王長(zhǎng)偉

(黑龍江省云山農(nóng)場(chǎng)社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)管理局 黑龍江 虎林 158420)

一、電子檔案載體的保存環(huán)境要求

電子檔案的保存，首先應(yīng)要求具備一個(gè)適合電子檔案載體保存的環(huán)境。電子檔案載體的保管環(huán)境，一般是指脫機(jī)存儲(chǔ)而言，其載體種類(lèi)有磁帶、光盤(pán)等。對(duì)存放載體的柜、架要達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求，防止意外的碰傷、劃傷存儲(chǔ)載體;庫(kù)房溫度應(yīng)控制在17℃－20℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在30%－45%之間;遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)和有害氣體;載體應(yīng)直立排放，嚴(yán)防變形，并滿(mǎn)足避光、防塵等保存條件。良好的保存環(huán)境、不僅可以延緩載體的自身老化，而且還可以減慢載體上所存信息的自然衰減。

二、電子檔案載體的檢查與維護(hù)

電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環(huán)境的影響。即便是在良好的保存環(huán)境之下，也難免不發(fā)生信息丟失或讀取錯(cuò)誤的現(xiàn)象，這是由于載體在長(zhǎng)期保存的過(guò)程中，材質(zhì)老化及磁記錄的自然衰減所致。因此，對(duì)所保存的電子檔案載體，必須進(jìn)行定期有效的檢查與維護(hù)，以確保電子檔案信息的可靠性、完整性。

定期檢測(cè)應(yīng)一年進(jìn)行一次。可采用等距抽樣或隨機(jī)抽樣的方法，其抽樣量以不少于l0%為宜，以一個(gè)邏輯卷為一個(gè)單位。檢測(cè)內(nèi)容，首先進(jìn)行外觀檢查，確認(rèn)載體表面是否有物理?yè)p壞或變形，是否清潔，是否有霉斑出現(xiàn)。然后進(jìn)行邏輯檢測(cè)，邏輯檢測(cè)應(yīng)在相應(yīng)的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備控制下進(jìn)行，采用專(zhuān)用或自行編制檢測(cè)軟件對(duì)載體上的信息進(jìn)行讀取校驗(yàn)，并判定被檢測(cè)的載體是否需要進(jìn)行重寫(xiě)或更新。對(duì)所有檢測(cè)出錯(cuò)的載體，必須進(jìn)行有效的修正或更新，方法可隨機(jī)修正，也可用其對(duì)應(yīng)的封存拷貝件進(jìn)行修復(fù)。

定期拷貝，是保證磁性載體可靠性的一種行之有效的方法。存儲(chǔ)在磁性載體上的電子檔案，應(yīng)每4年進(jìn)行拷貝一次，且原載體繼續(xù)保留，時(shí)間不少于4年。對(duì)電子檔案載體進(jìn)行保存、檢查、維護(hù)和拷貝時(shí)，應(yīng)注意下列幾點(diǎn):

1.電子檔案入庫(kù)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行有效的檢驗(yàn)，保證無(wú)物理?yè)p傷，表面清潔，無(wú)電子計(jì)算機(jī)病毒感染。

2.在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測(cè)、拷貝等操作時(shí)，應(yīng)先用有效的手段，對(duì)其驅(qū)動(dòng)設(shè)備進(jìn)行測(cè)試，使所有同電子檔案相關(guān)的操作，都在驅(qū)動(dòng)設(shè)備可靠、完好的狀態(tài)下進(jìn)行。

3.對(duì)電子檔案載體進(jìn)行電子計(jì)算機(jī)讀取檢驗(yàn)和拷貝時(shí)，應(yīng)先對(duì)所用設(shè)備進(jìn)行電子計(jì)算機(jī)病毒檢查和消毒處理，以避免在上述操作中感染病毒。

4.對(duì)所保存的電子檔案，應(yīng)有一個(gè)或一個(gè)以上的拷貝，并存放在不同地方，以防止自然災(zāi)害或保存環(huán)境變化帶來(lái)的損毀。

5.對(duì)電子檔案進(jìn)行檢謝與維護(hù)的操作人員，必須進(jìn)行專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)與考核。

6.所有對(duì)電子檔案檢測(cè)與維護(hù)的操作，必須在責(zé)任人的授權(quán)和監(jiān)督下方能進(jìn)行。

三、建立電子檔案維護(hù)管理的信息文檔

對(duì)于電子檔案的檢查與維護(hù)，必須進(jìn)行嚴(yán)格的控制與管理，因?yàn)槿魏我淮握`操作，都可能使保存的電子檔案遭到人為損害，甚至造成難以彌補(bǔ)的損失。即使可利用相應(yīng)的封存拷貝進(jìn)行修復(fù)，但在人力、物力、財(cái)力上造成浪費(fèi)。因此，除了需要從各方面提高操作人員素質(zhì)和嚴(yán)格工作調(diào)度及各項(xiàng)操作規(guī)程外，還必須建立相應(yīng)的電子檔案維護(hù)管理信息文檔，并由工作人員認(rèn)真填寫(xiě)。建立這個(gè)文檔的目的是對(duì)電子檔案的檢調(diào)、維護(hù)、拷貝等操作過(guò)程進(jìn)行記錄，避免發(fā)生人為的誤操作或不必要的重復(fù)勞動(dòng)。此外，還可以通過(guò)對(duì)這些信息的統(tǒng)計(jì)、分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，找出規(guī)律，對(duì)今后的電子檔案維護(hù)管理起參考作用。

