王長偉

(黑龍江省云山農(nóng)場社會保險事業(yè)管理局 黑龍江 虎林 158420)

一、電子檔案載體的保存環(huán)境要求

電子檔案的保存，首先應(yīng)要求具備一個適合電子檔案載體保存的環(huán)境。電子檔案載體的保管環(huán)境，一般是指脫機存儲而言，其載體種類有磁帶、光盤等。對存放載體的柜、架要達到有關(guān)標準的要求，防止意外的碰傷、劃傷存儲載體;庫房溫度應(yīng)控制在17℃－20℃之間，相對濕度應(yīng)控制在30%－45%之間;遠離強磁場和有害氣體;載體應(yīng)直立排放，嚴防變形，并滿足避光、防塵等保存條件。良好的保存環(huán)境、不僅可以延緩載體的自身老化，而且還可以減慢載體上所存信息的自然衰減。

二、電子檔案載體的檢查與維護

電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。即便是在良好的保存環(huán)境之下，也難免不發(fā)生信息丟失或讀取錯誤的現(xiàn)象，這是由于載體在長期保存的過程中，材質(zhì)老化及磁記錄的自然衰減所致。因此，對所保存的電子檔案載體，必須進行定期有效的檢查與維護，以確保電子檔案信息的可靠性、完整性。

定期檢測應(yīng)一年進行一次。可采用等距抽樣或隨機抽樣的方法，其抽樣量以不少于l0%為宜，以一個邏輯卷為一個單位。檢測內(nèi)容，首先進行外觀檢查，確認載體表面是否有物理損壞或變形，是否清潔，是否有霉斑出現(xiàn)。然后進行邏輯檢測，邏輯檢測應(yīng)在相應(yīng)的電子計算機設(shè)備控制下進行，采用專用或自行編制檢測軟件對載體上的信息進行讀取校驗，并判定被檢測的載體是否需要進行重寫或更新。對所有檢測出錯的載體，必須進行有效的修正或更新，方法可隨機修正，也可用其對應(yīng)的封存拷貝件進行修復(fù)。

定期拷貝，是保證磁性載體可靠性的一種行之有效的方法。存儲在磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每4年進行拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留，時間不少于4年。對電子檔案載體進行保存、檢查、維護和拷貝時，應(yīng)注意下列幾點:

1.電子檔案入庫時，應(yīng)進行有效的檢驗，保證無物理損傷，表面清潔，無電子計算機病毒感染。

2.在對電子檔案進行檢測、拷貝等操作時，應(yīng)先用有效的手段，對其驅(qū)動設(shè)備進行測試，使所有同電子檔案相關(guān)的操作，都在驅(qū)動設(shè)備可靠、完好的狀態(tài)下進行。

3.對電子檔案載體進行電子計算機讀取檢驗和拷貝時，應(yīng)先對所用設(shè)備進行電子計算機病毒檢查和消毒處理，以避免在上述操作中感染病毒。

4.對所保存的電子檔案，應(yīng)有一個或一個以上的拷貝，并存放在不同地方，以防止自然災(zāi)害或保存環(huán)境變化帶來的損毀。

5.對電子檔案進行檢謝與維護的操作人員，必須進行專門培訓與考核。

6.所有對電子檔案檢測與維護的操作，必須在責任人的授權(quán)和監(jiān)督下方能進行。

三、建立電子檔案維護管理的信息文檔

對于電子檔案的檢查與維護，必須進行嚴格的控制與管理，因為任何一次誤操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補的損失。即使可利用相應(yīng)的封存拷貝進行修復(fù)，但在人力、物力、財力上造成浪費。因此，除了需要從各方面提高操作人員素質(zhì)和嚴格工作調(diào)度及各項操作規(guī)程外，還必須建立相應(yīng)的電子檔案維護管理信息文檔，并由工作人員認真填寫。建立這個文檔的目的是對電子檔案的檢調(diào)、維護、拷貝等操作過程進行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動。此外，還可以通過對這些信息的統(tǒng)計、分析，總結(jié)經(jīng)驗，找出規(guī)律，對今后的電子檔案維護管理起參考作用。

(一)維護管理信息文檔的內(nèi)容

維護管理信息文檔的記錄是以一個邏輯卷為單位，應(yīng)包含以下內(nèi)容:(1)卷號:歸檔后經(jīng)過邏輯組卷的標識。(2)起始盤號:該卷存儲載體的編號，當該卷存儲于多個載體時，應(yīng)注明第一個和最后一個的編號即:從× × × × ×號至× × ×× ×號。(3)歸檔日期:歸檔時的日期，應(yīng)標明年、月、日。(4)歸檔前檢驗情況:注明歸檔前做過哪些檢驗以及對錯誤的處理情況。(5)驗收人:即歸檔驗收責任人。(6)卷內(nèi)文件數(shù):卷內(nèi)電子文件的份數(shù)。(7)邏輯記錄數(shù):卷內(nèi)每份電子文件內(nèi)邏輯記錄數(shù)的總合。(8)載體類型:指該卷所存載體的類別、規(guī)格及型號。(9)硬件環(huán)境:適合用于卷內(nèi)電子文件讀取的電子計算機設(shè)備及驅(qū)動器規(guī)格型號。(10)軟件平臺:指適用于卷內(nèi)電子文件讀取的操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)平臺，一般應(yīng)包括名稱及版本號。(11)應(yīng)用軟件;指電子文件形成時而由形成單位開發(fā)的對應(yīng)于卷內(nèi)電子文件的應(yīng)用軟件名稱及存放位置。(12)歸檔后檢調(diào)與維護登記表:是在對該卷所存載體及信息進行檢測和維護的過程中或結(jié)束后應(yīng)填寫的內(nèi)容，其中包括:

1.日期:進行檢閱與維護的年、月、日。2.次數(shù);當前所進行的檢測與維護是第幾次。3.設(shè)備:檢閱與維護所使用的設(shè)備規(guī)格、型號及編號。4.軟件:檢調(diào)與維護所使用的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件及工具軟件等。5.檢測內(nèi)容:進行哪些檢測操作，具體應(yīng)包括外觀檢測、有效性檢測、完整性檢測等。6.檢測結(jié)果;對各項檢測結(jié)果進行的記錄。7.差錯處理;對在檢測中校出的錯誤進行處理和維護情況的記錄。8.載體轉(zhuǎn)存:對載體轉(zhuǎn)存操作情況記錄，并注明是第幾次轉(zhuǎn)存。9.設(shè)備更新兼容性檢驗:由于設(shè)備至新所進行的兼容性檢驗結(jié)果登記。10.操作人:進行檢驗與維護的操作人員姓名。

(二)在填寫維護管理信息文檔時應(yīng)注意的事項

1.文檔中(1)－(11)項是在電子文件歸檔時就需填寫的內(nèi)容。而第(12)項則是在每次檢團與維護操作過程中進行的記錄。2.在進行轉(zhuǎn)存操作時，若新載體的規(guī)格、型號發(fā)生了變化，則應(yīng)在維護管理信息文檔中第(8)項原填寫的內(nèi)容中注明。3.當設(shè)備更新時，所進行的兼容性檢驗合格后，則應(yīng)在維護管理信息文檔中的第(9)項原填寫的內(nèi)容中注明。

［1］張健.電子文件長期保存中的可用性保障研究［J］.上海檔案，2014(08).

［2］崔屏.電子文件憑證性溯源及內(nèi)涵研究［J］.檔案與建設(shè)，2013(09).