缺項(xiàng)，縱不斷線，層次分明，簡(jiǎn)潔實(shí)用，以達(dá)到思想性，科學(xué)性和資料性的統(tǒng)一。筆者以為，專題和主體資料題目的設(shè)計(jì)和安排，宜多不宜少，寧多勿漏，以便按工作提綱廣征博采，否則就限制了資料的搜集，不利于資料的整理，以至影響將來(lái)志書的編纂。當(dāng)然，所謂廣征博采、寧多勿缺也不是要漫無(wú)邊際地搜羅與修志無(wú)關(guān)的資料。

年度資料搜集、整理工作提綱確定之后，要報(bào)送市地方志辦公室審核，經(jīng)批準(zhǔn)后方能實(shí)施。如責(zé)任單位所記述的客觀對(duì)象發(fā)生變化，依據(jù)實(shí)際情況，工作提綱可作適當(dāng)調(diào)整。

三、要用原始資料說(shuō)話，科學(xué)整理地方志年度資料

地方志年度資料的整理，要以資料整理工作提綱為依據(jù)、為綱目，堅(jiān)持資料“使用要慎”的原則，精心組織安排資料，把較為完整的原始資料，按照修志的要求和需要，將他們編輯在一起，使其系統(tǒng)化，形成地方志年度資料整理匯編。形成的匯編，內(nèi)容要詳，取材要精，把最典型、最能說(shuō)明問(wèn)題的資料編排進(jìn)去，少一些撰著，多用原始資料反映事物的全貌、發(fā)展變化、規(guī)律、經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。年度資料的整理雖然最忌簡(jiǎn)單的資料排列、堆砌，但也不能將資料編寫成修志用的資料長(zhǎng)編或志書的初稿。對(duì)年度資料的整理，萬(wàn)萬(wàn)不可現(xiàn)在就將其加工成志書的毛坯或志書的雛形，若是如此，將大大限制住若干年后第三輪修志人員的創(chuàng)造性和聰明才智的發(fā)揮。須知，我們現(xiàn)在把年度資料編寫為修志用的資料長(zhǎng)編或志書的初稿，也是依據(jù)現(xiàn)有的原始資料而形成的再生品。對(duì)于這種已失去了資料原始性的再生品，下一輪修志人員對(duì)它的“可用性”、“信任度”是不會(huì)完全認(rèn)可的，他們大都會(huì)依據(jù)原始資料進(jìn)行志書的編纂的。實(shí)踐告訴我們，還是誰(shuí)編纂哪部志書，誰(shuí)就編寫哪部志書的資料長(zhǎng)編和志書的初稿為好。從某種意義來(lái)說(shuō)，在我們完成的地方志年度資料搜集、整理匯編中，若撰著的部分甚多，或原始資料全無(wú)，則可表明其年度資料搜集、整理工作不盡如意;反之，如原始資料居多，撰著的部分甚少，就能說(shuō)明其資料搜集、整理工作富有成效。因此，我們?cè)谫Y料整理工作中，要切忌資料不足，硬拼亂湊，或隨意撰著，拋東棄西，高度概括，空洞無(wú)物。一定要以原始資料為主，編寫為輔，以資料取勝，用事實(shí)說(shuō)話，多用第一手資料去說(shuō)明一切、證明一切。

四、要區(qū)別不同情況，采取相應(yīng)的資料處理方法

資料整理，要少一些撰著，多用原始資料說(shuō)話，不是一律不編輯了，不改寫了，而是要實(shí)事求是，因地制宜，區(qū)別不同情況，采取不同的資料處理方法。對(duì)有的專題資料的整理，如果所搜集上來(lái)的原始資料過(guò)于分散、零星，不集中、不完整，每份原始資料可用的內(nèi)容很少，而所涉及的原始資料的件數(shù)又很多，則只能依據(jù)這些原始資料進(jìn)行符合原意的綜合撰寫。這種撰寫雖已失去資料的原始性，但不失資料的原意，可以說(shuō)是起到了略而不缺，簡(jiǎn)而不遺的作用。有的原始資料，對(duì)今后編纂志書完全有用，需要?jiǎng)h節(jié)和改寫的地方不多，就應(yīng)當(dāng)保持資料的原樣，原封不動(dòng)為好，這樣有利于下屆修志人員編纂志書所用。否則，有些原始資料被掐頭去尾，或摘其某段，會(huì)給人有“丈二和尚摸不著頭腦”的感覺(jué)?？傊?，各責(zé)任單位的情況不同，所搜集的資料也各式各樣，所以對(duì)資料整理的要求也不能完全強(qiáng)求劃一，而應(yīng)實(shí)事求是，具體情況，具體對(duì)待。但不管什么情況，整理出來(lái)的年度資料匯編要保證資料的準(zhǔn)確性、完整性和科學(xué)性，符合規(guī)范要求，適用、對(duì)路，為下屆修志而用。

各責(zé)任單位依據(jù)工作提綱完成的地方志年度資料搜集、整理匯編，除以電子版形式上報(bào)市地方志辦公室并自存外，還應(yīng)自存保留紙質(zhì)的資料匯編，以方便平時(shí)查找資料和為下屆修志所用。

有關(guān)地方志資料年度化的理論探討和工作研究，在我國(guó)還是一項(xiàng)新的工作，對(duì)于地方志年度資料的整理問(wèn)題，有待進(jìn)一步深化理解和重新認(rèn)識(shí)。由于本人理論水平、專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)所限，本文難免有紕漏之處，敬希專家、學(xué)者和同仁不吝指教。