(一)維護(hù)管理信息文檔的內(nèi)容

維護(hù)管理信息文檔的記錄是以一個(gè)邏輯卷為單位，應(yīng)包含以下內(nèi)容:(1)卷號(hào):歸檔后經(jīng)過(guò)邏輯組卷的標(biāo)識(shí)。(2)起始盤(pán)號(hào):該卷存儲(chǔ)載體的編號(hào)，當(dāng)該卷存儲(chǔ)于多個(gè)載體時(shí)，應(yīng)注明第一個(gè)和最后一個(gè)的編號(hào)即:從× × × × ×號(hào)至× × ×× ×號(hào)。(3)歸檔日期:歸檔時(shí)的日期，應(yīng)標(biāo)明年、月、日。(4)歸檔前檢驗(yàn)情況:注明歸檔前做過(guò)哪些檢驗(yàn)以及對(duì)錯(cuò)誤的處理情況。(5)驗(yàn)收人:即歸檔驗(yàn)收責(zé)任人。(6)卷內(nèi)文件數(shù):卷內(nèi)電子文件的份數(shù)。(7)邏輯記錄數(shù):卷內(nèi)每份電子文件內(nèi)邏輯記錄數(shù)的總合。(8)載體類(lèi)型:指該卷所存載體的類(lèi)別、規(guī)格及型號(hào)。(9)硬件環(huán)境:適合用于卷內(nèi)電子文件讀取的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備及驅(qū)動(dòng)器規(guī)格型號(hào)。(10)軟件平臺(tái):指適用于卷內(nèi)電子文件讀取的操作系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)平臺(tái)，一般應(yīng)包括名稱(chēng)及版本號(hào)。(11)應(yīng)用軟件;指電子文件形成時(shí)而由形成單位開(kāi)發(fā)的對(duì)應(yīng)于卷內(nèi)電子文件的應(yīng)用軟件名稱(chēng)及存放位置。(12)歸檔后檢調(diào)與維護(hù)登記表:是在對(duì)該卷所存載體及信息進(jìn)行檢測(cè)和維護(hù)的過(guò)程中或結(jié)束后應(yīng)填寫(xiě)的內(nèi)容，其中包括:

1.日期:進(jìn)行檢閱與維護(hù)的年、月、日。2.次數(shù);當(dāng)前所進(jìn)行的檢測(cè)與維護(hù)是第幾次。3.設(shè)備:檢閱與維護(hù)所使用的設(shè)備規(guī)格、型號(hào)及編號(hào)。4.軟件:檢調(diào)與維護(hù)所使用的系統(tǒng)軟件、應(yīng)用軟件及工具軟件等。5.檢測(cè)內(nèi)容:進(jìn)行哪些檢測(cè)操作，具體應(yīng)包括外觀檢測(cè)、有效性檢測(cè)、完整性檢測(cè)等。6.檢測(cè)結(jié)果;對(duì)各項(xiàng)檢測(cè)結(jié)果進(jìn)行的記錄。7.差錯(cuò)處理;對(duì)在檢測(cè)中校出的錯(cuò)誤進(jìn)行處理和維護(hù)情況的記錄。8.載體轉(zhuǎn)存:對(duì)載體轉(zhuǎn)存操作情況記錄，并注明是第幾次轉(zhuǎn)存。9.設(shè)備更新兼容性檢驗(yàn):由于設(shè)備至新所進(jìn)行的兼容性檢驗(yàn)結(jié)果登記。10.操作人:進(jìn)行檢驗(yàn)與維護(hù)的操作人員姓名。

(二)在填寫(xiě)維護(hù)管理信息文檔時(shí)應(yīng)注意的事項(xiàng)

1.文檔中(1)－(11)項(xiàng)是在電子文件歸檔時(shí)就需填寫(xiě)的內(nèi)容。而第(12)項(xiàng)則是在每次檢團(tuán)與維護(hù)操作過(guò)程中進(jìn)行的記錄。2.在進(jìn)行轉(zhuǎn)存操作時(shí)，若新載體的規(guī)格、型號(hào)發(fā)生了變化，則應(yīng)在維護(hù)管理信息文檔中第(8)項(xiàng)原填寫(xiě)的內(nèi)容中注明。3.當(dāng)設(shè)備更新時(shí)，所進(jìn)行的兼容性檢驗(yàn)合格后，則應(yīng)在維護(hù)管理信息文檔中的第(9)項(xiàng)原填寫(xiě)的內(nèi)容中注明。

［1］張健.電子文件長(zhǎng)期保存中的可用性保障研究［J］.上海檔案，2014(08).

［2］崔屏.電子文件憑證性溯源及內(nèi)涵研究［J］.檔案與建設(shè)，2013(09).